労務DX×RPAとは？導入時の注意点や事例・メリットまで徹底解説

近年、多くの企業で労務業務のデジタル化が進み、その中心的な手段として「労務DX」と「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）」が注目を浴びています。

労務DXは人事・労務領域の業務プロセス全体をデジタル技術で変革する取り組みです。その一環としてRPAを導入することで、勤怠集計や給与計算、社会保険の手続きといった定型業務を効率的に処理できるでしょう。

こうした自動化は、単なる省力化にとどまらず、入力ミスや計算誤りを減らし、法令遵守や従業員満足度の向上にもつながります。さらに、担当者は繰り返し作業から解放され、戦略的な労務管理や人材活用に力を注ぐことが可能になるでしょう。

本記事では、労務DXとRPAを掛け合わせる意義を整理し、導入による効果や事例、注意点について詳しく解説していきます。

労務DX×RPAとは何か

労務DX×RPAとは、労務部門の業務をデジタル技術で効率化・最適化する取り組みの中で、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用し、繰り返し行われる定型作業を自動化することを指します。

DXは企業全体の業務や仕組みをデジタル化によって変革する考え方であり、そこにRPAを組み合わせることで、勤怠集計や給与計算、社会保険や年末調整といった煩雑な処理を正確かつ迅速に実施しやすくなります。これにより、入力ミスの削減や作業時間の短縮が可能となり、担当者は戦略的な労務施策に注力しやすくなるでしょう。

さらに法令遵守や従業員満足度の向上にもつながり、結果的に組織全体の生産性を底上げする基盤となります。

労務部門にRPAを活用する5つのメリット

労務業務は、勤怠管理や給与計算、社会保険手続きといった定型的な作業が多く、手間やミスを引き起こしやすい一方で、改善の余地も大きい領域です。RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用することで、これらのルーティン業務を効率的に自動化しやすいです。

ここでは、労務DXの推進において特に効果が期待される、RPA導入による主要な5つのメリットを整理して紹介します。

①勤怠集計・給与計算の自動化で業務効率化と生産性向上

勤怠集計や給与計算は、毎月必ず発生する定型業務であり、膨大なデータ入力や確認作業を伴うため、担当者にとって負担が大きい領域です。人の手による作業では、打刻漏れや計算ミスなどのリスクも避けられず、結果的に修正対応にさらに時間がかかることもあります。

RPAを導入すれば、勤怠システムから打刻データを自動で取得し、残業時間や休暇日数の算出、給与システムへの反映までを一括で処理できます。異常値や入力漏れがあれば自動通知する仕組みを組み込むことも可能で、管理精度が高まり、法令対応も徹底できるでしょう。

これにより、担当者は繰り返し作業に追われることなく、より戦略的な人事施策や従業員サポート業務に注力できます。さらに、給与支給スケジュールの安定化は従業員の安心感を生み、企業全体の信頼性を高める効果も期待できます。

②社会保険・年末調整業務のRPA化によるコスト削減と残業時間短縮

社会保険や年末調整といった業務は、制度に基づいた複雑な計算や多数の書類作成を伴い、毎年多くの時間を要する業務の一つです。

特に年末調整では、従業員ごとに異なる控除額や扶養状況を反映させる必要があり、手作業ではミスが生じやすく、訂正の負担も大きくなります。RPAを導入することで、必要情報の収集から計算、帳票作成、確認までを自動化できるため、処理スピードが飛躍的に向上し、残業時間の削減につながります。

正確性が担保されることで、従業員との信頼関係も維持され、法的リスクの回避にも役立つでしょう。加えて、処理業務が標準化されることで、担当者間で知識の共有がしやすくなり、属人化の防止にも効果があります。結果として、人件費の抑制、繁忙期の負担軽減、組織の安定運営を同時に実現できるのがメリットです。

