人事DXのデータ活用とは？メリットと始め方を解説！

ビジネス環境が目まぐるしく変化する現代において、人事部門に求められる役割は、もはや管理業務だけにとどまりません。

経営戦略の実現に貢献する「戦略的パートナー」へと進化することが期待されています。その変革を力強く推進する武器こそが、人事領域におけるデータ活用です。

しかし、その重要性を認識しつつも、「何から手をつければいいのか分からない」「膨大なデータを前に途方に暮れている」と感じている担当者の方も多いのではないでしょうか。

この記事は、そんな悩みを抱える人事担当者や経営層の皆様にとっての羅針盤となることを目指しています。人事DXにおけるデータ活用の本質から、具体的なメリット、実践的な導入ステップ、そして成功の鍵となるポイントまでを網羅的に解説し、貴社がデータドリブンな人事戦略への第一歩を踏み出すための具体的な道筋を示します。

人事DXにおけるデータ活用とは

人事DXにおけるデータ活用とは、採用、育成、評価、配置といったあらゆる人事業務の領域で、デジタル技術を駆使して収集・蓄積した従業員に関する多様なデータを分析し、企業の経営戦略や事業目標の達成に繋がる意思決定に役立てる一連の活動を指します。

これは、単に紙媒体の情報をデジタルデータに置き換える「デジタル化」とは本質的に異なります。例えば、勤怠記録を電子化するだけでは不十分で、そのデータを分析して長時間労働の傾向を掴み、従業員のエンゲージメント低下や離職の予兆を察知して対策を講じる、といったアクションに繋げてこそ真のデータ活用と言えるのです。

こうした取り組みは、経済産業省が公表する「DX推進指標」でも推奨されており、単なる効率化にとどまらず、企業全体の競争力向上に資する取り組みとして位置づけられています。

出典参照：DX推進指標（サマリー）｜経済産業省

データ活用で得られる3つのメリット

人事DXを通じてデータ活用を推進することは、単なる業務効率化という枠を超え、人事部門の役割そのものを変革し、企業経営に大きなインパクトをもたらす可能性を秘めています。これまで見過ごされてきた組織内の課題を可視化し、より科学的なアプローチに基づいた人事戦略の立案を可能にするのです。

このセクションでは、データ活用によって企業が得られる数多くのメリットの中から、特に重要となる「属人化の解消と業務効率化」「公平な人事評価」「戦略的な人材配置と育成」という3つの側面に焦点を当てて、その具体的な効果を詳しく解説していきます。

属人化の解消と人事業務の効率化

従来の人事業務では、特定の担当者しか知らない情報や業務プロセスが数多く存在する「属人化」が深刻な課題でした。

例えば、評価制度の細かな運用ルールや過去の異動経緯などが、担当者の頭の中や個人のPCファイルにしか存在しないケースは珍しくありません。このような状態は、担当者の異動や退職によって業務が滞るリスクを常に抱えています。

人事DXによって従業員データを一元的なプラットフォームに集約すれば、必要な情報に権限を持つ誰もが迅速かつ安全にアクセスできるようになります。各種申請手続きの自動化や、従業員からの定型的な問い合わせ対応を削減することが可能です。

結果として、人事担当者は給与計算や社会保険手続きといったオペレーショナルな業務から解放され、多くの時間を確保できるようになります。その創出された時間を、従業員一人ひとりのキャリア開発支援、組織文化の醸成、エンゲージメント向上のための施策立案といった、より付加価値の高い戦略的な業務に集中させることができるのです。

これは、人事部門がコストセンターからプロフィットセンターへと進化していくための重要な第一歩となります。

客観的データに基づく公平な人事評価

人事評価は、従業員のモチベーションやキャリア形成に直結する極めて重要なプロセスですが、評価者の主観や相性によって結果が左右されやすいという構造的な課題を抱えていました。こうした不透明な評価は、従業員の不満や不信感を生み、エンゲージメントの低下を招く大きな要因となります。データ活用は、この課題に対する強力な解決策となります。

