バックオフィスDXの意味とは？メリット・デメリットと対策を解説

近年、企業経営において「バックオフィスDX」という言葉が注目されるようになっています。経理や人事、総務などの間接部門は、これまで定型業務が中心とされてきました。従来の業務にデジタル技術を取り入れることで効率化だけでなく、経営判断に資するデータ活用へと役割を広げつつあるでしょう。

少子高齢化による人手不足や法改正への対応、さらにはグローバル競争の激化といった環境変化の中で、バックオフィスのあり方を見直す必要性が高まっています。この記事では、バックオフィスDXの基本からメリット・デメリット、具体的なシステムや企業事例、成功のポイントなどを解説します。バックオフィスDXの推進を検討している場合は、ぜひ参考にしてください。

バックオフィスDXとは？データ活用で経営を加速させる仕組み

バックオフィスDXとは、企業の経営活動を支えるさまざまな間接部門の業務を、デジタル技術の力で変革し、より良い形に作り変える取り組みのことです。この変革は、単に業務を効率化するだけでなく、蓄積されたデータを活用して企業の成長を加速させることを目指しています。そのため、システムを導入しただけではバックオフィスのDX化にはつながりにくいです。

ここでは、企業におけるバックオフィスの範囲と役割、DXとデジタル化の違いについて、詳しく見ていきましょう。

バックオフィスの範囲と役割

バックオフィスとは、直接的に顧客と接する機会は少ないものの、企業活動を円滑に進める上で不可欠な業務を担う部門の総称です。具体的には、経理、財務、人事、総務、法務などが含まれます。これらの部門は、社員の給与計算や経費精算、備品管理、契約書の作成・管理など、企業運営の土台となる多様な業務を担っています。

バックオフィスの業務は、その性質上、定型的なルーティンワークが多く、手作業による入力や紙の書類を扱うことが一般的でした。ただし、これらの作業は多くの時間と労力を要するだけでなく、ヒューマンエラーが発生しやすいという課題も抱えています。多くの単純作業やヒューマンエラーによる修正作業は、従業員のモチベーションを低下させかねません。

DXと単なるデジタル化の違い

バックオフィスに限らず、DXに取り組む場合、デジタル化との違いを把握しておきましょう。DXと単なるデジタル化は、似ているようで全く異なる概念です。

デジタル化とは、一般的にこれまで紙や手作業で行っていた業務を、パソコンやシステムを使って電子化・自動化する取り組みです。例えば、紙の請求書をPDFにする、手書きの申請書をオンラインフォームにする、といった取り組みがこれに該当します。

一方、DXはデジタル化によって得られたデータを活用し、業務プロセスそのものやビジネスモデル、さらには企業文化の変革を目指す取り組みです。単に業務を効率化するだけでなく、蓄積されたデータを分析して経営判断に役立てたり、新たな価値創造につなげたりすることがDXの目的です。

バックオフィスDXが求められる3つの背景

近年、バックオフィスDXの推進が求められています。その背景には、企業を取り巻く環境の変化が大きく影響しています。具体的な背景は以下のとおりです。

• 少子高齢化による人手不足への対応
• インボイス制度や電子帳簿保存法への対応
• 経営スピードの加速とデータ活用ニーズの高まり

ここでは、代表的な3つの背景について詳しく解説します。バックオフィス業務、さらには企業を取り巻く環境の変化を把握して、DXを推進させましょう。

1.少子高齢化による人手不足への対応

日本の労働人口は、少子高齢化によって減少傾向にあり、企業によっては人手不足が深刻化しています。総務省『人口推計』（2024年10月1日時点）によれば、日本の総人口は1億2,380万2,000人と、14年連続で減少しました。

特に定型的な業務が多いバックオフィス部門では、限られた人員でいかに業務を回していくかが喫緊の課題です。

バックオフィスDXは、これまで手作業で行っていた業務を自動化・効率化することで、1人当たりの業務量を削減し、生産性を向上させる有効な手段です。これにより、既存の従業員がより付加価値の高い業務に集中できるようになり、人手不足の解消に貢献すると期待されています。

