経理DXで仕訳自動化を実現！効率と正確性を両立する方法を解説

経理業務には、請求書や領収書の処理、仕訳入力、承認フローなどさまざまな作業が含まれます。従来は紙と手作業に依存していたため、時間やコストの負担が大きく、ミスも避けられませんでした。こうした課題を解決する手段として注目されているのが経理DXです。

経理DXでは、ペーパーレス化やRPAによる自動化を推進することで、業務効率を高めながら正確性を確保できます。さらに、浮いたリソースを分析や戦略立案に活用でき、経営全体の意思決定力の向上にもつながるでしょう。

この記事では、経理DXの重要性やメリット、導入事例を交えて解説し、業務効率化を実現する具体的な方法を紹介します。特に仕訳自動化は、担当者の作業負担を軽減し、人的ミスを抑止しながらスピーディな経理業務を可能にする大きなカギとなります。自社の仕訳作業の負担を軽減したいという方は参考にしてください。

仕訳業務が抱える3つの課題

経理業務に欠かせない仕訳は、正確さとスピードが求められる一方で、現場では多くの課題を抱えています。特に手作業中心の入力や仕訳ルールの属人化は、ヒューマンエラーや作業効率の低下を招きやすい部分です。また、月末や期末に業務が集中することで、残業の増加や生産性の低下にもつながります。こうした課題は、経理DXの推進によって解決が期待できる領域です。

ここでは手作業による入力作業とヒューマンエラーのリスク、仕訳ルールの属人化によるブラックボックス化などの仕訳業務が抱える3つの課題を解説します。

1.手作業による入力作業とヒューマンエラーのリスク

仕訳の多くが手作業で行われている場合、入力ミスや勘定科目の選択誤りなど、ヒューマンエラーの発生するリスクが高まります。特に取引件数が多い企業では、ひとつの誤りが連鎖的に他の業務へ影響を及ぼし、修正に余分な時間を要するケースも少なくありません。

また、人的リソースを入力作業に割くこと自体が非効率であり、本来注力すべき分析や戦略的業務に時間を割けなくなるという弊害もあります。さらに、担当者の熟練度によって入力スピードや正確性に差が出やすく、チーム全体のパフォーマンスにもばらつきが生まれてしまうでしょう。経理DXを通じた自動化は、入力作業を減らして人的ミスを未然に防ぐだけでなく、処理時間の短縮や作業の標準化を実現できる有効な手段です。

2.仕訳ルールの属人化によるブラックボックス化

仕訳ルールが担当者ごとの経験や判断に依存している場合、業務がブラックボックス化しやすくなります。例えば、取引内容ごとにどの勘定科目を使うかの判断が標準化されていないと、担当者が変わると処理基準がぶれる恐れがあります。この属人化は、業務の引き継ぎや監査対応の際にも大きな障害となり、組織全体のリスク要因です。

経理DXでは仕訳ルールをシステムに組み込むことで判断基準を明確化し、誰が処理しても同じ結果を得られる仕組みを整えられるでしょう。さらに、属人化が排除されることで、担当者の異動や退職による影響も最小限に抑えられ、事業継続性の確保にもつながるでしょう。業務の透明性を高めることは内部統制やコンプライアンス面でも欠かせない取り組みであり、企業の信頼性強化にも関わります。

3.月末の集中作業による残業の常態化

経理部門では、月末や期末に伝票や請求書が集中し、仕訳作業が増える傾向にあります。この状況は担当者の残業を常態化させ、心身の負担や業務精度の低下につながってしまうでしょう。また、締め作業が長引けば経営層への報告も遅れ、意思決定のスピードに影響を及ぼす可能性もあります。

経理DXを取り入れ、日々の仕訳を自動化すれば業務を平準化でき、月末の負荷を軽減し残業の削減も実現可能です。さらに、決算資料の早期作成や経営数値のタイムリーな把握につながり、企業全体のスピード経営を後押しする効果も期待できます。

加えて、従業員の働き方改革やワークライフバランスの改善にも寄与し、優秀な人材の定着や採用面での魅力向上にもつながる点もメリットです。

経理DXで仕訳自動化に取り組む4つのメリット

経理DXの中でも仕訳自動化は、業務効率と正確性を高めるのに有効な取り組みです。従来の紙や手作業に依存した仕訳処理をデジタル化すれば、入力の手間やミスを削減し、担当者の負担を軽減できるでしょう。また、データの一元管理によりスピーディな経営判断が可能となり、企業全体の競争力強化にもつながります。