例えば、個人の目標達成度（MBO）、360度評価の結果、保有スキルの習熟度、研修の受講履歴、勤怠データといった客観的なデータを評価の根拠として組み合わせることで、評価者の主観的な判断が入り込む余地を最小限に抑えることができます。これにより、従業員一人ひとりの貢献や成長を公平かつ多角的に評価し、納得感を大幅に高めることが可能になります。

さらに、評価結果のデータを分析することで、ハイパフォーマーに共通する行動特性を抽出し、それを採用基準や育成プログラムに反映させることもできます。公平で透明性の高い評価制度は、従業員のエンゲージアメントを向上させるだけでなく、組織全体の生産性を高め、持続的な成長を支える強固な基盤となるのです。

戦略的な人材配置と育成の実現

経営戦略と人事戦略を連動させる「戦略人事」の実現において、データ活用は不可欠な要素です。多くの企業が「適材適所」の重要性を認識しながらも、実際には限られた情報の中で場当たり的な人材配置を行っているのが実情ではないでしょうか。

タレントマネジメントシステムなどを活用して、従業員一人ひとりのスキル、業務経験、キャリア志向、保有資格といったデータを一元的に管理・可視化することで、経営戦略上重要なポジションや新規プロジェクトに最もふさわしい人材を客観的なデータに基づいてリストアップすることが可能になります。

これにより、個々の能力を最大限に引き出し、組織のパフォーマンスを向上させることができます。また、全社的なスキルマップを作成し、現状のスキル保有状況と将来の事業戦略に必要なスキルとのギャップを分析すれば、どこに投資してどのような人材を育成すべきかが明確になります。

個々の従業員に対しても、データに基づいてキャリアパスを示し、最適な研修プログラムを提案するなど、一人ひとりの成長を効果的に支援できます。これは、優秀な人材の定着率向上にも大きく貢献するでしょう。

人事DXのデータ活用を始める5ステップ

データ活用の重要性を理解しても、いざ始めようとすると「どこから手をつければ良いのか」と迷ってしまうかもしれません。闇雲にツールを導入したり、手当たり次第にデータを集めたりしても、期待した成果を得ることは困難です。成功のためには、明確な目的意識を持ち、計画的にステップを踏んでいくことが不可欠です。

このセクションでは、人事DXにおけるデータ活用をスムーズに軌道に乗せるための、具体的で実践的なロードマップを5つのステップに分けて解説します。この手順に沿って進めることで、着実に成果へと繋げていくことができるでしょう。

ステップ1.目的と課題の明確化

データ活用を始めるにあたり、最も重要かつ最初のステップは、「何のためにデータを使うのか」「それによってどんな経営課題・人事課題を解決したいのか」という目的を徹底的に明確にすることです。

この目的設定が曖昧なままでは、どのようなデータを収集し、どう分析すべきかの方向性が定まらず、プロジェクトが迷走する原因となります。「データはあるが、どう使えばいいか分からない」という状況は、目的不在でデータ収集を始めてしまった企業が陥る典型的な失敗パターンです。

まずは、「優秀な若手社員の離職率を今後2年間で5%削減する」「営業部門のハイパフォーマーの行動特性を分析し、採用基準を最適化することで、入社後1年以内の目標達成率を10%向上させる」「次世代リーダー候補を20名選抜し、計画的な育成プログラムを実施する」といったように、できる限り具体的で測定可能なゴール（KPI）を設定することが重要です。

この目的が、今後のすべての活動のぶれない軸となります。

ステップ2.収集するデータの定義

目的と課題が明確になったら、次はその目的を達成するためにどのようなデータが必要になるかを具体的に定義します。闇雲にすべてのデータを集めようとするのではなく、設定したゴールから逆算して、本当に意味のある情報を見極めることが重要です。

例えば、「離職率の削減」が目的であれば、従業員の年齢や所属部署、役職といった基本的な属性データだけでは不十分です。それに加えて、時間外労働時間や有給休暇の取得率などの勤怠データ、過去の人事評価や目標達成度といった評価データ、さらには従業員満足度調査やエンゲージメントサーベイから得られる意識データなどを組み合わせて分析することで、より深い洞察を得られる可能性が高まります。

どのデータがどのシステムに格納されているのかを洗い出し、それぞれのデータの定義や更新頻度を確認しておくことも、後のデータ統合プロセスをスムーズに進める上で欠かせません。この段階で、必要なデータが現在収集できていない場合は、新たにサーベイを実施したり、入力項目を追加したりといった対応も検討します。

