バックオフィスDXで生成AIを導入するメリットは？成功事例も解説

近年、企業のバックオフィス業務の効率化が求められる中、生成AIの活用が注目されています。バックオフィス業務には、膨大な書類作成やデータ入力、問い合わせ対応といった手作業が多く存在しています。従業員が手作業で進めていては業務効率の低下やミスのリスクにつながりかねません。また、バックオフィスに存在する貴重なデータを、経営の意思決定に使いこなせないというリスクもあります。

一方、バックオフィスDXとして生成AIを活用すれば、業務効率の向上やミスの軽減、さらには有益なデータ活用につながるでしょう。

この記事では、バックオフィスDXにおける生成AIのメリットと、成功事例を紹介しながら、AI導入の効果や活用方法について詳しく解説します。

バックオフィスDXが求められる3つの背景

近年、企業のバックオフィス業務は、以下のような要因から効率化と生産性向上が求められています。

• 少子高齢化
• 法改正
• リモートワークの普及

このような背景に対して、従来の紙中心の業務をデジタル化し、業務を効率化することは、企業にとって見逃せない取り組みです。

少子高齢化や法改正などの要因が組み合わさるなかで、バックオフィスDXは企業の競争力を支える要素となりつつあります。ここでは、バックオフィスDXが求められる背景について詳しく説明します。

1.少子高齢化による人材不足への対応

少子高齢化が進行するなかで、企業によっては人手不足の問題に直面しているでしょう。特にバックオフィス業務では、書類作成や確認作業、データ入力などが多く、これらの業務を人力で行うことには限界があります。さらに、退職や高齢化により、経験豊富な従業員の引退が続いており、新たな人材の育成が求められています。

企業の現場で即戦力となる人材を育成するには時間がかかり、長期的な戦略が必要です。こうした状況に対応するためには、DXとしてシステムの導入が求められます。

例えば生成AIを導入すれば、日々の業務負担を軽減し、少ない人員で業務を効率的に進めることが可能になるでしょう。生成AIは繰り返しの作業を自動化し、人間が行うべき判断や創造的な業務に集中できる環境を作り出します。

2.法改正や制度変更への迅速な対応

法改正が頻繁に行われる現代において、企業は最新の法令に迅速に対応する必要があります。特に総務部門や人事部門では、法改正に伴う各種手続きを正確に処理することが求められるでしょう。一方で、手作業で行う場合、情報を漏らすリスクやミスが生じやすくなってしまいます。

また、複数の法令が絡む業務では、どのタイミングでどの規定を適用すべきかの判断が求められます。そのため、手間がかかり、法改正に対応しきれないリスクもあるでしょう。企業は法令遵守を徹底しなければならず、違反があれば重い罰則を受けかねません。

生成AIを活用すれば、法改正に関する情報の整理や要約、影響範囲の整理などを支援できます。ただし、法令の内容や対応方針は担当者が確認することが重要です。

3.リモートワークの普及によるデジタル化への対応

リモートワークの普及により、企業の業務運営は大きく変化しました。従業員がオフィスに集まらなくても業務を遂行できる環境を整えることが求められる中、バックオフィス業務もデジタル化が急務となっています。

紙の書類や手作業で行っていた申請業務や承認フローは、リモートワークには適していません。オフィスにいないと書類に署名や押印ができないため、業務停滞の問題が生じてしまうでしょう。これを解決するためには、業務フローの電子化と自動化が効果的です。生成AIは、ドキュメントの作成、申請の自動化、データの集計・分析など、リモートワークを支えるツールとなります。生成AIを活用すれば、物理的な制約を超えた業務の効率化を実現できるでしょう。

バックオフィスDXにおいて生成AIを活用するメリット

バックオフィス業務は、企業の成長を支えるうえで欠かせない役割を担っています。経理や人事、法務、総務などの業務は、一般的に膨大な書類作成やデータ入力、確認作業が必要であり、多くの時間と労力がかかりかねません。これらの業務を効率化し、労働生産性を向上させるためには、最新の技術を導入してみましょう。

特に生成AIは、バックオフィス業務におけるデジタル化を加速させ、作業工数の削減や業務精度の向上を実現する強力なツールとして注目されています。

1.書類の下書きをAIが作成し作業工数を削減

バックオフィス部門では、日常的に多くの書類が作成されます。契約書、稟議書、報告書など、これらの書類は手作業で書き起こすことが多く、時間を要してしまうでしょう。特に、定型的な内容が多い書類では、毎回同じような内容を作成しなければならないため、非効率的です。

