人事DXにRPAが必要な理由とは？導入時の注意点と活用事例を解説

企業の人事部門では採用管理、勤怠管理、給与計算など多岐にわたる業務を担当しており、その多くが定型的な反復作業で構成されています。従来の手作業中心の処理では、データ入力ミスや業務の属人化などの課題が発生し、付加価値の高い業務への集中が困難な状況となっていました。

こうした課題を解決するため、RPA（Robotic Process Automation）を活用した人事DXが注目されています。RPAにより反復的な定型業務を自動化することで、人的ミスの削減、業務効率の向上、コスト削減を同時に実現できるでしょう。

本記事では人事DXにおけるRPAの重要性と具体的な活用方法、成功事例を通じて効果的な導入アプローチについて詳しく解説します。

人事DXとは

人事DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して人事業務のプロセスや組織体制を根本的に変革し、企業の人材管理と組織運営を高度化する取り組みです。従来の紙ベースやExcelによる管理から脱却し、クラウドシステムやAI、データ分析ツールを導入することで、採用から退職までの一連の人事業務を効率化します。

人事DXの目的は単なる業務効率化にとどまらず、データドリブンな人材戦略の策定、従業員エクスペリエンスの向上、組織のアジリティ強化にあるでしょう。

RPAとは｜人事業務とどう関わる？

RPA（Robotic Process Automation）とは、ソフトウェアロボットが人間の操作を模倣して定型的な業務を自動実行する技術です。人事業務においては、データ入力、ファイル操作、システム間のデータ連携といった反復的な作業を24時間365日正確に処理できるため、効率化が期待できるでしょう。

人事業務の特性である正確性と処理速度の両立を実現し、人事担当者をルーティンワークから解放することで、より戦略的で付加価値の高い業務への集中を可能にします。

人事DXにRPAが必要な5つの理由

人事DXを成功させるためには、デジタル技術の効果的な活用が不可欠ですが、中でもRPAは特に重要な役割を果たします。人事業務の特性である大量のデータ処理、厳密な正確性の要求、法令遵守への対応といった要素を考慮すると、RPAの導入は単なる効率化ツールを超えた戦略的な必要性があるといえるでしょう。

ここでは人事DXにおいてRPAが必要不可欠である5つの理由を詳しく解説します。

①反復的な定型業務の効率化ができる

人事業務には採用管理、勤怠集計、給与計算、社会保険手続きなど、同じパターンで繰り返される定型業務が数多く存在します。これらの業務は人間が手作業で処理すると時間がかかる上、集中力を要するため担当者の負担が大きくなりがちです。

RPAを活用することで、決められたルールに従って実行される反復作業を24時間365日休むことなく正確に処理できるようになります。人間が行うと数時間から数日かかる作業を数分から数十分で完了できるため、時間短縮と生産性向上が実現します。また、夜間や休日にも自動処理が可能なため、翌営業日には結果が準備されている状態を作り出せる点も大きなメリットです。

②人的ミスの削減と業務品質向上が実現できる

人事業務は従業員の個人情報や給与、労働条件など機密性の高いデータを扱うため、入力ミスや転記ミスが重大な問題につながる可能性があります。手作業による処理では疲労や集中力の低下により、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすくなるでしょう。

RPAは事前に設定されたルールに従って正確に動作するため、計算間違いや転記ミス、処理の漏れなどを削減できます。

また、法定調書の作成や社会保険手続きにおいても、法令で定められた様式や期限に従って確実に処理できるため、コンプライアンス遵守にも貢献します。結果として、業務品質の向上と信頼性の確保が実現し、人事部門の信頼度向上にもつながるでしょう。

③戦略的人事業務への時間とリソース集中が可能になる

​​RPAによる定型業務の自動化により、人事担当者は単純作業から解放され、より戦略的で付加価値の高い業務に時間とエネルギーを集中できるようになります。人事担当者は、これまで勤怠データの集計や給与計算といったルーティンワークに多くの時間を費やしていました。しかしRPA導入により、人材育成計画の策定、組織開発、エンゲージメント向上施策の企画・実行といった戦略的業務に注力できるようになるでしょう。