ここでは、仕訳自動化がもたらす4つの主なメリットについて解説します。

1.経理業務の効率化と生産性向上

仕訳を自動化することで、これまで手作業で行っていた伝票入力や勘定科目の選択といった単純作業を削減可能です。これにより、担当者は入力や確認作業に追われる時間から解放され、付加価値の高い分析や経営支援業務に注力できるようになります。

さらに、処理スピードが向上すれば決算や月次締めの早期化にもつながり、経営層へのタイムリーな報告が可能になります。業務全体が効率化されることで、経理部門全体の生産性が高まり、企業の意思決定を支える基盤も強化されるでしょう。加えて、属人的な作業を減らすことで業務の標準化や引き継ぎの負担も軽減でき、人材育成や組織のスキル向上にもつながる点もメリットです。

2.リスク減少による正確性向上とガバナンス強化

手作業に依存した仕訳処理では入力ミスや判断のばらつきが生じやすく、内部統制や監査対応にリスクを残します。自動化によってルールや仕訳パターンをシステムに組み込むことで、誰が処理しても一貫性のある結果が得られ、正確性を担保できます。

また、仕訳履歴が自動的に記録されるため、監査や内部統制に必要な証跡管理もスムーズに行えるでしょう。結果として、ガバナンスの強化や法令遵守がスムーズに行えるようになり、企業の信頼性や透明性を高める効果を発揮します。

さらに、不正や誤謬の発見が早期に可能となるため、経営リスクの未然防止や内部統制強化の取り組みを支える基盤となり、持続的な経営の安定化につながります。

3.リアルタイムな経営データの可視化

仕訳を自動化し、日々の取引データを即座に反映させることで、最新の経営数値をリアルタイムで把握可能です。従来のように月末や決算時にまとめて処理するのではなく、日常的に経営データを更新できるため、経営層は迅速な意思決定を行えます。

また、キャッシュフローの状況や売上・コストの動向をタイムリーに可視化すれば、将来的なリスクや改善点を早期に発見することが可能です。これにより、経営のスピードと柔軟性を高め、競争環境に迅速に対応できる体制を構築できます。

他部門とも共通のデータをリアルタイムで共有可能です。そのため、経営戦略と現場の行動を一致させやすくなり、組織全体での意思決定の精度が向上します。

4.経理部門の働き方改革を実現

経理業務は月末や期末に集中しやすく、残業や負荷が常態化する課題を抱えています。仕訳の自動化によって作業を平準化できれば、繁忙期の業務量を削減でき、担当者の長時間労働を防ぐことが可能です。これにより心身の負担軽減や業務精度の向上が実現し、働きやすい環境を整備できるでしょう。

さらに、在宅勤務やリモート環境でもスムーズに仕訳処理を行えるため、柔軟な働き方を支援する基盤としても有効です。人材の定着や採用面での魅力向上にもつながり、経理部門の働き方改革を推進します。加えて、属人化の解消や業務分担の見直しが進むことで、多様な人材が活躍しやすい職場環境を実現し、組織全体の持続的な成長にもつながります。

仕訳自動化を進める上で考慮すべき3つのデメリット

仕訳自動化は効率化や精度向上といった多くのメリットをもたらしますが、導入には注意すべきデメリットも把握しておきましょう。

すべての取引が自動処理に適しているわけではなく、またシステムに依存しすぎると人材のスキル低下を招く恐れもあります。特に中小企業では、システム導入に伴うコストや運用負担が経営を圧迫するリスクも考慮する必要があります。導入効果を最大化するためには、メリットとデメリットを比較し、自社の業務プロセスに合った最適な仕組みを整備しましょう。

1.例外的な取引に対応できず修正が発生

仕訳自動化は標準的な取引処理に強みを発揮しますが、複雑な取引やイレギュラーな会計処理には対応しきれない場合があります。例えば、特殊な契約条件や複数部門にまたがる費用配分などは、自動仕訳のルール外となり修正や再処理が必要です。導入したシステムが例外的な取引に対応できない場合、かえって担当者の負担が増える可能性も出てくるでしょう。

