AIエージェントは会議でも使える！効果的に活用するコツを解説

毎日の会議で議事録作成に時間を取られていませんか。発言内容を正確に記録し、要点をまとめて関係者に共有する作業は想像以上に負担になります。特に複数の会議が重なる日は議事録作成だけで半日が終わってしまう、といったケースもあるでしょう。

そんな課題を解決するのがAIエージェントです。音声認識技術と自然言語処理を組み合わせたAIエージェントなら、会議内容を自動で文字に起こして重要なポイントを整理して議事録を作成できます。さらに過去の会議データとの関連付けやタスク管理まで自動化できるため、会議の生産性向上に大きく貢献します。

本記事で解説するのは会議でAIエージェントを活用する具体的なシーンや効率的な使い方、注意すべきポイントです。記事を読み進めることであなたの会議運営がどのように変わるか、具体的にイメージできるでしょう。

会議でAIエージェントを活用できる代表的なシーン5選

AIエージェントは会議のさまざまな場面で活用できます。従来は人の手で行っていた作業を自動化し、参加者がより本質的な議論に集中できる環境を作り出せるでしょう。

ここでは実際の会議でAIエージェントが力を発揮する、具体的なシーンを5つ紹介します。それぞれのシーンでどのような課題が解決され、どの程度の効率化が期待できるかを詳しく見ていきましょう。これらの活用方法を知ることで、あなたの会議運営に最適なAIエージェントの使い方が見えてくるはずです。

①会議内容の自動文字起こし

会議でAIエージェントが力を発揮する場面が、リアルタイムでの音声文字起こしでしょう。参加者の発言を瞬時にテキスト化し、会議中でも内容を視覚的に確認できます。

従来の手動記録では書き取りに集中するあまり、議論の流れについていけないことがありました。しかしAIエージェントなら発言者の識別も可能で、誰が何を話したかを記録できます。音声認識精度も年々向上しており、専門用語や固有名詞も適切に認識できます。

さらに複数の参加者が同時に発言した場合でも、音声の分離技術により個別の発言を区別して記録が可能です。オンライン会議では特に有効で、音声品質にばらつきがある環境でも安定した文字起こしができます。会議終了後は完全なテキストデータとして保存されるため、後から内容の確認や検索をする際にも便利です。

②議事録の自動要約・共有

文字起こしされた会議内容をAIエージェントが自動で要約し、構造化された議事録に変換します。重要なポイントの抽出や決定事項の整理、次回への持ち越し事項の明確化まで一連の作業を自動化できる点が議事録にAIエージェントを活用するメリットです。

従来は会議後に担当者が時間をかけて議事録を作成していましたが、AIエージェントなら会議終了と同時に下書きが完成します。要約レベルも調整可能で、詳細版と概要版を使い分けることが可能です。

作成された議事録は、あらかじめ設定された関係者に自動配信されます。メール送信だけでなく、チャットツールやプロジェクト管理システムとの連携も可能です。編集権限を設定すれば関係者が内容の修正・追記をできるため、より正確で実用的な議事録が完成します。

③発言内容の分析による論点整理

AIエージェントは単なる記録だけでなく、会議の内容を分析して論点を整理する機能も持っています。発言の感情分析やキーワード抽出、話題の変遷追跡などを通じて会議の構造を可視化できるでしょう。

例えば議論が分散しがちな会議ではAIが主要な論点を抽出し、関連する発言をグルーピングします。賛成・反対の意見を分類し、合意形成の度合いの数値化も可能です。発言時間の偏りや参加度の分析によって、より公平な議論環境の構築にも貢献します。

さらに過去の会議データとの比較分析により、継続的な課題や解決済みの問題を自動識別します。これによって同じ議題の繰り返しを防ぎ、より建設的な議論に導けるでしょう。分析結果はグラフやチャート形式で表示され、会議の改善点も具体的に提示されます。

④会議中のタスク抽出とToDo管理

会議中に発生するタスクや決定事項をAIエージェントが自動的に抽出し、ToDoリストとして整理します。担当者の割り当てや期限の設定、優先度の判定まで一連のタスク管理業務を効率化できる点がタスク管理にAIエージェントを活用するメリットです。

従来は会議後に手動でタスクを整理していましたが、AIエージェントなら発言内容から自動的にアクションアイテムを識別します。次回までにやるべきことや検討事項、必要な資料準備などを種類別に分類して管理可能です。

抽出されたタスクはプロジェクト管理ツールやカレンダーアプリと連携し、自動登録されます。担当者には個別に通知が送信され、進捗状況も追跡できます。次回の会議前には前回のタスク完了状況を自動確認し、未完了項目を議題として提案する機能もあります。

