店舗DXの推進で叶う勤怠管理のデジタル化｜手間・ミスの削減に向けて

店舗運営において勤怠管理は、従業員の労働時間や休憩時間、出勤状況を正確に把握し、適正な労務管理を行う上で欠かせない業務のひとつです。しかし近年多店舗展開や多様なシフト形態の増加により、手作業での勤怠管理は手間が増え、ミスも起きやすい状況にあります。

こうした背景から、店舗DXの推進により勤怠管理のデジタル化が注目されるようになりました。デジタル技術を活用することで、従来の面倒な作業を効率化し、人的ミスを減らしながら正確性を高められる期待があります。

本記事では勤怠管理の基本的な役割から店舗特有の課題を深掘りし、さらにDX推進による解決策についても詳しく解説していきます。これにより店舗運営に関わる方々がより効率的かつ正確に勤怠管理を進められるヒントを提供できるでしょう。

店舗運営における「勤怠管理」とは？業務効率化に欠かせない理由

勤怠管理とは、従業員の出勤・退勤時刻や休憩時間、休暇取得状況などを適切に記録・管理することで、労働基準法をはじめとした法令を遵守しながら適正な労務管理を支える仕組みを指します。特に店舗運営ではシフト勤務が一般的であり、従業員の勤務状況を正確に把握することは人件費管理や労務トラブルの回避に欠かせません。

また複数店舗を展開する場合、全店舗の勤怠情報を一元管理することで経営層が店舗間の比較や問題点を抽出しやすくなります。さらに従業員にとっても、公平で透明性のある勤怠管理は働きやすい職場環境につながるため、店舗運営全体の品質維持に影響を与える重要な要素として位置付けられているといえます。

店舗における勤怠管理の課題

店舗の勤怠管理にはいくつかの課題が存在し、これらが効率化の妨げとなっています。特に複数店舗からの打刻データの集約や異なる勤務体系への対応、不正打刻や打刻漏れの管理、給与計算における作業負担は現場でよく指摘される点です。

これらの課題は人手による管理の複雑さから生じるケースが多く、店舗全体の業務効率や従業員満足度の向上において改善が求められている背景があります。今後はデジタル技術の活用による効率的な勤怠管理体制の構築が進みやすい状況です。

複数店舗における打刻データの集約・集計が負担になっている

複数の店舗を展開する小売店や飲食店などでは、各店舗から上がってくる従業員の打刻データを集約し、集計する作業に多くの時間と労力が費やされる傾向にあります。手作業や異なるシステム間でのデータ移行は誤入力や集計漏れを引き起こしやすく、管理者の負担を増加させる要因になりやすいです。

また、集約作業が遅れることでリアルタイムに労務状況を把握しづらく、急な人員調整や問題発生時の対応が遅延するリスクも伴います。こうした課題は勤怠データの一元管理や自動集計を実現するデジタルツールの活用により効率化できる可能性があるため、店舗運営全体のスムーズな管理に役立ちます。

異なるシフトや変形労働時間への対応が難しい

店舗の労働環境では曜日や時間帯によりシフトが複雑に組まれることが多く、また変形労働時間制を適用している場合も少なくありません。このため出退勤時間の集計や法定労働時間の管理、割増賃金の計算などの作業は非常に煩雑になりやすいです。手作業による計算はミスが生じやすく、正確な管理が難しい場合もあります。

こうした状況に対応するためには、シフトパターンを柔軟に管理し、自動的に労働時間や割増計算を行うシステムの利用が効果的と考えられ、労務管理の信頼性向上や作業負担の軽減につながりやすいです。

不正打刻や入力漏れの管理が必要になっている

勤怠管理においては不正な打刻や入力漏れが労務トラブルの火種となりやすく、注意が必要なポイントとなっています。店舗の現場では打刻忘れや誤った時間の入力、さらには意図的な不正行為が起こることもあるため、これらの監視体制が重要視されてきました。

近年では顔認証や位置情報連動型の打刻システムが増えており、リアルタイムでのデータ監視や異常検知が可能になりつつあります。こうした技術を活用することで不正リスクの低減だけでなく、従業員の公平性やモチベーション向上にも寄与する可能性があるため、勤怠管理の品質向上に役立ちます。

給与計算や労務処理における時間的負担が大きい

勤怠管理データを基にした給与計算や労務関連の処理は、特に複雑なシフト構成や時間外労働の計算が絡むと大きな負担となります。手作業による処理はミスのリスクが高まるだけでなく、多くの時間が割かれるため、業務効率の低下にもつながりやすいです。