加えて、自動化に頼りすぎると例外処理のノウハウが蓄積されにくく、将来的に人的リソースが不足した際に対応力が低下するリスクもあります。例外的な取引は企業経営に大きな影響を及ぼすことが多いため、現場の担当者が柔軟に判断できる仕組みやマニュアルの整備が欠かせません。

2.システム導入にかかる初期費用や月額利用料の負担

仕訳自動化を実現するには専用システムの導入が不可欠であり、初期費用や月額利用料が企業の負担となります。特に中小企業にとっては、導入コストが経営判断の大きな壁となる場合も少なくありません。さらに、システムの維持にはアップデートやサポート費用も発生し、長期的に見ればランニングコストが積み重なります。

加えて、自社の業務に完全に合わない場合にはカスタマイズが必要となり、さらにコストが増加する可能性もあります。そのうえ、システム導入後は従業員への教育や運用定着のためのサポート体制も欠かせず、想定以上の費用や時間がかかるケースもあるでしょう。導入効果を得るには、全体的な投資対効果を精査したうえで戦略的に判断することが求められます。

3.システムに依存したことで従業員の業務知識が低下

仕訳を自動化すると、担当者が日常的に仕訳や勘定科目を選定する機会が減り、経理知識や判断力の低下につながるリスクがあります。特に若手社員は経験を積む機会が少なくなり、基礎的な会計スキルの習得が遅れかねません。長期的には「システムがなければ業務が回らない」状態となり、障害発生時やシステム移行時に大きな混乱を招いてしまうでしょう。

また、人材育成の観点からも、自動化と並行して教育や研修の仕組みを整備することが欠かせません。さらに、業務知識の低下は経理部門だけでなく、経営層への報告や他部門との連携にも影響を及ぼす可能性があります。したがって、システム活用と人材育成を両立させる視点が不可欠です。

仕訳自動化の具体的な手法

仕訳自動化を実現するには、会計ソフトや関連システムを組み合わせた多様なアプローチがあります。取引内容を自動的に仕訳する機能や、外部システムとのデータ連携、さらにはAIやRPAの活用などを組み合わせることで効率化の幅が広がります。

さまざまな仕訳自動化の方法があるため、自社の業務特性に合わせ、最適な手法の選択もポイントです。さらに、法制度の改正や電子帳簿保存法への対応といった外部要因にも柔軟に適応できる仕組みを整えておくことで、企業全体の会計基盤を強化することにもつながります。

1.会計ソフトの自動仕訳機能を活用する

多くの会計ソフトには、銀行口座やクレジットカードの取引データを自動的に取り込み、仕訳を自動生成する機能が備わっています。これにより、従来は担当者が明細を一つひとつ手入力していた作業を削減可能です。また、学習機能を持つソフトでは過去の仕訳履歴をもとに精度を高めることもできるでしょう。

さらに、取引先や科目を自動で判別するため、入力ミスを減らし正確性の向上にもつながります。特に中小企業にとっては導入コストが比較的低く、日常業務の負担を軽減できる有効な手段といえます。加えて、クラウド型の会計ソフトを利用すれば、社外からでもアクセスできるためテレワーク環境にも適応できるでしょう。

2.経費精算システムと会計ソフトを連携させる

経費精算システムと会計ソフトを連携させることで、申請から承認、仕訳登録までを一気通貫で処理できます。従業員が領収書をスマートフォンで撮影し経費申請すると、そのデータが自動的に仕訳へと変換され、会計ソフトに反映されます。これにより、経理担当者が申請内容を確認しながら仕訳を入力する手間が省け、承認フローも効率化できるでしょう。

また、不正防止や内部統制の強化にもつながるため、経理部門だけでなく経営全体にメリットをもたらします。

ペーパーレス化の推進にも役立つ点が特徴です。さらに、蓄積されたデータを分析すれば部署ごとの経費傾向を可視化でき、予算管理やコスト削減の判断材料としても活用できるため、戦略的な経営判断の基盤強化にもつながります。