⑤過去の会議内容との関連情報提示

AIエージェントは膨大な過去の会議データを分析し、現在の議論に関連する情報を自動的に提示します。似たような課題の過去の対応策や関連する決定事項、参考になる議論の経緯などの有益な情報を会議中にリアルタイムで提供可能です。

検索機能も高度化されており、キーワードだけでなく文脈や意味を理解した関連情報を抽出できます。例えば予算に関する議論が始まると、過去の予算関連の会議内容や決定事項を自動表示します。参加者は過去の経緯を把握し、より質の高い議論を展開できるでしょう。

会議の継続性と一貫性を保ちながら、新しいアイデアの創出にも貢献する機能です。データベース化された知識資産を最大限に活用し、組織の意思決定品質を向上させます。

会議でAIエージェントを効率よく使うポイント

AIエージェントの性能を最大限に引き出すためには、適切な使い方の理解が大切です。単に導入するだけでなく事前準備や会議の進行方法の工夫により、高い効果を実現できるでしょう。

ここでは実際に多くの企業が実践している、効果的な活用方法を4つのポイントに分けて解説します。これらのポイントを押さえることでAIエージェントの認識精度向上と、より有用な出力結果の獲得が期待できるでしょう。明日からすぐに実践できる内容が多いので、ぜひ参考にしてください。

会議前に目的や議題をAIに共有する

会議開始前のAIエージェントへの目的や議題の入力により、精度の高い認識と分析が可能になります。事前情報があることで専門用語や固有名詞の認識精度が向上し、文脈に沿った適切な要約が期待できるでしょう。

具体的には会議の種類や参加者の役職、主要な議題、想定される専門用語リストなどの事前設定です。プロジェクトに関する会議であれば、プロジェクト名や関連技術の用語集を登録しておくと良いでしょう。

事前設定によってAIエージェントは会議の流れを予測し、重要なポイントを見逃さずに記録できるでしょう。議題に変更があった場合も、会議中にリアルタイムで調整可能です。参加者の発言パターンや専門分野も学習するため、継続的に精度が向上していきます。準備時間も5分程度と手軽なため、会議全体の品質向上に貢献するでしょう。

音声認識精度を高めるためマイク環境を整える

AIエージェントの音声認識精度を最大化するためには、適切な音響環境の構築が不可欠といえるでしょう。マイクの品質や設置位置、周囲の騒音対策などの工夫によって文字起こしの精度を向上できるでしょう。

オンライン会議では、各参加者の高品質マイクの使用が大切です。内蔵マイクよりも外付けマイクの方が音質が安定し、認識精度も向上します。オフライン会議では会議室の中央に集音マイクを設置し、全参加者の発言を均等に収集できる環境を作りましょう。

またエアコンの音や外部の騒音、紙をめくる音などは認識精度を下げる要因となります。可能な限り静かな環境を保ち、発言者以外はマイクをミュートにする習慣を身に付けましょう。音響設備の定期メンテナンスも忘れずに行い、常に最適な状態を維持することが大切です。

発言は明確・簡潔に行う

AIエージェントの認識精度を向上させるためには、参加者の発言方法も重要な要素です。明確で簡潔な話し方を心がけることで、正確な文字起こしと的確な要約が可能になります。

具体的には早口を避け、適度な間を取りながら話すことが効果的です。専門用語や固有名詞を使う際は最初にゆっくりと発音し、AIが認識しやすいよう配慮しましょう。また一文を短くまとめ、主語と述語を明確にすればAIの理解度が向上します。

発言内容の構造化も大切です。結論から先に述べ、その後に理由や詳細を説明する話し方を習慣化しましょう。曖昧な表現や推量を多用すると、AIが重要度を正しく判定できない場合があります。決定事項やタスクについては具体的な期限や担当者を明確に述べることで、より実用的な議事録が作成されます。

タスクや決定事項を明確に述べる

会議中に発生するタスクや決定事項はAIエージェントが確実に認識できるよう、明確な表現で伝えることが大切です。曖昧な表現では後々の確認作業が増えてしまい、効率化の効果が薄れてしまいます。

タスクを伝える際は具体的な作業内容や担当者、期限を明確に述べましょう。例えば田中さんが来週金曜日までに資料を作成するという場合、この3つの要素の明確な発言でAIが正確にタスクとして認識できます。また優先度や重要度も併せて伝えることで、より実用的なタスク管理が可能になるでしょう。

