Notionの情報一元管理を自動化！方法や活用術を解説

Notionは、個人からチームまで幅広いユーザーに利用される情報管理ツールです。複雑なタスクや膨大なメモ、アイデアを整理し、効率的に管理するための機能が備わっているのが特徴です。企業にとって欠かせない資産である情報を有効活用するのに適しているでしょう。

この記事では、Notionを活用して情報管理を自動化し、作業効率を大幅に高める方法を紹介します。Fast Notionを使って簡単に情報を保存し、スマホからも手軽にアクセスできる方法、さらにNotion AIを活用した自動要約やタグ機能による整理術などを詳しく解説しています。情報管理を一元化し、必要なときにすぐ取り出せる体制を整えることで、作業がどれだけ効率化できるかを実感できるでしょう。

完成イメージ｜Notion自動化で実現できる姿

Notionに情報を自動で集約すると、日々の業務で次のような体験が可能になります。

• Web記事やChatGPTでの会話が、自動的にNotionのデータベースへ保存される
• 保存された情報には URL・タイトル・タグ・AI要約 が自動的に付与され、すぐに検索・分類できる
• データベースのビューを切り替えることで、「未読」「既読」や「重要度別」の管理が簡単に行える
• チーム全体が最新情報をリアルタイムで共有でき、会議や意思決定のスピードが向上する

この仕組みは以下のような流れで動きます。

赤枠のように「Save to Notion」を活用することで、必要な情報をデータベースに自動で保存可能です。

Notionでの情報一元管理を実現するための準備

ビジネス環境において、情報は企業にとって不可欠な資産です。しかし、増え続けるデータ、部門やプロジェクトに散らばる資料、そして日々進化するAIとの対話履歴など、情報の管理に課題を抱えている企業は少なくありません。情報が整理されていないと、チームメンバーが必要な情報を見つけ出すのに時間がかかり、結果として業務効率が低下してしまう可能性があります。

ここでは、Notionでの情報一元管理を実現するための準備について解説します。

Notionの初期設定方法

企業全体でNotionを効率的に運用するためには、まず情報を集約する共通のデータベースを構築しましょう。このデータベースが、組織の情報ハブとしての役割を果たし、部門やプロジェクトを横断した情報の一元管理を可能にします。

Notionで新しいページを作成し、以下のように「テーブル」形式のデータベースを選択してください。

データベースに、情報を効率よく管理するためのプロパティ（項目）を設定していきます。必須となるのは、情報元のURLを自動で記録するURLプロパティです。これにより、いつでも参照元を明確にできます。

情報の保存場所を作成する方法

構築したデータベースをさらに効果的に運用するために、チームの業務フローに合わせたビュー（表示形式）を作成しましょう。これにより、チームメンバーが各自のタスクや情報に簡単にアクセスできるようになります。

例えば、「未読」と「既読」のビューを作成することで、情報の見落としを防ぐことが可能です。これは、フィルター機能を使って簡単に設定でき、まだチームメンバーが確認していない情報だけを表示させることができます。さらに、データベースのレイアウトを「ギャラリービュー」に設定すると、記事のサムネイル画像を表示可能です。

ギャラリービューであれば、視覚的に情報を探しやすくなるというメリットがあります。

Chrome拡張機能でNotion自動化をさらに進化させる

手動での情報入力や整理は、チームの負担となり、継続的な運用を妨げかねません。そこで、Notionの真価を引き出すために、業務効率を飛躍的に向上させるChrome拡張機能を紹介します。

これらのツールは、情報管理の工数を削減し、チームメンバーがより本質的な業務に集中できる環境を整えます。ビジネス効率の最大化を検討している場合はぜひ参考にしてください。

ChatGPTとの連携による会話の保存

AIとの対話は、今やビジネスの様々な場面で活用されています。しかし、その貴重な会話履歴が一時的なものとして消えてしまうのは、企業にとって損失です。「ChatGPT to Notion」は、ChatGPTでの会話をNotionに自動で保存するツールです。

ChatGPT to Notionを活用すれば、AIとのブレインストーミングの履歴を議事録として残したり、業務効率化のためのプロンプトを社内ナレッジとして蓄積したりすることが可能になります。複数のやり取りがある場合は、「全チャットを保存」機能で一つのページにまとめることもでき、対話のプロセス全体を記録可能です。保存されたページには、プロンプトと回答がセットで表示されます。

