ERPは購買調達にも役立つ｜代表的なソリューションも解説

購買調達業務において、発注ミスや承認遅延に悩む企業は少なくありません。これらの課題は業務の属人化や情報が複数の場所に分散していることから生じやすく、結果として業務効率の低下やコストの増加に直結しています。

こうした問題を効果的に解決する手段として、ERPシステムの活用が注目されています。ERPは購買調達プロセスを一元管理して作業の自動化や承認フローの迅速化を支援するため、ミスや遅延を減少させる役割を果たします。

本記事では、購買調達に関連する課題の解説からERPが持つ代表的な機能、導入事例、さらに導入時に押さえるべき注意点まで詳しく紹介します。これらを理解することで自社の購買調達業務を見直し、効率化やコスト削減につなげる具体的な方法をつかめるでしょう。

購買調達に関する企業の課題

多くの企業では、購買調達業務においてさまざまな課題が顕在化しています。従来のやり方では限界があり、デジタル化による改善が急務となっています。

ここでは、企業が直面する主要な課題について詳しく見ていきましょう。これらの課題を放置すると競争力の低下を招く恐れもあります。各課題の具体的な内容を理解することで、自社の状況と照らし合わせながら改善の方向性を検討できます。

発注業務の属人化

購買調達において深刻な問題の1つが、特定の担当者に依存した業務運営です。長年の経験を積んだベテラン社員が、サプライヤーとの交渉から発注手続きまで一手に引き受けているケースが多く見られます。このような状況では、担当者の休暇や退職時に業務が滞りかねないので注意しましょう。

また、新しい担当者への引き継ぎに時間がかかり、知識やノウハウの継承も困難になってしまいます。属人化が進むと業務の標準化や効率化も阻害され、組織全体の生産性向上に悪影響を与えるでしょう。

さらに、担当者の判断に偏りが生じやすく、客観的な評価基準による調達判断が困難になる問題もあります。組織として継続的な調達活動を行うためには、業務の標準化と体系化が不可欠といえます。

サプライヤー情報の分散管理

多くの企業では、サプライヤーの連絡先や契約条件、価格情報などが部門ごとに異なるシステムや書類で管理されています。営業部門、製造部門、経理部門がそれぞれ独自の方法で情報を保管しているため、最新の情報を把握するのに時間がかかってしまいます。

また、同じサプライヤーとの取引でも部門によって異なる条件で契約している場合があり、統一的な管理ができていません。このような分散管理は情報の重複や更新漏れを引き起こし、最適な調達機会を逃すリスクを生み出しています。

例えば、A部門では高い価格で調達している商品を、B部門では安価で購入していることに気づけない状況が発生します。全社的な視点での調達戦略立案が困難になり、コスト削減の機会を失ってしまいます。

在庫過多・在庫不足の発生

適切な在庫管理ができていない企業では必要以上に多くの在庫を抱える一方で、必要な材料や部品の不足が頻繁に発生します。需要予測の精度が低いことや、各部門間での情報共有不足が主な原因といえるでしょう。

在庫過多は保管コストや廃棄リスクを増加させ、資金繰りにも悪影響を与えます。逆に在庫不足は生産停止や納期遅延を招き、顧客満足度の低下につながります。このような問題を解決するには、リアルタイムでの在庫状況把握と需要に応じた適切な発注タイミングの判断が必要です。

また、季節変動や市場動向を考慮した需要予測システムの構築も必要です。在庫の適正化により、キャッシュフローの改善と顧客サービスレベルの向上を同時に実現できます。

社内承認フローの煩雑化

購買調達における承認プロセスが複雑化している企業も少なくありません。紙ベースの承認書類が複数の部署を回る必要があり、承認者の不在や書類の紛失により処理が遅延しやすくなっています。

また、承認基準が曖昧で、同じような案件でも担当者によって判断が分かれることもあるでしょう。このような煩雑な承認フローは緊急性の高い調達案件への迅速な対応を阻害し、事業機会の損失を招く恐れがあります。

