バックオフィスDXのメリットは？デメリットも把握して業務を改善しよう

バックオフィスDXとは、企業の基盤を支える経理、人事、総務などの管理部門の業務プロセスを、最新のデジタル技術を用いて根本から変革する取り組みです。この変革は、単に業務を効率化するだけでなく、企業全体の競争力を高める重要な戦略として注目されています。

経営の迅速化やESG経営、そしてサイバー攻撃対策といった現代のビジネス課題に対応するための、強固な基盤を築くことができるでしょう。さらに、データの一元管理により、事業の現状をリアルタイムで把握し、より迅速かつ精度の高い意思決定を支援します。これによって、変化の激しい市場に柔軟に対応し、新たな成長機会の獲得が期待できます。

ここではバックオフィスDXのメリットやデメリットを詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

バックオフィスDXが企業競争力に影響する理由

バックオフィスDXとは、企業の基盤を支える管理部門の業務プロセスを、最新のデジタル技術を用いて根本から変革する取り組みです。単に業務を効率化するだけでなく、企業全体の競争力を高める重要な戦略として注目されています。この変革は、経営の迅速化や社会的な要請への対応、そして増大するリスクへの対策を可能にするでしょう。

さらに、蓄積されたデータを横断的に活用することで、経営資源の配分や新規事業の判断にも柔軟さが加わりやすくなると考えられます。市場変化に遅れず対応できる土台づくりとしても重要性が増していると言えるでしょう。

グローバル競争により迅速な意思決定が必要

現代のビジネス環境は、目まぐるしく変化しています。グローバルな競争が激化する中で、企業には市場の動向や顧客ニーズの変化をいち早く捉え、迅速に経営判断を下すことが求められます。一方で、データが各部署に散在していたり、手作業で集計・分析していたりする状況では、正確な情報をリアルタイムで把握することが困難でしょう。

バックオフィスDXを通じて、経理や人事などの基幹データを一元管理し、可視化できる基盤を整備すれば、経営層は客観的なデータに基づいた迅速な意思決定を下せるようになります。これにより、市場の変化に柔軟に対応し、新たなビジネスチャンスを逃さず獲得できるようになるでしょう。その結果、事業戦略の軌道修正やリスク管理を迅速に行えるようになります。

ESG経営で必要となるデータ基盤整備のため

近年、企業価値を評価する新たな指標として、ESG（環境・社会・ガバナンス）への取り組みが重要視されています。特に、サステナブルな社会の実現に向け、企業の社会的責任が求められるようになってきました。

ESG経営を推進するためには、以下のような情報を開示しましょう。

• 労働環境や多様性への取り組み
• コンプライアンス遵守の状況

非財務情報に関するデータ収集・分析を行うバックオフィスDXは、これらの情報を自動で収集・分析する仕組みを構築し、企業活動の透明性を高めます。これにより、投資家や顧客からの信頼を獲得し、持続可能な成長を実現できるでしょう。

また、定量データと定性データを組み合わせて開示すれば、企業の取り組みをより具体的にステークホルダーに伝えることができます。

サイバー攻撃の増加でセキュリティ対策が求められる

デジタル技術の発展は、業務効率化を可能にする一方で、サイバー攻撃のリスクにつながりかねません。特に、従業員の個人情報や企業の機密情報を扱うバックオフィス部門は、不正アクセスや情報漏えいの標的となりやすい傾向にあります。

バックオフィスDXは、単にシステムを導入するだけでなく、情報セキュリティ対策を強化する機会と捉えましょう。アクセス権限の厳格な管理や、データの暗号化、不正アクセス検知システムなどの導入を通じて、強固なセキュリティ体制を構築できます。これにより、企業が持つ重要な情報を守り、事業継続性の確保にもつながります。

さらに、セキュリティ教育を従業員に浸透させることで、システム上の防御だけでなく、人的リスクの低減も期待できるでしょう。

バックオフィスDXによる5つのメリット

バックオフィスDXは、単なる効率化にとどまらず、企業の成長基盤を強化する重要な取り組みです。ここでは、導入によって期待できる主なメリットとして、以下の5つを取り上げます。