さらに、デジタル化によって業務の標準化やマニュアル化が進むため、新入社員の教育にかかる時間も短縮でき、よりスムーズな人員配置が可能となります。

出典参照：人口推計（2024年（令和6年）10月1日現在）‐全国：年齢（各歳）、男女別人口 ・ 都道府県：年齢（5歳階級）、男女別人口‐｜総務省

2.インボイス制度や電子帳簿保存法への対応

バックオフィス業務では、さまざまな法令への対応が必要です。その代表例が「インボイス制度」と「電子帳簿保存法」です。

インボイス制度の導入は、請求書や領収書の記載項目を厳格化し、企業間の取引における税額計算をより正確に行うことを目的としています。また、電子帳簿保存法は、帳簿や書類の電子データ保存を義務化した法令で、紙媒体の保管にかかるコストや手間の削減が期待できるでしょう。これらの法改正に対応するためには、バックオフィス部門でのデジタル化が不可欠となります。これにより、法改正への対応だけでなく、業務の透明性が高まり、コンプライアンス強化にもつながるでしょう。

法令を遵守していない場合、罰則を科せられる恐れがあるだけでなく、企業の信頼も低下しかねません。

3.経営スピードの加速とデータ活用ニーズの高まり

グローバル競争が激化する現代において、企業には迅速な意思決定と経営判断が求められます。一方で、データが各部門でバラバラに管理されていたり、手作業で集計・分析していたりする状態では、タイムリーな経営判断は困難です。

バックオフィスDXにより、経費や人事、会計などのデータを一元的に管理できるようになれば、リアルタイムでの経営状況の把握や、より精度の高いデータに基づいた意思決定が可能になります。これにより、企業は市場の変化に素早く対応し、競争優位性を高めることができるでしょう。また、各部門のデータを横断的に分析することで、新たなビジネスチャンスの発見にもつながる可能性があります。

バックオフィスDXに取り組む3つのメリット

バックオフィスDXは、企業にさまざまなメリットをもたらします。具体的には、以下のようなメリットが期待できるでしょう。

• 手作業や入力作業の削減による業務効率化
• 二重入力や転記ミスなどヒューマンエラーを防止
• データの一元管理による経営への活用

例えば、手作業や入力作業を削減できれば、従業員はコア業務に注力しやすくなります。また、ヒューマンエラーを防止すれば、従業員のモチベーション向上も期待できるでしょう。

ここでは、3つのメリットに焦点を当てて解説します。

1.手作業や入力作業の削減による業務効率化

バックオフィス業務には、経費の申請、承認、伝票への入力、給与計算など、多くの手作業や入力作業が存在しています。これらの作業は、従業員の貴重な時間を割いてしまい、本来注力すべき業務からリソースを分散させてしまう原因となります。

バックオフィスDXを推進し、経費精算システムや人事システムなどを導入することで、これらの作業を自動化・効率化できるでしょう。これにより、従業員は定型的なルーティンワークから解放され、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになります。

効率化の積み重ねが全社的な業務スピードを押し上げ、サービス提供の迅速化や社員満足度の向上にもつながると期待できるでしょう。

2.二重入力や転記ミスなどヒューマンエラーを防止

手作業によるデータの入力や転記は、二重入力や入力漏れ、誤字脱字といったヒューマンエラーが発生するリスクを常に伴います。これらのミスは、後から修正するのに多大な労力を要するだけでなく、企業の信頼失墜や法的な問題にもつながりかねません。

バックオフィスDXにより、データをシステムで一元管理し、自動で処理する仕組みを構築すれば、手作業による転記や入力作業が不要になるでしょう。その結果、ヒューマンエラーの発生確率を軽減可能です。

正確性の高いデータを維持することは、企業の信頼性の向上にも直結します。信頼性の向上は取引先や顧客との関係維持にも寄与し、安定した事業運営を支える要素でもあります。

3.データの一元管理による経営への活用

バックオフィスDXに取り組むメリットのひとつが、各部門に分散していたデータを1箇所に集約し、経営に活用できる点です。経費や給与、人事評価などのデータを統合的に管理することで、「特定の部署の経費が想定以上に増加している」「優秀な人材が退職する傾向にある」といった経営課題を客観的なデータに基づいて把握できます。

