法務DXで契約管理をデジタル化してリーガルリスクを回避！メリットを解説

企業活動において契約は、取引や業務の根幹を支えるやり取りです。契約書の作成から締結、保管までの一連の契約管理業務は、多くの時間と労力を要します。従来は紙やメールに依存していたため、ミスや情報の分散が生じやすいという課題がありました。

近年は法改正やコンプライアンス意識の高まりから、契約管理の正確性や透明性が一層求められています。そこで注目されているのが法務DXによる契約管理のデジタル化です。契約情報をシステム上で一元管理することで、業務効率を高めるだけでなく、更新漏れや法令違反といったリーガルリスクの回避にもつながります。

本記事では、この課題を解決する法務DXの有効性を探り、契約管理の重要性とデジタル化のメリットを具体的に解説します。契約書管理に負担を感じているという場合は、ぜひ参考にしてください。

契約管理とは？契約書の作成から保管までを担う業務

契約管理とは、契約書の作成から締結、保管、そして契約期間中の履行状況の確認や更新手続きまでを一貫して行う業務を指します。企業は日々多くの契約を結んでおり、それらを適切に管理しなければ、更新漏れや法令違反といった重大なリスクが発生しかねません。

契約書の管理が行き届いていなかったことで更新漏れや法令違反が起きると、自社の信頼低下や売上の減少につながる恐れがあります。そのため、契約管理は単なる書類の保管業務ではなく、企業の信頼性や事業の安定性を支える業務といえるでしょう。

企業にとって契約管理が重要な4つの理由

企業活動における契約は、取引や業務のルールを定める基盤であり、適切に管理されなければ大きなリスクにつながりかねません。例えば、契約期限の見落としや法令違反、履行状況の不備は、違約金や訴訟といった損害を招く恐れがあります。

反対に、契約情報を適切に把握すれば経営判断の材料として活用でき、企業価値の向上にもつながるでしょう。また、契約内容がどのような状態にあるのかの確認にも、契約管理は欠かせません。

ここでは契約管理が企業にとって重要な理由を解説します。

1.契約期限の管理で違約金や更新漏れを防ぐ

契約には必ず期限が存在し、更新や解約のタイミングを誤ると大きなリスクにつながってしまうでしょう。例えば、更新期限を見落としたことで不要な契約を自動延長してしまい、無駄なコストが発生するケースもあります。逆に、解約手続きを怠れば違約金が発生し、想定外の支出につながることも少なくありません。

契約管理を徹底すれば、こうした期限漏れを防ぎ、必要な契約の継続や不要な契約の終了を適切に判断できます。専用のシステムに備わったリマインダーを設定すれば、担当者の記憶や紙ベースの管理に頼らず、期限を把握できるため、企業の資金を守る仕組みとして有効です。

また、取引先との交渉履歴や、過去の更新条件なども一元管理できるため、より有利な条件で契約を再締結する機会を創出することにもつながります。

2.契約内容の履行状況を常に確認できる

契約は締結して終わりではなく、その後の履行状況を継続的に確認することが欠かせません。例えば、業務委託契約であれば納品やサービス提供が約束通り実施されているか、賃貸契約なら支払いが期日通りに行われているかなどの確認が必要です。

もし履行状況の確認を怠れば、相手方の不履行に気付かず損失を被る可能性も高まります。

契約管理を適切に行えば、契約ごとの進捗を一覧で確認でき、未達事項や遅延があれば早期に対応できるでしょう。特にデジタル化した契約管理は、履行チェックを自動化・可視化できるため、現場と管理部門の連携を強化し、トラブルを未然に防ぐ効果があります。さらに、契約内容と実際の活動を紐づけることで、予期せぬリスクや問題点の早期発見につなげられるでしょう。

3.法令違反を防ぎコンプライアンスを強化するため

企業が結ぶ契約の多くは、労働法や個人情報保護法、独占禁止法など、さまざまな法令に基づいています。管理が不十分だと、法定条件を満たしていない契約書をそのまま利用したり、改正法への対応が遅れてしまったりする危険性があります。その結果、行政からの指導や罰則を受け、企業の信頼を損なう事態になりかねません。