決定事項についても同様に何が決定されたのか、いつから実施するのか、関係者は誰なのかを明確に表現しましょう。

AIエージェントを会議で使うときの注意点

AIエージェントは有用なツールですが、完璧ではありません。技術的な限界や運用上の課題を理解し、適切な対策を講じることで安全かつ効果的に活用できます。

ここでは実際にAIエージェントを導入した企業が経験した課題と、その対策方法を4つのポイントに分けて解説します。これらの注意点を事前に把握しておくことでトラブルを未然に防ぎ、AIエージェントの利点をより効果的に活かせるでしょう。リスク管理の観点からも、確認しておきたい内容です。

音声認識の誤認識による記録ミスがあることに配慮する

AIエージェントの音声認識技術は高精度ですが、100%完璧ではありません。似た発音の単語や専門用語、固有名詞などで誤認識を起こす可能性があります。重要な会議では、この点を十分に考慮した運用が必要です。

誤認識の影響を最小限に抑えるためには、会議後の確認作業を行いましょう。特に数値データや人名、会社名、技術用語などは人間の目による再確認が必要です。また重要な決定事項については発言者に内容を復唱してもらい、認識精度を高める工夫も有効です。

さらに、音声認識の苦手分野を理解しておくことも大切です。方言や外国語なまり、早口、複数人の同時発言などは認識精度が低下するかもしれません。これらの状況では人間による補助的な記録も併用し、後の照合をお勧めします。定期的な精度チェックも欠かさず行いましょう。

プライバシーや機密情報の管理を徹底する

AIエージェントは会議の音声データや議事録を処理するため、プライバシーや機密情報の管理が重要な課題となります。不適切な情報管理は企業の信頼失墜、法的リスクなどを招く可能性があります。

まずAIエージェントサービスの利用規約やプライバシーポリシーを十分に確認し、データの保存場所や利用目的、第三者提供の有無を把握しましょう。クラウドベースのサービスでは、データの暗号化や地理的な保存場所の制限も重要な確認事項です。社内のセキュリティ部門と連携し、コンプライアンスに準拠した運用ルールの策定が必要です。

機密性の高い会議では録音機能の無効化や特定の議題の際、AIエージェントを一時停止する運用も検討しましょう。

通信トラブルや動作不具合に備えておく

オンライン会議でAIエージェントを使用する際は、通信トラブルや動作不具合が発生するかもしれません。重要な会議でAIエージェントが機能しなくなった場合の対策を、事前に準備しておくことが大切です。

まず、バックアップ手段を用意しましょう。従来の手動記録や別のツールでの録音機能の併用により、AIエージェントが機能しなくなった場合でも会議内容を保存できます。複数の参加者で分担して記録を取る体制も有効です。

トラブル発生時の対応手順も事前に決めておきましょう。対応者や復旧作業の手順、代替手段への切り替えタイミングなどを明確にしておくことで混乱を最小限に抑えられます。定期的な動作確認やシステム更新も忘れずに実施し、トラブルの予防に努めましょう。

AIの出力内容を鵜呑みにしない確認体制を整える

AIエージェントが作成した議事録や要約は、人間が確認・検証する体制を整えることが必要です。AIの出力を鵜呑みにすると、誤った情報が記録され、後々の意思決定に悪影響を与える可能性があります。

確認体制では複数の参加者による、相互チェックが効果的です。議事録の下書きを関係者に配布し、内容の正確性を確認してもらいましょう。特に数値データや日程、担当者名、決定事項などは複数人による確認で誤りを発見できます。

AIの出力品質は継続的に改善されていますが、現状完璧とはいえません。特に文脈の理解や微妙なニュアンスの把握には限界があります。重要な会議ほど人間による最終確認を徹底し、AIエージェントはあくまで効率化のためのツールとして位置付けましょう。

会議で役立つAIエージェントのサービス例

現在、多くの企業がAIエージェントを活用した会議支援サービスを提供しています。それぞれ異なる特徴と強みをもっているため、自社の会議スタイルや要件に最適なサービスの選択が必要です。

ここでは実際に企業で導入され、高い評価を得ているAIエージェントサービスを5つ紹介します。各サービスの特徴や活用事例、導入効果などを詳しく解説しますので、サービス選定の参考にしてください。

事例①KDDI株式会社｜短時間で高精度な議事録を自動生成する「議事録パックン」

KDDI株式会社が提供する「議事録パックン」は、短時間で高精度な議事録を自動生成できるAIエージェントサービスです。独自の音声認識技術によって複数人の発言を正確に識別し、構造化された議事録を会議終了と同時に作成します。

このサービスの特徴は、日本語音声認識の精度の高さです。関西弁や東北弁といった方言にも対応し、専門用語の認識精度も業界トップクラスを誇ります。また発言者の識別機能によって発言者と内容を明確に記録でき、責任の所在が明確な議事録を作成可能です。