ステップ3.データ収集と管理基盤の整備

必要なデータを定義したら、それらを収集し、一元的に管理・分析するための基盤を整備します。

多くの企業では、人事関連データが給与システム、勤怠管理システム、採用管理システム、あるいは各部署が個別に管理するExcelファイルなど、様々な場所に点在している「サイロ化」の状態にあります。このままでは、データを横断的に分析することが非常に困難です。

そこで、これらの散在するデータを一箇所に集約し、いつでも使える状態に整備するためのデータ基盤（プラットフォーム）が必要となります。その手段として、人事管理システム（HRIS）やタレントマネジメントシステム、あるいはデータウェアハウス（DWH）などの導入が考えられます。ツール選定の際には、自社の目的や規模に合っているかはもちろんのこと、既存システムとの連携のしやすさや、将来的な拡張性も考慮することが重要です。

また、データの品質を担保するために、入力ルールの統一や定期的なデータクレンジングの仕組みを構築することも忘れてはなりません。この基盤整備が、データ活用の成否を分ける土台となります。

ステップ4.データの分析と可視化

データ基盤が整ったら、いよいよ収集・蓄積したデータを分析し、課題解決に繋がる知見を抽出するフェーズに入ります。

分析と聞くと高度な統計知識が必要だと身構えてしまうかもしれませんが、まずは基本的な手法から始めることが可能です。例えば、部署や年代別に離職率を比較する「クロス集計」や、残業時間とエンゲージメントスコアの関係性を見る「相関分析」など、シンプルな分析でも多くの発見があります。

重要なのは、分析結果をグラフやチャート、ダッシュボードといった形式で「可視化」することです。数字の羅列だけでは伝わりにくい傾向や課題も、視覚的に表現することで、専門家でなくても直感的に理解できるようになります。

この可視化されたレポートは、経営層や現場の管理職に対して現状を説明し、次のアクションへの合意を形成するための強力なコミュニケーションツールとなります。BI（ビジネスインテリジェンス）ツールなどを活用することで、誰でも簡単にデータを探索し、インサイトを得られる環境を構築することが理想です。

ステップ5.施策の実行と効果検証

データ分析から得られた洞察は、具体的なアクションに繋げて初めて価値を持ちます。例えば、「特定の部署でエンゲージメントが著しく低い」という分析結果が出たのであれば、その部署の管理職に対してマネジメント研修を実施したり、従業員との1on1ミーティングの機会を増やしたりといった施策を実行します。

ここで絶対に忘れてはならないのが、施策を実行した後に必ずその効果を検証することです。施策の前後で、事前に設定したKPI（この場合はエンゲージメントスコアや離職率）がどのように変化したかをデータで測定します。もし期待した効果が得られなければ、その原因を再度データから分析し、施策を改善していく、というPDCA（Plan-Do-Check-Action）サイクルを回し続けることが成功の鍵です。

データ活用は一度きりのプロジェクトではなく、継続的な改善活動です。小さな成功と失敗を繰り返しながら、少しずつデータに基づいた意思決定の文化を組織に根付かせていくことが重要です。

人事DXのデータ活用事例

理論やステップを理解することも重要ですが、実際に他社がどのようにデータ活用を成功させているのかを知ることは、自社での取り組みを具体的にイメージする上で非常に役立ちます。

このセクションでは、多くの企業が直面する「人材配置」と「離職防止」という2つの重要なテーマを取り上げ、データ活用によって成果を上げた事例をご紹介します。

社員の能力と経歴から最適な人材配置

楽天グループは、データに基づいた人材マネジメントを重視し、「ピープルアナリティクス」を積極的に活用しています。

これにより、従業員の属性や行動データを分析し、要員計画に適用することで、人員目標達成予測や採用・配属の適切性を高め、社内ローテーションを含む最適な人材配置を検討しています。組織構造を分析し、管理職に必要なスキル研修強化など、新規採用以外の解決策も検討可能です。