ChatGPT to Notionの導入方法

ChatGPT to Notionを導入するには、まずChromeウェブストアでツールを検索し、ブラウザに追加しましょう。

追加後、拡張機能のアイコンをピン留めしておくと、いつでも簡単にアクセスできるようになります。

次に、Notionで作成した情報管理データベースにアクセスを許可しましょう。これにより、Notionとツールが連携し、スムーズなデータ転送が可能になります。設定が完了すれば、ChatGPTの画面にピンのアイコンが表示されるようになります。

このアイコンをクリックするだけで、その時の会話をNotionに自動で保存可能です。特に便利なのは、複数のやり取りをまとめて保存できる「全チャットを保存」機能です。これにより、複雑な議論の過程を一つのドキュメントとして残すことができます。

保存した情報を簡単に活用する方法

Notionに蓄積された情報は、ただ保存されているだけでは意味がありません。情報を最大限に活用するための拡張機能を活用しましょう。

Notion AIの「AI要約」機能です。この機能を活用すると、保存したWeb記事や動画の内容を自動で要約してくれます。従業員が記事や動画の内容を要約しようとすると、時間がかかってしまうでしょう。一方、AI要約であればスピーディな要約が可能です。

データベースにAI要約プロパティを追加し、「ページ編集時に自動更新」をオンに設定すれば、新しい情報が追加されるたびに要約が自動で作成されます。これにより、チームメンバーは長文を読む手間を省き、要点を素早く把握できるようになります。

h4: Save to Notionでの情報収集も効果的

「Save to Notion」は、Webページ、ニュース記事、YouTube動画など、あらゆるオンラインコンテンツをNotionに直接保存できるツールです。

「Save to Notion」もChromeウェブストアから入手可能です。

このツールを使えば、チームメンバーは各自で収集した情報を簡単に共有できます。

例えば、業界の最新ニュースをワンクリックでチームのナレッジベースに保存したり、新しいマーケティング戦略の参考となる動画をNotionに埋め込んだりすることが可能です。これにより、情報の共有と活用が促進され、チーム全体の意思決定が迅速になります。

また、Notionのデータベースに「未読」と「既読」のビューを作成しておけば、保存した情報の進捗状況を管理できるため、効率的な情報収集が実現できるでしょう。

手軽に情報を保存するためのツール活用術

情報管理は日々の仕事や生活に欠かせない作業ですが、手間をかけずに情報を効率よく保存することが求められます。Notionは、そんなニーズに応えるツールです。

ここでは、Fast Notionやスマホでの情報保存方法を活用することで、どこからでも簡単に情報を保存し、必要なときにすぐに取り出せる方法を紹介します。

Fast Notionを活用すれば、移動中などオフィスの外にいてもアイデアや気づきをメモし、共有可能です。

Fast Notionでどこからでもメモが可能に

情報収集をしていると、ふとした瞬間に新しいアイデアや気づきが浮かぶことがあります。しかし、そのひらめきをすぐにメモしなければ、すぐに忘れてしまうことも多いのではないでしょうか。毎回Notionの画面に切り替えてメモを作成するのは面倒ですし、業務の流れを中断してしまう原因にもなり得ます。

そこで役立つのが、「Fast Notion」です。Google PlayもしくはApp Storeから入手可能なこのツールは、ブラウザのどこからでも瞬時にメモを作成し、Notionに送信できるシンプルながら有力なツールです。

使い方は非常に簡単で、Chromeの拡張機能として追加し、Notion APIと連携するだけで利用可能になります。設定は少し手間がかかりますが、一度完了すれば、ブラウザを開いている状態であればいつでもメモを取るのが可能です。

スマホからの情報保存方法とその注意点

Notionの自動化ツールは、主にPCのChrome拡張機能として提供されています。そのため、移動中や外出先でスマートフォンから情報を保存したい場合、同じように使えるのか疑問に思うかもしれません。残念ながら、PC向けのChrome拡張機能はスマートフォンでは直接使えませんが、Notionアプリを使えば、PCと同じくらい手軽に情報を保存することが可能です。

スマートフォンから情報を保存するには、まずNotionアプリをインストールしておきましょう。次に、保存したいWebページを開き、画面下部に表示される共有アイコンをタップします。共有方法の選択画面が表示されたら、Notionを選択してください。あとは、情報を追加したいワークスペースとデータベースを選ぶだけで、記事の保存が完了します。