一方、生成AIは、過去に作成した文書やひな形を基に、類似した内容の書類を自動的に作成できます。例えば、契約書の場合、取引内容に応じて必要な項目を自動で埋め込み、初期の草案を数秒で作成可能です。これにより、従業員は書類作成にかかる時間を短縮でき、作業工数の削減が可能になるでしょう。

生成AIによる書類作成は、従業員の手間を減らし、また同時にエラーの削減にも貢献するでしょう。

2.チャットボットによる対応で問い合わせの負担を軽減

バックオフィス業務には、社員からの問い合わせ対応も含まれます。例えば、人事部門では給与に関する質問や手続きに関する質問、経理部門では経費精算に関する質問が従業員から頻繁に発生します。従来、これらの問い合わせは担当者が個別に対応しており、同じような質問に何度も対応する行為が非効率的でした。

ここで活躍するのがAIチャットボットです。AIチャットボットは、社員からの基本的な質問に自動で回答するため、担当者はより複雑な問題に集中できるでしょう。例えば、以下のような繰り返し発生する質問にはAIでの対応が適しています。

• 給与明細の取得方法
• 経費精算の情報

AIが迅速に対応し、従業員は自分のペースで情報を得ることができるでしょう。

3.RAG技術を活用して社内ナレッジの検索や共有を効率化

RAG（Retrieval-Augmented Generation）技術を活用すると、社内規程や業務マニュアル、過去の問い合わせ履歴、議事録などの情報を生成AIと連携させ、必要な情報を迅速に検索・活用できます。従来のように複数のファイルやフォルダを探し回る必要がなくなり、必要な情報へ素早くアクセスできるため、業務効率の向上につながります。

また、担当者しか知らない業務ノウハウや過去の対応履歴を組織全体で共有しやすくなる点もメリットです。新任担当者でも必要な情報を取得しやすくなり、教育コストや問い合わせ対応の負担軽減にもつながります。ただし、回答精度を高めるためには、社内データを定期的に更新し、最新かつ正確な情報を蓄積・管理することが重要です。

4.AIによる情報整理や要約で意思決定を支援

バックオフィス業務においては、意思決定をサポートするためのデータを迅速かつ正確に把握することもポイントです。特に経営層がビジネス戦略を練る際や、経理部門が予算や財務状況を分析する際には、膨大なデータを解析し、素早く有用な情報を提供する必要があります。従来、分析には時間がかかり、人的エラーも発生しやすかったため、効率的に意思決定を行うのは難しいものでした。

一方、生成AIは、大量のデータを整理・要約し、経営層や担当者にとって重要な指標を自動的に抽出して報告書や分析結果として提示できるのが特徴です。例えば、過去の売上データや支出データを分析し、今後の予測やリスクを把握しやすくなるでしょう。

バックオフィスDXで生成AIを活用できる主な業務

バックオフィスDXにおいて生成AIは、経理・人事労務・総務・法務など、定型業務や文書作成が多い領域で活用できます。データの整理やレポート作成、問い合わせ対応、社内ナレッジの共有、契約書確認の支援などに活用することで、担当者の作業負担を軽減し、業務のスピードと精度を高めることが可能です。

ここでは、バックオフィスDXで生成AIを活用できる主な業務について解説します。

経理業務におけるデータ集計やレポート作成

経理業務では、請求書や領収書、仕訳データ、売上・経費データなど、多くの数値情報を扱います。生成AIを活用すれば、これらのデータを整理し、月次レポートや経費分析資料、予算実績の比較資料などの作成を支援することが可能です。担当者が手作業で集計・要約していた業務を効率化できるため、資料作成にかかる時間の短縮につながります。

また、過去データを基にした傾向分析や、経費の増減理由の整理、経営層向けの説明文作成にも活用できます。ただし、数値の正確性や会計処理の妥当性は人による確認が不可欠です。生成AIは判断を代替するものではなく、経理担当者の確認作業やレポート作成を補助するツールとして活用することが重要です。

人事労務業務における問い合わせ対応や書類作成

人事労務業務では、従業員からの休暇制度や社会保険、勤怠、給与、福利厚生に関する問い合わせ対応が日常的に発生します。生成AIを社内規程やFAQと連携させることで、よくある質問への回答案を作成したり、問い合わせ内容に応じて参照すべき資料を提示したりすることが可能です。これにより、人事労務担当者の対応負担を軽減できます。

さらに、雇用契約書や労働条件通知書、社内通知文、研修案内などの文書作成にも活用できます。定型的な文章の下書きをAIが作成することで、担当者は内容確認や個別対応に集中しやすくなります。ただし、労働条件や個人情報に関わる内容は慎重な確認が必要であり、最終判断は担当者が行う体制を整えることが重要です。

