バックオフィスDXで業務効率化を実現！体制づくりと成功のポイントを解説

企業が抱える課題の一つとして挙げられるのが、バックオフィス業務の非効率さです。請求書処理や経費精算、問い合わせ対応といった日常業務が、紙やExcelに依存しているために二重入力や属人化を招き、従業員の負担が増えているケースは少なくありません。

バックオフィス業務の効率化は、単なるコスト削減にとどまらず、企業の競争力向上につながる取り組みです。DXを推進し、業務プロセスを変革することで、迅速な意思決定やデータに基づいた経営が可能となり、組織全体の生産性を高められるでしょう。

この記事では、バックオフィス業務の課題を解消するDXの重要性と、具体的な推進体制の構築方法を解説します。業務効率化を成功させるためのポイントや豊富な企業事例も紹介しているので、参考にしてください。

バックオフィス業務に潜む非効率な課題

多くの企業で、バックオフィス業務の非効率が課題となっています。バックオフィスは、営業や製造のように直接利益を生み出す部門ではないため、後回しにされがちです。バックオフィス業務が後回しになったことで、組織全体の生産性に大きな影響を与える可能性があります。

そのため、バックオフィス業務は後回しにせず進めるべきですが、日常業務に追われ、なかなか改善できないのが現状かもしれません。

ここでは、バックオフィスに潜む非効率な課題について詳しく解説します。

紙やExcel依存による二重入力や属人化

多くのバックオフィス業務では、いまだに紙やExcelに依存しているケースが少なくないでしょう。請求書や経費精算の申請を紙で行う、顧客情報をExcelで管理する、といったアナログな運用は、データの二重入力や入力ミスを招く原因になり得ます。

例えば、紙の請求書をシステムに手入力したり、Excelで管理していたデータを別の台帳に転記したりする作業は、時間と労力の無駄を生む可能性があります。また、これらの業務が特定の人にしかできない「属人化」という問題も発生する可能性があるでしょう。

担当者が不在になると業務が滞ってしまうなど、スムーズな情報共有や連携が難しくなるため、組織全体の生産性が低下してしまうことがあるかもしれません。

人材不足で一人あたりの業務負荷が増大

労働人口の減少に伴う人材不足は、多くの企業にとって解決すべき問題です。特に、バックオフィス部門では、人手不足により一人あたりの業務量が増加し、従業員の負担が大きくなっている場合があります。

総務省『令和4年版情報通信白書』によれば、日本の生産年齢人口（15～64歳）は1995年をピークに減少し、2050年には5,275万人に減少すると見込まれています。この数字は2021年から29.2％減少した数です。

本来、バックオフィス部門に限らず、従業員はより付加価値の高い業務に時間を割くべきです。付加価値の高い業務に注力しようとしても、定型的なルーティンワークに追われ、創造的な仕事に取り組みにくいのが現状でしょう。業務負荷が増大すると、残業時間の増加や従業員のストレスが増え、離職率の上昇につながる可能性も考えられます。また、人手不足は、新しい人材の育成を困難にし、さらなる業務の停滞を招く悪循環に陥ることも少なくないでしょう。

出典参照：令和4年版情報通信白書｜総務省

法令対応に追われてコア業務が後回しになる

近年、電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）やインボイス制度など、バックオフィス業務に関わる法改正が相次いでいます。それぞれの詳細は以下のとおりです。

これらの法令に対応するためには、新たな業務フローの構築やシステムの導入などが必要となり、多くの時間と労力をかけてしまうことがあります。

法令対応は企業として欠かせませんが、それに追われるあまり、本来のコア業務である経営企画や事業戦略の策定などが後回しになってしまうことも課題です。また、紙の書類やアナログな業務フローに依存している場合、法改正への対応がさらに複雑になり、現場の混乱を招く原因にもなり得ます。法令対応に追われることで、企業の競争力を高めるために欠かせない業務に集中できない状況が生まれてしまう可能性があります。

出典参照：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

出典参照：令和5年10月からインボイス制度が開始！　事業者間でやり取りされる「消費税」が記載された請求書等の制度です｜内閣府

バックオフィスDXが業務効率化につながる3つの理由

バックオフィスに潜む非効率な課題を解決するために、近年注目されているのがバックオフィスDXです。DXは、単にITツールを導入するのではなく、デジタル技術を活用して業務プロセスや組織のあり方そのものを変革することを指す取り組みです。

