調達DXのメリットとは？導入を成功させる進め方と注意点

「日々の調達業務が非効率で、コストもかさんでいる」「経営層からはDX推進のプレッシャーがあるが、何から手をつければいいか分からない」もしあなたがこのような悩みを抱える調達部門の責任者なら、この記事はきっとお役に立てるはずです。

調達DXは、コスト削減や業務効率化といった大きなメリットをもたらします。この記事では、調達DXの基本から、導入を成功させるための具体的なステップ、そして注意すべき点までを分かりやすく解説していきます。

あなたの会社の調達業務を変革するための、確かなヒントを見つけてください。

調達DXとは何か

調達DXとは、デジタル技術で調達業務を変革する取り組みです。これまでアナログだった購買・見積業務をデジタル化し、従来の業務が抱える課題を解決することを目指します。ここでは、その具体的な内容と背景にある課題から解説していきます。

購買・見積業務のデジタル化

調達DXで中心となるのは、購買や見積もりに関わる業務をデジタル化することです。今まで電話やFAX、メールで行っていたサプライヤーとのやり取りを、購買管理システムのようなデジタルツール上で行うように変えていきます。

これにより複数の会社へ一度に見積もりを依頼できたり、届いた回答をシステムが自動で比較してくれたりするので、手間が大きく省けます。発注のプロセスもシステムで完結するため、注文書を作る手間や送り間違いといったミスも減らすことができるでしょう。

従来の調達業務が抱える課題

これまでの調達業務は、多くの会社で同じような課題を抱えています。その代表的なものが、仕事が特定の人に頼りがちになる「属人化」です。担当者の経験や勘に頼ったやり方は、その人がいなくなると仕事が止まってしまう危険性があります。

また、電話やFAXといった昔ながらの方法を使っていると、見積もりを比べるのに非常に時間がかかったり、うっかりミスが起きやすかったりします。こうした問題は、余計なコストがかかるだけでなく、担当者がより重要な業務に時間を割くことを難しくしてしまう大きな原因となっています。

調達DXで得られる5つのメリット

調達DXを進めることで、会社は多くの良い効果を得られます。ここでは、その中でも代表的な5つのメリットについて見ていきましょう。

調達コストの削減と可視化

調達DXを導入する一番のメリットは、調達にかかるコストを減らし、お金の流れを分かりやすくできることです。購買管理システムなどを使えば、いろいろな会社からの見積もりを同じ条件で簡単に比べられるようになります。そのため、データにもとづいて一番良い条件の会社を選ぶことができ、直接的なコスト削減につながります。

また、購買の記録が一つにまとまることで、「いつ、誰が、何を、いくらで買ったのか」がはっきりと分かります。これまで部署ごとにバラバラだった買い物がすべて見えるようになるため、会社全体で無駄な出費がないかを確認し、継続的にコストを減らしていくことが可能になるのです。

業務効率化による生産性向上

調達DXは、仕事の効率を上げて生産性を高めることにも大きく貢献します。これまで手作業だった見積もり依頼や注文書の作成といった繰り返しの作業を自動化できるため、担当者の仕事時間を大幅に減らすことができます。特に、多くの会社とやり取りしたり、見積もりの内容を書き写したりするような面倒な作業から解放される効果は非常に大きいでしょう。

その結果、担当者は価格の交渉や新しい取引先の開拓といった、より会社の利益につながる戦略的な仕事に集中できるようになります。残業が減ったり、人手不足の問題が和らいだりすることにもつながり、調達部門全体の生産性を大きく向上させることが期待できます。

業務の標準化と属人化の解消

仕事のやり方を標準化し、特定の人に頼る状態をなくせるのも、調達DXがもたらす大切なメリットです。システムを導入して、みんなが同じルールで仕事を進めるようにすれば、担当者の経験やスキルに関係なく、いつでも同じ品質で業務を行えるようになります。これはベテラン社員が退職したり、担当者が変わったりしたときのリスクを減らす上で非常に重要です。

これまで個人の頭の中にしかなかったノウハウがシステムに記録され、共有されるため、仕事の引き継ぎもスムーズに進みます。結果として、組織全体の調達力があがり、安定した事業を続けやすくなるでしょう。

サプライヤー選定の最適化

調達DXによって、客観的なデータにもとづいて取引先を選ぶことができるようになります。システムに保存された過去の取引データや価格、納期を守ってくれた割合などを分析することで、それぞれの会社のパフォーマンスを数字で評価できます。これにより、長年の付き合いといった曖昧な理由ではなく、はっきりとした根拠を持って最適な取引先を選べるようになります。

