LINEでタスク管理を自動化！活用方法や実行のステップを解説

LINEを活用したタスク管理の自動化は、業務効率化やチームの連携強化に効果をもたらします。LINEはその高い利用率と親しみやすさから、従業員にとって使いやすいツールです。

従来のタスク管理では、メールや会議、チャットなど複数のチャネルからタスクを受け取って手動で集約する手間がかかっていました。LINEとAIを連携させることで、これらのタスクを自動的に処理できます。AIがタスクを認識し、進捗状況をLINEで通知することで、情報の共有とタスク管理がリアルタイムで行えるようになり、業務の効率化と生産性向上につながります。

この記事では、LINEを活用したタスク管理のメリットや、AI連携の具体的な活用法を紹介しているので、参考にしてください。

LINEでタスク管理が求められる理由

LINEは身近で、かつ高い利用率を誇るコミュニケーションツールのひとつです。総務省の発表によればLINEの利用率は全年代で90％を超えるほどです。

LINEは利用者が多く、操作性に慣れている人が多いためタスク管理のツールとしても活用が期待できます。ここではLINEでタスク管理が求められる理由を見ていきましょう。

出典：令和５年度情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査報告書｜総務省情報通信政策研究所

従業員の負担軽減と生産性向上

従業員は日々の業務で、メールやチャット、会議など様々なチャネルからタスクを受け取っています。しかし、それらを一つのタスク管理ツールに手動で集約するのは、手間がかかってしまうでしょう。LINEでタスク管理を自動化すれば、この手間を削減できます。

例えば、プロジェクトのタスクや会議の決定事項がLINEグループに投稿された際に、AIがその内容を自動で認識し、タスク管理ツールに登録してくれます。これにより、タスクを忘れるリスクを軽減できるでしょう。

さらに、手動での入力作業にかかる時間を別の重要な業務に充てられるため、生産性が向上します。また、新しいツールを覚える必要がないため、従業員の心理的な負担も軽減されるというメリットもあります。

チームの情報共有と連携の強化

プロジェクトを円滑に進めるためには、チームメンバー間の連携が不可欠です。しかし、それぞれのタスクの進捗状況を個別に報告し合うのは、非効率的です。LINEにAIを連携させることで、チームの情報共有をよりスムーズに行えるようになります。

AIがタスクの進捗状況を自動で追跡し、期日が近づいたり、タスクが完了したりした際に、LINEグループに自動で通知可能です。これにより、チームメンバー全員がリアルタイムで状況を把握できるようになり、迅速な意思決定や問題解決が可能になります。さらに、タスクに関する質問や相談もLINE上で完結するため、コミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。

LINEによるタスク管理の具体的な活用シーン

LINEによるタスク管理の自動化は、以下のとおりさまざまなビジネスシーンで活用可能です。

• プロジェクト管理
• 営業支援
• 議事録・情報共有

いずれの活用シーンも従業員のタスク管理負担を軽減できる取り組みです。これらの事例を参考にすることで、自社の業務にもLINEによるタスク管理を導入するイメージが湧きやすくなるでしょう。ここではLINEによるタスク管理の具体的な活用シーンを詳しく解説します。

プロジェクト管理

プロジェクト管理は、多くのタスクと関係者が絡み合うため、情報共有が複雑になりがちです。タスク漏れがどこかで発生するとプロジェクトが遅れ、自社の利益にも影響を及ぼしかねません。

LINEによるタスク管理を導入すれば、この課題を大きく改善できます。たとえば、「〇〇プロジェクトの資料作成、来週金曜日まで」とLINEに入力するだけで、AIが自動でタスク管理ツールに登録してくれます。

登録されたタスクは、担当者や期限が自動で設定され、進捗状況に応じてAIが適切なタイミングでリマインドを送ってくれるので、タスクの抜け漏れを防ぐことができるでしょう。これにより、プロジェクトの全体像を常に把握しやすくなり、遅延リスクを未然に防ぎます。

営業支援

営業活動では、顧客とのやり取りや社内での情報共有が多岐にわたるのが一般的です。LINEにAIを連携させれば、営業担当者の負担を軽減できます。顧客に対するタスクが漏れてしまうと、せっかくの営業機会を失ってしまうでしょう。