総務業務における社内情報の管理やナレッジ共有

総務業務では、備品管理、社内ルールの整備、施設管理、各種申請対応など、幅広い業務を担当します。生成AIを活用すれば、社内規程やマニュアル、過去の問い合わせ履歴を基に、従業員からの質問に対する回答案を作成できます。必要な情報を探す時間を短縮できるため、総務担当者だけでなく、従業員側の利便性向上にもつながるのがメリットです。

また、社内ナレッジの整理やマニュアル作成、議事録の要約、通知文の作成にも活用できます。属人化しやすい総務業務の知識を整理し、誰でも必要な情報にアクセスしやすい状態を整えることで、業務の標準化を進められます。生成AIを活用する際は、社内情報の公開範囲やアクセス権限を明確にし、機密情報の取り扱いに注意することが必要です。

法務業務における契約書の確認や文書作成支援

法務業務では、契約書の確認や社内規程の整備、取引先との文書作成など、専門性の高い文書業務が多く発生します。生成AIを活用すれば、契約書の条項確認やリスクの洗い出し、修正案の作成、社内向け説明文の下書き作成などを支援できます。契約書の確認にかかる時間を短縮し、担当者が重点的に確認すべき箇所を把握しやすくなります。

ただし、法的判断や契約条件の妥当性判断を生成AIだけに任せることは適切ではありません。生成AIの出力には誤りや解釈違いが含まれる可能性があるため、最終確認は法務担当者や専門家が行う必要があります。生成AIは契約審査を代替するものではなく、文書作成や確認作業を効率化する補助ツールとして活用することが重要です。

バックオフィスDXで生成AIを導入する際のポイント

バックオフィス業務に生成AIを導入すれば、多くのメリットをもたらしますが、その成功には慎重な計画と適切な実行が求められます。生成AIを活用して業務を効率化するためには、以下のポイントを押さえておきましょう。

• フローを洗い出し、生成AIを活用する領域を特定
• 自社要件に合った生成AIを比較・検討する
• 小規模テストで効果を検証
• 個人情報や機密データを保護し法令適合性を確保

ここでは、生成AIをバックオフィス業務に導入する際に押さえるべきポイントについて詳しく解説します。

1.フローを洗い出し、生成AIを活用する領域を特定

生成AIをバックオフィス業務に導入する前に、まずは自社の業務フローを明確に洗い出し、AIをどの領域に適用するかの特定がポイントです。バックオフィス業務には、定型的な作業や繰り返し発生する業務が多くあります。これらの業務は、生成AIが特に得意とする分野であり、自動化による効率化が期待できるでしょう。

AIを導入する際には、全ての業務を自動化するのではなく、「どの領域にAIを導入するか」を慎重に選定します。導入する範囲を明確にすれば、効果的にAIを活用できます。

例えば、AIチャットボットを利用して従業員からの問い合わせを自動化する一方で、戦略的な意思決定をサポートする領域は人間が担当する、というようなレギュレーションを構築しましょう。

2.自社要件に合った生成AIを比較・検討する

生成AIにはさまざまな種類があり、それぞれのツールに特徴があります。自社の業務に適した生成AIを選定するためには、各ツールの機能や特徴の比較・検討が不可欠です。例えば、文章生成に強みがある生成AIもあれば、データ分析や画像処理に特化している生成AIもあります。

まず、導入を検討するAIツールが、自社の業務要件にどれだけマッチしているかを確認しましょう。また、生成AIの学習データや学習状況も考慮し、自社に適したカスタマイズができるかどうかも確認すべきポイントです。カスタマイズにあたってはコストがかかります。そのため、自社要件に合ったツールを導入するためにはどれだけの初期コスト、運用コストが発生するのかを把握しておきましょう。

3.小規模テストで効果を検証

生成AIを本格的に導入する際は、小規模テストを実施して効果を検証しておきましょう。テスト段階では、選定したAIツールが実際の業務でどのように機能するのか、期待通りの成果を上げることができるのかを確認します。テストによって、AIツールの有効性を評価し、導入後の本格運用に向けた課題を明確にできるでしょう。

例えば、経理部門のAI導入をテストする場合、まずは経費精算の一部業務にAIを適用し、どの程度の効率化が図れるかを評価します。AIが予想通りに機能する場合でも、実際に導入後に発生する可能性のある問題や、現場でのフィードバックを収集しておくのも大切です。テスト運用の結果として得られる情報は、カスタマイズや調整を加えるための貴重なデータとしても活用できるでしょう。