契約管理を徹底すれば、契約内容が最新の法令に適合しているかを常に確認でき、リスクを最小限に抑えられるでしょう。デジタル化された契約管理システムなら、法改正に伴う修正が迅速に反映され、過去契約との比較も容易になるため、法令順守を支える強力な仕組みとして機能します。これにより、組織全体でコンプライアンス意識を高めることができ、社会的な信用を築くための基盤を構築可能です。

4.契約情報を経営判断に活かせる

契約書には、金額、契約期間、取引条件など経営に欠かせない情報が含まれているのが一般的です。これを適切に管理し、分析できれば、経営判断に役立つ有益なデータとなります。

例えば、取引先ごとの契約単価を比較してコスト削減の余地を見つけたり、契約更新のタイミングを踏まえて将来の資金計画を立てたりすることが可能です。

紙や個人管理に依存していると情報が分散し、必要なときにすぐ取り出せないという課題があるでしょう。一方、デジタル化された契約管理は全社で契約情報を共有でき、迅速な意思決定につながります。単なるリスク管理にとどまらず、戦略的にデータを活かすことで、企業の競争力も強化できるでしょう。

法務DXでデジタル化できる契約管理業務の具体例

契約管理業務は紙やメールに依存していると、情報の分散や確認作業の手間によって効率が低下し、リスクも増大してしまうでしょう。法務DXの一環として契約管理のデジタル化を進めれば、検索や保管、レビューといったプロセスをデジタル化でき、正確性とスピードが向上します。

これにより、担当者の負担を軽減しながら組織全体で契約情報を活用できるようになり、リーガルリスクの回避にもつながるでしょう。

ここでは、法務DXでデジタル化できる契約管理業務の具体例を解説します。

1.キーワード検索を活用した契約書管理

従来の紙ベースの契約管理では、必要な契約書を探すのに多くの時間を費やしてしまうのが一般的でした。法務DXによるデジタル化により契約書をデータ化し、キーワード検索機能を導入すれば、必要な契約内容や条件を瞬時に抽出できます。

例えば「自動更新」「違約金」といった特定ワードで検索すれば、関連する契約を横断的に確認でき、リスクの把握や条件交渉の準備をスムーズに進められるでしょう。担当者が複数の契約書を確認する際も、効率的に比較や精査が可能となり、見落としを防ぐ仕組みが整います。これにより、紙の書類を何枚もめくる手間がなくなり、スピーディに作業を進められるでしょう。さらに、契約締結前の最終チェックも迅速に行えるため、手戻りの削減も期待できます。

2.アクセス権限設定によるリスク抑制

契約書には、取引先名、金額、条件などの機密情報が含まれます。紙やメールで管理していると、誤って関係者以外に共有しかねません。

契約管理システムを活用すれば、契約書ごとにアクセス権限を設定でき、閲覧や編集が可能な範囲を細かく制御できます。管理者は役職や部門に応じたアクセス制御を行い、必要な人だけが必要な情報にアクセスできる仕組みを作ることが可能です。特に個人情報や大型契約を扱う企業にとっては欠かせない機能です。

さらに、契約承認フローをシステム上で標準化することで、承認漏れやプロセスの遅延を防ぐことも期待できます。誰がいつまでに契約書を承認する必要があるかが明確になり、承認状況も把握しやすくなるでしょう。

3.過去事例参照や生成AIを使った契約レビュー業務

契約書レビューは専門的な知識を必要とし、多くの時間を要する業務のひとつです。デジタル化によって過去の契約データを蓄積・整理すれば、類似事例を迅速に参照でき、判断の精度とスピードが高まります。

さらに、近年は生成AIを活用し、契約書のリスク項目を抽出したり、修正提案を提示したりする仕組みも登場しています。これにより、法務担当者は重要な判断のみに注力可能です。

AIによるレビューはあくまで補助ですが、初期チェックを自動化することで、レビュー漏れや人為的なミスを減らすことができます。その結果、法務部門はより高度な戦略的業務に時間を割けるようになり、企業の競争力向上に貢献できます。

4.データ化による組織全体での法務ナレッジ共有

契約情報をデータベース化し、全社で共有できる仕組みを構築すれば、法務部門だけでなく営業や経理、経営層も必要な情報に迅速にアクセス可能です。例えば営業部は契約条件を即時に確認でき、経理部は支払や収益計画を正確に立てられるようになります。

