人事労務DXで入退社管理をデジタル化するメリットは？注意点や事例を解説

企業にとって、入退社手続きは従業員を雇用するために必要な業務です。企業によっては手作業や紙の書類で管理しているため、時間や手間がかかり、ミスが発生しやすくなっています。特に、雇用契約書の作成や社会保険の手続き、退職手続きなど、法的要件を満たすためには慎重な対応が必要です。これらの手続きの効率化とミス削減を実現するために、近年では人事労務DXが注目されています。

DXを推進すれば、従業員情報の一元管理や、ペーパーレス化が進み、業務のスピードと精度が向上します。また、システムを導入すれば、従業員の入退社時に必要な手続きをスムーズに進めることができ、経理や労務担当者の負担を軽減できるでしょう。

さらに、情報漏えいや法的リスクを避けるためにも、デジタル化されたシステムの活用が有効です。この記事では、入退社管理のデジタル化によるメリットや注意点を詳しく解説します。人事労務DX推進の参考にしてください。

入退社時に必要な主な手続きの種類

入退社の際には、企業が適切に手続きを進めなければならない場面が多くあります。これらの手続きは、法的要件を満たすためや、従業員が円滑に業務を開始・終了できるようにするために欠かせない取り組みです。特に、雇用契約や社会保険の加入・脱退手続き、給与支払いに関する手続きは、企業の法的義務でもあります。これらを適切に管理し、手作業によるミスを減らすためには、デジタル化が有効です。

入社手続き｜雇用契約・社会保険加入など

新しい従業員を迎える際には、まず雇用契約書を交わす必要があります。これには給与や勤務時間、職務内容などが記載されています。また、社会保険への加入手続きも必須です。これらの手続きが適切に行われなければ、法的な問題に発展する可能性があります。

従来は手作業で行われることが多く、確認漏れや時間を要する問題がありました。一方、入社手続きをデジタル化すれば、雇用契約書の作成から社会保険加入手続きまでを自動化でき、ミスを減らしスムーズに進めることができます。

退社手続き｜離職票・保険の資格喪失手続きなど

退職時には、離職票の発行や社会保険の資格喪失手続きが求められます。これらは、退職した従業員が次の職を探すために必要な書類であり、適切な手続きが行われなければ、従業員が不利益を被ってしまうでしょう。

退職手続きが手作業で行われる場合、書類の漏れや誤りが発生しやすく、時間もかかることが多いです。一方、退社手続きをデジタル化すれば、離職票の作成や社会保険の資格喪失手続きなどを効率化でき、正確かつ迅速に処理しやすくなります。これにより、担当者の業務負担を軽減するとともに、従業員への書類交付や各種手続きを円滑に進められるでしょう。

入退社に伴うアカウント管理

入社や退社に際しては、従業員のアカウント管理も欠かせない作業の一部です。新しく入社する従業員には、業務に必要なシステムやツールのアカウントを発行しなければなりません。逆に、退職時にはそのアカウントの停止やデータ削除が必要です。手作業で行うと、管理漏れやセキュリティの問題につながることがあります。

デジタル化されたアカウント管理システムの使用によって、入退社に伴うアカウントの作成・削除・権限変更を自動化でき、セキュリティリスクを軽減できます。

人事労務DXで入退社管理システムを活用するメリット

人事労務DXの一環として入退社管理システムを導入すれば、従業員情報の一元管理が可能となり、業務の効率化を進められるというのがメリットのひとつです。さらに、手作業の削減やミスの防止により、迅速なオンボーディングが実現し、業務精度が向上します。デジタル化されたデータは簡単に検索や分析ができ、法的リスクや人的ミスを軽減できます。

また、システムを通じて関係部署との情報共有がスムーズになり、セキュリティも強化可能です。

ここでは人事労務DXで入退社管理システムを活用するメリットを解説します。

1.従業員情報を一元管理して業務効率化につなげる

入退社手続きのデジタル化によって、従来の手作業で行っていた業務を削減でき、作業時間を短縮可能です。特に、紙ベースでの手続きは、書類の送付や保管、確認作業など、多くの時間がかかる傾向にありました。一方、デジタル化によってこれらをオンラインで完結でき、業務全体の効率化が実現します。

手続きにかかる時間が減ることで、人事担当者はより戦略的な業務に注力可能です。具体的には、従業員がスマートフォンなどから個人情報を直接入力できるようになり、書類回収や入力作業の負担が軽減されます。これにより、迅速なオンボーディングを実現し、新入社員のエンゲージメント向上にもつながるでしょう。

2.人的ミスや法的リスクを軽減

手作業での入力やチェックを減らすことで、誤入力や書類の紛失などのミスを防ぐことができます。また、データの整合性が保たれるため、従業員の情報を一元管理でき、ヒューマンエラーを抑えます。さらに、デジタル化されたデータは検索や分析も簡単にできるため、必要な情報に迅速にアクセスでき、正確な意思決定のサポートも期待できるでしょう。