デジタル化による承認プロセスの標準化と効率化が急務となっています。承認ルートの明確化と自動化により、処理時間の短縮と透明性の向上を図ることが大切です。また、承認履歴の記録により、内部統制の強化も実現できます。効率的な承認システムは、組織全体の意思決定スピードを向上させる効果も期待できます。

購買調達に役立つERPの機能

ERPシステムには、購買調達業務を効率化するための多彩な機能が搭載されています。これらの機能を活用することで従来の課題を解決し、より戦略的な調達活動を展開できるでしょう。

ここでは、特に重要な4つの機能について詳しく解説します。各機能の具体的なメリットを理解して導入効果を最大化しましょう。統合的な情報管理により、調達業務全体の可視化と最適化が実現します。単発的な改善ではなく、体系的なプロセス改革を通じて競争力の向上を目指すことが大切です。

購買申請・承認ワークフロー

ERPシステムの購買申請・承認ワークフロー機能により、従来の紙ベースの煩雑な手続きをデジタル化できます。申請者はシステム上で必要事項を入力するだけで申請が完了し、承認者にはメールやシステム通知で自動的に連絡が届きます。

承認基準も事前にシステムに設定しておくことで、金額や案件の種類に応じて適切な承認ルートが自動選択されるでしょう。また、承認の進捗状況はリアルタイムで確認でき、どの段階で滞っているかも一目で把握できます。

これにより承認スピードが向上し、調達業務全体の効率化が実現します。さらに、承認履歴がデジタルで保存されるため、監査対応や内部統制の強化にも貢献するのがポイントです。緊急案件に対しても、モバイルデバイスからの承認により迅速な対応が実行できます。

発注書の自動作成・管理

システムに登録されたサプライヤー情報と商品マスタを活用して、発注書を自動作成する機能です。承認された購買申請の内容を基に必要な項目が自動的に発注書に反映され、手作業による入力ミスを防げます。

また、発注書の送信から納期管理まで一元的に行えるため、進捗状況の把握が容易になります。過去の発注履歴も蓄積されるため、同じ商品の再発注時には履歴を参照して効率的に手続きを進められるのがポイントです。電子データとして保管されるため、監査対応や契約条件の確認も迅速に行えます。

発注書の標準化によりサプライヤーとのコミュニケーションも円滑になり、誤解やトラブルの発生を抑制できることもメリットです。また、発注実績の分析により調達パターンの最適化や交渉力の向上も期待できます。

価格・契約情報の一元管理

サプライヤーごとの価格情報や契約条件を1つのシステムで管理できる機能です。複数のサプライヤーから同じ商品を調達する場合の価格比較や、契約更新のタイミング管理も自動化されます。価格の変動履歴も記録されるため、調達コストの分析や交渉材料としても活用できるのがポイントです。

また、契約期限が近づいた際にはシステムからアラートが発信され、更新手続きの漏れを防げます。各部門が個別に管理していた情報を統合することで全社的な視点での調達戦略立案が実現し、コスト削減効果も期待できます。価格推移の分析により、最適な調達タイミングを見極められるかもしれません。

さらに、契約条件の標準化により、法務リスクの軽減と取引条件の最適化も図れるでしょう。統合管理により調達業務の透明性が向上します。

在庫・納期管理との連携

購買調達と在庫管理システムが連携することで、適切なタイミングでの発注が実現します。在庫水準が事前に設定した安全在庫を下回ると、システムが自動的に発注提案を行います。また、生産計画や販売予測データとも連携し、将来の需要に基づいた調達計画の策定も支援するでしょう。

納期管理機能では、サプライヤーからの納期回答を一元管理して遅延リスクの早期発見と対策実施が行えます。これにより在庫の最適化と欠品リスクの軽減を同時に実現し、キャッシュフローの改善にも寄与します。

需要変動に応じた柔軟な調達計画により、市場の変化への迅速な対応も実行できるのがポイントです。また、サプライヤーとの納期調整も効率化され、生産計画の精度向上にもつながります。統合的な情報管理により、調達から販売まで一貫した最適化が実現します。