例えば、商談後にLINEで「A社に提案書を送付」と入力すれば、その日のうちにタスクとして自動生成されます。

また、顧客からの問い合わせ内容をAIが分析し、「緊急対応が必要なタスク」として自動で優先順位を付け、担当者に割り振ることも可能です。これにより、重要なタスクの見落としを防ぎ、迅速な顧客対応を実現できるでしょう。迅速に顧客対応ができれば、顧客満足度の向上も期待できます。

議事録・情報共有

会議の議事録作成や情報共有は、多くの時間を要する作業です。会議は企業やプロジェクトの方針、情報共有として有益な機会ですが、タスク管理が従業員の負担になりかねません。

LINEのグループチャットで交わされた会話の中から、AIが自動でタスクや決定事項を抽出してくれるので、手動で議事録を作成する手間が省けます。

また、共有された資料やWebサイトのURLもAIが自動で分類・整理し、後から必要な情報を簡単に検索できる状態にしてくれます。これにより、会議後の情報整理にかかる時間を短縮し、より本質的な業務に集中できるようになるでしょう。また、情報共有が漏れたことによるトラブルの防止にもつながります。

LINEによるタスク管理自動化の完成イメージ

LINEを利用したタスク管理自動化の仕組みは、次のような流れで機能します。

• 従業員がLINEにタスクや依頼を入力する
• AIが内容を解析し、必要な担当者・期限・優先度を自動で抽出する
• タスク管理ツールやGoogleカレンダーに即時登録される
• 進捗状況やリマインドが自動でLINEに通知される

この仕組みにより、従業員は「LINEに入力するだけ」でタスクを管理でき、チーム全体が常に最新の状況を共有可能です。実際の運用では、会議や商談後のやり取りがそのままタスクに変換され、余計な手間なく効率的に進行する状態をイメージできます。

ノーコードで実現するLINEメッセージ自動化のステップ

LINEメッセージの自動化は、ITの専門家でなくとも実現できる時代になりました。n8nのようなノーコードツールを利用することで、ドラッグ＆ドロップの簡単な操作で、複雑な自動化システムを構築できます。

ここでは、LINEメッセージを自動化するための具体的な3つのステップを、分かりやすく解説します。これらのステップを踏むことで、効率的なAIエージェントを作成することができるでしょう。

ステップ1.LINEと連携する「トリガー」の設定

LINEメッセージの自動化において、まず最初に行うべきことは、LINEにメッセージが送られてきたことをシステムに伝えるトリガーを設定することです。トリガーとは、自動化された一連の動作を開始させる「引き金」のようなものです。

具体的には、LINE公式アカウントのMessaging APIでチャネルを作成し、発行されるチャネルシークレットとアクセストークンを取得します。次に、ノーコードツールn8n上でWebhookノードを作成し、そのエンドポイントURLをMessaging APIの「Webhook設定」に貼り付けます。

一度連携させれば継続的に機能するため、自動化システムの基盤として有効です。

ステップ2.AIによるメッセージの「解析と処理」

トリガーによってメッセージがn8nに送られてきたら、次にAIエージェントがそのメッセージの内容を解析します。このステップでは、AIがメッセージの意図を正確に理解し、どのような処理を行うべきかを判断します。n8nの検索欄でAIエージェントと検索すると、以下のように候補が表示されるため、クリックし連携させましょう。

AIエージェントには、OpenAIのGPT-4のような高度なAIチャットモデルが利用されるのが一般的です。さらに、メッセージから「渋谷」「来週」「午後3時」といった具体的なキーワードを抽出し、次の処理に必要なデータとして整理します。

ステップ3.ビジネスロジックに基づいた「自動応答」の実装

最後に、AIが解析したタスク情報を、実際にタスク管理を行うGoogleカレンダーと連携させます。n8nで「Google Calendarノード」を追加し、OAuth認証を行ってアカウントを接続します。OpenAIノードで抽出した「日付」「時間」「タイトル」「場所」などを、Google Calendarノードの対応するフィールドにマッピングしましょう。

