経理のペーパーレス化は経理DXで解決！紙書類削減のメリットを解説

経理業務のデジタル化、特にペーパーレス化は、現代の企業にとって取り組むべき改革です。従来の紙ベースの業務は、時間とコストがかかり、業務効率を低下させる要因でした。

一方で、経理DXの一環としてペーパーレス化を進めることで、経費精算や帳簿管理が効率化され、ミスや遅延の減少につながります。

さらに、法改正への迅速な対応や災害時のデータ保護も強化され、企業全体のリスク管理の向上も期待できるでしょう。このように、ペーパーレス化は単なるコスト削減にとどまらず、業務効率の向上や従業員の働き方改革にも寄与します。ペーパーレス化に取り掛かるうえでは、事例を通じて、実際にどのような効果が得られるのか、経理DXの重要性と専用システム導入のメリットを理解しましょう。

この記事では経理DXによってペーパーレスに取り組むメリットや注意点を詳しく解説します。

紙の書類で経理業務を続ける5つのリスク

紙の書類で経理業務を続けることは、効率面や管理面でさまざまなリスクを伴います。まず、紙の書類は物理的に保管スペースを必要とし、管理を煩雑化させてしまうでしょう。さらに、手作業が多く、ミスや遅延の発生がしばしばあります。これにより、業務の生産性が低下し、結果として企業のコストが増加します。

デジタル化を進めることで、これらのリスクを回避し、効率的でエラーの少ない業務運営を実現できるでしょう。また、将来的な成長を見越した管理体制の整備にもつながります。

1.紙の管理に時間とコストがかかる

紙書類の管理には多くの時間とコストがかかります。書類の印刷、保管、検索、整理、配送、廃棄など、物理的な作業が頻繁に発生しかねません。これらの作業には人的リソースが必要であり、その分コストが増大します。

例えば、書類を探すために時間を浪費することが多く、取り組むべきコア業務に充てる時間を確保しづらいでしょう。さらに、書類が多くなると、保管スペースを増設する必要があり、オフィスの空間や倉庫費用も増加します。デジタル化により、これらのコストを削減し、効率的な業務運営を実現できるでしょう。

これにより、従業員はより価値の高い業務に集中できるようになり、企業の競争力向上にもつながります。紙の消費量を減らすことで環境負荷の低減にも貢献可能です。

2.インボイス制度など法改正への対応が複雑で負担が増加

インボイス制度など、経理業務に関連する法改正に迅速に対応することは、紙の書類管理では難しい場合があります。例えば、法改正があった際に新しい書類を手動で作成し、過去のデータとの整合性を取る作業は負担が大きくなりかねません。

さらに、法改正に伴い書類を更新する際、膨大な数の書類の中から該当するものを手作業で特定する必要があります。このような作業は時間と労力がかかり、ミスのリスクも増加します。デジタル化されたシステムでは、法改正に合わせたデータ更新が自動的に行われ、対応が迅速かつ正確に行えるでしょう。

これにより、専門知識がなくてもスムーズに法改正に対応でき、罰則や税務調査のリスクを減らせます。最新の情報を常に反映し、コンプライアンスを遵守した運用が可能になります。

3.災害時に紙書類が消失し復旧が困難

紙の書類は、火災や水害、地震などの災害により、消失してしまうリスクも無視できません。災害時には、書類の復旧が困難になり、重要なデータを失うリスクがあります。例えば、財務諸表や契約書、請求書など、企業にとって重要な書類が災害で消失すれば、事業継続に支障をきたす恐れがあります。

これに対して、デジタル化された書類は、クラウドやバックアップシステムを利用することで、災害時でもスムーズなデータ復旧が可能です。これにより、企業は業務の継続性を確保できます。遠隔地でのデータ保管や分散管理も容易なため、万が一の事態に備えた事業継続計画（BCP）の強化につながります。重要な経営資源を失うリスクを最小限に抑えられます。

4.劣化により書類の内容が読み取れなくなる

紙書類は時間が経つと、劣化や色褪せが進み、内容を読み取れなくなるリスクが懸念されるでしょう。特に、長期間保管される書類は、管理方法に注意が必要です。湿気や日光、温度の影響を受けやすく、保存状態が悪いと必要な情報の欠落や破損することがあります。これにより、過去の取引履歴や会計記録を確認できない場合があり、後で確認が必要なときに問題が発生します。

デジタル化された書類は劣化の心配がなく、データの品質が保たれたまま保存されるため、必要なときに迅速にアクセス可能です。高解像度のスキャンデータや電子データは、何十年経っても鮮明な状態を保ちます。これにより、経理監査や法的紛争など、後から情報が必要になった際もスムーズに対応でき、信頼性の高い記録をより長期間保持できます。

