Difyで業務自動化する方法は？メリットや注意点も詳しく解説

生成AIは企業の業務を効率化するために活用できます。生成AIの導入や作成にあたっては専門的な知識が求められるのが一般的なため、企業によっては導入に消極的なケースもあるでしょう。

生成AIの導入が進まない企業におすすめなのがDIfyです。Difyは、プログラミングの専門知識がなくても、誰でも簡単に高性能なチャットボットを作成できる革新的なAプラットフォームです。ノーコードで直感的に操作できるため、ITに不慣れな従業員でも、自社の業務に合わせた自動化ツールを開発できます。

カスタマーサポート、営業活動、社内ヘルプデスクなど、多岐にわたる業務を自動化し、業務効率の向上、コスト削減、そして企業の利益拡大まで期待できるでしょう。

この記事ではDIfyによってチャットボットを作成する方法や自動化できる業務などを解説します。

Difyが業務自動化に効果的な理由

総務省の発表によれば、生成AIの活用する方針を定めていると回答した日本企業の割合は42.7％でした。このことから多くの企業が生成AIを活用していることが分かります。

生成AIの活用が進んでいない企業にとって、ノーコードでチャットボットを作成できるDifyは有効なプラットフォームです。ここではDifyが業務自動化に効果的な理由を詳しく見ていきましょう。

総務省：令和6年版　情報通信白書の概要｜総務省

プログラミング不要で簡単にカスタマイズできる

Difyの特徴は、ノーコードでチャットボットを作成できる点です。専門的な知識やスキルがなくても、まるでフローチャートを作成するように会話のシナリオを視覚的に組み立てていけます。このため、企画担当者や業務部門の担当者など、プログラミングの経験がない従業員でも、自社の業務に合わせたチャットボットを開発できるのが魅力です。

チャットボットを本格的に開発するとなると、時間とコストがかかってしまうでしょう。一方、Difyであれば時間とコストを削減し、より迅速に業務自動化を推進することが可能になります。

定型文の登録や条件分岐の設定もマウス操作だけで行えるため、現場のニーズに応じて柔軟にカスタマイズや改善を繰り返せるのも大きな強みと言えるでしょう。

高性能なAIツールとして機能

Difyは、単にチャットボットを作成するだけでなく、その機能を最大限に引き出すための多様な機能を備えています。注目すべきは、ナレッジベース機能と多様なLLMとの連携です。ナレッジベース機能を使えば、企業の製品情報やサービス詳細、社内規定といった膨大な情報をチャットボットに学習させることができ、ユーザーの質問に対して適切で詳細な回答を生成させられます。これにより、顧客対応の質を向上させたり、社内の問い合わせ対応を効率化したりすることが可能です。

さらにDifyは、ChatGPTやClaude、Geminiなど、複数の大規模言語モデル（LLM）を一つのチャットボット内で自由に組み合わせて使えます。

Difyでの業務自動化の全体像

Difyでチャットボットを立ち上げ、実運用まで進めるイメージは次のとおりです。

Difyの利用方法と実際の操作手順

Difyはノーコードであってもチャットボットを作成できるプラットフォームです。さらに、多様な機能を備えているのも特徴ですが、チャットボットを実際に作成するには適切なステップを踏む必要があります。ここでは、Difyを使って実際にチャットボットを開発し、業務を自動化するための具体的な手順について紹介します。

ITに不慣れな従業員がより操作しやすいように、操作手順はマニュアルとして用意しておきましょう。

Difyの登録と初期設定

Difyの公式サイトにアクセスし、アカウントを登録します。登録が完了したら、Difyの管理画面である「スタジオ」から「最初から作成」を選択し、チャットボットの作成を開始しましょう。

チャットボットには、まず名前を設定し、そのボットにどのような役割を担わせたいかをプロンプトとして入力します。このプロンプトは、チャットボットの振る舞いを決定する重要な指示です。

例えば、「カスタマーサポートとして、製品に関する質問に回答してください」といった具体的な役割を記述します。これにより、チャットボットは与えられた役割に沿った応答を生成するようになります。

また、この段階でデバッグとプレビュー機能を使って、チャットボットが意図した通りに動作するかをテスト可能です。

業務フローの作成手順

Difyでのチャットボット作成は、事前に業務フローを可視化することで、より効率的に進められます。例えば、質問の種類を「製品説明」や「料金案内」、「その他」といったカテゴリに分類し、それぞれのカテゴリに合わせた応答を設計します。

Difyのチャットフロー機能では、この業務フローをビジュアルエディタ上で直感的に構築可能です。開始ブロックから「質問分類器」を追加し、各クラス（カテゴリ）を設定します。次に、それぞれのクラスに「知識習得」ブロックを紐付け、事前に作成しておいたナレッジベースの情報を設定しましょう。

ナレッジベースには、PDFファイルやテキストデータなど、チャットボットに学習させたい情報をアップロードします。

最後に、「LLM」ブロックで応答を生成し、「回答」ブロックでユーザーに返信する流れを構築します。この一連の作業は、すべてマウス操作で行うことができ、プログラミングの知識は一切必要ありません。