これにより人事部門は単なる管理部門から、企業の成長を支える戦略的パートナーとしての役割を果たせるようになります。また、面接や人材評価、キャリア相談など、人間でなければできない対人業務により多くの時間を割けるため、従業員満足度の向上や優秀な人材の獲得・定着にも寄与します。

④人事データの一元管理と活用促進ができる

RPAは複数のシステムやファイルに分散している人事データを自動的に収集・統合し、一元管理された状態での蓄積が可能です。従来は各部門や各システムでバラバラに管理されていた従業員情報を統合データベースに集約することで、包括的な人材データの分析と活用が促進されます。

自動化されたデータ収集により、リアルタイムでの情報更新が可能になり、常に最新の状態でデータを管理できるため、意思決定の精度と速度が向上するでしょう。

また、データの形式統一や品質管理も自動化できるため、分析に適したクリーンなデータセットを継続的に維持できます。必要なデータを迅速に抽出・加工できるため、コンプライアンス対応の効率化にも貢献するでしょう。

⑤コスト削減と生産性向上の両立が実現できる

RPAの導入により、人件費の削減と生産性の向上を同時に実現できる点も大きなメリットです。定型業務の自動化により、これまで人手に依存していた作業を24時間365日稼働するソフトウェアロボットが代替するため、残業代や派遣社員コストの削減が期待できます。

また、処理速度の向上により、月末月初の繁忙期における一時的な人員増強の必要性も軽減されるでしょう。一方で、人事担当者は自動化により生まれた時間を戦略的業務に活用することで、組織全体の生産性向上に貢献できます。

これらの取り組みは長期的には企業の業績向上につながるため、RPAへの投資は単なるコスト削減ツールではなく、収益向上を支える戦略的投資として位置づけられます。

RPAで自動化できる人事業務

人事部門の業務は正確性が重視される一方で、月次や年次で発生する大量のデータ処理や書類作成など、時間的制約の中で高い精度が求められるという特徴があります。

RPAの導入により、こうした業務負荷を軽減し、人事担当者がより戦略的で創造的な業務に専念できる環境を構築できるでしょう。

ここでは実際にRPAで自動化できる代表的な人事業務について、具体的な活用方法とその効果を詳しく解説します。

採用業務の効率化と応募者管理

採用プロセスにおけるRPA活用により、応募者情報の管理と選考業務の効率化が図れます。求人サイトから応募者データを自動収集し、採用管理システムへの登録作業の自動化により、人事担当者の手作業を削減できるでしょう。

また、応募者の履歴書情報を各種システムやスプレッドシートに自動転記し、選考スケジュールの調整メールを定型フォーマットにして自動送信も可能です。面接後の評価データを集約して合否判定資料を自動作成したり、内定通知や不採用通知のメール配信を自動化したりすることで、採用プロセス全体のスピードアップが実現します。

入退社手続きとシステム登録

従業員の入退社に伴う各種手続きは、複数のシステムやフォームへの情報入力が必要な煩雑な業務ですが、RPAにより効率化できます。新入社員の基本情報を一つのシステムに一括で自動登録することで、従来は数時間かかっていた作業を数分で完了できるようになります。

また、社会保険の加入手続きや雇用保険の資格取得届、住民税の特別徴収開始手続きなども、必要な情報を自動的に各行政機関のシステムに入力・提出できるでしょう。退職時には逆のプロセスで、各システムからのアカウント削除、社会保険の資格喪失手続き、離職票の作成などを自動化できます。

人事帳票作成

人事部門では労働条件通知書、在籍証明書、昇格辞令、人事評価表など多様な帳票作成業務が日常的に発生しますが、これらの定型的な文書作成はRPAの得意分野です。従業員データベースから必要な情報を自動抽出し、あらかじめ設定されたテンプレートに差し込むことで、正確で統一された書式の帳票を迅速に作成できます。