5.紙書類の承認・回覧に時間がかかり業務が停滞する

紙書類は、承認や回覧に時間がかかり、業務の進行しづらいことがあるでしょう。例えば、経理部門での経費精算や承認作業では、紙の書類が回覧されるたびに手間がかかり、担当者の間で時間が浪費されます。

このような遅延は、業務の効率を著しく低下させ、企業の生産性を損ないます。デジタル化されたワークフローでは、書類の承認がオンラインで完結し、リアルタイムで進捗状況を確認できるためスムーズに業務を進められるでしょう。これにより、業務の滞りを防ぎ、スムーズな業務運営が可能となります。時間や場所を選ばず承認が行えるため、テレワークの導入も容易になります。

また、誰がどの段階で止めているのかが可視化できるため、業務のボトルネックを特定し改善も可能です。

人事労務DXで入退社管理をデジタル化するメリットは？

人事労務DXを進めることで、企業は従業員の入退社手続きを効率化できます。デジタル化により、手作業で行っていた書類作成や確認作業が減少し、業務のスピードが向上します。特に、従業員がオンラインで情報を入力できるようになり、データの精度向上も期待できるでしょう。

また、これにより担当者が他の戦略的な業務に集中でき、企業全体の生産性が向上します。デジタル化は、単なる業務効率化にとどまらず、従業員の満足度向上やコンプライアンス維持にも寄与する施策となります。

1.人事業務の効率化と時間短縮

デジタル化により、手作業で行っていた業務の効率化が実現可能です。例えば、入社・退社手続きでは、従業員情報の入力や書類の確認作業が自動化され、これまで手間がかかっていた作業時間を短縮できるでしょう。従業員がオンラインで手続きをすると、書類作成から承認までのプロセスが迅速に進み、全体的な業務の効率が向上します。

さらに、担当者は他のコア業務に集中できるようになるため、企業全体の生産性向上につながるでしょう。また、データの一元管理が進むことで、従業員に対する対応がより迅速かつ精緻になります。これにより、従業員は入社前から会社に対して良い印象を抱くことができ、オンボーディング体験が向上します。従業員が会社にポジティブな印象を抱くことで、離職防止やエンゲージメント向上にもつながります。

2.コスト削減とエラーの減少

従来、紙の書類やファイルで管理していた場合、保管場所やコピー、送料など、予想以上にコストがかかってしまうのが一般的でした。デジタル化によって、これらのコストが削減されるため、企業の経営資源を有効活用できます。さらに、手作業の部分を減らすことで、人為的なミスや誤記入を防止でき、エラーの発生も減少します。

特に人事業務においては、ミスが後のトラブルにつながるため、精度向上の面でもデジタル化はメリットです。例えば、手書きの署名や情報記入における誤りを防ぎ、データ管理の精度を確保することが可能になります。給与計算や福利厚生の手続きにおけるミスが減ることで、従業員の不満を回避し、信頼性を高められるでしょう。

3.リモートワーク対応の強化

最近のリモートワークの普及により、従業員の自宅での作業が増加しています。従来の手作業や書類管理では、物理的なオフィスに出勤しないと処理できない業務が多かったため、リモートワークが困難でした。しかし、デジタル化により、どこでもオンラインでアクセスできるようになり、リモートワークでもスムーズに入社・退社手続きを進めることが可能です。これにより、企業の柔軟な働き方に対応できます。

また、必要な情報や書類をクラウド上で確認・更新できるため、チーム全体の連携も向上するでしょう。その結果、企業のワークフローがより柔軟に、効率的に動くようになります。地理的な制約がなくなることで、優秀な人材を全国から採用できる機会が広がるでしょう。

4.従業員データの一元管理

デジタル化されたシステムでは、従業員の情報が一元的に管理されています。そのため、個別に情報を探したり更新したりする手間が省けます。従業員の入社・退社情報、給与、福利厚生などのデータを統合して管理すれば、企業全体の人事戦略をより精度高く策定できるでしょう。また、従業員情報の整理が進むことで、採用活動や人員配置においてもデータに基づいた意思決定が行えるようになり、企業全体の人事戦略が強化されます。

加えて、従業員の情報を一元管理すれば、情報更新時のタイムラグが解消され、リアルタイムでのデータ更新が可能になります。例えば、従業員のスキルや経験、パフォーマンスデータを分析すれば、適した部署異動やキャリアパスの提案が可能となり、従業員の成長を支援可能です。