これにより、経営者は経験や勘に頼るのではなく、データに基づいた根拠のある意思決定を下せるようになるでしょう。また、リアルタイムで経営状況を把握できるため、変化に素早く対応し、より戦略的な経営につなげられます。データドリブンな経営の実現は、持続的な成長や市場での優位性確保にもつながる取り組みです。

バックオフィスDXに取り組むデメリットと対策

バックオフィスDXは多くのメリットをもたらす一方で、いくつかのデメリットも存在します。これらのデメリットを事前に理解し、適切な対策を講じることが、バックオフィスDX推進のポイントです。

具体的には以下のようなデメリットを把握しておきましょう。

• 初期導入費用と継続的な運用コストの発生
• 従業員の抵抗でシステムが定着しないリスク
• セキュリティリスクの増大と情報管理の複雑化

それぞれのデメリットと対策を解説します。

初期導入費用と継続的な運用コストの発生

バックオフィスDXを進めるためには、新たなシステムやツールを導入する必要があります。これらのシステムには、初期導入費用や月々の利用料、保守費用など、継続的なコストを負担するのが一般的です。特に中小企業にとっては、これらのコストが大きな負担となる可能性があります。また、導入直後は既存の仕組みと新システムが並行稼働する期間も生じやすく、二重のコストや管理負担が一時的に発生するケースも想定できるでしょう。

システム導入にあたっては、費用対効果の慎重な検討がポイントです。単に高機能なシステムを選ぶのではなく、自社の課題を解決するために本当に必要な機能は何かを見極め、費用に見合った効果が見込めるかを事前にシミュレーションしましょう。

従業員の抵抗でシステムが定着しないリスク

新しいシステムを導入しても、以下のような状況に陥ると、新たな取り組みが定着せず旧来のやり方に戻ってしまう恐れがあります。

このようなリスクは現場の負担が増えたり、導入目的が十分に理解されていなかったりする場合に起こりがちです。特に長年同じ方法で業務を行ってきた従業員ほど、新しい仕組みに対して不安や戸惑いを感じやすい傾向があります。

まずは、なぜDXが必要なのか、新しいシステムを導入することでどのようなメリットがあるのかを従業員に丁寧に説明し、理解と協力を得ることが不可欠です。また、導入後には、操作方法に関する丁寧な研修やサポート体制を整備し、従業員が安心してシステムを使える環境を整えましょう。

セキュリティリスクの増大と情報管理の複雑化

バックオフィス業務では、従業員の個人情報や企業の財務情報など、機密性の高いデータを扱います。これらのデータをシステム上で一元管理するようになると、万が一システムに不正アクセスがあった場合の被害が甚大になる可能性があります。加えて、クラウドサービスを利用する場合は、委託先のセキュリティ対策レベルも確認する必要があり、管理の視点がより複雑化する点にも注意が必要です。

導入するシステムが十分なセキュリティ対策を講じているかの確認はもちろん、社内でもセキュリティポリシーを策定しましょう。また、従業員へのセキュリティ教育を徹底することが大切です。

データのアクセス権限を厳密に管理し、必要な人だけが情報にアクセスできる環境整備もポイントです。

バックオフィスDXで活用できる主なシステム・ツール

バックオフィスDXを推進するうえでは、さまざまなデジタルツールやシステムの活用が欠かせません。ここでは、以下の代表的なシステムやツールをいくつか紹介します。

• 経費精算・会計システム
• ワークフローシステム
• RPAツール

なおシステムやツールを導入する際には、利便性や機能の豊富さだけに注目するのではなく、自社の業務課題をどのように解決できるか、既存プロセスとの整合性をどう確保するかといった視点を持つことが重要です。これにより、単なるツール導入にとどまらず、着実な業務改革につなげることができるでしょう。

1.経費精算・会計システム

経費精算システムや会計システムは、バックオフィスDXの第一歩として多くの企業で導入が進んでいるシステムです。これらのシステムは、従業員が立て替えた交通費や接待費などを、スマートフォンやパソコンから申請・精算できる仕組みを提供します。

例えば、「freee会計」や「マネーフォワード クラウド会計」などは、経費精算から会計処理までを一貫して行えるサービスとして広く利用されています。領収書をスマートフォンのカメラで撮影するだけで、自動でデータが読み取られる機能を持つものもあり、従業員の負担を軽減できるでしょう。