• 手作業削減で業務効率を最大化
• データ一元化で意思決定を迅速化
• クラウド活用で法令遵守を支援
• ワークフロー自動化で人材不足を補う
• セキュリティ強化でサイバーリスクを軽減

手作業の削減によって業務効率を高めれば、従業員はコア業務に注力できるでしょう。

1.手作業削減で業務効率を最大化

DXによって、従来手作業で行われていた経理処理や人事管理などが自動化され、業務効率が向上します。結果として、人的リソースを戦略的な業務へ振り分けることが可能になります。コスト削減にも直結するため、企業全体の生産性を高める効果が期待できるでしょう。

さらに、業務の属人化を減らせるため、担当者が変わっても業務が滞りにくく、組織全体の安定性を高める可能性があります。

例えば、株式会社エステム管理サービスでは、RPAとAI-OCRを活用して経理業務やマンション管理関連作業を自動化し、人的ミスの軽減や作業効率の向上を実現しました。毎日30分以上かかっていた作業を自動化できています。

出典参照：RPAとOCR導入により銀行口座の入力作業や請求書の登録作業を自動化。業務フローのデジタル化も実現し、ヒューマンエラー削減に成功。｜スターティアレイズ株式会社

2.データ一元化で意思決定を迅速化

バックオフィス業務をデジタル化することで、経理・人事・総務など部門ごとに散在していたデータを一元管理できるようになります。情報の正確性や透明性が向上し、経営判断に活用しやすくなるでしょう。

また、データを横断的に活用できれば、部門間の連携がスムーズになり、全社的な課題解決につながります。将来的には、蓄積されたデータをAIが解析し、新たな経営戦略のシナリオを提示するなど、高度な活用も期待できるでしょう。さらに、リアルタイムでの数値可視化により、素早い経営判断を支援できる点もメリットです。一元化されたデータは、経営層だけでなく現場の社員にも恩恵をもたらします。

3.クラウド活用で法令遵守を支援

クラウド型システムの導入によって、税制改正や法改正に対応しやすくなるというのも、バックオフィスDXのメリットです。システムの自動アップデートにより常に最新の法令に準拠した運用が可能となり、内部統制や監査対応も効率化できます。

また、クラウドにデータを保存することで災害時の事業継続性も確保でき、リスクマネジメントの強化にもつながるでしょう。さらに、改ざん防止機能やアクセス制御により、情報の正確性と信頼性を担保しつつ、法令遵守を自然に実現できる環境が整います。

クラウド型のシステムは、オンプレミス型システムに比べて導入コストや維持管理コストを抑えられる点も魅力です。結果として、法務・経理・人事といった部門は安心して本来の業務に専念でき、企業全体のガバナンスを高められるでしょう。

4.ワークフロー自動化で人材不足を補う

人材不足は、DXによるワークフロー自動化で解消が期待できる課題です。承認フローや勤怠管理、経費精算などをシステム化すれば、少人数でも効率的に業務を回せるようになります。これにより限られた人材で多くの業務を処理でき、採用難の時代においても組織を安定的に運用できるでしょう。

さらに、業務プロセスの標準化が進むため、担当者が変わってもスムーズに引き継ぎが可能となり、人的リスクを最小化できる点もメリットです。AIやRPAを組み合わせることで高度な自動化が進み、業務の抜け漏れや遅延のリスクも減少します。これらは最終的に顧客満足度や従業員満足度の向上にも直結し、組織力を底上げする効果が期待できます。

5.セキュリティ強化でサイバーリスクを軽減

DX推進において重視すべき点のひとつがセキュリティ強化です。クラウドサービスや認証機能を活用することで、不正アクセスや情報漏えいといったリスクを軽減できるでしょう。また、アクセス権限を細かく設定すれば、必要な人だけが必要な情報にアクセスできる仕組みの構築につながります。