5.法的要件への迅速な対応

人事部門は法的な変更に迅速に対応する必要がありますが、従来の手作業では情報更新に時間を要すことがありました。例えば、労働契約法や社会保険法、雇用保険の改正に対する対応は、紙ベースでは時間がかかります。一方で、デジタル化されたシステムでは、法改正があった際に必要な情報が即座にアップデートされ、企業が法的要件を満たしているかを常にチェック可能です。

これにより、コンプライアンスの維持が容易となり、法的リスクを最小化できます。また、法改正の情報がシステムに自動的に反映されることで、担当者の負担も軽減され、ミスのリスクも減少するでしょう。最新の法律や規制を常に遵守できるため、行政からの指導や罰則を回避できます。

経理DXでペーパーレス化に取り組む際の注意点

経理業務のペーパーレス化は、効率化やコスト削減に大いに役立ちますが、導入の際には注意すべき点がいくつかあります。まず、システム導入や運用には一定の初期投資が必要です。さらに、既存の業務フローとの統合や従業員への教育が不可欠であり、十分な準備がないとスムーズな移行は難しいでしょう。

また、セキュリティ対策や法令遵守、システム運用に関するリスクを軽視してはいけません。これらを確実にクリアするためには、計画的かつ継続的な努力が求められます。

1.電子帳簿やインボイス制度に則って保管

ペーパーレス化を進める際には、法的な要件をしっかりと守ることが大切です。特に、インボイス制度の導入や電子帳簿保存法に基づいたデータの保管が求められます。これにより、企業は電子データとして保存する書類が適切に管理されているかどうかを確認し、税務署からの問い合わせに備えることができます。

また、法令が変更される可能性もあるため、定期的に法改正に関する情報をアップデートし、システムの調整も必要です。デジタルデータはバックアップも必要となり、セキュリティ管理の強化も同時に進めなければなりません。

法的な要件を遵守すれば、企業の信頼性が向上し、税務リスクを軽減できます。このような正しい管理体制は、将来的な監査にもスムーズに対応するための基盤です。

2.システム面で十分なセキュリティ対策を整備

経理業務のデジタル化においてはセキュリティ対策が欠かせません。企業の財務情報や個人情報が含まれるため、外部からの攻撃や内部の不正アクセスに対する防御が不可欠です。システムには暗号化技術を導入し、アクセス権限を細かく設定することで、機密情報を守ります。

また、定期的なセキュリティチェックやシステムのアップデートを行い、最新の脅威への対処が必要です。さらに、データのバックアップを複数の場所に保管し、万が一の障害や災害時にも迅速に復旧できる体制を整える必要があります。

これらの対策は、顧客や取引先の信頼を維持するうえで不可欠です。強固なセキュリティ環境は、企業価値を高め、安心して事業を継続するための土台となります。

3.スタッフへの教育やトレーニングを実施

新しいシステムやデジタル化されたワークフローに対応するためには、スタッフへの教育やトレーニングが欠かせません。特に、デジタルリテラシーにばらつきがある場合、全員がスムーズに新しいシステムを使用できるようにサポートが必要です。

研修プログラムを提供し、実際の業務を通じてシステムの使い方を習得してもらいましょう。また、トレーニング後も定期的なフォローアップを行い、疑問点や問題点を解決できる環境を提供することが、システム導入の成功につながります。これにより、業務の効率化が実現し、ペーパーレス化の効果が最大化します。スタッフが新しいツールを使いこなせるようになれば、業務のスピードが上がり、生産性が向上するでしょう。

4.紙書類から電子化への移行スケジュールを明確化

ペーパーレス化の取り組みを始める前に、移行スケジュールを明確に定めることが必要です。どの書類からデジタル化を始め、どのタイミングで移行を完了させるかを決め、段階的に進める計画を立てましょう。移行のスケジュールには、既存の書類のスキャン、データの入力、システムのテストと調整が含まれます。業務の中断を最小限に抑えながら、ペーパーレス化を進めることがポイントです。

段階的にシステムを導入することで、スタッフの負担も軽減でき、よりスムーズな移行が可能となります。明確なスケジュールは、プロジェクト全体の進捗を管理し、関係者全員が共通の目標に向かって動くことを可能にする指針です。これにより、混乱を避け、スムーズな移行を実現できます。

5.停電やシステム障害時の対応方法を策定

システム障害の発生や、停電などの予期しない事態が起こった場合の対応策をあらかじめ策定しておくことが大切です。特に経理業務においては、システム障害が発生すると重要な業務が止まってしまう可能性があるため、バックアップ体制を強化する必要があります。