また、交通系ICカードの利用履歴を自動で取り込む機能も、サービスによっては備わっています。これにより、手作業での入力や転記が不要になり、入力ミスを減らし、経費精算にかかる時間を短縮できるでしょう。

2.ワークフローシステム

ワークフローシステムは、社内で行われる各種申請や承認手続きを電子化・自動化するためのツールです。これまで紙で行っていた稟議書や申請書のやり取りをシステム上で行えるようになります。

「Gluegent Gate」や「サイボウズ Office」などは、社内におけるさまざまな申請・承認プロセスを電子化し、効率化できるシステムです。これらのシステムを導入することで、上長や関係部門への書類の回付、承認状況の確認、文書の保管などがシステム上で行えるようになり、時間短縮とペーパーレス化につながります。

実際に、株式会社 Fine T&H ではサイボウズ Office を導入したことで、情報共有や申請を一元化できました。その結果、業務スピードが向上し、残業時間を月平均10時間にまで抑えられています。

承認フローの可視化により、ボトルネックになっている部分を特定し、業務改善につなげることも可能です。導入時には、自社の承認プロセスに柔軟に合わせられるか、カスタマイズ性や操作性を確認しておくとスムーズな定着につながりやすいでしょう。

出典参照：言った言わない問題をサイボウズ Officeで解決！離職率が下がり新規事業の売上は２年連続で倍増｜サイボウズ株式会社

3.RPAツール

RPA（Robotic Process Automation）ツールは、これまで人間が手作業で行っていた定型的なパソコン作業を、ソフトウェアのロボットが自動で行う仕組みです。データ入力、ファイルの整理、メール送信など、ルールが決まっている繰り返し作業の自動化に役立ちます。

「WinActor」や「UiPath」といったツールが代表的です。これらのツールは、プログラミングの専門知識がなくても、マウス操作で簡単にロボットを作成できるものが多く、現場の担当者が自ら業務を自動化できる点が特徴です。

RPAの活用により、従業員は定型的な作業から解放され、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになります。ただし、RPAは対象業務のルールが曖昧だとエラーを起こしやすいため、導入前に業務プロセスを整理し、標準化しておきましょう。

バックオフィスDXに取り組んだ企業事例

ここでは、実際にバックオフィスDXに取り組んだ以下の2社の事例を見てみましょう。

• 株式会社トーショー
• 鹿島建設株式会社

具体的な成功事例を知ることで、自社での取り組みシステムを検討する際の参考になります。導入したシステムやツールの種類だけでなく、背景にあった課題や改善のプロセスや得られた成果を理解しておくことで、自社のバックオフィスDXに活かせるでしょう。

事例1：株式会社トーショー｜RPA活用で月間70時間以上の工数削減

株式会社トーショーは、歯科医療機器の販売やメンテナンスを事業とする企業です。同社では、経理業務において、請求書の発行や支払い処理など、手作業で行う定型的な作業が多くの時間を占めていました。

そこで、同社はRPAツール「ロボタンゴ」を導入しています。このツールを活用し、請求書の作成や会計システムへの入力といった定型業務を自動化しました。その結果、これまで手作業で行っていた業務が自動化され、月間70時間以上もの工数削減に成功しています。

同社は戦略的に人員を配置し直し、顧客対応や企画業務など売上に直結する領域に振り分けたことで、生産性向上と従業員満足度の両立を実現しています。

出典参照：システム間のデータ連携やExcel業務、データの抽出作業など、単純であるものの煩雑な業務を自動化し月間70時間以上の工数削減を実現｜スターティアレイズ株式会社

事例2：鹿島建設株式会社｜法務業務を専用ツールで自動化

大手建設会社である鹿島建設株式会社は、日々大量の契約書を扱っており、そのレビューや管理に多くの時間と手間がかかっていました。特に、法務部門では、契約書の条項チェックや契約内容の確認など、専門的な知識を要する作業に膨大な工数がかかっていました。

同社は、法務業務の効率化と品質向上を目指し、AI契約書レビューツール「LawgUE」を導入しています。このツールは、AIが契約書の内容を自動で解析し、リスクのある条項や修正が必要な箇所を提示してくれます。これにより、法務担当者は契約書の一から十まで確認する手間が減り、レビュー時間の短縮と契約締結スピードの向上を実現しました。