例えば、入社手続き時に収集した情報が自動的に人事データベースに反映されるため、二重入力の手間や入力ミスがなくなります。給与計算や社会保険手続きにおいても、正確なデータに基づいた処理が可能となり、業務の精度が飛躍的に向上します。

また、人事労務では労働基準法を始めとして、さまざまな法律への理解が必要です。人事労務専用のシステムを活用すれば、法的リスクも回避可能です。

3.関係部署との情報共有の円滑化

入退社管理システムを活用すると、人事・総務・情報システム部門など、関係部署へ必要な情報を円滑に共有できます。従業員情報を一元管理できるため、入社時のアカウント発行や備品準備、退職時の権限停止や貸与物の返却確認なども、部門間で連携しながら進めやすくなります。

また、申請状況や対応状況をシステム上で可視化できるため、手続き漏れや重複対応の防止にもつながります。関係部署ごとに確認すべき内容や承認フローを設定しておけば、担当者間の連絡負担を軽減しながら、入退社に伴う一連の業務をスムーズに進行できます。

人事労務DXで活用される入退社管理システムの主な機能

入退社管理システムには、従業員情報の一元管理をはじめ、雇用契約書などの各種書類の電子化、社会保険や年末調整などの労務手続き管理、アカウント発行や承認ワークフローの自動化など、多様な機能が搭載されています。これらを活用することで、入退社に伴う業務の効率化や人的ミスの防止、情報管理の精度向上につながります。

従業員情報の一元管理

入退社管理システムでは、氏名や住所、所属部署、役職、雇用形態、資格、連絡先などの従業員情報を一元管理できます。従来のように人事台帳や表計算ソフト、複数のシステムへ個別に登録・更新する必要がなくなり、情報の重複や更新漏れの防止につながります。

また、人事・労務・総務など複数部門で同じ情報を共有できるため、部門間の連携も円滑になります。異動や昇進、住所変更などの情報もリアルタイムで反映されることから、常に最新の情報を基に業務を進めることが可能です。情報管理の精度向上に加え、問い合わせ対応や各種手続きの迅速化にもつながり、人事業務全体の効率化に貢献します。

雇用契約や各種書類の電子化

入退社管理システムでは、雇用契約書や誓約書、身元保証書、扶養控除等申告書など、入社時や退職時に必要となる各種書類を電子化できます。オンライン上で作成・配布・回収・保管まで一連の流れを完結できるため、紙書類の印刷や郵送、押印、保管にかかる手間やコストを削減できます。

さらに、電子署名機能に対応したシステムであれば、遠隔地にいる従業員ともスムーズに契約手続きを進められます。書類の提出状況もリアルタイムで確認できるため、提出漏れや回収遅延にも迅速に対応可能です。書類管理の効率化だけでなく、保管スペースの削減やコンプライアンス強化にもつながります。

社会保険や年末調整などの手続き管理

入退社管理システムは、社会保険や雇用保険の資格取得・喪失手続き、扶養変更、年末調整など、人事労務に関わる各種手続きを効率化する機能も備えています。従業員情報を基に必要事項を自動反映できるため、手入力によるミスや記載漏れの防止が期待できます。

また、必要書類の提出依頼や進捗管理、提出状況の確認もシステム上で行えるため、担当者による確認作業の負担を軽減できます。法令改正に対応した様式や機能が継続的に提供されるサービスも多く、制度変更への対応も進めやすくなります。定型業務を効率化することで、人事担当者は人材育成や組織づくりなど、より付加価値の高い業務へ時間を充てられるでしょう。

アカウント発行やワークフローの管理

入退社管理システムには、入社や異動、退職に伴う各種アカウントの発行・削除や申請業務を管理するワークフロー機能を備えたサービスもあります。例えば、入社が決定すると、メールアカウントやグループウェア、勤怠管理システムなどの利用申請を関係部署へ自動で通知し、必要な手続きを漏れなく進めることが可能です。

また、承認状況や対応状況を可視化できるため、処理の遅延や対応漏れを防止しやすくなります。退職時にはアカウント停止や貸与物の返却確認などもワークフローに組み込めるため、情報漏えいリスクの低減にもつながります。定型業務を標準化することで、入退社に伴う一連の業務を効率的かつ確実に運用できます。

人事労務DXで活用される入退社管理システム

人事労務DXを推進するうえでは、自社の業務内容や課題に適した入退社管理システムを選定することが重要です。各サービスには、従業員情報の一元管理や各種書類の電子化、社会保険手続きの効率化、他システムとの連携など、それぞれ異なる強みがあります。