ナレッジが個人に属さず組織全体に蓄積されることで、属人化を防ぎ、担当者の異動や退職時にもスムーズな業務継承につながるでしょう。

また、データ活用により、契約トラブルの防止だけでなく、組織全体の意思決定の質が高まる点も法務DXにおける契約管理のメリットといえます。特定の部署だけでなく、全社的な契約動向の分析も容易になるため、事業戦略の立案にも役立つでしょう。

契約管理をデジタル化する際の注意点

契約管理をデジタル化すれば効率性や正確性が高まりますが、導入の際にはいくつかの注意点があります。業務フローや社内体制を整理しないままシステムを導入すると、逆に混乱を招き、効果を十分に発揮できない恐れがあります。

導入範囲や優先度の明確化、従業員への説明や教育、法令遵守の観点を踏まえたシステム選定が必要です。さらに、補助金の活用や既存システムとの連携も検討し、長期的に安定運用できる仕組みを整えましょう。

1.業務の流れを可視化して導入範囲と優先度を明確化

契約管理のデジタル化は、すべての業務を一度に移行しようとすると混乱が生じかねません。そのため、まずは業務フローを可視化し、どの範囲から着手するかを決めることが大切です。

例えば、契約書の保管から始めるのか、期限管理を先行するのかといった優先順位を定めることで、導入効果が期待できます。また、業務の可視化によって、どこに無駄やリスクが潜んでいるのかが明らかになり、デジタル化の必要性も社員全体で共有しやすくなります。

小規模にスタートしてから段階的に拡大すれば、現場の混乱を避け、システムの定着もスムーズに進められるでしょう。これにより、従業員の抵抗感を軽減し、成功体験を積み重ねることで全社的なDXへの機運向上が期待できます。

2.従業員への説明と運用マニュアルで社内理解を促進

どれだけ優れた契約管理システムを導入しても、従業員が使い方を理解していなければ期待する効果を得られない恐れがあります。そのため、導入時には従業員向けの説明会や研修を実施し、操作方法や注意点を周知しましょう。また、運用マニュアルを整備しておけば、担当者が変わってもスムーズに業務を引き継げます。

特に契約管理は専門性が高く、部署ごとに求められる視点も異なるため、部門別に具体的な利用シーンを示すと理解が深まります。現場の声を取り入れて運用ルールを改善していく仕組みを持てば、システムを有効に活用できるでしょう。これにより、現場の意見が反映された使いやすいシステムを構築し、従業員が自律的に活用する文化の醸成が期待できます。

3.法令やセキュリティ要件を満たすシステムを選定

契約管理は法令に直結する業務であり、データの取扱いにも細心の注意が必要です。システムを選ぶ際には、個人情報保護法や電子帳簿保存法などの要件に準拠しているかを確認することが欠かせません。加えて、契約情報は企業の重要な資産であるため、セキュリティ機能も求められます。例えば、データ暗号化やアクセス制御、ログ管理が備わっているかをチェックしましょう。

もし、セキュリティ要件を軽視したまま導入すれば、情報漏えいや法令違反のリスクが高まりかねません。法務や情報システム部門と連携して評価し、信頼できるベンダーの製品を選ぶことが不可欠です。また、災害時のデータ復旧や、システムの安定稼働を保証するサポート体制が整っているかどうかも選定ポイントです。

4.補助金や助成制度を活用して導入コストを最小化

システム導入には一定のコストがかかるため、初期費用やランニングコストを抑える工夫を凝らしましょう。例えば、中小企業庁が提供するIT導入補助金や助成金を活用すれば、費用負担を軽減しながら最新システムの導入につなげられます。

また、クラウド型サービスを利用すれば、オンプレミス型よりも低コストで始められ、必要に応じて利用規模を拡張できます。導入コストを抑えることで経営層の承認も得やすくなり、法務DXを推進しやすくなるでしょう。