出典参照：LAWGUEによる業務改善：知財法務業務の要であり出発点であるドラフティングを効率化｜FRAIM株式会社

バックオフィスDXを成功させる4つのポイント

バックオフィスDXを成功させるためには、単に新しいシステムを導入するだけでなく、組織全体で取り組む必要があります。ここでは、DXを成功に導くために押さえておきたい以下の4つのポイントを解説します。

• 経営トップが旗振り役になり現場を巻き込む
• 部門をまたいだ推進チームを組む
• 社員の理解・協力を得て全社に展開する
• システム導入コストとROIのバランスを見極める

取り組みを形式的なものに終わらせず、実効性のある変革とするためには、経営層・現場・システムの三者が連動して進むことが不可欠といえるでしょう。

1.経営トップが旗振り役になり現場を巻き込む

バックオフィスDXは、組織全体の変革を伴うため、経営層の強いリーダーシップが不可欠です。経営トップがDXの重要性を理解し、ビジョンを明確に示し、自ら率先して旗振り役となることで、組織全体にDXへの機運を高められるでしょう。トップが取り組む姿勢を示すことで、現場の従業員も安心して新しい取り組みに挑戦できるでしょう。

また、トップ自らがDXの成果や進捗を定期的に共有することは、現場の理解を促し、プロジェクトの一体感を高める効果が期待できます。トップがメッセージを繰り返し伝えることで、従業員にとっても一過性ではないと受け止めやすくなります。

2.部門をまたいだ推進チームを組む

バックオフィスDXは、経理、人事、総務など、複数の部門にまたがる取り組みです。そのため、各部門の利害を調整し、全体最適なシステムを構築するためには、部門横断的な推進チームを結成することが効果的です。チームには、各部門のキーパーソンや、ITに詳しい人材を配置しましょう。現場の意見を吸い上げながら、全社にとって最適なDX戦略を策定していくことがポイントです。

さらに、推進チームが「全社的な共通課題」としてDXを扱うことで、特定部門に偏らないバランスの取れた改革を進めやすい傾向にあります。

3.社員の理解・協力を得て全社に展開する

どんなに優れたシステムを導入しても、それを使いこなす社員の協力なしにはDXは成功しません。以下のようにDXの目的やメリットを社員に丁寧に説明しましょう。

• 自分たちの仕事がどう変わるのか
• どのようなメリット

また、導入後も継続的な研修やサポート体制を整備し、社員が安心してシステムを使える環境を整えることが成功の鍵となります。

この過程では、現場の声を吸い上げる仕組みを持つことも有効です。小さな改善要望を取り入れることで社員の納得感を高められ、結果的にシステム定着のスピードを早められるでしょう。

4.システム導入コストとROIのバランスを見極める

DXの取り組みは、初期投資や運用コストを伴うのが一般的です。そのため、導入するシステムにかかるコストと、それによって得られる効果（業務効率化、コスト削減、生産性向上など）を慎重に比較検討しましょう。

単純にコストが安いシステムを選ぶのではなく、長期的な視点で見て、費用対効果が高いソリューションを選択することが成功のポイントとなります。

また、ROIを測定する際には金銭的な効果だけでなく、「従業員の業務満足度向上」「顧客対応スピードの改善」など定性的な成果も含めて判断すると、より現実的な評価が可能になります。

まとめ｜バックオフィスDXとは何かを理解して業務改善に取り組もう

バックオフィスDXは、単なる業務効率化にとどまらず、企業の生産性を向上させ、競争力を強化する可能性を持つ取り組みです。経費精算や人事管理といった日常的な業務にデジタル技術を導入することで、手作業やヒューマンエラーを減らし、データの一元管理を実現できるでしょう。その結果、経営層は迅速かつ正確な意思決定を行いやすくなり、変化の激しい市場に対応する柔軟性を得られると期待されています。

一方で、初期投資やシステム定着の難しさ、セキュリティリスクといった課題も存在します。これらを理解したうえで、補助金の活用や従業員の教育など、事前の対策を講じることが成功に近づく手段といえるでしょう。