3.AI-OCRを活用して紙の書類をデータ化する

紙の請求書や領収書を扱う場合、AI-OCRを利用することで手入力の手間を省き、自動的にデータ化できます。従来のOCRと異なり、AI-OCRは文字のゆがみや手書きの癖を認識する精度が高いため、入力ミスの削減が期待できるでしょう。読み取ったデータは会計ソフトと連携させ、仕訳に自動反映できるため、経理担当者は内容確認や例外処理に注力できます。これにより業務全体の効率化だけでなく、人的エラー防止や監査対応の迅速化にもつながります。

さらに、電子帳簿保存法の要件に準拠した保存形式を整えることで、法的リスクを回避しつつ内部統制を強化できる点もメリットです。中小企業にとってもペーパーレス化を進める第一歩として導入しやすい手法といえます。

4.会計ソフトで自動仕訳できない場合はRPAを活用

会計ソフトで自動仕訳に対応できない例外的な処理や特殊な業務フローがある場合には、RPAの活用が有効です。RPAは定型的な操作を人の代わりに実行する仕組みです。例えば請求書のフォーマットが統一されていない場合でも、一定のルールを設定すれば自動でデータ入力や仕訳登録を行えます。これにより、会計システムに依存できない部分も補完でき、業務全体の自動化範囲を拡大できるでしょう。

また、RPAは夜間や休日も稼働できるため、処理速度が向上し、業務ピーク時の負担軽減にも役立ちます。RPA導入時はシナリオ設計が必要ですが、一度構築すれば繰り返し利用可能で、長期的にはコスト削減と内部統制強化を同時に実現できる手段として期待できるでしょう。

経理DXを成功させる会計ソフトやRPAの選び方

経理DXを効果的に推進するには、会計ソフトやRPAの選定がポイントとなります。導入するシステムが自社の業務フローや規模に適していなければ、せっかくの投資が十分な成果につながらない可能性もあります。機能性だけでなく、連携性やサポート体制、コスト面を総合的に判断して選びましょう。ここでは、経理DXを成功させる会計ソフトやRPAの選び方を解説するので、参考にしてください。

1.連携できるサービスの種類を検討する

経理業務は会計ソフト単体で完結するものではなく、銀行口座やクレジットカード、経費精算システム、販売管理システムなど、多様な外部サービスとのデータ連携が求められます。例えば、銀行明細やクレジットカードの利用データが自動で取り込めるのであれば仕訳作業が効率化され、人的ミスも減らせます。また、給与計算システムや請求書発行システムと連携できれば、経理部門全体の業務を一気通貫で最適化可能です。

導入検討時には、現在利用中のサービスや今後導入予定のシステムとどの程度スムーズに連携できるかを確認しましょう。さらに、API連携の柔軟性や将来的な拡張性も考慮することで、業務の変化や新たなサービス追加にも対応しやすく、長期的に安定した運用を実現できます。

2.現場の使いやすさとサポート体制の充実度を確かめる

経理システムは毎日の業務で利用するため、操作性や画面の分かりやすさが業務効率に関わります。特に多忙な経理担当者にとっては、複雑な操作が必要なシステムは負担となり、導入後の定着率にも影響を及ぼしかねません。そのため、UIの直感性やマニュアルのわかりやすさは必ず確認すべきポイントです。

また、トラブルが発生した際に迅速に対応してくれるサポート体制の有無も確認しておきましょう。具体的には以下のようなサポート体制を確認します。

• 電話やチャットでのサポート対応
• FAQや操作ガイドの充実度

さらに、導入初期のオンボーディング支援や研修コンテンツの有無も確認することで、定着スピードを高め長期的な活用効果を得られるでしょう。

3.自社の規模とニーズに合った料金・機能を比較検討する

会計ソフトやRPAは多機能になるほどコストが高くなる傾向にありますが、必ずしもすべての機能が自社に必要とは限りません。小規模企業であれば基本的な仕訳自動化やレポート機能で十分なケースもあるでしょう。

一方、上場企業や複雑な取引が多い企業では、内部統制や監査対応機能まで含めて検討する必要があります。料金体系も月額制や従量課金制などさまざまで、利用人数やデータ量に応じたコストシミュレーションを行うことが大切です。