公的な支援制度やベンダーのキャンペーン情報をこまめにチェックし、自社に最適な導入計画を立てることで、無理なくデジタル化を進められるでしょう。

出典参照：IT導入補助金 2025｜「サービス等生産性向上ＩＴ導入支援事業費補助金」（IT導入補助金2025）事務局

5.既存システムとのデータ連携可否を事前に検証

契約管理をデジタル化する際には、既存のシステムとの連携が円滑に行えるかどうか、事前の検証も必要です。特に給与計算や会計システム、顧客管理システムなど、関連する業務と連動できなければ、データが二重管理となり効率化の効果が薄れてしまうでしょう。

API連携やデータインポート・エクスポートの機能が用意されているかを確認し、可能であればテスト導入を実施しましょう。システム同士の互換性を確認することで、業務全体の流れがスムーズになり、法務部門と他部署の連携も強化されます。業務プロセス全体を俯瞰し、データの流れをスムーズにすれば、部署間の連携が強化され、より戦略的な情報活用につなげられるでしょう。

契約管理システムに備わっている一般的な機能

契約管理システムには、契約書のライフサイクル全体を効率的に扱うための機能が数多く搭載されています。代表的な機能は以下のとおりです。

• 契約書のデジタル化と保存機能
• 契約書テンプレートの自動生成
• 契約期限管理とリマインダー機能
• 契約履歴の管理と分析機能

これらの活用によって、契約書の紛失や管理漏れを防ぎ、法令遵守と業務効率化の両立につなげられるでしょう。システムに標準搭載される機能を理解することは、導入検討の第一歩となります。

1.契約書のデジタル化と保存機能

契約管理システムの基本的な機能は、これまで紙やPDFでバラバラに管理されていた契約書を、一元的に電子データとして保存できる点です。これにより、膨大な書類の中から目的のものを探す手間がなくなります。

システム上では、契約ごとに取引先名、契約締結日、契約の種類、金額などの情報をメタデータとして登録でき、必要な契約書をキーワード検索で瞬時に探し出すことが可能です。また、PDFファイルだけでなく、WordやExcelなどの形式にも対応しているため、様々な形式の契約書を1箇所で管理可能です。

さらに、契約書の全文検索機能も備わっているシステムが多く、特定の条項やキーワードを含む契約書を横断的に検索できるため、リスクチェックや比較検討の作業効率を高められるでしょう。

2.契約書テンプレートの自動生成

契約書作成業務を効率化するために、多くの契約管理システムにはテンプレート自動生成機能が搭載されています。これにより、法務部門があらかじめ用意したテンプレートに基づいて、部署や担当者がスムーズに契約書を作成できるようになります。

具体的には、システムに取引先情報や金額、期間などを入力するだけで、事前に設定されたルールに従って必要な項目を自動で反映した契約書が生成可能です。これにより、手作業での入力ミスやフォーマットの不統一を防ぎ、従業員の経験に関わらず契約書の品質を一定に保てます。特に、ひな形を基にした契約書であれば、法務部門のレビュー工数を削減し、契約締結までのリードタイムを短縮する効果が期待できるでしょう。

3.契約期限管理とリマインダー機能

契約管理システムにおける代表的な機能のひとつが、契約期限を自動で管理し、リマインダー通知する機能です。契約の終了日や自動更新日、更新交渉の期限などをシステムに登録しておくことで、指定した期日前に担当者や関係者にアラートやメールで自動通知が届きます。更新の判断や解約手続きのタイミングを逃すことなく、不要な自動更新による出費や、手続き遅延による違約金の発生といったリスクを未然に防げるでしょう。

また、アラートは複数段階で設定できるものが多く、段階的な通知によって余裕を持った対応が可能になります。担当者の個人的な記憶に頼ることなく、組織全体で契約リスクを可視化し、適切なタイミングで対応できる体制を構築できるでしょう。

4.契約履歴の管理と分析機能

契約管理システムは、契約締結後の履歴管理にも役立ちます。契約書のバージョン管理機能により、いつ・誰が・どの部分を修正したかを自動で記録し、変更履歴をタイムスタンプ付きで可視化できます。これにより、契約内容の改ざん防止や、万が一のトラブル発生時に原因究明をスムーズに進められるでしょう。