加えて、操作ログの自動記録により万一のトラブル発生時にも原因追跡が容易となり、早期対応が実現します。これにより企業の信頼性と安心感を高められるでしょう。

近年はゼロトラストモデルの採用も広がっており、境界防御に依存せず、常に認証を求める仕組みでセキュリティを強化できます。これらの取り組みは取引先や顧客からの信頼獲得にもつながるでしょう。

バックオフィスDXに取り組むデメリット

バックオフィスDXは業務効率化やコスト削減といった大きなメリットが期待できる一方で、導入の過程では負担やリスクを伴う場合があります。特に以下のようなデメリットの発生は想定しておきましょう。

• 初期投資の大きさ
• システム移行時の混乱
• ツールが増えることによる管理の複雑化
• 従業員の心理的な抵抗感

これらのデメリットを正しく理解しておくことで、導入後の混乱を抑え、より効果的にDXを進められる可能性が高まるでしょう。

初期投資コストで導入負担が増大する恐れがある

バックオフィスDXの導入には、システム利用料やインフラ整備費用だけでなく、従業員向けの研修やコンサルティングなど多方面での支出につながる場合があります。特に中小企業にとっては初期投資額が大きな負担となり、短期的なコスト増加につながる可能性が考えられます。

また、クラウド型システムであっても、月額利用料や機能追加費用が積み重なると想定以上の支出になる恐れがあるでしょう。さらに、既存の業務フローを改修する過程で予期せぬ追加費用が発生することもあり、慎重な投資判断が求められます。

ROI（投資利益率）が得られるまでには時間がかかるケースもあるため、短期的な効果を希望するのではなく、長期的な視点で予算計画を立てる必要があるでしょう。

システム移行の過程で業務が一時的に混乱するリスク

新しいシステムを導入する際には、旧システムや既存の業務フローからの移行が必要となります。データ移行や設定の不備が発生すると、業務が一時的に停滞したり混乱が生じたりする可能性があります。

特に基幹システムの変更は、取引先や顧客とのやり取りにも影響を与える恐れがあり、慎重な移行計画が欠かせません。また、導入直後は従業員が新しい操作に慣れるまで時間を要するため、入力ミスや対応の遅れが起こりやすくなります。業務への影響を最小化するためには、段階的な移行や試験運用を取り入れることが重要と考えられます。

段階的な移行、試験運用に加えて、従業員が操作に慣れるように研修やマニュアル整備も心がけましょう。

ツールの多様化で管理が複雑化

バックオフィスDXを進めていくと、経理、人事、法務など部門ごとに異なるクラウドサービスやアプリケーションを導入するケースがあります。その結果、システム間の連携が不十分な場合、データが分散して二重管理が発生しかねません。

また、利用するツールが増えることでアカウントや権限管理も煩雑化し、情報セキュリティリスクの増加につながる可能性もあるでしょう。さらに、従業員が複数のツールを使い分けなければならない状況が生まれると、操作習熟に時間がかかり、かえって効率が低下するリスクもあります。統合的な管理方針を持たずにツールを増やすと、システムの全体最適が難しくなる懸念もあるでしょう。

例えば、各クラウドサービスが提供するAPI（Application Programming Interface）を活用すれば、データ連携を強化できます。

社内の抵抗感により浸透が停滞する

新しいシステムやツールの導入は、従業員にとって従来の慣れ親しんだ業務フローを変えるものとなります。そのため、変化に対する抵抗感が生まれ、システムやツールを利用しない恐れがあるでしょう。

特にITリテラシーに自信がない人材にとっては、新しい学習が負担になりやすく、心理的なハードルにつながる場合があります。また、「自分の業務が不要になるのではないか」という不安を抱く従業員も一定数存在し、モチベーションの低下につながりかねません。