このため勤怠管理システムを活用してデータを自動で集計し、給与計算に連携させる方法が注目されています。これにより計算の正確性が向上するほか、労務管理の質が上がり、結果的に従業員との信頼関係を築く基盤にもなると考えられます。

店舗DXで実現する勤怠管理のデジタル化

勤怠管理の効率化や正確性向上に向けて店舗DXを推進すると、デジタル技術の活用が欠かせません。リアルタイムでの勤怠情報の把握や、多様な勤務形態への対応、異常検知や労務データの分析など、多面的なアプローチが考えられます。こうした仕組みを店舗運営に組み込むことで、労務管理の負担軽減に加えて、より精度の高い運用が実現しやすくなります。

ここでは具体的な技術や機能に焦点をあて、店舗DX推進の中でどう活用されているかを詳しく見ていきましょう。

クラウド基盤とモバイル打刻でリアルタイム集計

従来の勤怠管理は紙ベースや個別のタイムレコーダーを用いて行われており、集計には時間と手間がかかっていました。特に複数店舗を展開する企業では、各拠点からの打刻情報を本部で取りまとめる作業に負荷が集中しがちです。

クラウド基盤を活用したシステムでは、こうした課題に対してリアルタイムでのデータ共有が期待されます。従業員がスマートフォンやタブレットからモバイル打刻を行えば、打刻情報が即座にクラウド上に反映され、店舗間の情報格差を抑えられます。

またGPSやIPアドレスを活用すれば出退勤の信頼性向上にもつながるため、管理者の確認業務もスムーズに進みます。現場の負担軽減とデータの即時性を両立する点において、店舗DXは推進力となるでしょう。

多様な勤務形態や法令対応の自動化

パート、アルバイト、契約社員など、多様な雇用形態が混在する店舗では、それぞれの勤務契約や労働時間制度に応じた勤怠管理が求められます。特に変形労働時間制やシフト勤務が多い業態では、就業規則や労働基準法に準拠した管理が煩雑になりがちです。デジタルシステムを活用するならば、契約内容ごとの労働条件に合わせたルール設定が可能となり、打刻データと照合して自動的にチェックを行えるでしょう。

さらに36協定や残業時間の上限など、法的な制限にも対応しやすくなります。これにより担当者の知識や経験に依存せず、法令遵守をサポートする環境が整いやすくなります。人的な確認作業の削減と、労務リスクの抑制を両立するアプローチとして有効でしょう。

アラート機能による不正防止・漏れ検知

勤怠管理でしばしば問題となるのが、打刻忘れや不正な打刻の存在です。例えば同僚に頼んで代理打刻をするケースや退勤打刻を忘れたまま帰宅してしまうケースなどがあり、これらは給与計算の誤りや従業員間の不公平感にもつながりやすく、組織全体の信頼性に関わります。

店舗DXによってリアルタイムでのアラート機能を組み込むならば、こうした事象を未然に察知する仕組みが整います。出勤予定と実際の打刻が一致しない場合や、退勤打刻のないまま一定時間が経過した場合などに通知することで、管理者の早期対応を促進するでしょう。ヒューマンエラーや意図的な不正行為に対して事前に対応できる体制を構築する点でも、アラートの仕組みは欠かせません。

勤怠データの可視化・分析で人員最適化と運用改善

勤怠管理システムによって収集されたデータを蓄積し視覚的に確認できるようにするならば、従業員の労働実態を把握しやすくなります。特定の時間帯に人員が不足している場合など、店舗ごとの残業傾向などを把握すればシフト編成や人員配置の改善につながるでしょう。

例えば曜日ごとの来店数や売上データと突き合わせて分析するならば、最適な配置を検討する材料にもなります。データを活用するならば経験や勘に頼る属人的な運用から脱却し、より計画的で透明性のあるマネジメントを目指せます。さらに離職防止や労働環境の見直しといった人事施策への応用も視野に入り、店舗運営全体の質の向上にもつながるでしょう。

クラウド勤怠管理システムの導入ツール例

店舗DXを推進する上で、勤怠管理の効率化は避けて通れません。特に多拠点展開や変則的な勤務体系をもつ企業では、手作業による勤怠管理が業務負担の要因となりかねません。こうした課題を緩和するために、クラウド型勤怠管理ツールの導入が注目されています。