ここでは、人事労務DXで活用されている代表的な入退社管理システムを取り上げ、それぞれの特徴や導入メリットについて解説します。

1.SmartHR｜人事の手続きをペーパーレス化

SmartHRは、企業の人事管理業務を効率化するクラウドベースのシステムです。特に入退社手続きに関して、ペーパーレス化を実現しています。従来の紙ベースの書類作成や署名手続きは、手間と時間がかかるだけでなく、人的ミスや紛失のリスクもありました。対して、SmartHRでは、これらの手続きをオンラインで完結できるため、迅速に処理できるようになります。

具体的には、従業員が自身の情報をオンラインで入力し、必要書類をデジタルで提出可能です。また、社会保険や労働保険の手続きも自動化されており、法的な要件を満たした状態で正確に処理されます。これにより、従業員情報の更新や管理がリアルタイムで反映され、全体的な業務効率の向上につながっています。

出典参照：SmartHR｜株式会社SmartHR

2.ジンジャー人事労務｜入退社手続きや従業員情報を一元管理

ジンジャー人事労務は、入退社手続きや従業員情報を一元管理し、人事業務全体の効率化を支援するクラウドサービスです。氏名や所属部署、役職、雇用形態、資格情報などを一つのシステムで管理できるほか、雇用契約書や各種申請書類の作成・回収もオンラインで行えます。これにより、紙書類の管理負担や重複入力を削減し、部門間の情報共有も円滑になります。

また、勤怠管理や給与計算、ワークフローなどジンジャーシリーズとの連携に対応しているため、人事・労務に関するデータを一元的に活用できます。従業員情報の変更内容も各システムへ反映しやすく、手続き漏れや更新漏れの防止にもつながります。人事情報の蓄積・活用を通じて、業務の標準化や組織運営の高度化を支援する点も特徴です。

出典参照：ジンジャー人事労務｜jinjer株式会社

3.freee人事労務｜入退社手続きの電子化に対応

freee人事労務は、入退社手続きや社会保険、雇用保険、年末調整などの労務業務をクラウド上で一元管理できるサービスです。従業員情報を基に必要書類を自動作成し、電子申請まで対応できるため、手作業による入力負担や記載ミスの削減につながります。入社時に収集した情報を各種手続きへ活用できるため、担当者の作業効率向上にも貢献します。

さらに、給与計算や会計ソフトなどfreeeシリーズとの連携にも対応しており、バックオフィス業務全体を効率化できる点も特徴です。法令改正へのアップデートが継続的に提供されるため、制度変更への対応負担を軽減しながら、適切な労務管理やコンプライアンス強化を進められます。中小企業を中心に幅広い企業で導入されている人事労務サービスです。

出典参照：freee人事労務｜フリー株式会社

人事労務DXで入退社管理に取り組む際の注意点

人事労務DXは、企業の入退社手続きを効率化し、業務の負担を軽減するために有効な手段です。デジタル化によって、従業員情報の一元管理やペーパーレス化が進み、情報共有の迅速化や正確性の向上が期待できます。ただし、導入する際にはいくつかの注意点が存在します。これらの点をしっかりと押さえたうえで進めることが、システム導入後の混乱やトラブルを防ぎ、スムーズに業務を進行させるために不可欠です。

ここでは人事労務DXで入退社管理に取り組む際の注意点を解説します。

1.入退社管理を段階的にデジタル化して混乱を防ぐ

人事労務DXを導入する際には、いきなり全てをデジタル化するのではなく、段階的に進めていきましょう。まずは入社手続きや退職時の手続きのなかでも時間がかかっていて効率化を期待できる部分からデジタル化を始めます。例えば、従業員情報の管理や給与データの入力、社会保険や年金の手続きをオンラインで行えるシステムに切り替えることから始めると良いでしょう。

段階的にデジタル化を進めることで、従業員や関係部署が新しいシステムに慣れることができ、混乱の回避につながります。また、システムを導入する際に、手作業との並行運用期間を設けることで、データの移行ミスを防ぐことも可能です。このように、システムの導入を徐々に行うことで、負担を軽減しながら効率的にDXを進められるでしょう。

2.人事・総務・現場部門に対して研修を実施する

人事労務DXを導入した後には、全従業員がうまく活用できるようにしておきましょう。特に人事部門だけでなく、総務や現場の担当者も含めた全員がシステムを使いこなせるようにすることが、DXの成功に直結します。システムの導入初期には、使い方や操作方法についての研修を実施するのは効果的です。

研修の内容としては、基本的な操作方法や入力手順だけでなく、システムに紐づく法令や規程の変更点、トラブルシューティングの方法なども含めるのが有効です。研修を通じて、全従業員がシステムを理解し、効率的に活用できるようなサポート体制の構築が、業務のスムーズな進行に寄与します。また、研修後も継続的にサポートし、システムの活用度を高めるためにフィードバックを反映させていきましょう。

