総務DXにRPAが効果的？導入メリットと成功事例を解説！

企業の総務部門は備品管理、各種申請業務、契約書管理など多岐にわたる業務を担当しており、多くが手作業による定型的な処理に依存しています。しかし従来の手作業中心の運営では、業務の属人化、処理時間の長期化、ミスの発生といった課題が生じやすくなっています。

こうした課題を解決するために注目を集めているのが、RPA（Robotic Process Automation）を活用した総務DXです。RPAにより反復的な定型業務を自動化することで、業務効率の向上、品質の安定化、コスト削減を同時に実現できるでしょう。

本記事では総務DXにおけるRPAの重要性と具体的な活用方法、成功事例を通じて効果的な導入アプローチについて詳しく解説します。

​​総務DXとは

総務DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して総務業務のプロセスや組織体制を根本的に変革し、企業の管理部門機能を高度化する取り組みです。従来の紙ベースや手作業中心の業務から脱却し、クラウドシステム、自動化ツール、データ分析技術を導入することで、備品管理から施設運営、各種申請業務まで一連の総務プロセスを効率化します。

総務DXの目的は単なる業務効率化にとどまらず、従業員エクスペリエンスの向上、多様な働き方への対応、組織全体の生産性向上など多岐にわたります。

RPAとは｜総務業務との親和性は？

RPA（Robotic Process Automation）とは、ソフトウェアロボットが人間の操作を模倣して定型的な業務を自動実行する技術です。総務業務においては、データ入力、ファイル管理、各種申請の処理といった反復的な作業を24時間365日正確に処理できるため、効率化が期待できるでしょう。

総務業務とRPAの親和性が高い理由として、総務部門には備品発注、勤怠集計、契約書管理、施設予約など、ルールが明確で反復性の高い業務を数多く抱えていることが挙げられます。

総務DXにRPAが必要な5つの理由

総務DXの成功において、RPAは単なる効率化ツールを超えた戦略的な意味を持ちます。総務業務の特性である多様性、反復性、そして組織全体への影響力を考慮すると、RPAの導入は総務部門の根本的な変革を実現する重要な手段といえるでしょう。

ここでは総務DXにおいて、RPAが必要不可欠である5つの理由を解説します。総務DX推進に当たってRPAを活用するメリットについても詳しく見ていきましょう。

​​①多岐にわたる定型業務の一括自動化ができる

総務部門は備品管理、施設管理、契約書管理、各種申請処理、勤怠集計など、企業運営に関わる幅広い定型業務を担当しています。これらの業務は個別に見ると単純でも、全体として膨大な作業量となり、担当者の負担が大きくなりがちです。

RPAの活用により、異なる業務領域の定型作業を統合的に自動化し、部門全体の業務効率を飛躍的に向上させることができるでしょう。例えば、備品の在庫チェックから発注処理、予算消化状況の更新まで一連の流れを自動化したり、従業員の各種申請から関連システムへの反映まで一括処理したりすることが可能です。

②業務の属人化解消と標準化が実現できる

総務業務は企業固有のルールや慣習が多く、特定の担当者に業務知識が集中しやすい属人化の問題を抱えがちです。担当者の退職や異動により業務が停滞したり、引き継ぎに長期間を要したりするリスクが常に存在します。RPAの導入により、個人の経験や判断に依存していた業務プロセスを明文化し、システム化することで属人化を根本的に解消できるでしょう。

ロボットは一度正しく設定されれば、常に同じ手順で正確な処理を実行するため、業務品質の標準化も実現されます。また、業務手順がシナリオとして可視化されることで、新任者の習熟期間の短縮にもつながります。

③テレワーク・多様な働き方への対応が可能になる

テレワークや柔軟な働き方が一般化する中で、総務業務においても場所や時間に制約されない業務運営が求められています。従来の総務業務は紙書類の処理、現地での施設管理など、オフィスでの作業が前提となることが多く、リモートワークの阻害要因となっていました。RPAの導入により、これらの業務を自動化・デジタル化することで、総務担当者の働き方の自由度を向上させることができるでしょう。

