システム開発の発注手順とは？失敗しないための進め方を解説

システム開発を外部に発注する際、どのように進めればよいか迷っていませんか。適切な手順を踏まずに発注を進めてしまうと、予算超過やスケジュール遅延、さらには要件とかけ離れたシステムが納品されるリスクがあります。

しかし、正しい発注手順を理解し、事前準備を整えておけば、こうした失敗を防げるでしょう。本記事では、システム開発が必要になる場面から具体的な発注手順、社内で整えるべき準備、そして失敗しないためのポイントまでを解説していきます。

これにより、スムーズな発注プロセスを実現し、期待通りのシステムを手に入れるための道筋が見えてくるでしょう。発注経験がない担当者の方でも、実践的な知識が身につく内容となっています。

システム開発の概要

システム開発とは、企業や組織が抱える課題を解決したり、業務を効率化したりするために、新たなソフトウェアやアプリケーションを構築する取り組みを指します。開発の対象は業務管理システムや顧客管理システム、ECサイト、モバイルアプリなど多岐にわたります。

外部の開発会社に発注する場合、要件定義から設計、開発、テスト、運用保守まで、各フェーズを連携しながら進めていきます。発注側は自社の課題やニーズを明確に伝え、開発会社はそれを技術的に実現する役割を担うため、双方の認識を合わせる必要があるでしょう。

適切な発注手順を踏むことで、期待する成果物を得られる確率が高まります。開発プロジェクトは長期にわたるため、信頼関係を築きながら進めていく姿勢も欠かせません。

システム開発が必要になる場面

システム開発を検討するきっかけは企業によってさまざまですが、共通して言えるのは現状の業務や体制では対応しきれない課題が生じている点です。

ここでは、システム開発が必要になる代表的な場面について詳しく見ていきます。自社の状況と照らし合わせながら、開発の必要性を判断する材料としてください。

業務効率化やコスト削減を目的とした業務改善の必要性が生じた場合

手作業による業務処理や紙ベースの管理が続いていると、作業時間の増加やヒューマンエラーの発生が避けられません。システムを導入すれば、定型業務の自動化やデータの一元管理が実現し、業務スピードが向上するでしょう。

また、人的リソースを削減できれば、標準化・自動化で生産性が向上し、結果としてコスト最適化にもつながります。例えば、請求書発行や在庫管理をシステム化すれば、担当者の負担が軽減され、より付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。

業務改善の必要性を感じたタイミングが、システム開発を検討する好機と言えるでしょう。現場からの改善要望が増えてきた場合には、本格的な検討を始める時期に来ているかもしれません。

既存システムの老朽化や保守限界に直面した場合

長年使用してきたシステムが古くなると、動作が不安定になったり、最新の技術に対応できなくなったりします。保守を担当していたベンダーがサポートを終了するケースもあります。

このような状況では、システムの刷新が必要です。老朽化したシステムをそのまま使い続けると、トラブル発生時の復旧に時間がかかったり、セキュリティリスクが高まったりする恐れがあるため注意が必要です。

システムのライフサイクルを考慮し、適切なタイミングで新しい環境への移行を計画する姿勢が求められます。先延ばしにするほど移行作業の難易度が上がるため、早めの判断が重要になってきます。

事業拡大や新規サービス立ち上げに伴うシステム刷新が必要な場合

新しいビジネスモデルを展開する際や、既存事業を拡大する際には、それに対応したシステム基盤が必要になります。例えば、オンライン販売を開始する場合にはECサイトの構築が不可欠であり、複数拠点を統合管理する場合には全社的な基幹システムが求められます。

既存のシステムでは機能や処理能力が不足するため、新たな開発が必要になります。事業戦略とシステム戦略を連動させ、将来の成長を見据えた設計を行うことが大切です。

タイミングを逃さず、事業展開に合わせたシステム投資を行う判断力が求められます。競合他社に遅れを取らないためにも、スピード感を持って進める必要があります。

人手による運用では対応しきれない業務量が発生した場合

事業が成長すると、取引先や顧客が増加し、それに伴って処理すべきデータ量や業務量も増えていきます。人手だけでは対応が追いつかなくなり、残業時間の増加や対応品質の低下が起こりかねません。