例えば、昇進や異動の際の辞令書作成では、人事システムから対象者の氏名・所属部署・新職位などの情報を取得し、自動的に辞令書フォーマットに反映させることが可能です。

勤怠管理・給与計算の処理

​​勤怠データの集計と給与計算は、人事業務の中でも特に正確性が求められる重要な領域であり、RPAによる自動化効果が高い業務です。各従業員のタイムカードデータや勤怠管理システムのデータを自動収集し、労働時間、残業時間、休暇取得日数などを正確に集計できます。

集計されたデータは給与計算システムに自動転送され、基本給、諸手当、控除額などの計算処理が実行されるため、手作業による転記ミスや計算間違いを削減できるでしょう。また、有給休暇の残日数管理、36協定の上限チェック、深夜労働時間の集計なども自動化でき、法令遵守の確実性が向上します。

コンプライアンス対応

人事業務におけるコンプライアンス対応は複雑で専門性が高く、定期的な報告や手続きが必要な領域ですが、RPAにより効率化と正確性の向上が実現できます。例えば、各従業員の労働時間を自動監視し、上限を超える可能性がある場合にアラートを発する仕組みを構築できます。

また、労働安全衛生法に基づく健康診断の受診状況管理、ストレスチェックの実施管理なども、対象者の抽出から受診勧奨メールの送信まで自動化が可能です。社会保険や労働保険に関する各種届出についても、人事データの変更を検知して必要な手続きを自動実行し、行政機関への電子申請まで一貫して処理できるでしょう。

人事DXでRPAを活用した成功事例3選

採用管理から給与計算、労務管理まで人事業務は企業規模や業界特性により課題も対応方法も異なるため、自社に適したRPA活用方法を見つけるには成功事例の分析が有効です。各社の創意工夫やノウハウを参考にすることで、より効果的なRPA導入戦略を策定できるでしょう。

ここでは業界や規模の異なる3つの企業事例を通じて、RPAが人事業務にもたらす具体的な効果と導入のポイントについて詳しく解説します。

​​事例①株式会社クレオ｜ヒューマンエラーやデータの重複などの不具合を解消

株式会社クレオの人財開発部の課題は、複数の求人媒体から収集した、毎年1,000名を超える学生のエントリー情報の管理です。同社では自社開発の業務管理システム構築ツール「BIZ PLATFORM」を導入して採用プロセスの可視化を実現しました。

また、「BizRobo! Basic」を導入し、以下の4つの業務を完全自動化しました。

• 複数求人媒体からの学生情報抽出とファイルサーバー保存
• 履歴書・成績証明書のPDF抽出とファイル名変更
• 適性検査回答のPDF抽出と審査結果のCSV保存
• 面接資料の所定形式での印刷

この結果、新卒採用期間内で工数削減を実現し、スタッフの精神的負荷も軽減されました。人財開発部では本来あるべき時間の使い方ができるようになり、採用広報の企画や社員教育の実施により多くの時間を注力できるようになっています。

出典参照：業務の可視化×自動化で採用業務の課題を解消 自社ツールとRPAの連携で新卒採用管理業務の大幅工数削減｜オープン株式会社

事例②パーソルテクノロジースタッフ株式会社｜求人サイトの入稿作業にかかる時間を削減

パーソルテクノロジースタッフ株式会社は、IT系・機電系エンジニアに特化した人材派遣会社です。2017年の会社統合に伴い、ミドルバックオフィスの業務効率化が課題となっていました。

同社では基幹システムに登録された企業案件情報を、自社サイトや「リクナビ派遣」などの他社案件集積サイトに掲載するため、媒体ごとのフォーマットに合わせた入稿データを作成する必要がありました。

そこで「BizRobo! Basic」を導入し、求人サイトの入稿データ作成業務を自動化しました。この結果、これまでと同じ業務量をより少ない人数で処理できるようになり、人員補填抑制や採用抑制、残業時間削減を実現しました。削減された時間を求人効果向上のための記事作成や分析といった付加価値の高い業務に充てることで、利益創出にもつながっています。