4.個人情報や機密データを保護し法令適合性を確保

生成AIを導入する際には、個人情報や機密データの保護も課題です。バックオフィス業務には、従業員の個人情報や企業の機密情報が含まれるため、取り扱う際には厳重なセキュリティ対策が求められます。

まず、AIツールにデータ暗号化やアクセス制限など、セキュリティ機能が十分に備わっているかを確認します。さらに、生成AIがどのようにデータを収集し、分析するかを明確にし、企業のプライバシーポリシーに沿った利用がされているかをチェックしましょう。

自社でのセキュリティ対策も欠かせません。例えば、データの取り扱いに関する定期的な監査やログ管理、アクセス権限の管理などが生成AIを用いる際のセキュリティ対策として有効です。

バックオフィスDXで生成AI導入に成功した事例

企業がバックオフィス業務を効率化するために生成AIを導入する事例は一般的になりつつあるでしょう。特に、AIを活用した問い合わせ対応の自動化や法規制への迅速な対応、レポート作成の自動化など、業務の効率化に寄与する事例が見受けられます。ここでは、実際に生成AIを活用して成功を収めた以下の3つの企業事例を紹介します。

• 江崎グリコ株式会社
• 藤沢市役所
• 出光興産株式会社

それぞれがどのようにバックオフィスDXを推進したのか、具体的な成果を見ていきましょう。

1.江崎グリコ株式会社｜AIチャットボットで社内問い合わせを30%削減

江崎グリコ株式会社は、社内の問い合わせ業務にAIチャットボットを導入した企業です。従来、社員からの問い合わせは専門部署が手動で対応しており、問い合わせの種類によっては同じ内容に複数回対応することもありました。このような状況では時間とリソースの無駄が生じており、業務効率が低下していました。そこで、社内でよくある質問に対応できるAIチャットボットを導入し、社員からの問い合わせ対応の自動化を進めています。

導入後、従業員はAIチャットボットを通じて情報を得ることができ、担当者が対応しなければならない問い合わせの負担を軽減できています。

出典参照：■導入事例■【Glicoグループ様】30%の社内問い合わせ対応を削減。顕在化したバックオフィスの課題を「Alli」で解決｜Allganize Japan株式会社

2.藤沢市役所｜法規運用支援AIで専門領域にも対応

藤沢市役所では、法規運用支援AIを導入して、法令改正や規制対応を迅速に行える体制を整えています。従来、法改正に対応するためには担当者が手動で法令の内容を確認し、それに基づいて各部署に通知する必要がありました。そこで、導入を決定したのが法規運用支援AIです。

導入したAIに備わっている機能は、法改正や規制変更を即座に把握し、影響を受ける部門に自動で通知する機能などです。これにより、各部署は法改正後の対応に迅速に取り組むことができ、手作業で行っていた情報収集や通知作業を削減しました。AIによって法令の適用が自動で反映されるため、対応漏れやミスがなくなり、法令遵守の精度が向上しています。

出典参照：来る職員減少に備え、RAG構築による課題解決を検証。「藤沢DX」における生成AIソリューションのユースケースに迫る｜NTT東日本株式会社

3.出光興産株式会社｜生成AIで分析レポートの作成時間を削減

出光興産株式会社では、生成AIを活用して分析レポート作成業務の効率化を進めました。従来、レポート作成には膨大な時間と手間がかかり、特にデータを分析してから報告書にまとめる作業は煩雑でした。そこで、AIを導入し、データの集計からレポート作成までを効率化することを目指しています。

生成AIの導入により、AIは過去のデータや市場分析情報を基に、レポートの作成や要約を支援します。従来は数時間かかっていたレポート作成が、短時間で完了するようになりました。AIは、必要なデータを素早く解析し、ポイントを抽出して報告書としてまとめるため、業務の効率化と精度向上も実現しています。

出典参照：ウルシステムズ、出光興産の生成AI活用を支援｜株式会社 PR TIMES

まとめ｜バックオフィスDXで生成AIを活用して作業工数の削減を目指そう

バックオフィス業務に生成AIを導入すれば、企業は業務効率化と生産性向上を実現できるでしょう。従来の手作業で行っていた書類作成やデータ入力、問い合わせ対応などが自動化され、従業員がコア業務に注力する環境を整備できます。また、AIの導入は人材不足への対応や法改正への迅速対応、リモートワーク環境の整備といった課題にも効果が期待できます。

生成AIを活用する際には、まず自社の業務フローを洗い出し、AIがどの領域に適用できるかを特定することが大切です。さらに、個人情報や機密データを保護するためのセキュリティ対策を十分に講じ、法令適合性を確保しましょう。