また、「社内オープンポジション制度」を導入し、社員の能力・経歴を活かした最適な人材配置と自律的なキャリア形成を推進しています。

出典参照：人材マネジメント｜楽天グループ株式会社

人事DXと従業員エンゲージメントの向上

人事DXにおいて、サイボウズは従業員のエンゲージメント向上と組織全体の活性化に貢献するデータ活用とDX推進の取り組みを進めています。

特に、ノーコードツールであるkintoneの導入企業では、非IT部門の担当者が自ら業務アプリを構築することでDXの内製化を実現しています。これにより、部門間の情報共有とチームワークが促進され、現場主導の業務改善が進むことで従業員の主体性と活気が生まれます。

また、株式会社パソナとの協業により「kintone認定資格講座」を開講し、派遣登録社員のリスキリングを通じてDX人材2,000名の育成を目指すなど、従業員のスキルアップとキャリア形成を支援することで人材の定着に寄与しています。

これらの取り組みは、従業員が活躍できる環境を整備し、組織全体の価値を高める人事DXの事例と言えます。

出典参照：2022年12⽉期 決算・事業説明会（p.1~18）｜サイボウズ株式会社

人事DXのデータ活用を支える代表的なツール

人事DXにおけるデータ活用を本格的に、そして効率的に進めるためには、目的に合った適切なツールの活用が欠かせません。

Excelなどでの手作業による管理には限界があり、データの量が増えるほど、作業が煩雑になりミスも発生しやすくなります。テクノロジーの力を借りることで、データの収集、管理、分析、可視化という一連のプロセスを自動化し、人事担当者がより戦略的な業務に集中できる環境を整えることができます。

このセクションでは、データ活用を支える代表的な3種類のシステムについて、それぞれの役割と特徴を解説します。

人事管理システム（HRIS）

人事管理システム（HRIS）は、人事情報の基盤を一元化するための土台となるシステムです。従業員の基本情報、勤怠、給与、社会保険といった必須データをまとめて管理することで、入力や集計の手間を削減し、データの正確性を保てます。

代表的なサービスには「SmartHR」や「ジンジャー人事」があり、クラウド型で操作性が高く、労務手続きの効率化や各種申請の電子化をスムーズに進められるのが特長です。HRISを導入することで、定型業務に割く時間を大幅に減らし、戦略的人事にリソースを振り向けやすくなります。

出典参照：SmartHR｜株式会社SmartHR

出典参照：ジンジャー人事労務｜jinjer株式会社

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムは、従業員一人ひとりのスキルや経験、評価、キャリア志向といった情報を可視化し、戦略的な人材配置や育成を支援するシステムです。単なる情報の蓄積にとどまらず、次世代リーダー候補の選抜や、スキルマップによる人材育成計画など、「攻めの人事」を実現します。

代表例としては「カオナビ」や「タレントパレット」があり、直感的なUIで人材情報を横断的に検索・分析できるのが強みです。適材適所の配置やキャリア支援を進めることで、従業員のモチベーションと組織全体のパフォーマンス向上に繋がります。

出典参照：カオナビ｜株式会社カオナビ

出典参照：タレントパレット｜株式会社プラスアルファ・コンサルティング

採用管理システム（ATS）

採用管理システム（ATS）は、応募者情報や選考プロセスを一元管理し、採用活動を効率化するツールです。求人媒体ごとの効果測定や、選考通過率・辞退率の分析など、データ活用による改善が可能になります。

代表的なサービスには「HRMOS採用」や「Jobcan採用管理」があり、面接日程の調整や候補者とのやり取りを自動化できる点が特徴です。さらに、過去の応募者データを分析し、自社で活躍している社員と似た経歴の人材を抽出するといった応用も可能です。採用の精度を高め、ミスマッチを防ぐことで、人材定着や組織強化に直結します。

出典参照：HRMOS採用｜株式会社ビズリーチ

出典参照：ジョブカン採用管理｜株式会社Donuts

人事DXデータ活用で失敗しないための導入時のポイント

人事DXにおけるデータ活用の取り組みは、大きな可能性を秘めている一方で、残念ながらすべての企業で成功しているわけではありません。

高価なツールを導入したものの、現場で使われずに形骸化してしまったり、分析結果が具体的なアクションに結びつかなかったりするケースも少なくありません。こうした失敗を避け、投資対効果を最大化するためには、技術的な側面だけでなく、組織的な側面にも目を向けた慎重な準備と推進が不可欠です。

