領収書のデータ化は認められる？メリットやデメリットを徹底解説

経費精算業務は、従業員が提出する領収書をもとに入力や確認を行うため、多くの時間と手間がかかる業務のひとつです。紙の領収書を保管・処理する従来の方法では、紛失や入力ミスのリスクが高まり、経理担当者の負担も増加しかねません。領収書は日々発生するため、徐々に経理担当者の負担も高まっていく恐れがあります。

こうした課題を解決する手段として注目されているのが領収書のデータ化です。

スキャナーやクラウド型システムを利用すれば、申請から承認までを効率的に進めることができ、業務全体の精度とスピードを高められるでしょう。

この記事では、領収書データ化のメリットや企業の導入事例を紹介します。領収書の保管や処理にかかる時間を削減したいという場合は、ぜひ参考にしてください。

電子帳簿保存法で領収書のデータ化は認められている

企業の経理部門が進める作業のひとつが、領収書の管理です。従来、領収書は紙で保存されてきました。デジタル化が進んだ現代においては、電子帳簿保存法が適用され、領収書をデータ化しての保存が認められるようになりました。電子帳簿保存法により、企業はペーパーレス化を進めることが可能となり、業務の効率化やコスト削減が期待できるでしょう。

電子帳簿保存法では、領収書や請求書をスキャンして保存することを認めており、その保存方法に関しても一定の要件を満たす必要があります。

出典参照：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

領収書をデータ化する3つのメリット

領収書のデータ化で期待できるのが、以下のようなメリットです。

• 印刷代や郵送費を削減して経営を効率化
• 手作業での入力や検索時間を削減し生産性を向上
• 物理的な紛失リスクを軽減し安全な管理体制を構築

従来の紙ベースでの領収書管理からデジタル化に移行すれば、企業全体の業務フローがスムーズになり、コスト削減と生産性向上が期待できます。ここでは、領収書をデータ化するメリットを3つに分けて詳しく解説します。

1.印刷代や郵送費を削減して経営を効率化

企業にとって印刷代や郵送費がかさんでしまうと、大きなコストになりかねません。紙で領収書を管理している場合、物理的な保存場所や保管スペースの確保も必要で、これがコストや管理の手間を増やしてしまう要因です。

領収書のデータ化によって、これらの印刷費用や郵送費用の削減につながります。例えば、領収書をスキャンして電子データとして保存すれば、物理的な管理が不要になり、郵送によるやり取りをなくすことにつながります。また、クラウドストレージにデータを保管することで、物理的な保管スペースが不要になり、管理コストを削減できるでしょう。

さらに、オンラインでのデータ共有が可能になるため、業務を効率化させられるでしょう。

2.手作業での入力や検索時間を削減し生産性を向上

領収書を紙で管理している場合、経理担当者は手作業での入力や検索作業に多くの時間を費やしています。特に、領収書の手動入力や物理的な書類の検索は、時間がかかるうえにミスが発生しやすい作業です。また、手作業の負担が大きいため、担当者の生産性が低下し、他の重要業務に注力する時間が減少してしまいます。

領収書をデータ化すれば、これらの手作業を自動化できます。例えば、AI-OCR技術を使用して、領収書に記載された情報を自動的に読み取って会計システムに入力が可能です。この方法により、手作業での入力が不要になり、エラーのリスクを軽減できるでしょう。また、データであればキーワードや日付など、特定の条件でスムーズに検索できるのもメリットです。

株式会社ヤオコーは、領収書や経費精算関連の紙処理をデジタル化した結果、年間約5万枚にのぼる紙を削減できたうえに、経費処理の工数を全体で約600時間も削減しました。

出典参照：従業員約３万人のスーパーで経費精算効率化。年5万枚の紙の領収書と工数600時間を削減｜株式会社TOKIUM

3.物理的な紛失リスクを軽減し安全な管理体制を構築

紙の領収書は、物理的な保管場所が必要であり、紛失や破損のリスクがあります。特に、領収書が大量に発生する場合、管理に手間がかかり、紛失する可能性も高まります。もし領収書を紛失した場合、税務調査や監査の際に証拠として不十分となり、企業にとってリスクになってしまうでしょう。