完成チェックリスト

導入と運用を安定させるために、以下をチェックしておきましょう。

• 要件/KPI（応答精度、一次解決率、SLA）が定義され、関係者に共有されている
• ナレッジベースが最新・正確で、更新責任者と更新頻度が決まっている
• チャットフロー（分類→検索→生成→回答）の分岐と例外処理（分からない時の誘導/有人切替）が設計済み
• ガードレール/トーン（禁止事項、機密回避、ブランド文体）がプロンプトに明文化されている
• 外部API連携（在庫/注文/見積り 等）の認証とタイムアウト/再試行が設定されている
• 評価データセットで事前テストを実施し、合格基準（閾値）を満たしている
• 公開チャネル（Web/社内ポータル/Slack/Teams/API）が接続・表示確認済み
• ログ/分析ダッシュボードで未解決率・意図外応答・低評価の検知ができる
• 運用体制（改善サイクル、リリース手順、ロールバック、ABテスト）が決まっている
• セキュリティ/プライバシー（アクセス権限、APIキー管理、監査ログ、同意文言）が整備済み

Difyによって自動化できる業務例

Difyは、柔軟性と高い機能性から、さまざまな業界や分野で業務自動化に活用されています。具体的には以下のようなビジネスシーンで役立っています。

• カスタマーサポートの自動化
• 営業活動の効率化
• 社内ヘルプデスクの効率化
• マーケティング活動の自動化

例えば、顧客からの問い合わせに対応するカスタマーサポートの自動化が可能です。ここではDifyを活用できる業務場面について、詳しく見ていきましょう。

カスタマーサポートの自動化

カスタマーサポートは企業が顧客の満足度を高めるために注力すべき業務のひとつです。ただ、従業員が対応するとなると、営業時間にしか対応できない、スキルによって対応品質に差が生まれるといった課題があります。

Difyを活用すれば、よくある質問（FAQ）への自動応答や、問い合わせ内容に応じた適切な担当部署への振り分けなど、24時間365日休むことなく対応するチャットボットを構築できます。顧客はいつでも必要な情報を得られるようになり、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。また、従業員のスキルに左右されない、均一な対応も実現可能です。

営業活動の効率化

営業活動においても、Difyは有効なプラットフォームとなります。例えば、見込み客からの問い合わせに自動で対応するチャットボットをウェブサイトに設置できます。見込み客の関心度に合わせて関連資料を自動で提供できれば、営業担当者が対応する前の段階で顧客の関心を高めることが可能です。

また、Difyのチャットボットは、問い合わせ内容から顧客のニーズを分析し、最適な営業担当者に情報を引き継ぐこともできます。

Difyを活用すれば、営業担当者は成約につながる可能性が高い見込み客に対し、効率的にアプローチが可能です。

社内ヘルプデスクの効率化

DIfyは顧客からの問い合わせに自動対応するだけではありません。社内のヘルプデスクを自動化する際にも活用可能です。

以下のような問い合わせは担当部署に寄せられる傾向にあります。

• 経費精算
• 福利厚生
• 入退社の手続き

社内で発生する質問を各部署が担当していると、担当者の負担が増加してしまいます。そのため、Difyによるチャットボットで自動化して、ヘルプデスク業務を効率化させましょう。

従業員は自分の質問をチャットボットに投げかけるだけで自力で解決できるため、業務を停滞させることなく進められます。

マーケティング活動の自動化

Difyは、マーケティング活動の自動化にも貢献します。例えば、ブログやSNSの投稿から自動でチャットボットが応答を生成し、ユーザーエンゲージメントを高められるでしょう。特定のキーワードに反応して関連情報を提示したり、ユーザーの興味に基づいたコンテンツを提案したりすることで、見込み客との関係を深められます。

エンゲージメントが高まれば、ユーザーは商品やサービスをシェアしてくれる可能性も高まるため、宣伝効果が期待できます。さらに、ユーザーエンゲージメントの高い投稿は、SNSのアルゴリズムが良質なコンテンツと評価するため、おすすめに表示される可能性も高まるでしょう。

Difyで業務を自動化するメリット

Difyはさまざまな業務の自動化に活用できます。Diyで業務を自動化すれば、以下のようなメリットが期待できます。

• 業務効率化と生産性向上
• コスト削減と利益拡大

いずれのメリットも、企業の成長を促進させる要素です。

ここではDifyで業務を自動化するメリットを詳しく解説します。

経営者によっては新たなシステム導入に抵抗感を抱くケースがあります。まずは、どれだけのメリットがもたらされるのかを説明して理解を得ましょう。

業務効率化と生産性向上

Difyを使ったチャットボットは、人間が手作業で行っていた多くの業務を自動で処理できます。例えば、顧客からの問い合わせに24時間体制で対応したり、社内からのよくある質問に即座に回答したりすることで、従業員は定型的な業務から解放されるでしょう。これにより、より複雑で創造的な業務に集中できるようになるため、個々の生産性が向上します。