例えば、各種申請の承認処理を自動化すれば、承認者が出張先や自宅からでも業務を継続でき、備品発注などの処理も自動実行により場所を選ばず対応可能になります。

④コスト削減と業務品質向上の両立ができる

RPAの導入により、総務部門ではコスト削減と業務品質向上を同時に実現できる点が大きなメリットです。定型業務の自動化により、これまで人手に依存していた作業を24時間365日稼働するソフトウェアロボットが代替するため、人件費や残業代の削減が期待できます。

また、紙書類のデジタル化や自動処理により、印刷費用、郵送費、保管コストなどの間接費用も削減できます。加えて、ロボットによる正確で一貫した処理により、手作業では避けられないヒューマンエラーを削減し、業務品質の向上も実現できるでしょう。

実際の導入事例として、サッポロビール株式会社ではPOSデータダウンロード業務の自動化により年間約1,100万円の削減効果と5,700時間の労働時間短縮を実現しております。RPAが総務部門において確実な投資効果をもたらし、人的リソースをより戦略的な業務に再配分することを可能にしています。

出典参照： RPAの活用で､年間約1100万円の削減効果｜東洋経済オンライン

⑤戦略的に総務業務への時間創出が実現できる

RPAによる定型業務の自動化により、総務担当者は単純作業から解放され、より戦略的で付加価値の高い業務に時間とエネルギーを集中できるようになります。

これまで、総務担当者は書類処理やデータ入力・集計作業といったルーティンワークに多くの時間を費やしてきました。しかし、RPAの導入により、組織運営の改善提案・従業員エンゲージメント向上施策・働き方改革の推進・リスクマネジメントの強化といった戦略的業務に注力できるようになるでしょう。これにより総務部門は単なる管理部門から、企業の成長を支える戦略的パートナーとしての役割を果たせるようになります。

RPAで自動化できる総務業務

総務部門が担当する業務は企業活動の基盤を支える重要な役割を果たしており、その多くが規則性のある処理や定期的な作業で構成されています。これらはRPAによる自動化に最適な業務領域です。データ処理、承認フロー、管理業務といった総務特有の作業を自動化することで、効率化と品質向上が期待できます。

ここでは実際にRPAで自動化できる代表的な総務業務について、具体的な活用方法とその効果を詳しく解説します。

備品管理・発注業務

備品管理・発注業務は総務部門の中核的な業務の一つであり、RPAによる自動化により効率化が実現できます。在庫管理システムから定期的に在庫数をチェックし、設定された最低在庫数を下回った備品を自動検出して発注処理を実行することが可能になります。

また、消耗品の使用パターンを分析して適切な発注タイミングを自動判定したり、複数の仕入先から価格情報を自動収集して最適な発注先を選定したりもできるでしょう。発注後は在庫データの更新まで一連の流れを自動化でき、発注漏れや重複発注のリスクも削減されます。

これにより、総務担当者は単純な在庫チェックや発注作業から解放され、より戦略的な調達計画や備品管理制度の改善に集中できるようになるでしょう。

各種申請・承認プロセス

従業員からの各種申請・承認プロセスは総務部門が日常的に対応する重要な業務であり、RPAにより効率化と品質向上が可能です。有給休暇申請、出張申請、経費精算、設備利用申請、証明書発行依頼など多様な申請に対して、自動的な受付処理、内容チェック、承認ルートの振り分けを実行できます。

また、承認完了後の関連システムへの反映処理、申請者への結果通知、必要に応じた帳票の自動生成まで一貫して処理できるため、申請から完了までのリードタイム短縮と正確性向上が実現されます。

さらに、申請データの自動集計により、部門別の申請傾向分析や制度利用状況のレポート作成も可能になり、人事制度や総務制度の改善に活用できる貴重なデータを提供できるようになるでしょう。