領収書をデータ化すれば、物理的な紛失リスクを軽減できます。デジタルデータとしてクラウドに保存すれば、領収書は安全に保管され、バックアップを取ることができるため、紛失や破損のリスク軽減につながります。また、デジタル化された領収書は、アクセス管理やセキュリティ対策が可能なため、外部からの不正アクセス防止に役立つでしょう。

領収書をデータ化する際の3つのデメリットと対策

領収書のデータ化にはさまざまなメリットがある一方で、以下のようなデメリットも存在します。

• システム導入費用や月額費用などのコスト負担
• デジタル化によって生じるセキュリティリスク
• 電子帳簿保存法への理解と対応が求められる

これらのデメリットに対して適切な対策を講じることで、データ化の効果を最大限に引き出せるでしょう。

ここでは、領収書をデータ化する際に直面しやすい3つのデメリットと、それに対する対策について解説します。

1.システム導入費用や月額費用などのコスト負担

領収書のデータ化を進めるためには、専用システムの導入が必要です。システムには導入時の費用や、月額費用などのコストがかかるため、企業にとっては一定の負担となります。特に中小企業においては、これらのコストが導入の障壁となり、データ化を躊躇する原因となるでしょう。システム導入にかかるコストは、導入時の初期投資と、運用中の月額費用が含まれるため、長期的な予算計画を立てる必要があります。

コスト負担の課題を解消するためには、コストパフォーマンスを十分に考慮してシステムを選定しましょう。まずは、必要な機能を絞り込んで、自社にとって最適なシステムを選ぶことが費用対効果を引き出すための第一歩です。

2.デジタル化によって生じるセキュリティリスク

領収書をデータ化する際には、セキュリティリスクもあります。紙で管理していた場合、物理的に管理ができるため、不正アクセスのリスクは比較的少ないでしょう。一方、デジタル化によりデータはクラウド上に保存されるため、サイバー攻撃や不正アクセスによる情報漏えいのリスクが高まりかねません。

セキュリティリスクを軽減するためには、強固なセキュリティ対策がポイントです。データを保存する際に暗号化を施し、外部からの不正アクセス防止を試みましょう。また、アクセス権限の設定を厳格に行い、特定の従業員のみがデータにアクセスできるようにする対策も効果的です。さらに、多要素認証を導入すれば、セキュリティを強化できるでしょう。

3.電子帳簿保存法への理解と対応が求められる

領収書をデータ化する際には、電子帳簿保存法に準拠する必要があります。同法では、データ化された領収書を電子的に保存するための要件が定められており、適合しない場合、税務調査で問題が生じかねません。例えば、領収書のスキャン精度や保存方法などが基準を満たしていないと、正式な証拠として認められないことがあるため、法令遵守が求められます。

法令に適合するためには、電子帳簿保存法の要件を十分に理解し、適切なシステムを導入する必要があります。例えば、領収書のスキャンデータには改ざん防止措置が施されている必要があり、保存期間やデータアクセス権限の管理も適切に行わなければなりません。

領収書をデータ化する4つの方法

領収書をデータ化する方法は、スキャンによるデータ化や専用システムでの発行など、さまざまな手段があります。どの方法を選ぶかは、企業の規模や業務内容、使用しているシステムによって異なります。ここでは、領収書をデータ化するための以下の4つの方法を見ていきましょう。

• スキャンで紙をデータ化する
• PDFとして作成・送付する
• 専用システムで発行から管理まで自動化
• 電子取引でペーパーレスを完結させる

企業のニーズに応じた方法でデータ化を進めましょう。

1.スキャンで紙をデータ化する

一般的な方法として挙げられるのが、紙の領収書をスキャンしてデータ化する方法です。この方法は、従来の紙ベースの領収書をそのままデジタル化するため、導入が簡単であり、既存の業務フローにも容易に組み込めます。スキャンした領収書は、画像データとして保存され、クラウドやオンプレミスに保管されます。これにより、物理的な保存場所が不要となり、領収書の保管スペースを削減できるでしょう。