このような状況では、システムによる処理の自動化や効率化が急務となります。例えば、問い合わせ対応をチャットボットで自動化したり、データ入力をRPAで省力化したりする選択肢があります。

業務量の増加に合わせてシステムを導入すれば、組織の成長を持続的に支える基盤が整うでしょう。人材採用による対応には限界があるため、システム化による解決策を積極的に検討する姿勢が欠かせません。

法改正やセキュリティ要件の変更に対応する必要がある場合

法律や業界ルールが変更されると、システムもそれに合わせた修正が必要になります。例えば、個人情報保護法の改正やインボイス制度の導入など、制度変更への対応は避けられません。

また、サイバー攻撃の手法が高度化する中で、セキュリティ対策の強化も求められます。既存システムが新しい要件に対応できない場合、改修や刷新を検討する必要があります。

法令順守やセキュリティ確保は企業の信頼性に直結するため、適切なタイミングでシステム対応を行う姿勢が欠かせません。対応が遅れると罰則や信用失墜のリスクがあるため、早期の着手が求められるでしょう。

システム開発の主な発注手順

システム開発を外部に発注する際には、段階的に準備を進めていく必要があります。ここでは、発注から開発開始までの具体的な手順を順を追って解説していきます。

各ステップを丁寧に進めることが、プロジェクト成功のカギとなります。

開発目的と課題を整理し要件の方向性を定める

まず、なぜシステム開発が必要なのかを明確にする必要があります。解決したい課題や達成したい目標を言語化し、関係者間で認識を合わせましょう。

現状の業務フローを洗い出し、どの部分に問題があるのかを特定します。その上で、システム化によってどのような状態を実現したいのか、方向性を定めていきます。

この段階で目的が曖昧なままだと、後の工程で手戻りが発生しやすくなるため注意が必要です。関係部署へのヒアリングを丁寧に行い、多角的な視点から課題を整理する姿勢が求められます。文書化して共有しておけば、後から振り返る際にも役立つでしょう。

システム化対象範囲と優先順位を明確にする

すべての業務を一度にシステム化するのは現実的ではありません。そのため、どの業務領域をシステム化するのか、範囲を明確に定める必要があります。

また、優先順位をつけることで、限られた予算やスケジュールの中で最も効果の高い部分から着手できるでしょう。例えば、まずは受注管理システムを構築し、次のフェーズで在庫管理を追加するといった段階的なアプローチも有効です。

優先順位は、業務への影響度や費用対効果、実現難易度などを総合的に判断して決めていきます。無理のない範囲で着実に進める計画が成功への近道となるでしょう。スモールスタートで始めて、徐々に拡大していく戦略も検討に値します。

RFPや要件概要を作成し発注条件を整理する

RFPとはRequest for Proposalの略で、提案依頼書を意味します。開発会社に対して、自社の課題や求める機能、予算、スケジュールなどを示す資料です。

RFPを作成することで、各社から比較しやすい提案を受けられるでしょう。記載内容には、プロジェクトの背景、システム化の目的、必要な機能要件、非機能要件、開発体制への期待、契約条件などが含まれます。

詳細に書きすぎる必要はありませんが、開発会社が提案を作成するのに十分な情報を提供する必要があるでしょう。明確なRFPがあれば、より精度の高い見積もりや提案が得られます。テンプレートを活用すれば、初めての作成でもスムーズに進められます。

複数の開発会社から提案・見積もりを取得する

RFPを作成したら、複数の開発会社に提案を依頼しましょう。単一の会社だけでは比較ができず、適正な価格や提案内容かどうかの判断が難しくなります。

開発会社ごとに得意分野や技術スタック、過去の実績が異なるため、複数社から話を聞くことで選択肢が広がります。提案依頼の際には、同じ条件で見積もりを出してもらうよう依頼し、公平な比較ができるようにしましょう。

また、提案書の内容だけでなく、対面での説明やコミュニケーションの取りやすさも評価の材料になります。質疑応答の時間を十分に設けて、疑問点を解消しておく姿勢が大切です。