3.マイナンバーや労働契約関連の法令を遵守する

人事労務DXを進めるうえで、法令遵守は欠かせません。特に、従業員の個人情報を扱うマイナンバー制度や、労働契約に関連する法律については、システムに適切に反映させる必要があります。デジタル化する際に、システムがこれらの法令に準拠しているかを事前に確認し、法令に基づいた管理が行われるような設計が求められます。

例えば、マイナンバーを取り扱う際には、セキュリティを強化し、適切なアクセス権限の設定が欠かせません。また、労働契約関連の情報についても、システムが自動で必要な書類を生成し、法的要件を満たすように設計できます。こうした法令遵守を徹底することで、後々の法的リスクを回避し、安心してシステムを運用可能です。

4.補助金の活用は申請期限や対象要件を見落とさない

人事労務DXを進めるうえでシステムを導入した場合、補助金や助成金を活用できるケースがあります。特に中小企業などは、補助金をうまく活用すれば、コストを抑えながらDXを進めることが可能です。なお、補助金には申請期限や対象要件があるため、これらを見落とさないように注意が必要です。

補助金を申請する際には、まず対象となる制度を確認し、要件を満たすかどうかをチェックします。また、申請書類の作成や提出を期限内に行うことが求められます。さらに、補助金を受け取るためには、必要な書類をしっかりと管理し、使途報告を求められるのが一般的です。補助金を活用する際には、申請期限や必要書類を正確に把握し、漏れなく対応しましょう。

DX推進によって入退社管理を最適化した企業事例

近年、人事労務領域でのDXを促進させ、入退社管理の効率化を進めている企業もあります。具体的には、以下の2社が挙げられます。

• 株式会社ベルーナ
• 株式会社ルックホールディングス

デジタル化を進めることにより、手続きがスムーズになり、業務負担が軽減されるだけでなく、ペーパーレス化やミスの削減を実現できます。ここでは、実際に人事労務DXを導入し、入退社管理を最適化した企業の事例を2つ見ていきましょう。

事例1.株式会社ベルーナ｜入退社手続きのペーパーレス化を実現

株式会社ベルーナでは、従来の紙ベースで行っていた入退社手続きをデジタル化し、ペーパーレス化を実現しました。特に新入社員の入社手続きにおいては、雇用契約書や必要書類の提出をオンライン化しています。これにより、紙を使わずに必要な書類を迅速に整え、書類の管理や共有がスムーズになりました。

従業員がオンライン上で簡単に手続きできるため、企業側の負担も軽減され、手続きのミスや遅れを防ぐことができました。さらに、ペーパーレス化により、書類の保管スペースを削減し、環境にも配慮した取り組みが進められています。

また、退社手続きについても、退職届や離職票の発行、必要書類の提出などをオンラインで完結させ、経理や労務担当者の作業負担を減少させました。

出典参照：グループ18社へのジンジャー導入に成功！一元管理体制の構築とペーパーレス化で年間4,400時間の工数を削減！｜jinjer株式会社

事例2.株式会社ルックホールディングス｜入退社手続きを1人で行える体制を構築

株式会社ルックホールディングスでは、入退社手続きを一元管理するために、専用の人事労務管理システムを導入しました。このシステムにより、複雑だった手続きを1人の担当者で効率よく行える体制を構築できています。

以前は、複数の担当者が関わり、手続きに時間を要するうえにミスが生じることもありました。システム導入後はすべてのプロセスが統一され、ペーパーレス化も実現しました。新入社員の雇用契約書や社内申請などをオンラインで一括管理できるようになり、退社時にも必要書類の準備や手続きをデジタルで完結させています。

また、システムは人事部門にとっても有益なツールとなり、社員情報の一元管理や社内申請のトラッキングもできるようになりました。

出典参照：業務を70％削減して約940名の手続きを1人でこなせるように、人材不足の時代に備えた人事・労務DXとは｜株式会社エフアンドエム

まとめ｜人事労務DXで入退社管理をデジタル化して効率化につなげよう

人事労務DXによる入退社管理のデジタル化は、手続きの迅速化、ペーパーレス化、業務負担の軽減を実現し、企業全体の効率化に貢献します。ベルーナやルックホールディングスの事例のように、デジタルツールを導入すれば、従業員の入退社に関わる一連の業務をスムーズに管理でき、人的ミスや手続きの遅れを減少できるでしょう。また、経理や労務部門の業務負担を減らすことができるため、社員一人一人の生産性向上にもつながります。

さらに、デジタル化により手続きの透明性が高まり、監査対応やコンプライアンス強化にも寄与するでしょう。これらの改革は、企業の競争力を高め、未来の成長を支える土台となります。人事労務DXの導入を検討することで、入退社管理業務を効率化し、企業全体の生産性向上を実現しましょう。