データのバックアップを複数の場所に保存し、災害時の復旧手順を明文化しておくことで、万一のトラブル時に迅速に対応できます。また、定期的にシステムの障害対応訓練を行い、スタッフが迅速に対応できるように備えておくことも大切です。これにより、事業の継続性を確保し、リスクを最小限に抑えられます。事前に策定された計画は、緊急時でも冷静に対応するための羅針盤となります。

経理DXでペーパーレス化に取り組んだ事例

企業が経理業務のペーパーレス化に取り組む際、他社の成功事例の参照は有益です。多くの企業では、紙ベースの非効率な業務プロセスが依然として残り、経理担当者の負担増や、コスト増大の原因となっています。

ここでは、実際にペーパーレス化を実現し、大きな成果を上げた企業の事例を具体的にご紹介します。これらの事例は、ペーパーレス化がどのように業務改善や企業文化の変化に貢献するかの参考になるでしょう。

事例1.第一交通産業株式会社｜法改正を機にグループ153社でペーパーレスを実施

第一交通産業株式会社は、タクシーやバスなどの旅客運送事業を中心に、不動産事業なども展開する大手企業です。

同社は、法改正を契機に経理業務のデジタル化を決断し、専用システムを導入しました。これにより、グループ153社の経費精算業務を一元管理し、ペーパーレス化を進めています。具体的には、領収書のスキャンから仕訳、承認、支払いまでの一連の流れをオンラインで完結させ、業務の効率化を図りました。

導入後、経理部門の作業時間が短縮され、ミスや不備の減少、さらには不正の防止にも成功しました。これらの成果は、ペーパーレス化が単なるコスト削減にとどまらず、業務の品質向上にも寄与することを示しています。

出典参照：法改正をきっかけに経理業務を一新！マネーフォワード クラウド経費を導入し、グループ153社のペーパーレス化と業務効率化を同時実現｜株式会社マネーフォワード

事例2.Chatwork株式会社｜経理業務にかかる時間を月20時間削減

Chatwork株式会社は、ビジネスチャットツール「Chatwork」を提供する企業です。従来、経費精算業務は紙ベースで行われており、領収書の確認や仕訳、承認作業に多くの時間と手間がかかっていました。

同社は、経費精算業務の効率化を目指し、マネーフォワード クラウド経費を導入しました。これにより、領収書の自動読み取りや仕訳の自動化、オンラインでの承認フローを実現し、業務のペーパーレス化を実現しています。

導入後、経理部門の作業時間が月20時間削減され、従業員の負担軽減と業務効率化が達成されました。また、ペーパーレス化により、リモートワーク中でも経費精算業務がスムーズに行えるようになり、柔軟な働き方への対応力も向上しました。

出典参照：クラウド会計で帳簿作成にかかる時間を月20時間削減｜株式会社マネーフォワード

事例3.SMBC GMO PAYMENT株式会社｜業務時間を約30%削減

SMBC GMO PAYMENT株式会社は、三井住友銀行とGMOペイメントゲートウェイが共同して設立した企業で、EC決済代行サービスを提供しています。事業の拡大に伴い、バックオフィス業務の効率化が求められていました。

同社は、専用システムを導入し、経理業務のデジタル化を進めました。その結果、紙伝票の使用をほぼゼロにし、仕訳や承認作業の自動化を実現しています。

導入後、業務時間が約30%削減され、ミスの発生回数も減少しました。さらに、ペーパーレス化によりリモートワークや多様な働き方に対応できるようになっています。この事例は、従業員の生産性向上と働きやすさの両立が達成されたケースと言えるでしょう。

出典参照：紙伝票の業務をほぼゼロに。ペーパーレス化と業務効率化を実現。｜株式会社マネーフォワード

まとめ｜経理DXによるペーパーレスで業務効率を向上させよう

経理業務のデジタル化、特にペーパーレス化は、単なるコスト削減にとどまらず、業務効率を向上させる手段です。導入企業の事例を見ても、ペーパーレス化により業務のスピードが向上し、エラーの減少やセキュリティ強化にもつながっています。

具体的には、経費精算や帳簿の管理がオンラインで完結することで、時間の節約やミスの削減が実現します。また、法改正に伴う対応も迅速に行えるため、災害時のリスク管理も強化できるでしょう。

企業がDXを進めることで、働き方改革にもつながり、柔軟な勤務体制にも対応可能となります。今後、ペーパーレス化はますます欠かせない施策となるでしょう。