提案内容と体制を比較検討し発注先を選定する

各社から提出された提案書を比較検討し、最も自社に適した開発会社を選定します。価格だけでなく、技術力や過去の実績、プロジェクト体制、コミュニケーション能力なども重要な判断材料です。

また、開発手法や進捗管理の方法、トラブル発生時の対応方針なども確認しておく必要があります。必要に応じて追加の質疑応答やプレゼンテーションの場を設け、疑問点を解消してから決定する姿勢が大切です。

長期的なパートナーシップを築けるかどうかという視点も、選定における重要なポイントとなります。評価シートを作成して客観的に比較すれば、社内での合意形成もスムーズになるでしょう。

契約締結後にキックオフを行い開発を開始する

発注先が決まったら、契約内容を精査し、双方合意の上で契約を締結します。契約後はプロジェクトのキックオフミーティングを開催し、関係者全員で目標や役割分担、スケジュール、コミュニケーションルールなどを確認しましょう。

この場で認識のズレがあれば早期に解消しておく必要があります。キックオフ後は要件定義フェーズに入り、より詳細な仕様を詰めていくわけです。

定期的な進捗会議を設定し、開発の進行状況を可視化する体制を整えることで、プロジェクトの成功確率が高まるでしょう。チーム全体で一体感を持ってスタートを切ることが、良好な関係構築につながります。

システム開発を発注する前に社内で整える準備

開発会社に発注する前に、社内でしっかりと準備を整えておくことが、プロジェクトの成否を左右します。

ここでは、発注前に社内で行うべき準備について解説しましょう。事前準備が不十分だと、発注後に混乱が生じやすくなってしまいます。

システム開発の目的とゴールを社内で共有する

システム開発は担当部署だけの取り組みではなく、全社的なプロジェクトとして捉える必要があります。経営層、現場スタッフ、IT部門など関係者全員が目的とゴールを理解し、同じ方向を向いていることが大切です。

共有が不十分だと、開発途中で要望が増えたり、方向性がぶれたりする原因になります。社内説明会や資料配布などを通じて、なぜこのシステムが必要なのか、導入後にどのような効果が期待されるのかを丁寧に伝えましょう。

全員の理解と協力が得られれば、プロジェクトは円滑に進みます。定期的に進捗を共有することで、組織全体で推進していく雰囲気を作り出せるでしょう。

業務フローや現行課題を可視化しておく

現状の業務がどのように行われているのか、フローチャートや業務手順書として可視化しておきましょう。目に見える形で整理することで、どこに無駄があるのか、どの工程をシステム化すべきかが明確になります。

また、現行の課題をリストアップし、優先度をつけておくことも必要です。開発会社に現状を説明する際にも、可視化された資料があればスムーズに伝えられるでしょう。

社内の暗黙知を形式知に変換する作業は手間がかかりますが、要件定義の精度を高めるために欠かせません。現場担当者へのヒアリングを重ねて、実態に即した資料を作成する努力が求められます。

意思決定者と窓口担当者を明確にする

プロジェクトを進める上で、誰が最終的な意思決定を行うのか、誰が開発会社との窓口になるのかを明確にしておく必要があります。意思決定者が不明確だと、重要な局面で判断が遅れたり、方針が定まらなかったりしかねません。

また、窓口担当者が複数いると情報が錯綜し、開発会社が混乱する原因にもなります。役割分担を明確にし、責任の所在をはっきりさせることで、プロジェクト運営がスムーズになるでしょう。

体制図を作成し、関係者全員で共有しておきましょう。権限委譲の範囲も明確にしておけば、細かな判断を都度確認する手間が省けます。

予算とスケジュールの上限をあらかじめ設定する

システム開発には相応の費用と時間がかかります。事前に予算の上限とスケジュールの目安を設定しておかなければ、プロジェクトが膨張してしまいかねません。

予算は初期開発費用だけでなく、運用保守費用やライセンス費用なども含めて考える必要があります。また、スケジュールについては、繁忙期を避ける、決算期に間に合わせるなど自社のビジネスカレンダーと照らし合わせて設定しましょう。