出典参照：決め手は「操作性」と「管理の利便性」。BizRobo!を“軽やかに”使いこなし、デジタルレイバーの輪を広げる｜オープン株式会社

事例③松本興産株式会社｜総務人事部と経理部の業務を自動化

松本興産株式会社は、埼玉県秩父郡に本社を構えるCNC複合旋盤やNC旋盤による金属切削加工を行う金属加工メーカーです。従業員140名（単独）、249名（グループ連結）の同社では、働き方改革の推進と生産性向上を目的として2018年9月にRPAツール「ロボパットDX」を導入しました。

従来は2名で計2時間かけていた作業を、ロボットが長くても15分で完了するように改善し、人的作業時間をゼロにしました。

同社では月1回「ロボパット発表会」を開催し、従業員それぞれが作成したロボットを発表する取り組みを実施しています。現在は練習用から実稼働まで含めて30以上のロボットが作成され、新型コロナウイルス感染症の影響による在宅勤務でも、オフィスのロボパット用パソコンを自宅から遠隔操作して業務自動化を継続しています。

出典参照：​​頼りになる最高のパートナーは、生産性を上げるだけではなく、出社の足取りも軽くしてくれる。｜株式会社FCE

人事業務のDX化に向けたRPA導入のステップ

人事業務は個人情報の取り扱いや法的要件の遵守、労働基準法への対応など、高度なコンプライアンス管理が求められる特殊性を有しています。また、採用の繁忙期や年末調整の時期など業務量の季節変動が大きい点も考慮すべき事項です。

これらの人事部門特有の要件を十分に理解し、リスクを最小限に抑えながら効果を最大化するための体系的な導入プロセスが成功の鍵となります。

ここでは人事DXを実現するためのRPA導入における4つのステップを具体的に解説します。

​​ステップ1：人事業務の現状分析と課題抽出業

RPA導入の第一歩は、人事部門の現状業務を詳細に分析し、自動化対象となる課題を抽出することです。各担当者へのヒアリングや業務観察を通じて、勤怠管理、給与計算、採用管理、人事手続きなどの業務プロセスを可視化し、作業時間、頻度、複雑さ、エラー発生率などを定量的に把握します。特に反復性が高く、ルールが明確で、大量のデータ処理を伴う業務は自動化の優先候補となるでしょう。

例えば、毎月の勤怠データ集計、複数の求人サイトへの情報転記、社会保険手続きの書類作成などが該当します。また、現在発生している課題を明確にし、RPA導入により解決すべき具体的な目標の設定が重要です。

ステップ2：RPAツール選定と要件定義

現状分析の結果を基に、自社の人事業務に最適なRPAツールの選定および詳細な要件を定義します。ツール選定では機能面だけでなく、操作性、導入コスト、既存システムとの連携性、ベンダーサポート体制、将来的な拡張性を総合的に評価しましょう。

人事業務では個人情報を扱うため、セキュリティ機能やアクセス権限管理の充実度も大事な選定基準です。また、IT知識が限られた人事担当者でも操作できる直感的なインターフェースを持つツールを選択することで、現場での定着率を高められます。

また、複数のツールを比較検討し、可能であればトライアル期間を設けて実際の業務での動作確認を行いましょう。

ステップ3：パイロット導入と効果検証

選定したRPAツールを用いて、限定的な業務範囲でパイロット導入を実施し、効果を検証します。最初は比較的シンプルで自動化効果が見込みやすい業務（勤怠データの集計、定型的な帳票作成など）を選択し、小規模なチームで試験運用を開始するのが良いでしょう。

パイロット導入期間中は、処理時間の短縮率、エラー発生率の変化、担当者の作業負荷軽減度などを定量的に測定し、導入前に設定した目標値と比較します。また、実際の運用で発生する想定外の課題や改善点を洗い出し、ロボットの動作調整やエラーハンドリングの改善を継続的に実施しましょう。

