バックオフィスDXのAI活用で解消できる課題は？導入のステップも解説

バックオフィス業務の効率化や精度向上を目的に、多くの企業がDXを進めています。特にAI技術の導入は、業務の自動化やデータ活用、業務プロセスの改善に効果をもたらすでしょう。ただし、AIを適切に活用するためには、業務の棚卸しや段階的な導入が求められるため、対応が必要です。また、従業員がスムーズにAIを使えるような研修も求められるでしょう。

この記事では、バックオフィスDXにおけるAI活用の具体的なメリットと、その導入ステップについて詳しく解説します。

また、実際にAIを導入し成功した企業事例を通して、どのように業務改善が実現されたのかを紹介します。AI導入の進め方や成果を、実際の事例を通して把握しておきましょう。

バックオフィス業務の課題

企業の成長を支えるバックオフィスですが、その業務には数多くの課題が存在しているのが一般的です。担当者に依存する属人化、度重なる法令改正への対応、そして蓄積されるデータを十分に活かせていない状況などが代表として挙げられます。これらは一見すると日常的な業務に埋もれがちですが、実際には企業全体の生産性や意思決定の速度につながる問題です。

こうした課題を克服するには、AIを含むDXの推進が有効な手段として期待できます。

属人化による業務停滞や引継ぎリスク

バックオフィスでは、経理や人事、総務といった部門ごとに長年担当している社員が業務を抱え込みやすい傾向があります。このように個人の経験や判断に依存する状態を属人化と呼びますが、担当者が不在になった途端に業務が進まなくなるケースは珍しくありません。

例えば、経理の伝票処理や給与計算が特定の担当者だけしか理解していない状況では、異動や退職によって引継ぎに負担が発生します。その結果、処理の遅延やミスの増加を招き、企業全体の信頼性にも影響する恐れがあるでしょう。一方、AIを活用すれば、業務手順をシステムに組み込み標準化を図れるため、知識やノウハウを共有しやすくなります。これにより、業務が属人化せず誰でも一定水準で遂行できる環境の整備が進むでしょう。

複雑な法令への対応が求められる

バックオフィス業務においては、税制改正や社会保険制度の見直しといった外部環境の変化に常に対応しなければなりません。例えばインボイス制度や電子帳簿保存法の施行では、短期間で新たなルールに基づく処理を進める必要があり、企業によっては対応に追われたでしょう。従来の紙ベースや表計算による管理では対応スピードに限界があり、担当者の負担が増大します。その結果、法令違反のリスクや取引先との信頼関係への影響につながる恐れもあります。

こうした課題に対し、AIを用いた自動チェックや電子化による一元管理が効果的です。規制変更に合わせたアップデートを活用することで、担当者は多くの確認作業から解放され、より本質的な業務に時間を充てやすくなります。

経理・人事データを十分に活用できていない

バックオフィスには多くのデータが日々蓄積されています。経理部門であれば会計データ、人事部門であれば勤怠や評価データが代表例です。一方で、これらのデータが活用されず、単に保存されるだけの状態にとどまるケースが少なくありません。

本来であれば支出傾向を分析してコスト削減の余地を探ったり、人事データをもとに適切な人材配置や離職予測を行ったりできるでしょう。ところが、手作業による分析では時間がかかり、正確性も限定的になりがちです。

AIを取り入れることで、データから有用な傾向やリスクを抽出し、経営判断に役立てることが期待できます。データ活用の不足は企業の競争力を削ぐ要因となり得るため、この課題解消はDX推進の目的とも言えるでしょう。

バックオフィスDXにAIを活用する5つのメリット

AIをバックオフィス業務に取り入れることで、従来は人が時間をかけて行っていた作業を効率化できる可能性が広がります。単なる自動化にとどまらず、文章の生成やデータ分析、問い合わせ対応といった多岐にわたる業務で活用できる点が特徴です。

特に属人化の解消や意思決定の迅速化といった効果は、企業全体の競争力に影響を与える領域でもあります。ここでは、AI活用によって得られる代表的な5つのメリットを具体的に整理し、それぞれがどのように課題解決に役立つのかを確認していきましょう。

1.文書作成や校正を自動化しコア業務に注力

契約書や議事録、社内規程の作成は、多くの時間を必要とする業務のひとつです。特に誤字脱字や表現の統一をチェックする作業は繰り返しが多く、担当者の負担が大きくなりかねません。AIの自然言語処理機能を使えば、文章の草稿を自動生成したり、校正や整文を短時間で行えたりするため、手作業の負担を減らせます。人の手による最終確認は必要ですが、一次作業をAIに任せることで効率向上も期待できます。

こうした仕組みを取り入れることで、従業員は付加価値の高い業務や企画立案に時間を割きやすくなり、業務全体の質の向上にもつながるでしょう。さらに、過去の文書データから学習させることで、社内特有の言い回しやルールを反映した精度の高い文書の作成も期待できます。