上限を明確にすることで、開発会社も現実的な提案がしやすくなり、無理のない計画が立てられるでしょう。余裕を持った設定にしておけば、想定外の事態にも対応しやすくなります。

内製対応と外注範囲の切り分けを行う

すべてを外部に任せるのか、一部は社内で対応するのかを事前に決めておく必要があります。例えば、要件定義は社内で行い、設計以降を外注するといった分担も考えられるでしょう。

また、運用保守を内製化するのか外注するのかも重要な判断ポイントです。社内にITスキルを持った人材がいれば、一部の作業を内製化することでコスト削減や柔軟な対応が期待できます。

一方、専門性の高い部分は外部の力を借りる方が効率的な場合もあるでしょう。自社のリソースと能力を冷静に見極め、適切な切り分けを行うことが求められます。将来的な内製化を見据えて、ノウハウを蓄積していく視点も持っておきたいところです。

システム開発の発注に失敗しないためのポイント

システム開発の発注では、ちょっとした判断ミスが後々に影響を及ぼします。予算オーバーやスケジュール遅延、さらには期待と異なるシステムが納品されるといった事態に陥りかねません。

ここでは、失敗を避けるために押さえておくべきポイントを解説しましょう。先人の失敗から学び、同じ轍を踏まないようにする姿勢が大切です。

要件を曖昧なまま発注せず段階的に整理する

要件が固まっていない状態で発注を急ぐと、開発途中で仕様変更が頻発し、コストやスケジュールに悪影響を及ぼします。最初から完璧な要件を定義するのは難しいため、段階的に整理していく姿勢が大切です。

まずは概要レベルで方向性を決め、発注後に開発会社と協力しながら詳細を詰めていく進め方が現実的です。アジャイル開発のように、小さな単位で開発と確認を繰り返す手法も有効でしょう。

曖昧な部分を残したまま進めるのではなく、明確にすべき点を認識し、適切なタイミングで決定していく計画性が求められます。要件の優先順位を明確にして、必須機能と希望機能を分けて考えることも重要になってきます。

価格だけでなく提案内容や体制を重視する

安さだけで発注先を選ぶと、技術力不足やコミュニケーション不全により、結果的にプロジェクトが失敗するリスクがあります。価格は重要な要素ですが、それ以上に開発会社の技術力、過去の実績、プロジェクト体制、コミュニケーション能力などを総合的に評価しましょう。

担当者との相性や、トラブル時の対応力も見極める必要があります。また、提案内容が自社の課題を正しく理解し、適切な解決策を示しているかも重要な判断材料となります。

長期的な視点で信頼できるパートナーを選ぶことが、成功への近道です。開発後の保守運用まで見据えて、継続的な関係を築ける相手かどうかを慎重に見極めていきましょう。

契約形態や責任範囲を事前に明確にしておく

契約形態には請負契約や準委任契約などがあり、それぞれ責任範囲やリスク分担が異なります。請負契約では成果物に対する責任を開発会社が負いますが、準委任契約では作業そのものに対する契約となるため、成果物の品質保証がない場合もあるでしょう。

どちらが適しているかは、プロジェクトの性質や要件の確定度合いによって変わります。契約書には、納品物の範囲、検収基準、瑕疵担保責任、追加費用の発生条件などを明記しておく必要があります。

曖昧な契約はトラブルの元になるため、弁護士や専門家のアドバイスを受けながら慎重に進めましょう。知的財産権の帰属や秘密保持義務についても、しっかりと取り決めておく必要があります。

まとめ｜システム開発の発注手順を把握して事前準備を行おう

システム開発の発注を成功させるには、正しい手順の理解と入念な事前準備が欠かせません。開発目的と課題を整理し、システム化の範囲を明確にした上で、RFPを作成して複数の開発会社から提案を受けましょう。

要件を曖昧なまま進めず、契約形態や責任範囲を明確にしておくことも失敗を防ぐポイントです。適切な発注手順を踏み、計画的に進めていけば、期待通りのシステムを手に入れられるでしょう。焦らず着実に準備を重ね、長期的な視点でプロジェクトを推進していきましょう。