調達DXで業務効率化！メリットと進め方を解説

日々の見積もり依頼や価格比較に追われ、従来のやり方に限界を感じていませんか。この記事では、調達部門の管理職の方が抱えるお悩みを解決するために、調達DXの基本から具体的なメリット、初心者でも分かる導入ステップまでを分かりやすく解説します。

最後まで読めば、あなたの会社の調達業務を変革する第一歩がきっと見つかります。

調達DXとは何か

まず「調達DX」が具体的に何を指すのか、その基本から確認していきましょう。DXという言葉は広く使われていますが、調達業務においては特有の目的と領域があります。

ここではその定義や関連する用語、従来業務との違いを明確にして、全体像を掴んでいきましょう。

調達DXの基本的な定義

調達DXとはデジタル技術を使って、調達や購買の仕事全体を根本から見直す取り組みのことです。その目的は、業務を効率的にしたり、コストを削減したり、さらには新しい価値を生み出すことにあります。

単に紙の書類をデータに置き換えたり、一部の作業にITツールを入れたりするだけではありません。サプライヤー選びから見積もり、発注、支払いまでの一連の流れを改革し、データに基づいて判断できる仕組みを作ることが大切なのです。これにより、日々の作業から解放され、より付加価値の高い戦略的な業務に集中できるようになります。

最終的には、調達部門がコストセンターから、企業の利益に貢献するプロフィットセンターへと変革することを目指します。

ソーシングとパーチェシングの違い

調達の仕事は、大きく「ソーシング」と「パーチェシング」の2つに分けられます。この違いを知っておくと、調達DXの理解がより深まります。

ソーシングは、新しい取引先を探したり、価格を交渉したりといった、会社の競争力に直接関わる戦略的な業務です。一方、パーチェシングは、決まった取引先へ発注したり、納期を管理したりする日々の定型的な業務を指します。

調達DXは、この両方の業務をより良くしていくための取り組みといえるでしょう。多くの企業では、まずパーチェシング業務を効率化し、そこで生まれた時間を使ってソーシング業務の強化に取り組むケースが見られます。これら二つの業務は密接に関連しており、片方の改善がもう片方の質の向上にも繋がります。

従来の調達業務との違い

これまでの調達業務と、DXが進んだ業務とでは、仕事の進め方が大きく変わります。従来は電話やFAX、メールが主な連絡手段で、見積もり比較もExcelで手作業で行うことが一般的でした。情報は担当者ごとに紙や個人のファイルで管理され、経験や勘に頼った判断も少なくありませんでした。

それに対してDX化された業務では、システム上ですべての情報が一つにまとまります。見積もりは自動で取得・比較され、情報はリアルタイムで共有されるようになります。つまり、アナログで属人化しがちだった業務を、デジタル技術によって標準化・自動化することが最大の違いです。

この変化は単なる効率化だけでなく、業務の透明性を高め、組織全体の意思決定の質を向上させることにも貢献します。

調達DXが解決する課題とメリット

調達DXを進めることで、多くの企業が長年抱えてきた課題を解決し、大きなメリットを得られます。

具体的にどのような問題が解決され、どのような良い効果が期待できるのかを詳しく見ていきましょう。

解決できる代表的な業務課題

調達部門では見積もりや価格比較に時間がかかりすぎる、特定の担当者しか分からない業務がある、といった課題がよく聞かれます。また、発注書や請求書といった紙の書類が多く、テレワークが進めにくい原因にもなっています。情報が担当者ごとにバラバラに管理されているため、部門内での共有がうまくいかないこともあります。

これらの課題は、調達部門全体の生産性を低下させる大きなボトルネックとなっています。調達DXはこうした日々の業務に潜む様々な問題に対する、非常に有効な解決策となります。これらの課題を放置することは、見えないコストの増大やビジネスチャンスの損失に直結しかねません。

業務効率化とコスト削減の実現

調達DXがもたらす最も分かりやすいメリットは、業務の効率化とコストの削減です。これまで手作業で行っていた定型業務をシステムで自動化することで、担当者は単純作業から解放されます。その結果、残業を減らしたり、人件費を最適化したりすることに繋がるでしょう。

さらに、購買に関するデータをまとめて分析することで、どのサプライヤーから、何を、いくらで購入しているかが一目で分かるようになります。このデータを使って価格交渉を進めることで、調達にかかるコストそのものを削減することも期待できます。

これにより、担当者はより付加価値の高い戦略的な業務に時間を使えるようになります。結果として従業員のモチベーション向上や、より創造的な仕事への意欲を引き出す効果も生まれます。

属人化解消とガバナンス強化

業務が特定の担当者に依存してしまう「属人化」を防ぎ、会社全体の管理体制を強める上でも調達DXは重要です。システムを使って仕事の手順を標準化すれば、誰が担当しても同じ品質で業務を進められるようになります。担当者しか知らなかった取引の経緯などもデータとして残るため、急な異動や退職があっても安心です。