これらを放置するとDX施策が社内に浸透せず、導入効果が限定的になるリスクがあります。丁寧な説明や段階的な研修を実施することが、抵抗感を和らげる鍵となるでしょう。

さらに、新しいシステムやツール、DXの取り組みがどのようなメリットをもたらすかを伝えて、理解してもらうのもポイントです。

バックオフィスDXに活用される主なシステム

バックオフィス業務の効率化には、複数のITシステムを組み合わせるケースが増えています。経理や契約、人事、承認フロー、そしてデータ分析まで幅広く対応するサービスが提供されており、それぞれの企業の課題に応じて選択しましょう。

ここでは代表的な以下のシステムを解説します。

• クラウド会計ソフト
• 電子契約サービス
• 人事労務システム
• ワークフローシステム
• BIツール

具体的なサービスについても紹介するので参考にしてください。

1.クラウド会計ソフト｜経理業務を効率化

クラウド会計ソフトは、仕訳入力や経費精算、決算処理を自動化し、会計担当者の作業を軽減するのに有効なソフトです。銀行口座やカード明細との連携により取引データが自動で反映されるため、入力作業の削減が期待されています。クラウド型なので、リモートワークに対応できるのも特徴です。

代表的なサービスには「freee会計」や「マネーフォワード クラウド会計」「弥生会計」などがあり、導入によって経理部門だけでなく経営層もリアルタイムで財務状況を把握できるようになるでしょう。

中小企業ではコスト管理につながるため利用が広がりつつあり、スタートアップにおいても導入が進んでいるでしょう。将来的にはAI分析と連携し、より高度な資金繰り予測にも活用が期待されています。

2.電子契約サービス｜契約を電子化

電子契約サービスは、従来紙ベースで行われていた契約を電子署名に置き換える仕組みです。導入すれば印紙税が不要になり、契約締結にかかる時間やコストの削減につながるでしょう。代表的なサービスには「クラウドサイン」「DocuSign」「Adobe Acrobat Sign」があり、金融機関や不動産業界、ITベンチャーなど幅広い分野で採用が進んでいる傾向にあります。導入することで、契約書類を電子データで一元管理できるようになり、社内外の関係者とのやり取りが円滑になるでしょう。

また、リモート環境下でも契約をスムーズに進められる点から、テレワーク時代の必須ツールとして注目されています。最近では海外拠点を持つ企業で国際契約に対応する事例も増えてきています。

3.人事労務システム｜勤怠・労務管理を一元化

人事労務システムは、従業員の勤怠管理や給与計算、社会保険手続きを効率化する仕組みを提供するシステムです。従業員自身がオンラインで情報を更新できるセルフサービス機能を備えるケースも多く、担当者の負担を軽減する可能性があります。

代表的なサービスには「SmartHR」「ジョブカン労務管理」「オフィスステーション」などがあり、導入したことで入社手続きや年末調整のオンライン化を実現できるでしょう。

加えて、データが一元管理されることで分析や人材配置の精度が高まるとされ、人事戦略への活用も広がっています。特に成長フェーズにある企業では、採用拡大に伴う業務負荷を軽減するために導入するケースもあるでしょう。法改正の内容に対応しやすい点も評価されています。

4.ワークフローシステム｜申請・承認のプロセスを電子化

ワークフローシステムは、稟議や経費精算、出張申請といった社内手続きを電子化し、承認ルートを自動化する仕組みです。紙やメールによるやり取りを削減できるため、承認スピードが改善し、履歴管理による透明性も高まると考えられています。

代表的なサービスとして「楽々WorkflowII」「AgileWorks」「X-point Cloud」があり、企業規模に応じて柔軟にカスタマイズできる点も特徴です。企業によっては、内部統制やコンプライアンスの強化として導入するケースもあるでしょう。特に金融業や製造業では、複数部門が関与する承認プロセスの効率化に効果が期待できます。AIによる申請内容チェック機能を組み込むケースもあります。

5.BIツール｜データ分析で意思決定を支援

BIツールは、複数システムに蓄積された会計や人事、販売データを統合・分析し、経営判断を支援するための仕組みです。ダッシュボードによるデータの可視化が可能で、現場から経営層まで幅広く利用されています。