2.データ集計・分析の高速化で迅速な意思決定を実現

バックオフィスには、経費精算データや人事評価データなど多くの情報が日々蓄積されていくのが一般的です。従来は表計算ソフトを用いた手作業での集計に時間がかかり、経営判断に活かせるまでにタイムラグが生じていました。

AIを活用すれば、数千件単位のデータも短時間で整理・分析でき、傾向を抽出しやすくなります。例えば、支出の増加要因を迅速に把握したり、離職リスクのある従業員層を予測したりできるでしょう。分析スピードが上がることで、経営層は即座に対応策を検討でき、意思決定の迅速化も期待できます。これにより、外部環境の変化にも柔軟に対応しやすくなると期待されています。

手作業による集計ミスや分析の偏見も排除されるため、リスク管理の精度も高まるでしょう。

3.チャットボット活用で問い合わせ対応を効率化

総務や人事に寄せられる問い合わせは多岐にわたり、担当者の業務時間を圧迫する要因のひとつです。そのなかでも、「有給休暇の申請方法を教えてほしい」「福利厚生の利用条件は？」といった定型的な質問に毎回人が対応するのは非効率です。

AIチャットボットを導入すれば、こうしたよくある問い合わせに自動で対応でき、24時間利用可能な環境を提供できます。従業員はすぐに回答を得られるため満足度が高まり、担当者は本来の企画や改善業務に時間を充てられるようになるでしょう。また、やり取りの履歴を蓄積することで、改善点の把握やFAQの拡充にも役立ち、組織全体の業務効率を高めやすくなります。これにより、担当者の工数削減だけでなく、従業員エンゲージメントの向上にもつながるでしょう。

4.業務プロセスの標準化で属人化を解消

バックオフィス業務では「担当者ごとにやり方が違う」ことが効率低下の原因になる場合があります。AIを取り入れると、業務フローをシステムに組み込み、標準化を進めやすくなります。例えば、経費精算の処理ルールをAIに設定しておけば、誰が入力しても同じ手順で処理され、結果に一貫性を保てるでしょう。これにより、異動や退職による影響を軽減し、引継ぎリスクの軽減が期待できます。

さらに、AIは処理結果を自動で記録するため、監査対応やトラブル時の検証にも役立ちます。属人化が解消されれば、担当者に依存しない持続的な運用体制を整えやすくなり、業務全体の安定性を向上させられるでしょう。AIが標準的なプロセスを担うことで、従業員はより複雑で判断を要する業務に集中できます。

5.データ活用で経営判断の迅速化と精度向上

バックオフィスで集められるデータは、適切に活用すれば経営の羅針盤となる情報です。AIは過去のデータと外部要因を組み合わせて分析し、将来のトレンドの予測も可能です。例えば、経費データから不必要な支出パターンを検出したり、人事データから人材配置の最適化を提案したりできます。こうした分析結果は経営会議での議論を支え、判断のスピードと精度を高める材料になるでしょう。

AIを活用したデータドリブン経営は、バックオフィスから組織全体を支える要素です。AIは多くのデータをリアルタイムで解析し、経営者が直感的に理解できるよう可視化する機能も備えています。これにより、複雑な状況でも迅速かつ的確な意思決定が可能となり、企業価値の向上に貢献するでしょう。

バックオフィスDXでAI活用を成功させるポイント

AIの導入は単なるテクノロジーの導入にとどまらず、業務プロセス全体を見直し、適切に活用することが求められます。これを実現するためには、初期投資の管理、スモールスタートの実施、セキュリティ対策の徹底、従業員教育の充実が不可欠です。

ここでは、AI活用を成功させるためのポイントを整理し、企業がどのように進めるべきかを解説します。これらの施策を取り入れることで、AIが持つポテンシャルを引き出し、効率化と品質向上を実現できるでしょう。

初期投資コストを補助金制度の活用で軽減

AI導入には初期投資がかかるため、企業によっては負担に感じるものの、各種補助金制度を活用することでコスト負担を軽減できます。特に中小企業向けには政府や地方自治体が提供する補助金や助成金があり、これらの活用によって、導入費用の一部を賄うことが可能です。

補助金を使うためには申請手続きが必要ですが、事前に調査し、必要な書類を準備しておけば、負担を減らせます。また、補助金を利用する際は、AI導入の目的や期待する効果を明確にし、計画的に進めることが求められます。これにより、資金調達の負担が軽減され、導入後の運用に集中しやすくなるでしょう。

出典参照：IT導入補助金 2025｜独立行政法人中小企業基盤整備機構

ROIを明確にするためスモールスタートで始める

AI導入においては、ROI（投資対効果）を早期に明確にしておくことが成功のカギとなります。一方で、いきなり大規模な導入を行うとROIが不明確になり、計画が滞る場合もあります。そこで、まずはスモールスタートで始めてみましょう。