出典参照：とどろき会計事務所へWebアプリ作成・運用のクラウドサービス「CELF」RPAエンジンを提供｜SCSK株式会社

③入退社手続きや帳票処理の自動化でヒューマンエラーを防止し業務品質を向上

入退社に伴う手続きは、社員情報の登録・削除やアカウントの付与・停止、各種帳票作成、関係部署への通知など、多岐にわたる作業が発生します。

これらを手作業で行う場合、入力漏れや通知忘れなどのミスが生じやすく、業務品質の低下や従業員への不利益につながりかねません。RPAを活用すれば、これらの作業を定型フローに沿って自動で処理でき、ヒューマンエラーを防ぎやすいです。

さらに、入退社に伴う業務フロー全体を自動化することで、必要な情報が確実に関係部署へ伝達され、連携ミスや遅延のリスクも軽減されます。その結果、業務品質は安定し、担当者は確認や修正作業に追われることなく、本来注力すべき業務に集中できるでしょう。

また、従業員にとっても入社や退職のプロセスが円滑に進むことで安心感が高まり、組織全体の信頼性の強化にもつながります。

④労働時間監視と申請管理の自動化で法令遵守・健康経営を推進

労働時間や休暇管理は、企業が法令を遵守し、従業員の健康を守るために不可欠な業務です。しかし、膨大な勤怠データを手作業でチェックしていると、長時間労働や休暇未取得といった重要な問題を見落とす危険があります。

RPAを導入すれば、勤怠情報を自動で収集・分析し、基準を超える労働時間や休暇不足があれば即時にアラートを出す仕組みを構築できるでしょう。これにより、過重労働の早期発見と是正措置が可能になり、従業員の健康維持や離職防止に貢献します。

また、休暇申請や残業申請などの承認フローを自動化することで、承認の滞りや申請漏れを防ぎ、透明性も高まります。さらに、蓄積されたデータは経営層の意思決定に役立ち、働き方改革や健康経営を推進するうえで有益な指標となるでしょう。

⑤煩雑な管理業務の属人化を解消し、職場満足度と定着率を向上

労務業務は担当者の経験や知識に依存しがちで、属人化すると引き継ぎが困難になり、担当者が異動・退職した際に大きなリスクを伴います。RPAを導入すれば、定型業務をロボットに任せることで手続きが標準化され、誰が担当しても同じ品質で作業を遂行できる体制が整います。

例えば、勤怠通知や入退社処理などを自動化すれば、担当者のスキルに左右されず安定した業務運用を実現できるでしょう。これにより担当者の心理的負担は軽減され、安心して業務に取り組める環境が整います。

また、業務が可視化され、プロセスが明文化されることで、組織全体に知識が蓄積されやすくなります。こうした取り組みは職場の満足度向上やモチベーション維持につながり、結果として離職率の低下や人材の定着にもつながるでしょう。

さらに教育コストの削減や人材育成の効率化にも効果があり、長期的に安定した組織運営を実現できます。

労務DX×RPAの活用・導入事例

労務DXとRPAを組み合わせた活用事例は、単なる作業効率化にとどまらず、人材定着や業務品質の向上にもつながっていくでしょう。具体的な事例としては、以下の3つが挙げられます。

• あすか社会保険労務士法人｜自動化で月150時間を30時間に短縮
• エスタイム社会保険労務士法人｜自動化によって正確性と効率性を両立
• 一般財団法人 建材試験センター｜勤怠ログ自動連携でサービス残業をゼロ化

それぞれの事例を解説します。

事例①あすか社会保険労務士法人｜自動化で月150時間を30時間に短縮

あすか社会保険労務士法人では、社会保険や労働保険の電子申請に伴う公文書ダウンロード業務に多大な時間を費やしていました。

毎月150時間以上をかけていたこの作業は、担当者が深夜まで対応せざるを得ないほどの負担となり、業務効率や職場環境の改善が急務でした。そこで導入されたのがRPAツール「ロボパットDX」です。

定型化されたダウンロード処理を自動化し、ロボットが夜間も稼働する仕組みを整えた結果、作業時間は30時間まで削減されました。単なる時間短縮にとどまらず、スタッフの残業削減や心身の負担軽減にもつながり、離職防止や定着率向上にもつながっています。