代表的なサービスには「Tableau」「Microsoft Power BI」「Looker Studio（旧Google Data Studio）」などがあり、業種や目的に応じた導入事例が増えています。

例えば、小売業では販売データをリアルタイムで分析し在庫調整に活用したり、製造業では生産効率や不良率の把握に役立てたりするケースがあるでしょう。導入によって意思決定のスピードが高まり、データドリブンな経営を目指す企業で活用が広がっています。

バックオフィスDXのメリットを引き出した企業事例

バックオフィスDXの取り組みは、業務効率やコスト削減だけでなく、社員の働き方改善や組織全体の生産性向上につながる可能性があるでしょう。実際に複数の企業がシステム導入を通じて郵送業務や経理処理を効率化し、時間削減や業務の標準化を実現した事例が報告されています。

ここでは以下の2社の事例を紹介します。

• 株式会社ヤナギダ
• 株式会社グリーンキャブ

事例を参考に自社におけるバックオフィスDX促進の参考にしましょう。

事例①：株式会社ヤナギダ｜郵送業務にかかる時間を約50％以下に削減

結束資材や包装資材を扱う老舗企業である株式会社ヤナギダは、毎月1,000件以上発生する請求書などの郵送業務に大きな負担を感じていました。人員不足や新型コロナウイルスの影響も重なり、業務の効率化が急務となっていました。

この課題に対しての解決策が、同社は既存の販売・在庫管理システム「アラジンオフィス」と電子請求書発行システム「楽楽明細」の連携です。この取り組みにより、1週間かかっていた郵送業務が数時間で完了するようになり、作業時間の約50％以下にまで削減しました。従業員のペーパーレス化への意識を高められたというメリットもあります。さらに、社内のペーパーレス化も進み、取引先にもデジタル化のメリットを波及させています。

出典参照：「アラジンオフィス」と「楽楽明細」の連携で請求書などの郵送業務が半分以下に時間短縮。帳票のデジタル化を契機に、社内外でさらなるデジタル活用を推進｜株式会社アイル

事例②：株式会社グリーンキャブ｜アナログ業務の課題をデジタルで解消

タクシー事業を主軸に多岐にわたる事業を展開する株式会社グリーンキャブは、部署ごとに異なる形式で請求書を発行し、入金消込は紙の台帳やFAXで行うなど、アナログな業務体制に課題を抱えていました。

同社は、SBIビジネス・ソリューションズのクラウド型請求書管理システム「請求QUICK」を導入することでこの課題を解決しています。請求書の発行を紙から電子に一元化し、入金消込もインターネットバンキングと連携して自動化しました。これにより、経理業務全体の生産性が向上し、労働集約型産業におけるアナログ業務のDXを実現しています。

システム導入によって作業効率が向上したのは経理部門だけではありません。全社員がシステムを利用できる環境を整備したことで、社員全体の作業効率も向上し、本来の事業活動により多くの時間を費やすことができるようになりました。

出典参照：グリーンキャブ、「請求QUICK」導入で請求書作成から入金消込・仕訳出力・会計ソフト連携まで一気通貫で経理DXを実現！｜株式会社グリーンキャブ

まとめ｜バックオフィスDXのメリットを把握して自社の課題解決につなげよう

バックオフィスDXは、単なる業務効率化を超え、企業競争力を高めるための経営戦略です。手作業の削減による生産性向上から、データの一元化による迅速な意思決定、法令遵守の効率化、そして人材不足への対応やセキュリティ強化まで、多岐にわたるメリットがあります。

初期投資やシステム移行時の混乱、従業員の抵抗感といったデメリットも存在します。ただし、これらは適切な計画と準備、そして全社的な理解を深めることで、リスクを最小限に抑えられるでしょう。

自社の課題を洗い出し、最適なシステムやツールを導入して、バックオフィスをコストセンターから、企業全体の成長を支える基盤へと再構築しましょう。