会議室などの施設予約システムの管理

会議室や施設の予約管理業務は、多くの従業員が利用する重要なサービスでありながら、調整や管理に多大な工数を要する業務です。RPAを活用することで、予約受付から施設利用状況の管理、利用後の処理まで一連のプロセスを自動化できます。予約申請の受付時には、利用可能時間のチェック、設備要件との照合、重複予約の防止を自動実行し、適切な予約のみを受理する仕組みを構築できるでしょう。

また、定期的な会議室利用状況の集計により、稼働率の分析や利用傾向の把握が可能になり、施設の効率的な活用計画の立案に活用できるでしょう。予約変更やキャンセルの際には、関係者への自動通知、空き時間の再開放、待機リストからの自動繰り上げ処理なども実現できます。

契約書・文書管理業務

契約書や重要文書の管理業務は、企業のコンプライアンスや業務継続性に直結する重要な総務業務です。RPAにより、契約書の受領から登録、更新管理、保管まで一連のプロセスを自動化できます。新規契約書の受領時には、自動的にスキャンデータからテキストを抽出し、契約相手先、契約期間、更新条件、重要条項などの基本情報を契約管理システムに登録できるでしょう。

また、契約更新期日の自動監視により、更新時期が近づいた契約について担当者への事前通知、更新手続きのリマインダー送信、必要書類の準備指示を自動実行できます。さらに、契約条件の変更時には関連部署への自動通知、影響範囲の分析、必要な手続きの案内を自動送信することで、変更管理の漏れを防止できます。

勤怠データ集計・レポート作成

勤怠データの集計とレポート作成は、労務管理や給与計算の基盤となる重要な総務業務であり、RPAによる自動化効果が特に高い領域です。各部門の勤怠管理システムから出勤・退勤データを自動収集し、労働時間、残業時間、休暇取得状況、遅刻・早退回数などを正確に集計できます。

労働基準法や社内規程に基づく自動チェック機能により、36協定の上限超過、連続勤務日数の異常、有給取得率の低下などを自動検出し、適切なアラートを関係者に送信できるでしょう。また、部門別・職位別・プロジェクト別など多角的な視点での勤怠分析レポートを自動生成し、管理職や人事部門への定期配信も可能になります。

総務DX推進におけるRPA活用事例

総務DXにおけるRPA活用の効果を具体的に理解するためには、実際の導入事例を参考にすることが重要です。多くの企業がRPAを導入して総務業務の効率化と品質向上を実現しており、その取り組み内容と成果は企業規模や業界により多様な展開を見せています。

ここでは異なる規模・業界の企業が実施した成功事例を3つ紹介し、それぞれのアプローチと具体的な成果について詳しく解説します。

事例①株式会社システック｜現場スタッフが自分で使いこなせるRPAツールを導入

株式会社システックは、運送業向けにデジタコ・車両管理システム・労務管理システムを提供する鹿児島県の企業です。従業員18人のうち、わずか2人で管理部門を運営している同社では、約2,000社のクライアントに対する発注書作成や請求処理などの業務量の増加により、深夜11時まで連日残業する状況が続いていました。人員増加には年間300万円のコストがかかることから、RPAツール「ロボパットDX」の導入を決定しました。

ITスキルを持つ管理部の2人が、1ヵ月でロボットを完成させ、助成金申請書類作成業務の自動化に成功しました。導入後は繁忙期でも夜8時頃に帰宅できるようになり、残業時間削減を実現しています。

出典参照：ITスキルが低い社員でも、自らのチカラでロボットを完成｜株式会社FCE

事例②株式会社梅里物流サービス｜中小企業の存続戦略としてRPAを活用

株式会社梅里物流サービスは、茨城県に本社を置き東北から九州まで8つの拠点を持つ物流企業です。同社の管理本部副本部長は、2025年の崖に備えた中小企業の生存戦略としてRPA導入を位置づけ、2019年9月から「ロボパットDX」を活用しています。ITエンジニアの確保が困難な中小企業では、現場担当者が自ら業務改善を行う必要があるとの危機感から、プログラミング知識がなくても扱えるRPAツールを選択しました。