完成チェックリスト｜Notion自動化導入後に確認すべきポイント

Notionによる自動化が成功しているかどうかは以下のような点を確認しましょう。

Notionを使いこなして情報管理の達人になろう

Notionに情報を集約するだけでなく、その情報をいかに効率よく活用するかが、企業における情報管理のポイントです。

ここでは、Notionの機能をさらに深く活用し、情報管理の効率を飛躍的に向上させる方法を紹介します。これらの機能を使いこなすことで、チーム全体が情報を資産として最大限に活用できるでしょう。情報を有効活用する方法を探している方はぜひ参考にしてください。

Notion AIの活用法と自動更新の設定

先述のとおり、Notion AIの「AI要約」機能は積極的に活用しましょう。保存したページの内容を自動で要約してくれるため、長文を読む手間を削減し、必要な情報を素早く把握できます。

データベースに「AI要約」プロパティを追加し、「ページ編集時に自動更新」をオンに設定しておけば、新しい情報が追加されるたびにAIが要約を自動的に作成してくれます。これにより、チームメンバーは、要約だけを見て内容を把握するか、詳細が必要な場合にのみ元の記事にアクセスするかを選択可能です。この機能は、情報共有のスピードを格段に向上させ、チームの生産性を高めることができます。

ただし、無料版では使用制限があるため、無制限に活用したい場合は有料プランへの加入を検討してみるのもよいでしょう。

タグ機能を活用して効率よく情報整理

Notionのデータベースに情報を保存する際、ただ保存するだけでは、後から必要な情報を見つけ出すことが難しくなる場合があります。情報を効果的に整理し、検索性を高めるためには、タグ機能を活用することが不可欠です。

タグ機能を活用することで、情報に属性を付与できます。例えば、「議事録」「参考資料」「プロジェクトA」「マーケティング」といったタグを事前に作成しておけば、保存時に該当するタグを選択するだけで、情報を簡単に分類できます。これにより、特定のプロジェクトに関連する情報だけをフィルタリングしたり、特定のテーマに関する資料を素早く見つけ出したりすることが可能です。

さらに、「ChatGPT to Notion」のようなツールと連携することで、AIとの会話履歴にもタグを付与できます。

よくある質問とトラブルシューティング

Notionの自動化ツールを導入する際、いくつかの設定でつまずくことがあるかもしれません。しかし、ご安心ください。ここでは、企業でNotionを本格的に運用するにあたって、よくある質問とその解決策、そしてトラブルシューティングのポイントとして以下をまとめました。

• ノーションの連携設定時の注意点
• 保存した情報のアクセス方法

これらの情報を参考に、スムーズな導入と運用を目指しましょう。

ノーションの連携設定時の注意点

「Fast Notion」のような外部ツールをNotionと連携させるには、Notion APIキーとデータベースIDの取得が必要です。特に、APIキーの取得はNotionの公式サイト（Notion for Developers）から行いますが、関連するワークスペースが正しく選択されているかを必ず確認してください。異なるワークスペースのAPIキーを使用すると、連携がうまく機能しません。

また、データベースIDの取得は、対象のデータベースをフルページ表示にした状態で行います。URLのnotion.so/の後に続く32文字の英数字がIDです。このIDをコピーする際には、余計な文字や記号を含めないように注意が必要です。

保存した情報のアクセス方法

スマホからも情報を保存できる方法がありますが、いくつかの注意点があります。特に、専用アプリから直接保存しようとすると、保存がうまくいかないことがあります。

スマホで情報を保存する際には、専用アプリに頼らず、Webブラウザを利用して保存する方法が効果的です。例えば、ブラウザの「共有」機能を使って、Notionアプリに直接保存できます。しかし、YouTubeやTwitterなどのアプリからの保存には制限があるため、PCを使って保存するのがおすすめです。

まとめ｜Notionによる情報管理を自動化させて効率を高めよう

Notionは、情報を一元管理し、効率的に活用するためのツールです。ChatGPTの活用やタグ機能を使うことで、人では対応しづらかった膨大な情報を整理しやすくなり、作業の効率も向上します。さらに、Fast Notionやスマホからの情報保存機能を活用することで、どこからでも迅速に情報を保存・アクセスでき、時間を節約できるでしょう。Notionをうまく使うことで、仕事や生活の質が向上し、情報の管理が効率的になります。

情報を資源として活用しつつ、効率的に管理したいという方はぜひ、Notionの導入を検討してみましょう。