さらに、ロボットを新しい人材の一員と捉える意識が浸透し、他業務の自動化検討にも発展。労務DXを推進する好循環を生み出した事例といえます。

出典参照：小さな単純作業が集まる社労士事務所こそ、自動化に踏み切らないといけない｜株式会社FCE

事例②エスタイム社会保険労務士法人｜自動化によって正確性と効率性を両立

あすか社会保険労務士法人では、社会保険や労働保険の電子申請に伴い発行される公文書のダウンロードに多大な時間を要していました。

繁忙期には深夜残業が常態化し、業務効率や職場環境の改善が大きな課題でした。そこで導入されたのがRPAツール「ロボパットDX」です。夜間稼働も可能なロボットを活用し、定型的な処理を自動化した結果、作業時間は30時間程度に圧縮されました。

時間短縮にとどまらず、残業削減や従業員の負担軽減につながり、離職防止や定着率向上にもつながっています。さらに、ロボットを新たな人材の一員と捉える意識が根付き、他業務の自動化も進行しました。

単純作業を減らしたことで専門業務に注力できる体制が整い、顧客対応やコンサルティング品質の向上という副次的な効果も生まれています。

出典参照：RPA導入で「社労士業務システム」のデータ登録や公文書取得を自動化し、大幅に業務を効率化。作業時間の短縮と人的ミスの防止も実現｜スターティアレイズ株式会社

事例③一般財団法人 建材試験センター｜勤怠ログ自動連携でサービス残業をゼロ化

建材試験センターでは、全国約240人の職員における「実労働時間」と「申請労働時間」の乖離が課題でした。

タイムカード打刻後に残業してしまうなど、管理者の意図しないサービス残業が発生し、正確な勤怠把握が難しかったためです。そこでRPAツール「BizRobo!」を導入し、PC稼働ログ、タイムカード打刻、残業申請データを自動収集・突合をすることで、差異があれば所属長へ即時通知される仕組みを構築しました。

その結果、労働時間の可視化が大きく進み、サービス残業はほぼゼロになりました。平均残業時間も月30時間以上から10時間程度へ削減され、所属長は正確な勤怠状況を把握できるようになり、管理の透明性と生産性がさらに向上したようです。

さらにテレワーク環境でも同様の仕組みを適用でき、働きすぎ防止や労務リスクの低減に大きく貢献しています。

出典参照：「BizRobo!」と「SKYSEA Client View」とのデータ自動連携で実労働時間を可視化。建材試験センターのサービス残業をゼロにした取り組みとは？｜オープン株式会社

労務DX×RPA導入時の注意点

労務業務におけるDX推進の手段としてRPAは大きな効果を発揮しますが、導入には複数の留意点があります。

自動化する業務の選定を誤ると期待する効率化は得られず、現場の理解不足は運用定着の妨げになるでしょう。また、運用・保守体制を整えないと突発的なトラブルに対応できず業務停止につながる危険があり、さらにセキュリティや法令遵守を軽視すればコンプライアンス上の重大リスクにも直結します。

効果測定を怠れば成果が見えず改善も停滞するため、事前準備と継続改善が欠かせません。

①自動化対象業務の選定を誤ると効果が出にくい

RPAを導入しても、対象業務の選定を誤れば十分な成果は得られません。

例えば、件数が少なく単発で終わる業務を自動化しても投資回収は難しく、逆に定型的で反復的な処理量が多い勤怠集計や給与計算、社会保険申請などを自動化すれば、業務時間削減と正確性の向上を両立できます。

選定の際には「処理件数の多さ」「ルールや手順の明確さ」「エラー発生リスクの高さ」などを基準に精査することが不可欠です。特に、労務分野では繁忙期の負荷が集中しやすいため、ピーク時に効果が発揮される業務から優先的に取り組むと効果が見えやすくなります。

さらに、社内で評価指標を設定し、実際の削減時間や成果を数値化して記録することで、選定の妥当性を検証しながら改善を続けられるでしょう。こうした積み重ねが、RPAの投資効果を長期的に高めるポイントとなります。

②現場メンバーの理解不足が導入後の運用停滞を招く

RPAの導入がうまく進まない大きな原因の一つが、現場メンバーの理解不足です。システムに対して「仕事を奪うもの」という誤解があると協力が得られず、せっかくの投資が停滞してしまいます。