小規模な業務やプロセスをAIで自動化すれば、最初に明確な成果を上げることができます。例えば、経費精算や定型的な報告書作成の自動化を行い、その効果を数カ月単位で評価することで、AI導入の効果を実感しやすくなります。また、導入初期に得られたデータやフィードバックをもとに、次のステップに進むための計画を修正しやすいでしょう。スモールスタートは、リスクを最小限に抑えつつ、長期的な効果を得るための手法です。

業務プロセスとAIの見直しで回答精度を高める

AIを活用するには、業務プロセスの見直しが欠かせません。AIは万能ではなく、適切に設計されたプロセスに基づいた動作によって、効果を発揮します。そのため、業務のフローを整理し、AIがどこで活用されるべきかを明確にする必要があります。

例えば、AIを導入する前に、現在の業務フローを分析し、手動で行っている処理を洗い出しましょう。AIを活用すれば、これらの処理を自動化し、業務の精度を向上させることができます。また、AIによる回答精度は、データの質に依存するため、業務フローとAIの設計がしっかりと合致していることが必要です。プロセス見直しをAI活用の前提にすることで、より効率的かつ精度の高い結果を得やすくなります。

徹底したセキュリティ対策で情報漏えいリスクを軽減

AIを活用するうえでは、情報セキュリティも課題のひとつです。AIが扱うデータには機密情報や個人情報を含んでいることが多いため、十分なセキュリティ対策が求められます。特にバックオフィスでは、経理データや人事データなど敏感な情報が取り扱われているため、これらを守るためのシステム構築が必要です。

AI導入時には、暗号化通信やアクセス管理を厳密に行い、データ漏えいを防ぐための措置を講じなければなりません。また、AIシステムのセキュリティは日々進化するため、定期的な監査と更新が不可欠です。AI活用を進めると同時に、セキュリティの強化を図ることで、情報漏えいのリスクを減らし、企業の信頼性を保てるでしょう。

教育とサポートで従業員の活用を促す

AIを導入しても、従業員がそれをうまく活用できなければ意味がありません。AIの導入後に求められるのは、従業員への教育とサポートです。AIシステムは初めて触れる従業員にとっては難解に感じることが多いため、段階的な教育を提供することが必要です。

例えば、最初は簡単な業務からAIを使い、従業員に成功体験を積んでもらいます。業務の効率化や負担軽減を実感できると、次第にAI活用への意欲が高まります。また、AIシステムを使いこなせるようにするためのサポート体制を整えることも大切です。

専用のヘルプデスクやFAQ、オンラインサポートを提供し、問題が生じた際に迅速に対応できる環境を作ることで、従業員が安心してAIを活用できるようになるでしょう。

バックオフィスDXにおけるAI活用の進め方

バックオフィスDXをAIで進めるためには、計画的なアプローチが必要です。AI導入に向けた第一歩として、現状業務を棚卸し、課題を明確化しておきましょう。また、最初は小規模な業務から試行し、成果を確認してからスケールアップしていく方法が効果的です。さらに、部門横断の体制づくりを行い、全社的なAI導入を推進することもポイントです。

ここでは、AI活用を進めるために意識すべき4つのステップを整理し、実践に役立つアプローチを紹介します。

進め方1.現状業務の棚卸しで課題を明確化する

AIを導入する前に、まず現状の業務プロセスの詳細な棚卸しが不可欠です。どの業務がAIに適しているかを見極め、優先すべき領域を明確にするためには、現場担当者の意見を取り入れることが大切です。

例えば、経費精算や定型的なデータ入力作業など、AIが得意とする単純反復作業が多い業務を特定します。棚卸しをすることで、AI導入後にどの業務が改善されるのかを見通すことができ、効果的な導入が可能となります。また、業務の中でどの部分に課題が集中しているのかを把握できれば、AI導入の効果を引き出せるでしょう。現状のプロセスがどのように動いているかの可視化は、AI活用を進めるための第一歩です。

進め方2.小さな業務からの活用で成功体験を積む

AIをいきなり大規模に導入するのではなく、小さな業務からスタートしましょう。

例えば、経費精算や勤怠管理などの単純で定型的な業務をAIに任せ、まずは効果を確認します。これにより、従業員はAIの有用性を実感し、次第に他の業務へのAI活用に対する理解と関心が高まります。AIの効果を伝えれば、懐疑的だった従業員も関与してくれるようになるでしょう。小規模な業務から始めることで、導入の失敗リスクを最小限に抑えることもできます。

さらに、導入後の結果を評価し、必要な修正や改善を加えることで、AIを活用した業務が徐々に浸透しやすくなります。AIによる効率化や精度向上を体感することで、従業員のAIへの信頼感も高まり、より広範囲での活用が進んでいくでしょう。