購買調達に役立つ主なERPソリューション

市場には購買調達業務に対応した多様なERPソリューションが存在します。企業の規模や業種、特有の要件に応じて最適な製品を選択することが大切です。

ここでは、特に評価の高い3つのERPソリューションについて、その特徴と購買調達における活用メリットを詳しく紹介します。各製品の違いを理解して、自社に最適な選択が行えるようになります。導入実績やサポート体制、カスタマイズ性なども含めて総合的に判断することが成功への近道です。

①multibook｜世界12言語と海外通貨にも対応

multibookは、グローバル展開を行う企業に最適化されたクラウド型ERPソリューションです。世界12言語に対応しており、海外の拠点でも現地語での操作が実行できます。購買調達においては、海外サプライヤーとの取引で発生する複数通貨での管理が標準機能として搭載されています。

為替レートの自動更新機能により、リアルタイムでの調達コスト計算が実行でき、円建てでの予算管理と現地通貨での発注管理を同時に実現するのがポイントです。また、各国の商習慣や法規制に対応したワークフローカスタマイズも提供されており、現地法人での業務効率化と本社での統一管理を両立できるでしょう。

導入期間も比較的短く、海外展開のスピード向上に貢献します。クラウド型のメリットを活かし、世界中の拠点からリアルタイムで情報共有も実行できます。グローバル調達戦略の立案と実行において、強力な支援ツールとなりました。

出典参照：multibook｜株式会社マルチブック

②SAP S/4HANA Cloud Public Edition｜クラウド型で情報共有に最適

SAP S/4HANA Cloud Public Editionは、世界的に広く採用されているクラウド型ERPソリューションです。購買調達分野では、AI技術を活用した需要予測や調達提案機能が特徴的といえるでしょう。

サプライヤーポータル機能により取引先との情報共有がリアルタイムで行えるため、見積もり依頼から契約締結まで一貫したデジタル連携が実現します。また、豊富な分析レポート機能により、調達パフォーマンスの可視化と改善点の特定が容易になります。クラウド型のメリットを活かし、リモートワークにも対応した承認フローやモバイルデバイスからの緊急承認機能も提供されます。

大企業から中堅企業まで幅広い規模での導入実績があり、安定した運用が期待できます。継続的なアップデートにより最新機能を利用でき、セキュリティ面でも高いレベルの保護が提供されます。グローバルスタンダードとしての信頼性も魅力です。

出典参照：SAP S/4HANA Cloud Public Edition｜SAP SE

③kinterp｜kintoneの標準機能を搭載

kinterpは、サイボウズのkintoneをベースとした国産ERPソリューションです。kintoneの操作性の良さを活かしながら、購買調達に特化した機能を追加提供しています。直感的なユーザーインターフェースにより、ITリテラシーに関係なく全社員が簡単に利用できるのがポイントです。

購買申請から承認、発注、検収までのプロセスを1つのプラットフォームで管理でき、各段階での情報共有もスムーズに行えます。また、kintoneの柔軟なカスタマイズ性を継承しており、自社固有の業務フローに合わせた調整が比較的容易です。

中小企業での導入ハードルが低く、段階的な機能拡張も実行できるため、成長企業にとって理想的な選択肢になっているのもポイントです。日本の商習慣に精通した国産システムとして、きめ細かいサポートも期待できます。コストパフォーマンスの高さも中小企業には魅力的です。

出典参照：kintone｜日本ラッド株式会社

購買調達にERPを活用した企業事例

実際にERPを購買調達業務に導入した企業の成功事例を見ることで、具体的な効果と導入のポイントが明確になります。

ここでは、異なる業界の2社の事例を通じてERPがもたらした変化と成果について詳しく紹介します。これらの事例から、自社での導入計画に役立つヒントを見つけましょう。成功要因を分析して、自社の取り組みに活かせます。

また、導入過程で直面した課題とその解決方法についても学べるため、同様の問題を回避するための参考にもなります。実際の数値データも含めて、導入効果を具体的に理解できるでしょう。