バックオフィスDXは、企業の生産性向上や競争力強化に不可欠な要素となりつつあるでしょう。ここでは、バックオフィスDXが業務効率化につながる3つの理由について解説します。

1.他社に遅れを取らない迅速な意思決定が可能になる

バックオフィスDXを進めることで、経営層は、企業の状況をリアルタイムで把握し、より迅速な意思決定を下すことが可能になるでしょう。これまでのアナログな業務では、各部門のデータが分散していたり、手作業での集計に時間がかかったりするため、経営判断にタイムラグが生じることがありました。アナログなデータ管理によって経営判断が遅れたことで、取引機会の損失につながりかねません。

一方、DXによってデータが一元管理され、いつでも必要な情報にアクセスできるようになれば、市場の変化や競合の動向に素早く対応できる可能性があります。迅速な意思決定は、ビジネスチャンスを逃さず、他社との競争で優位に立つために欠かせない要素です。

2.データドリブンで効率的な経営を実現できる

バックオフィスDXは、経営のデータドリブン化を促進する可能性があります。データドリブンとは、勘や経験に頼るのではなく、データに基づいて意思決定を行う手法です。勘や経験に頼った意思決定は従業員によって精度にバラつきがあります。一方、DXによって販売データや顧客情報など、様々なデータがデジタル化され、分析しやすくなるでしょう。

例えば、経費データを分析すれば、無駄なコストを特定し、削減策を講じることが可能になります。また、人事データを分析すれば、従業員のパフォーマンスを可視化し、最適な人材配置や育成プランを立てることもできるでしょう。データに基づいた経営は、より効率的で、無駄のない企業運営を実現するのに有効です。

3.セキュリティ強化による安定した業務基盤の確立

アナログな業務プロセスでは、紙の書類の紛失や情報漏えいのリスクがつきまといます。紙の書類の場合、従業員が簡単に持ち出しやすく、従業員が社外に置き忘れるといった可能性があるでしょう。一方、DXによって業務をデジタル化し、クラウドシステムなどを活用することで、高度なセキュリティ対策を講じやすくなります。

例えば、アクセス権限の設定やログの管理によって、誰がいつどの情報にアクセスしたかを把握でき、内部不正を防ぐことができるでしょう。また、システムの定期的なバックアップや災害対策によって、事業継続性を高めることも可能になります。安定した業務基盤は、企業の信頼性向上につながり、安心してビジネスを展開するための土台になります。

バックオフィスDX推進に向けた体制構築の例

バックオフィスDXを成功させるためには、単にツールを導入するだけでは不十分とされています。組織全体でDXを推進するための体制を構築することが大切です。体制づくりは、従業員の抵抗を減らし、DXの効果を引き出すために不可欠なステップになり得ます。

具体的には以下のような体制構築を心がけましょう。

• DX推進リーダーが中心となり業務効率化を実現
• 現場と経営層をつなぐ仕組みで効率化を加速させる
• ITリテラシー研修とサポート体制で効率化の持続

それぞれの体制について解説します。

DX推進リーダーが中心となり業務効率化を実現

バックオフィスDXを成功させるためには、まず「DX推進リーダー」を任命しておきましょう。このリーダーは、デジタル技術や業務改善に関する知識を持ち、組織全体を巻き込みながらDXプロジェクトを推進する役割を担います。

DX推進リーダーは、各部門の業務を深く理解し、非効率な点を特定し、最適なソリューションを提案する存在です。そのため、自社の業務内容や社風などの理解が求められます。

また経営層と現場の間に立ち、コミュニケーションを円滑にすることもDX推進リーダーの役割です。プロジェクトの方向性を明確にし、スムーズな進行につなげます。DX推進リーダーがリーダーシップを発揮すれば、従業員のモチベーションを高め、自律的な業務改善を促すことも期待できるでしょう。

現場と経営層をつなぐ仕組みで効率化を加速させる

DX推進において、現場と経営層の間の連携は不可欠と考えられます。現場の従業員は、日々の業務における非効率な点をよく知っていますが、その意見が経営層に届きにくい場合があるでしょう。