進め方3.部門横断の体制づくりで全社的な導入を推進

AI導入は一部門だけで完結するものではなく、企業全体の業務に関わるため、部門横断的な体制づくりが欠かせません。経理、人事、総務、IT部門など、複数の部門を巻き込んだチームを作り、AI導入に関する意見を交換する場を設けてみましょう。

このような体制を整えることで、部門ごとのニーズに合わせたカスタマイズが進み、部門間のサイロ化を防ぐことができます。また、部門横断のチームがリーダーシップを取ることで、全社的なAI活用がスムーズに進みます。各部門が連携し、AI導入の目的や成果を共有することで、組織全体におけるAI活用の加速が期待できるでしょう。

さらに、部門横断的な体制は、新たな業務改善提案を引き出す場ともなり、企業の成長を支える基盤となります。

進め方4.継続的な改善と教育で定着を図る

AIを導入しただけでは効果を長期的に維持することは難しいため、継続的な改善と従業員教育が必要です。AIは導入後も学習を続け、改善が求められます。そのため、定期的にAIのパフォーマンスを評価し、必要に応じてアルゴリズムを調整しましょう。

また、従業員への教育も欠かせません。AIの進化に合わせて、従業員のスキルを更新し、AIの効果的な活用方法を学ばせる研修の実施が必要です。これにより、従業員がAIを適切に使いこなせるようになり、業務の効率化が一層進みます。教育の場を設けることで、AIに対する不安感を減らし、積極的に活用していく意識を育むことができるでしょう。継続的な改善と教育を組み合わせることで、AI活用が組織に定着し、持続的な成果を上げることができます。

バックオフィスDXにおいてAI活用した事例

バックオフィス業務のDXにおいて、AI活用の成功事例は増えています。実際にAIを導入し、業務効率化や品質向上に貢献した企業の事例を知ることは、他社にとって有益なきっかけとなるでしょう。

ここでは、実際にAIを導入して成果を上げた企業の取り組みを紹介し、それぞれの活用方法と得られた成果を具体的に見ていきます。事例を通じて、AI導入の現実的な効果とその活用方法を把握し、企業にとっての導入の方向性を考える参考になるでしょう。

事例①：サントリーホールディングス株式会社｜AI搭載のチャットボットで問い合わせ対応

サントリーホールディングス株式会社では、社内外から寄せられる問い合わせの対応にAIチャットボットを導入しました。従来、定型的な質問に対しては人手で対応していたため、負担が大きく、回答までに時間を要してしまうことが課題となっていました。

そこで導入されたAIチャットボットは、従業員からの業務に関する質問や手続きの確認を迅速に対応できるように設計されています。AIは、過去の質問データやFAQを学ぶことで、精度の高い回答を自動で行うことができます。これにより、問い合わせ対応の効率が向上し、担当者は複雑な案件や新規の問題に集中できるようになりました。

さらに、24時間対応が可能になったことで、従業員の満足度も向上し、業務のスピードと質を同時に改善できました。

出典参照：「QuickQA人事総務」で、業務効率化とグループ共通の問合せ基盤の構築を実現｜株式会社エーアイスクエア

事例②：株式会社ライダース・パブリシティ｜AIチャットで顧客に最新情報を案内

株式会社ライダース・パブリシティでは、顧客向けにAIチャットを導入し、迅速かつ効果的に最新情報を提供しています。従来、顧客への情報提供は主にメールや電話で行われており、時間と手間がかかるうえに、情報を必要としている顧客に素早く届けることが難しいという課題がありました。

そこで導入されたAIチャットは、顧客からの質問やリクエストに即座に対応できるように設計されています。さらに、顧客の過去の問い合わせ履歴を基に、パーソナライズされた情報提供が可能です。

このシステムにより、顧客は自分のペースで必要な情報を得られるようになり、企業側も業務の効率化と顧客満足度の向上を実現しました。AIによる自動化により、従業員はより価値の高い業務に集中でき、全体の業務負担も軽減されました。

出典参照：全国の住宅展示場や住宅探しに関する相談に、AIさくらさんが対応！｜株式会社ティファナ・ドットコム

まとめ｜バックオフィスDXでAI活用して迅速な意思決定につなげよう

バックオフィスDXにおけるAI活用は、業務効率化、品質向上、迅速な意思決定を実現するために有効な手段です。AIは文書作成やデータ分析、問い合わせ対応、在庫管理など、さまざまな業務で効果を発揮し、企業全体の生産性を向上させるでしょう。事例から分かるように、AIの導入により業務の効率化が進み、従業員は価値の高い業務に専念できるようになります。従業員が適切にAIを活用するには、入念な導入計画が欠かせません。

企業がAIを上手に活用することで、より迅速かつ的確な意思決定を行い、競争力を高めることができるでしょう。