事例①第一稀元素化学工業株式会社｜海外の販売拠点へスピード展開

第一稀元素化学工業株式会社は、レアアース材料を扱う専門商社としてアジア各国に販売拠点を展開しています。従来は各拠点で異なるシステムを使用しており、本社での統一的な調達管理が困難でした。

ERPシステム導入により全拠点での購買プロセスを統一し、グローバルで調達情報の一元管理を実現しました。特に効果的だったのは、現地サプライヤーとの価格交渉において他拠点での取引実績を活用できるようになったことでした。

これは、海外展開企業にとって参考になる事例といえるでしょう。統一されたシステムにより本社からの経営管理も強化され、リスク管理体制の向上も実現しています。グローバル調達戦略の実行基盤として、ERPシステムが重要な役割を果たしています。

出典参照：デジタルトランスフォーメーションの基盤としてSAP S/4HANA® Cloudを導入し、海外の販売拠点へスピード展開｜SAP SE

事例②TOA株式会社｜自動化への置き換えに向けて生産・販売・在庫計画の最適化

音響機器メーカーのTOA株式会社では、従来の手作業による調達計画立案に限界を感じていました。季節変動や新製品投入による需要変化に対応しきれず、在庫過多と欠品が同時に発生する問題を抱えていました。

ERP導入により、生産計画と販売予測データを統合した自動調達システムを構築しました。機械学習機能を活用した需要予測により調達タイミングと発注量の最適化を実現し、在庫回転率が向上しました。

これにより生産効率が向上し、顧客への納期回答精度も改善されています。製造業における成功モデルとして注目されている事例です。自動化により担当者の業務負荷も軽減され、より戦略的な業務に集中できる環境も整いました。データドリブンな調達活動により、継続的な改善サイクルも確立されています。

出典参照：高度な意思決定の可視化により、グローバルなサプライチェーンの構築に柔軟に対応｜SAP SE

購買調達にERPを活用する際の注意点

ERPシステムを購買調達業務に導入する際には、システムの機能だけでなく組織や業務プロセスの観点からも注意すべき点があります。事前に対策を講じることで導入後のトラブルを防ぎ、期待した効果を確実に得られるでしょう。

ここでは、3つの注意点について詳しく説明します。これらのポイントを押さえて、成功する導入を目指しましょう。単にシステムを導入するだけではなく、組織全体の変革を伴う取り組みとして捉えましょう。

業務フローを見直す必要がある

ERPシステムの導入に合わせて、既存の業務フローを根本的に見直す必要があります。従来の手作業中心のプロセスをそのままシステム化するのではなく、ERPの標準機能を活かした効率的なフローに再設計することが必要です。この際、現場担当者の意見を十分に聞き取り、実務に応じた改善を行う必要があるでしょう。

また、承認権限の見直しや決裁ルールの変更も伴うため、関係部署との合意形成に時間をかけることが求められます。業務フローの変更は組織全体に影響するため、段階的な導入計画を立てて進めることが成功のカギとなります。変更に対する抵抗感を最小限に抑えるため、変更の理由と期待される効果を明確に伝えることも大切です。

システム任せにすると現場の理解が得られない

ERPシステムの機能が高度になるほど、現場担当者がシステムの動作原理を理解しにくくなる傾向があります。ブラックボックス化が進むとシステムが出力する結果に対する信頼性が低下し、現場での受け入れが困難になってしまいます。

このような問題を防ぐには、導入前の教育研修を充実させ、システムがどのような仕組みで動作しているかをわかりやすく説明することが大切です。また、システムの判断根拠を可視化する機能を活用し、現場担当者が納得して利用できる環境を整備する必要があります。

継続的な教育とサポート体制の構築が欠かせません。現場の声を定期的に聞き取り、システム運用の改善に反映させることも大切です。マニュアルの整備や操作方法の習熟支援により、現場の不安を解消することが導入成功の条件です。