ここでは実務上活用されている具体的なツールを取り上げ、それぞれの特徴と利点を紹介していきます。自社に合ったツール選びの参考にしてください。

ジンジャー勤怠｜クラウド打刻とリアルタイム集計で多拠点対応可能

ジンジャー勤怠はクラウド基盤において構築された勤怠管理システムで、PCやスマートフォン、ICカードなど複数の打刻方法に対応しています。特に複数拠点を持つ企業にとっては、リアルタイムで打刻情報を収集・集計できる点が注目されています。打刻後のデータはすぐに管理画面へ反映されるため、勤怠の遅延チェックや集計漏れの検知に役立つでしょう。

またフレックスタイム制やシフト勤務などの多様な勤務体系にも柔軟に対応しており、個別の就業ルールをシステム内で管理できます。さらに労働時間のアラート設定や自動集計機能により、労働基準法に沿った勤務管理を支援する構成となっています。

データの視認性にも配慮されており、ダッシュボード上での勤務状況確認や勤怠レポートの出力が可能です。運用負荷の軽減と法令対応の効率化に寄与する点で、多くの企業に選ばれています。

出典参照：ジンジャー勤怠｜jinjer株式会社

KING OF TIME｜ICカード／スマホでの打刻とシフト管理の柔軟性

KING OF TIMEは打刻デバイスの選択肢が豊富で、ICカード、スマートフォン、PCからの打刻が利用できます。これにより、従業員の勤務スタイルに応じた柔軟な勤怠記録が実現できます。特に変形労働時間制や短時間勤務など標準的なシフトでは管理しきれない勤務体系に対して、各従業員に最適なシフトパターンを設定できる点が特徴です。シフトの作成・共有もオンラインで完結するため、管理者と従業員のコミュニケーション工数を抑えつつ、ミスや漏れのない運用を目指せるでしょう。

これらの機能により、勤怠情報の集計・確認・修正といった一連の管理業務を効率的に行える構造が整えられています。法改正に対するアップデートも随時反映されており、コンプライアンス面にも一定の安心感があります。

出典参照：KING OF TIME｜株式会社ヒューマンテクノロジーズ

AKASHI｜スマホ・ICカード対応でシフト共有と変形労働制にも対応

AKASHIはクラウドベースの勤怠管理ツールであり、スマートフォンアプリ、ICカード、Webブラウザなど多様なデバイスからの打刻が可能です。特筆すべき点は、変形労働時間制や時差出勤といった多様な勤務形態を組織単位で設定し、正確に管理できる機能がある点でしょう。勤務状況に応じたアラート通知も設定できるため、残業の上限や打刻忘れといった状況に対して早期に対応できる仕組みが整備されています。

また作成されたシフトはメンバー間でリアルタイムに共有され、変更履歴の追跡も可能です。勤怠データの蓄積や分析機能も備わっており、業務改善のための基礎情報を取得する手段としても有効です。

出典参照：AKASHI｜ソニービズネットワークス株式会社

勤怠管理をデジタル化している企業事例

実際に勤怠管理のデジタル化を推進した企業の取り組みを知るならば、現場での導入背景やその後の活用方法、業務改善の成果などを具体的に把握できるようになります。こうした事例は自社で同様の取り組みを検討している場合に、課題の整理やツール選定の方向性を考える際の参考材料となるでしょう。

ここでは実際に勤怠管理システムを取り入れて運用している2社の事例を取り上げ、それぞれの業種や組織形態に応じた対応策や工夫について紹介します。

事例①株式会社セブンCSカードサービス｜Touch on Timeを活用してクラウド打刻へ移行

セブンCSカードサービスでは従来の紙ベースの勤怠管理から、クラウド勤怠システム「Touch on Time」への移行を実施しました。この背景には複数の拠点を持つ企業ならではの課題があり、各事業所ごとの打刻データの収集・確認・集計に多くの工数がかかっていた点が挙げられます。クラウドシステムへ移行することで各拠点の打刻情報をリアルタイムで集約できるようになり、勤怠状況の把握精度が向上しました。

またICカードを用いた打刻により不正防止や打刻漏れのリスクも軽減されています。さらに勤怠情報の自動集計により毎月の集計業務にかかる時間が短縮され、労務担当者の負担を緩和するという点も見逃せません。このような事例からもクラウド勤怠システムを推進するならば、日々の業務運用における実質的な負荷軽減が期待できるといえます。