機能とコストのバランスを見極め、自社の成長ステージに合ったシステムを選定することで、投資対効果を最大化できます。加えて、将来的な拡張性や追加費用の有無も確認しておくと、中長期的なコスト負担を抑えられ、安心して利用を継続できます。

仕訳自動化で経理DXを推進した成功事例

仕訳自動化は、経理DXを進めるうえで特に効果が期待できる領域です。従来の手作業による仕訳は時間がかかるうえにミスも起きやすく、担当者の大きな負担となっていました。近年ではRPAや会計ソフトの進化により、仕訳処理を自動化することで業務効率を飛躍的に高める企業が増えています。

ここでは、仕訳自動化によって業務改善に成功した3社の事例を紹介し、実際の効果と活用のポイントを解説します。成功事例を参考に自社の仕訳自動化を進めましょう。

事例1.株式会社マルエツ｜RPAによる自動化で工数を9割削減

株式会社マルエツでは、経理部門における交通費精算や取引明細入力といった定型作業をRPAにより自動化しました。その結果、従来は担当者が手作業で行っていた業務が削減され、工数を約9割削減できています。特に仕訳処理では、銀行明細や交通費のデータを自動で取り込み会計システムに反映する仕組みを構築することで、入力作業の手間を解消しました。

さらに、担当者は単純な入力作業から解放され、分析や改善提案など付加価値の高い業務に集中できるようになっています。株式会社マルエツの事例は、RPAの活用によって仕訳自動化がどれほど大きな業務改革をもたらすかを示す代表例です。こうした取り組みは、経理部門における人材不足への対応や働き方改革の観点からも極めて有効であるといえます。

出典参照：NEC、マルエツにRPAを提供｜日本電気株式会社

事例2.西部ガス情報システム株式会社｜RPAで人的ミスを削減

西部ガス情報システム株式会社では、経理業務において発生していた人的ミスの削減を目的にRPAを導入しました。従来、仕訳入力や経費データの転記作業には多くの確認工程が必要であり、わずかな入力ミスが大きな修正コストにつながっていました。

西部ガス情報システム株式会社は仕訳データの自動抽出と会計システムへの自動入力をRPAで実現し、人手による確認作業を軽減できています。これにより、担当者の作業時間は削減されただけでなく、正確性が高まり、内部統制の強化にも寄与しています。

また、システム運用部門との連携を通じて継続的に業務プロセスを見直し、さらなる効率化につなげている点も特徴です。仕訳自動化は、精度と効率を同時に高める効果を発揮しました。

出典参照：RPA導入事例に学ぶ活用法とバックオフィス業務にもたらすメリット｜株式会社オービックビジネスコンサルタント

事例3.株式会社ジュピターテレコム｜RPAで入金業務を自動化

株式会社ジュピターテレコム（J:COM）では、毎日大量に発生する入金業務の仕訳処理をRPAにより自動化しました。従来は、銀行の入金明細を経理担当者が確認し、会計システムに手作業で仕訳を入力していました。しかし、RPA導入後は自動で照合・仕訳が行われるようになり、作業時間を削減できています。

特に入金処理は件数が膨大で、担当者に負担がかかっていたため、自動化によって高い効果が得られたでしょう。これにより、入力漏れや二重計上といったミスも減少し、正確な会計処理が可能になりました。さらに、浮いた時間を利用して経営指標の分析や改善施策の立案など、戦略的な業務に注力できるようになった点も成果のひとつです。

出典参照：J:COM 様で RPA が本格稼働、まずは 2 業務において効率化を実現～RPA の全社展開を加速し、業務改革を目指す～｜株式会社アイティフォー

まとめ｜経理DXで仕訳自動化に取り組み生産性を向上させよう

経理DXは、ペーパーレス化や仕訳自動化を通じて業務の効率化と正確性の向上を同時に実現します。紙や手作業に依存した従来のフローから脱却することで、コスト削減やミス防止に加え、担当者が付加価値の高い業務に集中できる環境が整います。経理部門の生産性を高めるだけでなく、企業全体の経営基盤を強化する取り組みとして、経理DXの推進は今後さらに重要性を増していくでしょう。

加えて、電子化されたデータを活用すれば、リアルタイムでの経営判断や将来予測も可能となり、競争力の向上にも直結します。効率化だけでなく、経営の質を変革する手段として積極的に導入を検討しましょう。