また、新しい取引先を探すときもシステム上で多くの候補を比べられるため、より競争力のあるパートナーを見つけやすくなります。常に最適な調達先を探し続けることで、取引先との間に良い緊張感が生まれ、コストや品質の面でより良い条件を引き出すことにもつながるでしょう。

ガバナンスとコンプライアンス強化

会社のルールや法律を守りやすくなることも、特に管理職の方にとっては見逃せないメリットです。調達DXを進めると、すべての購買のプロセスがシステムに記録として残るため、取引の透明性が非常に高まります。これにより、不正な取引が行われるリスクを事前に防ぐことができます。

また、承認の流れをシステム化することで、決められたルール通りの手続きを徹底させることが可能です。誰がいつ承認したのかという記録がはっきりと残るため、会社の内部統制の強化に直結します。これは会社の信用を守り、健全な経営を続ける上で非常に大切なことなのです。

調達DXが進まない理由と解決策

多くのメリットがある一方で、調達DXの導入になかなか踏み切れない会社も少なくありません。

その背景には、今使っているシステムとの連携が難しかったり、どれくらいの効果があるのか分かりにくかったり、そして現場の社員から反対されたりといった、共通の課題があります。

これらの壁をどう乗り越えるかを考えることが、DXを進めるための第一歩です。

既存システムとの連携問題

調達DXが進まない大きな理由の一つに、今使っているシステムとの連携の難しさがあります。多くの会社では、すでに会計システムや生産管理システムなどが動いており、新しい調達システムを入れるときには、これらのシステムとうまくデータを繋げる必要があります。この連携がうまくいかないと、同じデータを二度入力するような手間が増え、かえって仕事が非効率になってしまうこともあります。

この問題を解決するためには、まず他のシステムと連携しやすいツールを選ぶことが大切です。また、一度にすべてを繋げようとせず、まずは調達システム単体で使い始め、少しずつ連携する範囲を広げていくという方法も有効でしょう。

費用対効果の不明確さ

「導入にお金がかかるのは分かるけれど、具体的にどれくらい効果があるのか分かりにくい」このように、かけた費用に対してどれだけの効果が見込めるのかがはっきりしないことも、経営層の承認を得る上での大きな壁となります。特に、仕事がどれだけ楽になるか、といった効果は、金額に換算しにくいものです。

この課題を乗り越えるには、導入によって期待できる効果をできるだけ数字にして、具体的な根拠として示すことが欠かせません。例えば、「見積もりを取る時間を〇〇%減らせます」とか、「過去のデータから計算すると、年間〇〇円のコストを削減できます」といった試算をしてみましょう。

まずは小さな範囲で試してみて、そこで出た成功例をもとに説明することも、説得力を高める良い方法です。

現場の抵抗とスキル不足

新しいシステムを入れることに対して、現場の担当者から抵抗されることも少なくありません。「今のやり方で十分だ」「新しいことを覚えるのは面倒だ」といった声は、変化を起こそうとするときによく聞かれます。また、パソコンやITツールに不慣れな社員がいる場合、うまく使いこなせるのかという心配の声もあがります。

この問題を乗り越えるには、なぜ導入するのか、どのような良いことがあるのかを丁寧に説明し、現場のメンバーに納得してもらうことが一番大切です。また、誰でも直感的に使えるような分かりやすいツールを選んだり、導入の際に十分な研修を行ったりすることも、現場の不安を和らげるのに役立ちます。

調達DX導入を成功させる4ステップ

調達DXは、ただツールを入れれば成功するというものではありません。自社の課題をきちんと把握して、はっきりとした目的を持って段階的に進めていくことが大切です。

ここでは、導入を成功に導くための具体的な4つのステップを紹介します。

ステップ1:現状の課題と目的の明確化

最初のステップは、今の仕事の流れを見えるようにして、課題と目的をはっきりさせることです。まずは、「誰が、どのような手順で、どれくらいの時間をかけて」仕事をしているのかを洗い出します。その上で、「見積もりを比べるのに時間がかかりすぎている」といった具体的な課題を見つけ出します。

さらに、それらの課題を解決して、最終的にどうなりたいのかという目的（ゴール）を決めます。

「調達コストを5%下げる」のように、できるだけ具体的な数字で目標を立てることが大切です。

この目的が後でツールを選んだり、効果を測ったりするときの基準になります。

ステップ2:導入範囲の決定とスモールスタート

次に、DXを導入する仕事の範囲を決めます。すべての調達業務を一度に変えようとすると、現場の負担が大きくなりすぎて、失敗しやすくなります。そのため、まずは特定の部署や品物、業務に絞って試験的に導入する「スモールスタート」という方法をおすすめします。