そのため、導入前の段階から説明会やデモを通じて、RPAが単純作業を自動化し、人がより付加価値の高い業務に注力できるよう支援する仕組みであることを共有することが大切です。

また、現場担当者を巻き込んで業務フローの洗い出しや改善提案を行うことで、導入に対する納得感と主体性を高められます。さらに、導入後の初期段階では継続的なフォローや質問対応を行い、安心して運用できる環境を整えることが成功の条件です。

理解促進のために成功事例を共有し、定期的に意見交換の場を設けることも効果的です。こうした取り組みが、現場に根付く文化としてのRPA活用へとつながります。

③運用・保守体制を整えないとトラブル時に業務が止まる

RPAは「導入して終わり」ではなく、安定稼働を維持するための運用・保守体制が欠かせません。システム更新や規則変更に対応できないと、ある日突然ロボットが停止し、業務が滞ってしまうリスクがあります。

特に給与計算や勤怠管理など期限が厳格に決まっている業務は遅延が許されず、トラブル発生時の影響は大きなものとなります。そのため、監視体制を整え、エラーが出た際に即時対応できる管理者やチームを用意することが重要です。

また、トラブル時の復旧フローや代替手段をマニュアル化しておくことで属人化を防ぎ、業務継続性を確保できます。さらに外部ベンダーと保守契約を締結することで、専門家による迅速な対応が可能となり、長期的に安心して運用できるでしょう。定期的な見直しや改善を続ければ、安定した業務基盤を築け、将来的な拡張にも柔軟に対応できます。

④セキュリティ・法令対応を怠ると重大なコンプライアンス違反に

労務領域で扱う情報は、従業員の氏名や住所、マイナンバー、給与明細など高度に機密性の高いデータが中心です。

RPAを導入する際、セキュリティ対策を怠れば情報漏えいや不正利用のリスクが一気に高まり、企業にとって重大な損失につながります。アクセス権限の適切な設定やログ管理、不要データの削除といった基本的な対策は欠かせません。

さらに、労働基準法や個人情報保護法などの関連法令に準拠していない運用を続ければ、コンプライアンス違反に発展する可能性もあります。そのため導入前には専門家や法務部門によるチェックを行い、内部統制の観点から安全性を担保する必要があります。

セキュリティ教育や社内ルールを徹底し、日常的にリスク意識を持ち続ける仕組み作りが重要です。こうした取り組みを継続することで、企業ブランドの信頼維持にも直結します。

⑤効果測定をしないと投資対効果が見えず改善も進まない

RPA導入の効果を最大限に引き出すためには、定量的な効果測定が不可欠です。導入後の削減時間やコスト削減額、エラー件数の減少などを具体的に数値化しなければ、投資対効果を正しく把握できません。

成果が可視化されないままでは経営層への説明が難しく、追加投資や新規業務への展開をしにくくなる恐れがあります。さらに効果測定は現場のモチベーションにも影響し、成果を数値で示すことにより達成感を共有でき、次の改善意欲につながるでしょう。

測定結果を基に運用フローを改善し、PDCAサイクルを回すことで、自動化の範囲を広げながら継続的な効率化を実現できます。効果を共有し全社的な意識を高めれば、RPAは単なるシステムではなく業務革新の推進力となり、企業文化そのものを変革する原動力となるでしょう。

まとめ｜労務DX×RPAで労務業務の効率化をしよう

労務DXとRPAを組み合わせることで、勤怠管理や給与計算、各種申請処理といった定型業務を効率化し、人為的なミスを防ぎつつ生産性を高められるでしょう。

導入にあたっては、自動化対象の見極め、現場メンバーの理解浸透、運用・保守体制の整備、セキュリティや法令遵守、定期的な効果測定などを総合的に考慮することが欠かせません。小さな成功体験を積み重ね、改善サイクルを回すことで定着と拡大が進み、働き方改革につながります。

さらに効率化で生まれた余力を戦略的な取り組みに振り向けることで、長期的な価値を生み出す仕組みとして育てられるでしょう。