このセクションでは、導入プロジェクトを成功に導くために特に重要となる3つのポイントを解説します。

目的を明確にしスモールスタートを意識

データ活用で失敗する最も多い原因の一つが、前述の通り「目的の曖昧さ」です。

最初から「全社の人事業務をデータドリブンにする」といった壮大な目標を掲げるのではなく、まずは特定の部門や特定の課題に絞って、小さく始めてみること（スモールスタート）を強く推奨します。

例えば、「営業部門の離職率改善」や「エンジニア職の採用プロセス効率化」など、成果が見えやすく、かつ関係者の協力が得やすいテーマを選定します。この小さなプロジェクトでデータ収集から分析、施策実行、効果検証までの一連のサイクルを経験し、「データを使えば、これだけの成果が出る」という具体的な成功実績を作ることが重要です。

この成功体験が、他部門の協力や経営層からの追加投資を引き出すための強力な説得材料となります。PoC（Proof of Concept：概念実証）を繰り返しながら、着実に適用範囲を広げていくアプローチが、最終的な成功への一番の近道です。

現場の従業員を巻き込む体制づくり

人事DXは、人事部門だけで完結するプロジェクトではありません。その成否は、経営層の強力なリーダーシップと、実際にデータを入力したりシステムを利用したりする現場の従業員の協力にかかっています。

まず、経営トップから「なぜ今、人事データの活用が必要なのか」という戦略的な意義やビジョンを全社に向けて明確に発信してもらうことが不可欠です。その上で、新しいシステムやプロセスを導入する際には、現場の従業員に対して、その目的やメリットを丁寧に説明し、理解を求める努力を惜しまないでください。一方的に導入を押し付けるのではなく、説明会を開催したり、パイロット運用に現場の代表者に参加してもらったりして、積極的に意見やフィードバックを収集する姿勢が重要です。

現場の従業員が「自分たちの業務が楽になる」「自分のキャリアにとってプラスになる」と感じられれば、協力的な姿勢が生まれ、データの質も向上し、プロジェクトはスムーズに進むでしょう。

データのプライバシーとセキュリティ確保

従業員データは、個人のプライバシーに関わる非常に機微な情報を含んでいます。そのため、その取り扱いには細心の注意を払わなければなりません。

データ活用を進めるにあたっては、個人情報保護法などの関連法規を遵守することはもちろん、データの利用目的を従業員に対して明確に開示し、理解を得ることが大前提となります。従業員に「自分の情報が不適切に利用されるのではないか」という不安を抱かせないよう、透明性を確保することが信頼関係の構築に繋がります。

また、技術的な側面では、不正アクセスや情報漏洩を防ぐための万全なセキュリティ対策が不可欠です。誰がどのデータにアクセスできるのかを役職や職務に応じて厳密に管理する「アクセス権限設定」や、データの暗号化、定期的なセキュリティ診断など、組織としてデータガバナンス体制を構築し、継続的に運用していくことが極めて重要です。信頼なくして、データ活用は成り立ちません。

出典参照：個人情報の保護に関する法律｜e-Gov法令検索

自社の課題に合ったデータ活用を始めよう

この記事では、人事DXにおけるデータ活用の基本から、具体的なメリット、導入ステップ、成功のポイントまでを解説してきました。

勘や経験といった主観に頼る従来の人事から、客観的なデータを基に意思決定を行う「データドリブン人事」への変革は、もはや一部の先進企業の取り組みではありません。変化の激しい時代を乗り越え、企業の持続的な成長を実現するために、すべての企業にとって不可欠な経営テーマとなっています。

重要なのは、データ活用やツールの導入そのものを目的にするのではなく、それらをあくまで「自社が抱える本質的な人事課題を解決するための手段」として捉えることです。完璧な計画を待つ必要はありません。まずは、自社の現状を振り返り、「離職率」「採用コスト」「従業員エンゲージメント」といった観点から、最も改善したい課題は何かを特定することから始めてみてください。

課題解決のために、どのようなデータが使えそうかを考えることが、戦略的人事への価値ある第一歩となるはずです。