この段階で得られた知見とノウハウは、次のステップでの本格展開における貴重な資産となります。

​​ステップ4：段階的拡大と全社展開

パイロット導入で得られた成果と知見を基に、RPA活用を段階的に拡大し、最終的に全社展開を実現しましょう。まず、パイロットで成功した業務と類似性の高い他の人事業務へと自動化範囲を拡げ、採用管理、給与計算、人事評価など、より複雑で影響範囲の大きい業務へと段階的に適用していきます。

全社展開では、人事部門以外の関連部門（総務、経理、情報システムなど）との連携も視野に入れ、部門横断的なプロセス自動化を推進します。また、RPA運用体制の構築も重要な要素です。システム管理者の育成、運用ルールの策定、定期的なメンテナンス体制の整備を進めましょう。

また、従業員に対するRPA活用研修や、改善提案制度の導入により、持続的な効果拡大が期待できます。

​​人事DX推進にあたりRPAを導入する際の注意点

人事業務へのRPA導入は大きな効果が期待できる一方で、慎重に対処すべき重要な注意点も存在します。特に人事業務は従業員の個人情報や機密性の高いデータを扱うため、技術的な側面だけでなく、法的コンプライアンスやセキュリティ、運用体制の観点から包括的な対策が求められるでしょう。

ここでは人事DXにおけるRPA導入で特に注意すべき3つのポイントについて詳しく解説します。

​​①個人情報保護とセキュリティ対策が必須になる

人事業務では従業員の氏名、住所、給与情報など、極めて機密性の高い個人情報を大量に扱うため、RPAシステムにおける個人情報保護とセキュリティ対策は最重要課題となります。

個人情報保護法や労働関連法令の遵守はもちろん、社内規程に基づく厳格なアクセス権限管理の設定が不可欠です。RPAが処理するデータの暗号化、定期的なセキュリティ監査の実施により、不正アクセスや情報漏えいのリスクを最小限に抑える必要があるでしょう。

また、RPAの実行環境をネットワークから分離したり、多要素認証を導入したりすることで、外部からの攻撃に対する防御の強化も欠かせません。

②既存人事システムとの連携を慎重に検討する

多くの企業では人事管理システム、給与計算システム、勤怠管理システムなど複数のシステムが稼働しており、RPAとこれらの既存システムとの連携には慎重な検討が必要です。システム間のデータ形式の違いや更新タイミングのずれにより、データの不整合や重複処理の発生リスクを抑えるため、詳細な連携設計とテストが不可欠となります。

また、既存システムのバージョンアップやメンテナンス時にRPAの動作に影響が生じる可能性もあるため、システム管理部門との密接な連携体制を構築することが重要でしょう。

③継続的なメンテナンスと改善体制が不可欠になる

RPA導入後の安定稼働と効果維持には、継続的なメンテナンスと改善体制の構築が欠かせません。人事業務は法令改正や制度変更の影響を受けやすく、これらの変更に対応するためのロボット修正や機能追加が定期的に発生します。

例えば、労働基準法の改正に伴う勤怠管理ルールの変更や、社会保険料率の改定による給与計算ロジックの修正などが該当するでしょう。そのため、システム管理者の育成やベンダーとの保守契約、社内でのナレッジ蓄積体制を整備することが必要です。

まとめ｜RPAで人事DXを成功させ組織の競争力を向上しよう

人事業務におけるRPA活用は、反復的な定型作業の自動化により効率化と品質向上を実現し、人事担当者をより戦略的で付加価値の高い業務に集中させる効果的な手段です。採用管理から勤怠処理、給与計算、コンプライアンス対応まで幅広い業務領域で自動化効果が期待でき、人的ミスの削減とコスト削減を同時に達成できるでしょう。

本記事で紹介した事例や手法を参考に、自社の人事業務特性に応じたRPA活用戦略を検討し、組織全体の競争力向上につなげてください。