効率化は、単なる時間短縮にとどまらず、従業員のモチベーション向上や、より質の高いサービス提供にもつながる可能性があります。

コスト削減と利益拡大

業務の自動化は、直接的なコスト削減につながるメリットです。チャットボットが多くの問い合わせに対応することで、専任の従業員を増やす必要性が減り、人件費を抑えることができます。新たに従業員を採用する場合、採用コストだけでなく、教育コストも発生してしまうため、利益を圧迫しかねません。

また、ミスやヒューマンエラーを減らすことで、再対応にかかるコストの削減も期待できるでしょう。

業務自動化によって、より少ないコストで事業を運営できるため利益の拡大も期待できます。

Difyで業務自動化する際の注意点

Difyは、業務自動化に役立つプラットフォームですが、効果を最大限に引き出すためには、以下の注意点を理解しておきましょう。

• 適切な業務プロセスの選定
• データの整備と品質管理
• 初期設定のミスを避けるためのポイント
• 適切なチューニングとメンテナンス
• セキュリティとプライバシーの確保

単にプラットフォームを導入するだけでなく、適切な計画と運用を行うことで、期待通りの成果につながります。ここではDIfyで業務を自動化する際の注意点を解説します。

適切な業務プロセスの選定

業務自動化を成功させる最初のステップは、どの業務を自動化するかを慎重に選定することです。Difyは多機能ですが、すべての業務に適しているわけではありません。例えば、単純で繰り返し発生する問い合わせ対応や、定型的なデータ入力といった業務は、自動化の効果が出やすいとされています。

逆に、高度な判断や人間的な共感が必要な業務を無理に自動化しようとすると、かえって非効率になる可能性があります。まずは、自動化の目的を明確にし、より効果が期待できる業務プロセスからスモールスタートで取り組むことが成功への鍵です。

データの整備と品質管理

Difyのチャットボットは、ナレッジベースに登録された情報に基づいて回答を生成します。そのため、ナレッジベースに格納するデータの質が、チャットボットの性能に直結します。

誤った情報や古い情報、整理されていないデータは、チャットボットの回答の質を低下させ、ユーザーの不満につながりかねません。業務自動化を始める前に、FAQやマニュアル、製品情報などのデータを最新の状態に保ち、整理しておきましょう。また、運用開始後も定期的にデータを更新し、チャットボットが常に正確な情報を提供できるように、品質管理を徹底する必要があります。

初期設定のミスを避けるためのポイント

Difyはノーコードで簡単に操作できますが、初期設定の段階でいくつかのポイントを押さえておくことが大切です。特に、チャットボットの役割を定義するプロンプトは、その後の応答に大きな影響を与えます。

曖昧なプロンプトや、複数の役割を持たせようとすると、意図しない回答が生成される可能性があるため、プロンプトはできるだけ具体的かつ簡潔に設定するようにしましょう。また、チャットフローを作成する際には、実際のユーザーの質問を想定して、多様なシナリオを組み込んでおくことで、より柔軟な対応が可能になります。

適切なチューニングとメンテナンス

チャットボットは、一度作成したら終わりではありません。ユーザーからのフィードバックや、Difyのアナリティクス機能から得られるデータを基に、継続的なチューニングが必要です。例えば、回答が不十分だった質問や、チャットボットがうまく対応できなかったケースを分析し、ナレッジベースやプロンプトを改善することで、チャットボットの性能を高められます。

また、新しいサービスや製品が追加された場合には、それに合わせてチャットボットの知識も更新しなければなりません。定期的なメンテナンスを行うことで、チャットボットは常に最適な状態で業務をサポートし続けるでしょう。

セキュリティとプライバシーの確保

業務にDifyを導入する際には、セキュリティとプライバシーへの配慮も欠かせません。顧客情報や機密情報を取り扱う可能性がある場合は、Difyの提供するセキュリティ機能や、外部ツールとの連携方法を事前に確認しておく必要があります。

また、チャットボットの利用規約やプライバシーポリシーを明確にし、ユーザーに安心して利用してもらえる環境を整えることも大切です。APIキーの管理も厳重に行い、不正利用のリスクを最小限に抑える必要があります。顧客情報、機密情報の漏えいは企業の信頼は傷つける恐れがあるため、安全な運用を心がけましょう

まとめ｜Difyによる業務自動化で利益拡大を目指そう

Difyは、プログラミング知識がなくても高性能なチャットボットを開発できる画期的なプラットフォームです。カスタマーサポートや社内ヘルプデスクの自動化、営業活動の効率化など、多岐にわたる業務に活用できます。これにより、業務効率化や生産性向上、コスト削減、そして利益拡大といった多くのメリットが期待できるでしょう。

導入と運用には、適切な業務プロセスの選定、データの品質管理、そして継続的なメンテナンスが不可欠です。これらの注意点を踏まえ、Difyを最大限に活用して、業務の効率化だけでなく、企業の利益拡大につなげましょう。