同社では従来手作業で行っていたCSVデータの加工処理を1〜2分で完了するよう自動化し、精神的プレッシャーも軽減されました。また、月300〜400件の運送データ入力もボタン一つで短時間かつ正確に処理できるようになっています。

出典参照：来たる2025年の崖、『スーパー事務員さん』が私たちを救ってくれる｜株式会社FCE

事例③松本興産株式会社｜総務人事部と経理部の業務を自動化

松本興産株式会社は、埼玉県秩父郡に本社を構えるCNC複合旋盤やNC旋盤による金属切削加工を行う金属加工メーカーです。同社では、働き方改革推進と生産性向上を目的として2018年9月にRPAツール「ロボパットDX」を導入しました。

主要な自動化業務として、170人以上の従業員の勤怠データを手作業でExcel入力していた残業代集計業務があります。従来は2人で計2時間かけていた作業をロボットが長くても15分で完了するように改善しました。また、営業依頼による「当月日別売上予定明細」「営業納品受注一覧」作成業務では、複数システムからのデータ取得とExcel加工作業を2人40分から自動処理に変更し、効率化を実現しています。

出典参照：頼りになる最高のパートナーは、生産性を上げるだけではなく、出社の足取りも軽くしてくれる。｜株式会社FCE

総務DX向けRPA導入のステップ

総務業務は企業の基盤を支える重要な機能であると同時に、多様なステークホルダーとの連携や複雑な承認プロセスを含みます。そのため、RPA導入時には慎重な検討と段階的な展開が重要です。また、従業員の働き方や業務フローに直接影響するため、関係者の理解と協力を得ながら進めることが成功の鍵となるでしょう。

ここでは、総務DXにおけるRPA導入を確実に成功させるための4つのステップについて、具体的な実施方法と注意点を詳しく解説します。

ステップ1：総務業務の現状分析と課題整理

総務DXにおけるRPA導入の第一歩は、総務部門の現状業務を詳細に分析し、課題を整理する点です。備品管理・施設管理・各種申請処理・契約書管理・勤怠集計など多岐にわたる業務プロセスを可視化し、作業時間・頻度・属人化の程度などを定量的に把握します。特に重要なのは、業務の繁忙期や季節変動、他部門との連携頻度を正確に把握することです。

例えば、年度末の備品棚卸し、新入社員の入社手続き、会議室予約の集中時期などは、業務負荷が急激に増加するため、自動化による効果が期待できます。また、現在発生している課題（処理遅延、承認の停滞、書類紛失、重複作業、情報の属人化など）を明確にし、従業員の働き方や満足度への影響も調査しましょう。

ステップ2：自動化対象業務の選定と優先順位付け

現状分析の結果を基に、RPA導入による効果が期待できる業務を選定し、優先順位を明確にします。選定基準としては、反復性の高さ（同じ作業の頻度）、ルールの明確さ（例外処理の少なさ）、業務量の多さ、他部門への影響度、ROI（投資対効果）の高さなどを総合的に評価すると効果的です。

総務業務では、備品発注の定型処理、勤怠データの集計、各種申請の受付・承認、契約更新のアラート送信、会議室利用状況の集計などが優先候補となるでしょう。また、複数部門が関与する横断的な業務プロセス（新入社員手続き、経費精算、設備利用申請など）は、連携強化による効果が大きいため、早期に取り組むべき対象として検討すべきです。

ステップ3：RPAツール選定と試行導入

業務選定の結果を基に、総務業務に最適なRPAツールの選定と限定的な試行導入を実施します。ツール選定では機能面・操作性・拡張性・コストを総合的に評価しましょう。総務業務では多種多様なシステムやファイル形式を扱うため、柔軟な連携機能と安定性が特に重要な選定基準となるでしょう。

試行導入では、比較的シンプルで成功確率の高い業務（定期的な備品在庫チェック、勤怠データの簡単な集計など）を選択し、小規模なチームで検証を開始します。導入期間中は、処理時間の短縮効果、エラー発生率の変化、従業員の作業負荷軽減度を定量的に測定し、目標値との比較検証を行います。また、既存システムとの連携状況、セキュリティ面での問題、操作習得にかかる時間なども詳細に評価しましょう。