これにより、「AIが抽出したタスク情報をGoogleカレンダーに追加する」という自動化を実現可能です。例えば、「今日の午後、会議の予定ある？」とLINEで質問すると、AIがGoogleカレンダーを自動で検索し、予定の有無を回答してくれます。また、「明日の10時から11時に〇〇さんと打ち合わせ」と入力すれば、その予定を自動でカレンダーに登録してくれます。

LINEによるタスク管理自動化の完成チェックリスト

自動化がスムーズに進んでいるかを確認するために、以下のチェックリストを活用しましょう。

• LINEから入力したタスクが自動で管理ツールに反映される
• AIがタスク内容を正確に解析できている
• 期限や担当者が自動で割り当てられている
• 進捗通知やリマインドがLINEで受け取れる
• 会議や商談後の記録がタスクとして正しく抽出される
• 誤認識や通知漏れが発生した際のバックアップ体制がある

このリストを導入後に定期的に確認することで、システムの不具合や改善点を早期に発見でき、安定した運用が可能になります。

導入前に知っておきたい注意点と解決策

LINEでタスク管理を自動化すれば、従業員の負担軽減と生産性向上やチームの情報共有と連携の強化ほかのメリットが期待できるでしょう。しかし、実施にあたっては以下のような注意点を把握しておく必要があります。

• セキュリティリスクと情報漏洩対策
• 誤認識によるタスク登録漏れや不正確さ
• システム障害時のバックアップ体制

ここではそれぞれの注意点と解決策を詳しく見ていきましょう。

セキュリティリスクと情報漏洩対策

LINEによるタスク管理の自動化は、業務上の重要な情報や個人情報を扱う可能性があります。そのため、セキュリティリスクを考慮することが不可欠です。例えば、APIキーやアクセストークンといった外部サービスを連携するための重要な情報を適切に管理することが求められます。

情報によっては、外部に漏れると不正利用される恐れがあります。解決策として、APIキーを厳重に管理し、不正アクセスを防止する仕組みを構築することが重要です。また、システムを導入する前に、どのような情報を自動化の対象とするか、明確なセキュリティポリシーを策定することが推奨されます。セキュリティポリシーを策定したら、実際にLINEを用いる従業員に周知しましょう。

誤認識によるタスク登録漏れや不正確さ

AIは完璧ではありません。特に、口語的な表現や曖昧な指示は、誤認識につながる可能性があります。例えば、「今日中に処理する」という表現だけでは、AIは具体的な日時を特定できません。このようなタスク登録の漏れや不正確さを防ぐためには、AIのプロンプトをより詳細に設定することが効果的です。

また、メッセージに特定のキーワードやフォーマットを含めることで、AIが正確にタスクを認識しやすくなります。運用を開始した後も、定期的にシステムの挙動を確認し、AIの学習やプロンプトの調整を継続的に行うことで、精度を高めていくことができるでしょう。

どのようなメッセージであればAIがタスクとして理解できるのか、現場の従業員に伝えて漏れが発生しないようにしましょう。

システム障害時のバックアップ体制

ノーコードツールや外部サービスは、システム障害を起こす可能性がゼロではありません。万が一システムが停止した場合、タスク管理が滞ってしまうリスクがあります。タスク管理が滞ってしまうと、さまざまプロジェクトや営業活動に影響を及ぼしてしまいます。このリスクに備えるためには、バックアップ体制を構築しておくことが大切です。

例えば、システムが正常に稼働しているかを定期的に確認するためのアラート通知を設定したり、手動でのタスク管理に切り替える手順を事前に決めておくなどの対策が考えられます。また、複数のサービスを組み合わせることで、一部のサービスが停止しても全体が影響を受けないようにすることも検討できるでしょう。

まとめ｜LINEによるタスク管理自動化で社内の連携を強化しよう

LINEは広く利用されていて、多くの人が操作しやすいツールです。そのため、タスク管理に活用すれば、従業員も使用しやすいでしょう。LINEでタスク管理を自動化できれば、従業員の負担軽減と生産性向上、チームの情報共有と連携の強化などのメリットにつながります。

具体的にはLINEから送られたテキストをAIが瞬時に解析し、「いつ」「何を」「どこで」行うべきかというタスク情報を自動で抽出します。

LINEでタスクを自動管理するのであれば、セキュリティリスクやご認識によるタスク漏れなどに配慮して、導入を進めていきましょう。