カスタマイズに頼りすぎると複雑化するリスクがある

自社の業務に合わせて過度なカスタマイズを行うとシステムが複雑化し、保守性や拡張性が損なわれかねません。また、カスタマイズによりシステムのアップデート適用が困難になり、新機能の活用やセキュリティ対策の遅れにもつながってしまいます。

導入時は既存の業務プロセスをERPの標準機能に合わせることを基本とし、本当に必要なカスタマイズのみに絞り込むことが大切です。また、将来的な業務変更に対応しやすいよう、柔軟性を保った設計を心がける必要があります。

長期的な運用コストを考慮した判断が求められます。カスタマイズの必要性については、ROIの観点から慎重に検討することが大切です。標準機能での運用を前提として、業務プロセスの見直しを検討することも選択肢の1つになるでしょう。シンプルな設計が長期的な成功につながります。

購買調達にERPを導入する際の注意点

ERPシステムの導入を成功させるには、技術面だけでなく組織的な準備も欠かせません。特に購買調達業務では社内外の関係者との連携が重要になるため、事前の準備と合意形成に注力することが大切です。

ここでは、導入時に特に注意すべき3つのポイントについて詳しく解説します。これらの対策を講じることで、スムーズな導入と早期の効果実現を目指しましょう。導入プロジェクトの成功は、技術的な要素だけでなく人的要素や組織要素にも依存するのがポイントです。総合的な準備により、持続的な成果を得られます。

自社の購買プロセスに合ったERPを選定する

ERPシステムの選定においては、自社の購買プロセスの特徴を十分に分析した上で最適な製品を選択することが必要です。業界特有の商習慣や法規制への対応、既存システムとの連携要件なども考慮する必要があります。

また、将来的な事業拡大や業務変更にも対応できる拡張性があるかも大切な判断基準となるでしょう。複数のERPベンダーから提案を受け、デモンストレーションやプロトタイプによる検証を行うことで実際の業務との適合性を確認できます。

短期的なコストだけでなく、長期的な運用効果も含めた総合的な評価が必要です。選定プロセスに十分な時間をかけることが成功の第一歩です。ベンダーとの長期的なパートナーシップを前提とした選択が求められます。

サプライヤーとの連携体制を事前に整備する

ERP導入により購買プロセスが変更されると、サプライヤーとのやり取り方法も変化します。電子発注書の送信や納期回答の電子化など取引先にも新しい対応を求めることになるため、事前の説明と協力要請が不可欠です。

特に重要なサプライヤーについては、システム連携の方法や操作手順について個別に説明会を開催することも効果的でしょう。サプライヤーの協力なくしてはERPの効果は十分に発揮されないため、Win-Winの関係構築を意識した取り組みが必要です。

段階的な移行計画により、サプライヤーの負担を軽減しながら新システムへの適応を支援することも大切になります。継続的なコミュニケーションにより、良好な関係を維持していくことが求められるでしょう。

現場部門との合意形成をしっかり行う

ERPの活用には購買調達の現場担当者や関連部門との連携が欠かせません。新たなシステム運用に対して抵抗感が生じやすいため、導入前に現場の意見を収集し、課題やニーズを把握することが大切です。システムの設計や運用ルールが実務に合ったものとなり、利用率の向上につながります。

さらに、現場の理解と協力を得ながら進めることで導入後の運用トラブルを減らせるだけでなく、改善点の発見も促しやすくなります。合意形成を丁寧に行うことが成功のカギとなるでしょう。加えて、定期的な説明会や操作トレーニングを実施することで、現場のスキル向上とシステム定着率の向上にもつながります。

まとめ｜購買調達にERPを導入して業務効率化を目指そう

購買調達にERPを活用すると、発注から承認、請求処理までのプロセスを効率化し、ミスや遅延の減少につながる可能性が高まります。しかし、導入効果を引き出すためには自社の業務フローに適合したシステム選びやサプライヤーとの連携体制の構築、現場担当者との十分な合意形成が欠かせません。これらのポイントをしっかり押さえた上で、段階的かつ計画的に推進することが大切です。

本記事を参考にしながら、購買調達業務の効率化を目指すための具体的な準備や検討を進めてみてください。