ステップ4：段階的拡大とPDCAサイクルの実施

試行導入で得られた成果と知見を基に、段階的な拡大展開とPDCAサイクルを確立させます。第1段階では試行導入で成功した業務と類似性の高い他の総務業務へと自動化範囲を拡げ、第2段階では各種申請処理、契約管理など、より複雑で影響範囲の大きい業務へと段階的に適用していきます。

各段階では3～6ヵ月程度の期間を設定し、Plan（計画策定）、Do（実行）、Check（効果測定）、Action（改善実施）のサイクルを継続的に回すことで、着実な成果の積み上げを図りましょう。

効果測定では業務処理時間の短縮率、エラー削減率、従業員満足度の向上、コスト削減効果などを定期的に評価し、目標達成状況を可視化します。

RPAを導入する際の注意点と対策

総務業務へのRPA導入は大きな効果をもたらす一方で、適切に対処すべき重要な注意点も存在します。特に総務部門は多様なシステムや業務プロセスを扱い、組織全体に影響を与える重要な役割を担うため、技術的な側面だけでなく、人材育成や業務設計の観点から包括的な対策が求められるでしょう。

ここでは総務DXにおけるRPA導入で特に注意すべき3つのポイントとその対策について詳しく解説します。

①既存システムとの連携を慎重に検討する必要がある

総務部門では人事システム、会計システム、施設管理システム、勤怠管理システム、文書管理システムなど多数のシステムが稼働しており、RPAとこれらの既存システムとの連携には慎重な検討が必要です。システム間のデータ形式の違い、更新タイミングのずれ、処理能力の制約により、データの不整合や処理遅延の発生リスクがあるため、詳細な連携設計と十分なテストが不可欠となります。

特に勤怠システムと給与システム、備品管理システムと会計システムなど、データの整合性が重要な連携では、エラーハンドリングの仕組みを事前に構築しておく必要があるでしょう。

②総務担当者のスキル習得支援が不可欠になる

RPAの効果的な活用には、総務担当者自身がツールを理解し、適切に運用できるスキルを身につけることが肝心です。しかし、多くの総務担当者はIT専門知識に限りがあるため、体系的なスキル習得支援が欠かせません。導入初期段階では、基本操作から応用的な活用方法まで段階的に学習できる研修プログラムを設計し、実際の業務を題材とした実践的なトレーニングを実施することが効果的です。

また、RPAベンダーが提供するサポートサービスやオンライン学習コンテンツを積極的に活用し、継続的なスキル向上を図る仕組みを構築しましょう。

③業務プロセスの見直しと標準化が前提条件になる

RPAを効果的に活用するためには、既存の業務プロセスをそのまま自動化するのではなく、事前に業務フローの見直しと標準化を行うことが前提条件となります。総務業務では長年の慣習が根強く残っていることが多く、これらを整理せずに自動化を進めると、非効率なプロセスをそのままシステム化してしまうリスクがあります。

まず、各業務の現状フローを詳細に可視化し、無駄な工程、重複作業、不要な承認ステップなどを特定して削除や統合を検討してみましょう。また、同じ目的の業務でも担当者によって手順が異なる場合は、標準的な作業手順書を作成してみてください。

まとめ｜RPAで総務DXを成功させ組織全体の生産性を向上しよう

総務DXにおけるRPA活用は、多岐にわたる定型業務の自動化により効率化と品質向上を実現し、総務担当者をより戦略的で付加価値の高い業務に集中させる重要な手段です。備品管理、各種申請処理、施設予約管理、契約書管理、勤怠データ集計など幅広い業務領域で自動化効果が期待でき、業務の属人化解消、テレワーク対応、コスト削減を同時に達成できるでしょう。

本記事で紹介した事例や導入ステップを参考に、自社の総務業務特性に応じたRPA活用戦略を検討し、総務DXの推進により組織全体の生産性向上と競争力強化を実現してみてください。