特に定期的な会議が多い部署では、時間短縮効果が報告されています。クラウドベースのサービスのため初期費用を抑えて導入でき、中小企業でも気軽に利用できる点も評価対象です。セキュリティ面でも国内データセンターを使用し、企業の機密情報を適切に保護しています。

出典参照：「議事録パックン」 ｜KDDI株式会社

事例②株式会社Zendesk｜顧客対応や議事録の自動化を実現「AIエージェント」

株式会社Zendeskが提供する「AIエージェント」は顧客対応業務と会議の議事録作成を、統合的に自動化できるサービスです。CRMシステムとの連携により、顧客情報と会議内容を関連付けて管理できる点が特徴です。

このサービスでは会議の種類を自動判定し、それぞれに最適化された議事録テンプレートを適用します。営業会議では商談進捗や次回アクション、技術会議では課題点や解決策を重点的に抽出し、用途に応じた実用的な議事録を作成します。

導入効果として顧客対応部門では応答時間が短縮され、顧客満足度の向上につながりました。会議の議事録作成では従来の手動作業と比較して時間短縮を実現し、従業員がより付加価値の高い業務に集中できるようになりました。APIを活用した他システムとの連携も柔軟に対応できるため、既存のワークフローに自然に組み込むことが可能です。

出典参照：AI Agents｜株式会社Zendesk

事例③株式会社MILIZE｜エージェントモデルを搭載した「MILIZE Financial AGENT」

株式会社MILIZEが開発した「MILIZE Financial AGENT」は、金融業界に特化したAIエージェントサービスです。金融専門用語の認識精度が高く、複雑な金融商品の説明や契約内容の議論も記録できます。

このサービスの特徴は、金融業界の規制要件に完全対応している点です。金融商品取引法や個人情報保護法などの法的要件を満たした設計となっており、コンプライアンスを重視する金融機関でも安心して利用できます。

特に複雑な投資判断を行う会議では、過去の類似案件との比較分析機能が高く評価されています。金融業界特有の専門性と厳格なセキュリティ要件を両立した、業界特化型AIエージェントの成功事例といえるでしょう。

出典参照：MILIZE Financial AGENT｜株式会社MILIZE

事例④株式会社FLUED｜6,000以上のツールと統合した「tldv」

株式会社FLUEDが提供する「tldv」は、6,000以上のビジネスツールと統合可能なAIエージェントサービスです。ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsなど主要なオンライン会議プラットフォームと連携し、シームレスな会議記録ができます。

このサービスの強みは、豊富な連携機能です。SlackやNotion、Salesforce、Hubspotなど企業が日常的に使用するツールと自動連携し、会議内容を適切なプラットフォームに自動配信します。またAI要約機能によって会議の要点を簡潔にまとめ、関係者が短時間で内容を把握できる形式で提供します。

導入企業ではツール間のデータ移行作業が完全自動化され、情報共有の効率が改善されました。検索機能も充実しており、過去の会議内容から必要な情報を瞬時に見つけられるため、知識の蓄積と活用が促進されています。多様なツールを使用する現代の企業環境において、統合的な会議管理を実現する画期的なサービスです。

出典参照：tldv｜株式会社FLUED

事例⑤Ｎｏｔｔａ株式会社｜音声を自動的に文字起こしする「notta AI」

Ｎｏｔｔａ株式会社の「notta AI」は高精度な音声認識技術を核とした、文字起こしサービスです。リアルタイム文字起こしと事後処理の両方に対応し、さまざまな会議形式に柔軟に対応できる汎用性の高いサービスといえます。

このサービスの特徴は、音声認識精度の高さと処理速度の速さです。独自開発のAIエンジンによって雑音の多い環境でも正確な文字起こしが可能で、複数人の同時発言も適切に分離して記録します。また58言語に対応しており、国際会議や多言語環境でも活用できます。音声ファイルのアップロードにも対応しているため、録音済みの会議も後から処理可能です。

価格設定も柔軟で使用頻度に応じたプランを選択できるため、予算に制約のある組織でも導入しやすい点が評価されています。

出典参照：notta AI｜Ｎｏｔｔａ株式会社

まとめ｜AIエージェントを使って会議の議事録作成・管理を効率化しよう

AIエージェントの活用によって会議の議事録作成から管理まで、従来は人の手で行っていた作業を効率化できます。音声の自動文字起こしや議事録の要約・共有、論点整理、タスク管理、過去情報との関連付けなど多様な機能により会議の生産性向上が期待できるでしょう。

今回紹介したサービス事例を参考に自社の会議スタイルに最適なAIエージェントを選定し、段階的に導入を進めてみてください。