そこで、定期的なミーティングやワークショップを開催し、現場の声を吸い上げる仕組みを作ることがDX促進に有効です。経営層は、現場の課題を理解することで、より的確な投資判断を下すことができるかもしれません。また、現場の従業員も自分たちの意見が反映されることで、DXへの当事者意識が高まり、積極的に改善に取り組むようになるでしょう。このように、双方向のコミュニケーションを確保できれば、DXの効果をさらに加速させることが期待できます。

ITリテラシー研修とサポート体制で効率化の持続

新しいツールやシステムを導入しても、従業員が使いこなせなければDXへの取り組みは停滞してしまうでしょう。そのため、DX推進と並行して、従業員のITリテラシー向上を目指した研修や学習機会を設けることが大切です。ツールの使い方だけでなく、以下のような点も理解してもらえれば、DXへの抵抗感を減らすことができるでしょう。

• デジタル化によって業務がどう変わるのか
• なぜDXが必要なのか

また、導入後も、質問やトラブルに対応できるサポート体制を整えることも欠かせません。

ヘルプデスクやチャットサポートなどを設けることで、従業員が安心して新しいツールを使える環境を提供できるでしょう。継続的な教育とサポートは、DXの効果を持続させるために不可欠な要素と言えます。

バックオフィスDXで業務の効率化を実現した企業事例

多くの企業が、バックオフィスDXに取り組んでおり、その結果、大きな業務効率化を実現している企業もあるでしょう。ここでは、具体的な企業事例として、以下の3つを紹介します。

• 江崎グリコ株式会社
• 理想科学工業株式会社
• イーオクト株式会社

これらの事例から、自社の課題解決に向けたヒントを見つけることができるかもしれません。各社の取り組みは、共通して、単なるツール導入に留まらず、業務フロー全体の見直しや従業員の働き方改革にまで及んでいる点が特徴的です。

事例①：江崎グリコ株式会社｜AI導入で社内向けの問い合わせ対応を削減

大手食品メーカーである江崎グリコ株式会社は、社内ヘルプデスクに寄せられる問い合わせ対応の効率化を目指しました。従業員からの問い合わせは多岐にわたり、回答に時間を要してしまうことが課題だったようです。そこで、AIを活用したチャットボットを導入し、問い合わせ対応の一部を自動化しました。

AIチャットボットを導入すれば、FAQや社内規定など蓄積された情報を学習し、従業員からの質問に瞬時に回答可能になるでしょう。定型的な問い合わせの多くを自動で解決できるようになったため、ヘルプデスクの担当者は、より複雑な問題や個別対応が必要な業務に集中できるようになっています。

出典参照：■導入事例■【Glicoグループ様】30%の社内問い合わせ対応を削減。顕在化したバックオフィスの課題を「Alli」で解決｜Allganize Japan株式会社

事例②：理想科学工業株式会社｜AIチャットボットで定型的な問い合わせを削減

オフィス機器メーカーの理想科学工業株式会社は、社内の問い合わせ対応業務を効率化するために、AIチャットボットを導入した企業です。これまで、社内システムの使い方や経費精算の方法など、定型的な問い合わせが多数寄せられており、担当者に負担がかかっていました。

AIチャットボットの導入により、これらの問い合わせの大部分を自動応答で解決できるようになっています。これにより、担当者はより専門的な業務に集中でき、働き方の改善につながりました。また、問い合わせへの返答メールを待たずとも、AIチャットボットから回答を得られるようになったことで、従業員の利便性も向上しているでしょう。

出典参照：AIチャットボット導入をきっかけにバックオフィス全体のDX加速へ｜株式会社 PKSHA Technology

事例③：イーオクト株式会社｜店舗管理業務の効率化で年間2,392時間の作業時間を削減

北欧雑貨などを扱うイーオクト株式会社は、店舗管理業務の効率化を目指して、売上データを一元管理できるクラウドシステムを導入しました。これにより、店舗ごとの売上集計や在庫確認作業が自動化され、本部と店舗間の情報共有がスムーズになっています。結果として、年間で2,392時間もの作業時間を削減することに成功しました。このクラウドシステムの導入は、手作業による入力ミスを減らし、データ精度を向上させる効果ももたらしています。