出典参照：導入事例｜株式会社デジジャパン

事例②株式会社Tonkoya Company｜勤怠管理システム導入で月末業務の効率化を実現

Tonkoya Companyではこれまでタイムカードでの打刻管理を中心に行ってきましたが、集計作業の煩雑さや勤務データの正確性に課題を感じていました。これを解消するために、スマートフォン対応の勤怠管理システムを活用し、リアルタイムでの打刻データ集計とオンラインでのシフト管理に移行しています。

導入の結果紙による記録からデジタルへ切り替わったことで、勤務実績の修正や集計業務がスムーズになり、特に月末に集中していた処理負荷の平準化が進みました。従業員も自身の勤務状況をアプリで確認できるようになり、打刻忘れの防止や勤怠ミスの早期発見にもつながっています。このように勤怠データの可視化とリアルタイム管理を両立する仕組みは、労務部門だけでなく現場の従業員にとっても使いやすいものとなっています。

出典参照：勤怠管理システムの導入が、勤務時間の短縮や休日増にも貢献｜宗像市

店舗DXの推進で勤怠管理をデジタル化する際の注意点

店舗DXを推進する際に勤怠管理をデジタル化する場合、現場の運用実態との整合性をしっかりと確認しながら慎重に準備を進めることが重要です。

システムを単に導入しただけで業務が自動的に効率化されると考えるのは誤解につながりやすいため、運用フローやルール設計を丁寧に行い、スタッフ全員に理解を促すことが求められます。これによりスムーズな移行が期待でき、現場での混乱を避けることができます。

ここでは具体的に注意すべき3つのポイントを見ていきましょう。

打刻精度とネットワーク環境を確保する

勤怠管理システムでは、打刻の正確性が業務の信頼性に直結します。誤打刻や打刻漏れが発生すると労働時間の誤認や給与計算ミスにつながり、従業員とのトラブルを招きかねません。そのため使用するデバイスの位置情報取得精度や通信状態を事前に検証し、常に安定したネットワーク環境を確保することが大切です。特にクラウド型の勤怠システムを活用する場合、店舗のWi-Fi環境や回線の帯域状況が安定性を左右します。

またオフライン時でも一時保存できる仕様か、通信エラー時にリカバリできる仕組みがあるかといった技術的な観点も確認しておくべきです。こうした事前準備により打刻ミスによる再入力作業の手間を軽減し、運用の安定化が期待できます。

従業員教育と運用ルールを整備する

デジタル化による勤怠管理を現場でスムーズに活用するためには、従業員一人ひとりへの操作指導と共に、運用ルールの明文化が必要です。新しいシステムを導入しても使い方が浸透していなければ誤った運用や入力ミスが発生し、結果として業務効率が低下するかもしれません。

例えば出退勤の打刻タイミング、打刻忘れ時の対応方法、外勤やリモート勤務時の扱いなど、具体的な運用方針を全員で共有し、理解を深める取り組みが必要です。またマニュアルやFAQの作成だけでなく、定期的な勉強会や操作説明会を設けることで、現場での定着が進みます。従業員のITリテラシーの違いを考慮し誰でも簡単に操作できる環境を整備するという点が、勤怠管理のデジタル化成功のカギとなります。

データ移行とバックアップ体制を整える

既存の勤怠管理データを新しいシステムに移行する際には、正確性と安全性の両方を確保する必要があります。過去の勤怠記録は、労務管理上の法的根拠や給与計算、トラブル発生時の証明としても活用されるため、正しく引き継がれなければ問題となるリスクがあります。

まずは旧システムからエクスポートできるデータ形式を確認し、新システム側でのインポート対応状況を事前に把握しておくのが大切です。またデータ移行後も一定期間は旧システムを参照できる状態を保ち、移行に伴う不整合がないかの検証期間を設けると安心です。

さらに万一に備えて定期的なバックアップ体制を整備し、災害時やシステム障害発生時にも対応できる体制を構築しておくと、運用リスクの最小化につながります。

まとめ｜店舗DXで勤怠管理をデジタル化し、ミスと手間を削減しよう

店舗DXを進める中で勤怠管理をデジタル化するならば業務の効率化や人為的ミスの抑制につながり、結果として従業員満足度の向上や経営管理の質の向上が見込まれます。

しかし、単なるシステムの導入だけでは効果は限定的となるため、事前準備や運用ルールの整備・従業員教育といった側面にも目を向けましょう。実際の運用環境や従業員のITスキルに応じた設計を行いながら現場と本部の連携を密にすることで、店舗全体の業務品質が向上していきます。

本記事を参考に、導入準備から運用開始後の定着フェーズまでを見据えた計画を立て、店舗に適した勤怠管理のデジタル化を推進してみましょう。