さらに、多くのシステムには分析機能が備わっており、契約データを様々な切り口で集計・分析できます。例えば、部門別の契約件数や、取引先ごとの契約金額、契約期間の傾向などをグラフで表示し、経営判断に役立つインサイトを得ることができます。単なる管理ツールにとどまらず、コスト削減や売上向上といった経営戦略に資するデータ活用が可能になるでしょう。

契約管理システムを導入した事例

多くの企業が契約管理システムを導入し、法務業務の効率化・リスク軽減・コスト削減などの成果につなげています。今回は、そのなかでも特に導入効果が明確に確認できる3社の事例を紹介します。

• 株式会社ネオキャリア
• 株式会社M&A総研ホールディングス
• 第一三共ヘルスケア株式会社

現場の課題と導入後の成果に注目し、自社に活かせるヒントを探ってみましょう。これらの事例は、業界や企業規模を問わず参考にできるものであり、システム選定や運用改善の方向性を検討する際に役立つでしょう。

事例1.株式会社ネオキャリア｜契約リードタイムの短縮を実現

株式会社ネオキャリアでは、契約業務の属人化やレビューの煩雑さが課題でした。そこで導入したのが、契約ライフサイクル管理システムです。業務を可視化・自動化し、迷わない仕組みを構築したことで、契約のやりとりから承認までのリードタイムが短縮されました。

システム導入により、レビュー状況の進捗や担当者が一目でわかるようになり、意思決定も迅速化しています。さらに、システムにより内部統制も強化され、リスク管理面でも成果を上げています。グループ全体での運用効率が向上しました。

加えて、契約プロセスの履歴が自動で記録されるため、万が一トラブルが発生した際も根拠を迅速に提示できるようになりました。

出典参照：ContractS CLMで業務の可視化・自動化を実現！ 「迷わない」仕組みで契約リードタイムの短縮に成功｜ContractS株式会社

事例2.株式会社M&A総研ホールディングス｜電子契約で契約業務の効率化

株式会社M&A総研ホールディングスでは、契約書の送信ごとに費用が発生する従量課金型の電子契約サービスがコスト増の要因となっていました。加えて、従来は契約締結にあたり「ハンコを押す」といったアナログな作業が必要で、紙での保管も義務づけられていたため、保管コストや紛失リスクも大きな課題として認識されていました。

これらの課題を改善するために専用のシステムを導入しています。送信料がかからない料金体系を選ぶことで、契約業務にかかるコストを削減することに成功しています。

さらに、導入後は自社CRMシステムとのAPI連携を実現しました。基幹システムのCRMで稟議が行われてから契約締結、保存に至るまではシームレスに進められています。

出典参照：「送信料0円」が導入の決め手。契約件数が多い会社にとっては圧倒的なコストメリットを実現｜株式会社マネーフォワード

事例3.第一三共ヘルスケア株式会社｜契約審査を効率化して担当者負担を軽減

第一三共ヘルスケア株式会社では、従来の契約管理業務で検索性の不足や進捗追跡が困難でした。そこでシステムの刷新に取り掛かり、メール連携を含む契約審査から締結、期限管理までをワンストップで管理できる体制を整えています。

システム導入後は、高精度な検索が可能となり、必要な契約を迅速に探し出せるようになりました。また、契約プロセスの見える化により法務担当者の負担が軽減され、効率的な業務運用が実現しています。

特に効果を発揮したのは、契約審査のスピードアップです。従来は複数部署での確認に時間を要していましたが、システム導入後はリアルタイムに状況を把握でき、案件ごとの滞留を削減できています。

出典参照：契約管理システム刷新で法務業務の高度化を実現｜株式会社ASU

まとめ｜法務DXで契約管理をデジタル化してリスク軽減につなげよう

契約管理をデジタル化することで、契約更新漏れや法令違反の防止、監査対応の迅速化など多くのリスクを軽減できるでしょう。紙やハンコに依存した従来型の業務から脱却し、クラウド上での一元管理や電子契約の導入によって効率化とコスト削減を同時に実現できる可能性があります。法務DXを推進して、企業の信頼性と持続的な成長基盤を強化しましょう。

この変革により、法務部門は単なるコストセンターではなく、企業の戦略的なパートナーとしての役割を担うことができます。データに基づいた意思決定により、企業の競争力を向上させましょう。