削減された時間は、店舗スタッフが顧客対応や接客に集中できるようになったため、サービス向上にもつながっているでしょう。

出典参照：受注出荷業務と店舗管理業務の効率化で年間2,392時間の作業時間を削減。 より本質的な業務にシフトすることでサスティナブルな社会に貢献｜株式会社アイル

バックオフィスDXで業務効率化する4つのポイント

バックオフィスDXを成功させ、業務効率化を実現するためには、以下のようなポイントを押さえておきましょう。

• 業務フローを可視化し無駄を洗い出す
• 小規模な業務から段階的にデジタル化する
• クラウドで部門ごとの情報共有をスムーズにする
• データ分析を組み込み継続的な改善につなげる

これらのポイントを押さえることで、プロジェクトの失敗リスクを減らし、導入効果を最大限に引き出すことができます。単に最新のシステムを導入するだけでなく、組織の文化や従業員の意識も変えていくことが肝心です。

1.業務フローを可視化し無駄を洗い出す

DXを進める前に、まずは現在の業務フローを「見える化」することが不可欠です。どの部署で、誰が、どのような業務を行っているのかをフローチャートなどに描き出すことで、ボトルネックや無駄な作業を客観的に把握しやすくなります。

例えば、複数の部署で同じデータを二重に入力している、複雑な承認プロセスで時間がかかっている、といった非効率な点を特定できるでしょう。無駄を洗い出したうえで、デジタル化によってどこをどのように改善できるかを検討すれば、より効果的なDX戦略を立てることができます。

このように、最終的な業務改善を進めるための基盤として、業務フローの可視化はDX促進で欠かせないポイントです。

2.小規模な業務から段階的にデジタル化する

DXは、いきなり大規模なシステムを導入するのではなく、小規模な業務から段階的にデジタル化を進めていきましょう。例えば、まずは経費精算や交通費申請など、比較的シンプルで効果が見えやすい業務からデジタル化を始めるのがおすすめです。

成功体験を積み重ねることで、従業員のDXに対する理解やモチベーションが高まり、大規模な変革にもスムーズに対応できるようになるでしょう。また、段階的に進めることで、予期せぬトラブルや課題にも対応しやすくなり、リスクの抑制につながります。

小規模での成功事例が積み重なることで、組織全体のDX推進に弾みがつき、さらに高い成果を得ることができるでしょう。

3.クラウドで部門ごとの情報共有をスムーズにする

情報共有の効率化も、バックオフィスDXを促進するうえでのポイントとなる要素です。部門ごとにバラバラに管理されている情報を一元管理できるクラウドシステムの導入は、この課題を解決する有効な手段と考えられます。クラウドシステムを利用すれば、どこにいても必要な情報にアクセスでき、リアルタイムでの情報共有が可能になるでしょう。

例えば、人事部門と経理部門が同じシステムで従業員情報を共有すれば、給与計算や年末調整の作業がスムーズになるかもしれません。部門間の連携がスムーズになれば、業務全体の効率が向上し、組織全体の生産性も高まる可能性があります。クラウドによる情報共有は、組織のフレキシビリティ向上にも寄与し、より迅速な意思決定をサポートできるでしょう。

4.データ分析を組み込み継続的な改善につなげる

DXのゴールは、単に業務をデジタル化することではありません。デジタル化によって得られたデータを分析し、継続的な業務改善につなげることがDXの目的です。

例えば、経費精算システムのデータを分析すれば、どの部署でどのような経費が多く使われているかを把握し、コスト削減のヒントを得られるでしょう。また、勤怠管理システムのデータを分析すれば、従業員の労働状況を可視化し、適切な人員配置や働き方改革に役立ちます。

データ分析を業務改善サイクルに組み込むことで、より効率的で生産性の高い組織を目指しやすくなるでしょう。これにより、組織のパフォーマンスを向上させるための具体的な施策を立てることが可能になります。

まとめ｜バックオフィスDXの体制を構築して業務効率化を目指そう

バックオフィス業務に潜む非効率な課題は、多くの企業にとって深刻な問題になり得ます。このような課題に対して、デジタル技術を活用したバックオフィスDXは有効な取り組みです。バックオフィスDXに取り組むことで、業務効率化を実現する有効な手段となり得るでしょう。DXを成功させるためには、単なるツールの導入ではなく、組織全体で取り組む体制の構築がポイントです。

まずは、現在の業務フローを可視化して無駄を洗い出し、小規模な業務から段階的にデジタル化を進めていくのがおすすめです。また、部門間の情報共有をスムーズにするためにクラウドシステムを活用したり、継続的な業務改善のためにデータ分析を組み込んだりすることも効果的でしょう。