また、購買のプロセスが透明になることで、不正な取引が起こるリスクを減らし、企業の信頼性を高める効果も期待できるでしょう。購買プロセスが可視化されることは、健全な企業経営の基盤を築くことにも繋がります。

これは、企業の社会的信用やブランドイメージを守るという観点からも非常に有益です。

調達DXが進まない理由と対策

多くの企業が必要性を感じつつも、調達DXがなかなか進まないのには、いくつかの理由があります。

ここでは、DX化を妨げる主な壁と、それを乗り越えるための具体的な対策を紹介します。

費用対効果の不明確さ

「システム導入にいくらかかり、どれほどの効果が見込めるのかがはっきりしない」という点は、最初のハードルになりがちです。投資に対する効果を事前に正確に示すことが難しいため、経営層の理解を得るのに苦労するケースは少なくありません。

この問題を解決するためにはまず現状の業務にかかっているコスト、例えば人件費や作業時間などをできるだけ具体的に計算してみることが大切です。具体的な数字があれば、導入後の効果を予測しやすくなりますし、社内での説得材料としても有効です。

特に、削減できる時間や人件費だけでなく、ミスの削減による損失防止といった間接的な効果も考慮に入れると良いでしょう。

IT人材の不足と現場の抵抗

社内にDXを進めるためのIT専門家がいない、という課題もよく聞かれます。それ以上に大きな問題となるのが、新しいやり方に対する現場の担当者の心理的な抵抗です。長年慣れ親しんだ方法を変えることへの不安や、新しいツールを覚えることへの負担感から、変化をためらう気持ちが生まれるのは自然なことです。

一方的に導入を進めるのではなく、現場の従業員にとってのメリットを丁寧に説明し、納得してもらうプロセスが欠かせません。最終的にツールを使うのは現場の担当者であるため、その協力なくしてDXの成功はあり得ません。現場の意見を無視して進めると、せっかく導入したシステムが全く使われないという事態にもなりかねません。

スモールスタートで始める対策

これらの課題を乗り越えるために、非常に有効なのが「スモールスタート」という考え方です。最初からすべての業務を一度に変えようとすると、費用も現場の負担も大きくなり、うまくいかない可能性が高まります。

そうではなく、まずは「見積もり業務だけ」のように特定の課題に絞ったり、一部の部署だけで試したりと、小さな範囲で始めてみるのです。小さな成功を積み重ねることで、ツールの便利さを実感でき、新しいシステムへの抵抗感も和らぐでしょう。

このアプローチはDX推進の勢いをつけ、全社展開への道筋を作る上でも効果的です。小さな成功体験は関係者の自信に繋がり、次のステップへ進むための強力な推進力となります。

調達DXの始め方4ステップ

「何から手をつければいいか分からない」という方のために、ここでは調達DXを始めるための具体的な手順を4つのステップで解説します。

この流れに沿って進めることで、計画的にDXを推進できるでしょう。

ステップ1:現状の課題を可視化

最初のステップは今の仕事の流れや問題点を、客観的な事実として「見える化」することです。誰がどのような作業にどれくらい時間をかけているのか、どこでミスが起きやすいのか、といった点を具体的に洗い出します。この作業が、後の目標設定やツール選びの重要な土台になります。

このとき管理職の視点だけでなく、実際に業務を行っている現場担当者へのヒアリングが欠かせません。日々の業務で感じている小さな不満や非効率な点が、DX化の重要なヒントになることも多いのです。

洗い出した課題は「見積もり比較に平均3時間かかっている」のように、できるだけ具体的な数値で記録しておきましょう。この最初のステップを丁寧に行うことが、プロジェクト全体の成否を分けるといっても過言ではありません。

ステップ2:目標設定と計画策定

次に、洗い出した課題をもとに、具体的な目標を立てます。「業務を効率化する」といった曖昧なものではなく、「見積もりにかかる時間を半分にする」「発注書のペーパーレス化率を100%にする」のように、誰にでも達成度が分かる目標にすることがポイントです。

目標が決まったら、それを達成するためのスケジュールや予算、そして誰が責任者になるのかといった体制を含んだ計画を作ります。高すぎる目標は現場のモチベーションを下げてしまう可能性もあるため、現実的で達成可能な目標を設定することが大切です。

この計画書が関係者全員の共通認識となり、プロジェクトを円滑に進めるための羅針盤の役割を果たします。計画には、予期せぬ問題が発生した場合の対応策なども盛り込んでおくと、より安心してプロジェクトを進められます。