例えば「事務用品の購買」や「特定の製品で使う部品の調達」など、成果が見えやすく、他の部署への影響が少ない範囲から始めると良いでしょう。小さな成功体験を積むことで、現場の協力も得やすくなりますし、本格的に導入する際の課題も見えてきます。

ステップ3:ツールの選定と導入準備

導入する範囲と目的がはっきりしたら、それを実現できる最適なツールを選びます。市場には多種多様な購買管理システムや調達プラットフォームが存在するため、自社の課題解決に直結する機能を備えているか、操作性は良いか、既存システムと連携可能か、サポート体制は充実しているか、といった複数の観点から比較検討することが重要です。

ツールが決まったら、導入の準備を進めます。取引先への説明や協力のお願い、社内担当者への研修の計画、データの移行準備など、やるべきことは多くあります。特に、新しい仕事の進め方を誰にでも分かるようにマニュアルとしてまとめておくことは、スムーズな移行のために非常に重要です。

ステップ4:社内への展開と効果測定

最後のステップはスモールスタートで分かったことを活かして、対象範囲を広げ、社内全体に本格的に展開していくことです。このときも、一度に全体に広げるのではなく、部署や品物を少しずつ増やしていくのが着実な進め方です。

そして、導入した後は必ず効果を測定してください。ステップ1で決めた目標がどれくらい達成できたのかを定期的に評価します。コストは目標通りに減ったか、仕事時間はどれくらい短くなったかなどをデータで確認し、改善すべき点があれば、仕事の進め方やシステムの設定を見直します。

この改善のサイクルを回し続けることが、調達DXの効果を最大限に引き出す鍵となります。

調達DX導入時の注意点とリスク

調達DXは多くのメリットをもたらしますが、導入の進め方を間違えると、期待した効果が得られないばかりか、現場を混乱させてしまう危険性もあります。

成功するためには、あらかじめ注意すべき点や隠れたリスクを理解して、対策を考えておくことが不可欠です。

導入目的の形骸化

最も注意したいリスクの一つが、「DXを導入すること」そのものが目的になってしまうことです。

経営層からの指示や周りの流行に流されて、「なぜ導入するのか」という一番大切な目的が曖昧なまま進んでしまうと、現場の課題解決にはつながらない、誰も使わないシステムが導入されてしまいます。

これを防ぐためには、プロジェクトの最初に「コスト削減」や「業務効率化」といったはっきりとしたゴールを決めて、関係者全員で共有することが重要です。

ツールを選ぶときも、常に「その機能は本当に目的に必要なのか？」と問い続ける姿勢が求められます。

現場の業務フローとの乖離

新しいシステムを入れる際に、システムの仕様に無理やり業務を合わせようとすると、現場の仕事のやり方とズレが生じて、かえって非効率になってしまう危険があります。どんなに高機能なシステムでも、現場の実態に合っていなければ、結局は使われなくなってしまいます。特に、長年続いてきた商習慣や取引先との関係性を無視した設計は、現場からの強い反発を招く原因になります。

このリスクを避けるためには、企画の段階から実際に業務を行っている現場の担当者を巻き込むことが欠かせません。現場の意見をよく聞き、今の仕事の流れを十分に理解した上で、どこをシステム化し、どこは今までのやり方を残すのかを慎重に判断する必要があります。

サプライヤーとの連携体制の構築

調達DXは、自社の中だけで終わるものではありません。見積もり依頼や発注をシステムで行うためには、取引先であるサプライヤーの協力が不可欠です。しかし、取引先によってITへの習熟度は様々で、すべての会社がすぐに対応できるわけではありません。一方的にシステムの利用を押し付けると、関係が悪化してしまうリスクさえあります。

この問題に対応するためには、導入のメリットを取引先にも丁寧に説明し、理解を求める姿勢が大切です。また、電話やFAXといった今までの方法も当面は使えるようにするなど、柔軟な対応も必要になるでしょう。良い関係を保ちながら、協力体制を築いていくことが成功の鍵です。

自社の調達業務を変革するために

調達DXは、単にITツールを導入することではありません。それは、コスト削減や業務効率化といった目の前の課題を解決するだけでなく、会社の競争力そのものを左右する大切な経営戦略なのです。アナログな業務が抱える属人化や非効率といった課題は、放っておけばおくほど深刻になり、会社の成長の妨げになってしまいます。

もちろん、導入には様々なハードルがあります。しかし、この記事で紹介したメリットや成功へのステップを理解し、はっきりとした目的意識を持って計画的に進めれば、その効果は計り知れないものになるでしょう。

まずはあなたの会社の調達業務を改めて見つめ直し、「どこに課題があるのか」「DXによって何を実現したいのか」を考えることから始めてみてはいかがでしょうか。

その一歩が、会社の未来を大きく変えるきっかけになるはずです。