ステップ3:ツールの選定と導入

目標と計画がはっきりしたら、それを実現するためのITツールを選びます。自社の課題を解決できるか、予算に合っているか、といった視点で比較検討することが大切です。無料でお試し利用できるツールもあるので、実際に使ってみて操作性を確認するのも良い方法です。複数のツール提供会社から話を聞くことで、自社では気づかなかった課題や、より良い解決策が見つかることもあります。

また、導入するツールが決まったら、現場の担当者がスムーズに使えるように、マニュアルの整備や勉強会といったサポート体制を整えることも忘れてはいけません。

既存の会計システムなどと連携できるかどうかも、選定時の重要なチェックポイントになります。将来的な事業拡大や業務内容の変化にも対応できるような、拡張性のあるツールを選ぶという視点も持っておくと良いでしょう。

ステップ4:効果測定と改善

ツールを導入したら、それで終わりではありません。導入後に立てた目標が達成できているかを定期的に確認し、その効果を評価することが非常に重要です。もし目標に届いていなければ、その原因を探り、ツールの使い方を見直すなどの改善を行います。このサイクルを繰り返すことで、調達DXの効果をより高めていくことができます。

例えば導入から1ヶ月後、3ヶ月後といったタイミングで効果測定を行い、現場の担当者から使い勝手に関するフィードバックを集める仕組みを作りましょう。DXは一度で完璧になるものではなく、継続的な改善を通じて自社に最適化されていくものだと理解しておくことが成功の秘訣です。

そして、改善によって得られた成果を社内で共有することで、DX推進へのモチベーションを組織全体で維持していくことができます。

調達業務を効率化する代表的なツール

調達DXを実現するためには、自社の課題に合ったツールの活用が欠かせません。ここでは、調達業務を効率化する代表的なツールを3つのカテゴリに分け、具体的なサービス例とともに紹介します。

購買管理システム「楽々ProcurementII」

購買管理システムは、購買の依頼から見積もり、発注、支払いまでの一連の流れをまとめて管理できるツールです。住友電工情報システムが提供する「楽々ProcurementII」は、その代表的なサービスの一つです。

このツールを使うと、申請や承認といった作業がシステム上で行えるようになり、紙の書類を大幅に減らすことができます。購買に関するデータもすべてシステムに残るため、会社のルールが守られているかを確認しやすくなるというメリットもあります。

日々の細かな購買業務を効率化したい場合に、非常に役立つでしょう。これにより、担当者はより創造的な業務に集中できる環境を手に入れることができます。

出典参照：楽々ProcurementII｜住友電工情報システム株式会社

AI自動見積もり「CADDi DRAWER」

AI自動見積もりツールは、特に製造業の調達業務で大きな力を発揮します。キャディ株式会社が提供する「CADDi DRAWER」は、部品の図面データをアップロードするだけで、AIが自動で原価を計算してくれるサービスです。これまで担当者が数日かけて行っていた見積もり作業を、わずか数分に短縮できる可能性があります。

過去の膨大なデータと照らし合わせて価格の妥当性も判断してくれるため、コストが適正かどうかを知るのにも役立ちます。図面を使った見積もり作業が多い企業にとっては、非常に心強いツールとなるでしょう。

見積もり精度の向上は、サプライヤーとの健全な価格交渉の土台にもなります。

出典参照：CADDi DRAWER｜キャディ株式会社

サプライヤー管理「SAP Ariba」

サプライヤー管理ツールは、取引先であるサプライヤーの情報を管理したり、その実績を評価したりするのに役立ちます。世界的に有名なSAP社が提供する「SAP Ariba」は、世界最大級の企業間取引ネットワークを持つサービスです。

このツールでは、サプライヤーとのやり取りや契約内容などを一元管理できます。

客観的なデータに基づいてサプライヤーを評価し、より良い関係を築きながら、戦略的な調達活動を進めることが可能になります。多くのサプライヤーと取引があり、連携を強化していきたい企業にとって最適な選択肢の一つです。

サプライヤーとの強固なパートナーシップは、企業の競争力を支える重要な資産となります。

出典参照：SAP Ariba｜SAP ジャパン株式会社

調達DX成功の鍵は課題の可視化から

ここまで、調達DXの基本からメリットから進め方、具体的なツールまでを解説してきました。成功のために最も大切なのは、調達DXを単なる「ツールの導入」で終わらせないことです。

どんなに優れたツールを導入しても、自社が本当に解決したい課題や目的がはっきりしていなければ、その効果を十分に発揮させることはできません。成功への鍵は、この記事のステップでもお伝えした「現状の課題の可視化」にあります。

まずは、あなたの部門が日々感じている非効率な点や、時間のかかっている作業などを一つひとつ洗い出すことから始めてみてください。その小さな一歩が、会社の調達業務を大きく変える、確かな未来に繋がっていくはずです。