さらに、スキャンしたデータはOCR（光学文字認識）技術を使って、領収書に記載された情報を自動で抽出できます。抽出した情報は会計ソフトに取り込み可能です。自動化により、手作業での入力を減らし、入力ミスの防止につながるでしょう。

2.PDFとして作成・送付する

領収書をPDFとして作成し送付する方法も、一般的な領収書のデータ化です。企業は受け取った紙の領収書をまずスキャンして、PDF形式のデータとして保存します。その後、デジタル化された領収書を、会計担当者や管理部門に電子メールやクラウドサービスを使って送付します。これにより、物理的な移動や郵送が不要となり、業務を効率化できるでしょう。

PDFで領収書を管理することで、データの検索や整理が容易になり、必要な領収書を迅速に取得できます。さらに、PDFにコメントを付ける、ハイライトで情報を強調するといったように、より柔軟な管理につながるでしょう。

また、この方法は自社が領収書を発行する際にも有効です。ExcelやWordで作成したファイルをPDF化すれば、データとして送信可能です。

3.専用システムで発行から管理まで自動化

領収書をデータ化するための専用システムを導入する方法もあります。これは、領収書の発行からデータ化、管理、承認フローまでを一貫して自動化できるシステムで、特に大企業や多くの取引先を抱える企業に適した取り組みです。このシステムは、領収書の情報をAI-OCR技術で自動的に読み取り、自動仕訳や経費精算処理を行います。

専用システムのメリットは、全てのデータが一元管理され、リアルタイムでアクセスできる点です。領収書の情報がシステムに取り込まれると、自動で経費精算フローが開始され、承認プロセスも自動化されます。これにより、経理担当者は承認待ちの領収書を確認するだけで、煩雑な作業を解消できるでしょう。

4.電子取引でペーパーレスを完結させる

電子取引で領収書をペーパーレス化する方法もあります。この方法では、領収書を受け取る段階から電子データとして管理します。近年、インターネットバンキングやオンライン決済の普及により、企業間での取引がすでにデジタル化されているケースも増えてきました。この場合、取引先からの領収書も電子データとして受け取り、電子的な管理が可能です。

この方法の最大のメリットは、完全なペーパーレス化を実現できることです。領収書の発行、送付、保存まですべてがデジタル化され、物理的な書類の管理が不要になります。さらに、会計システムによっては、オンライン決裁の履歴は自動で反映されるため、手作業での入力や確認作業が省略できるでしょう。

領収書をデータ化できるシステム4選

領収書をデータ化するためのシステムには、さまざまな選択肢があります。それぞれのシステムは、機能の豊富さや使いやすさなどが異なります。ここでは、領収書のデータ化を効率的に進めるためのシステムとして、以下の4つを見ていきましょう。

• freee会計
• マネーフォワードクラウド 経費
• 弥生会計
• 楽楽精算

それぞれのシステムがどのようにバックオフィス業務を支援するのか、具体的な特徴と利点を解説します。

1.freee会計｜AI-OCRで領収書を自動仕訳し会計処理まで連携

freee会計は、中小企業向けのクラウド会計ソフトであり、AI-OCR機能を使って領収書を自動で読み取ります。領収書に記載された情報をAIが自動で抽出し、会計ソフトに取り込むことが可能です。この機能により、領収書の入力作業が効率化され、手作業での仕訳や入力ミスを防げるでしょう。

さらに、freee会計は銀行やクレジットカードとの連携が可能で、取引明細と自動的に照合されます。これにより、経費精算や会計処理がシームレスに行え、業務の負担を軽減できるでしょう。また、クラウドベースで提供されているため、インターネット環境さえあれば、どこからでもアクセスでき、リアルタイムでのデータ更新につながります。

出典参照：freee会計｜フリー株式会社

2.マネーフォワード クラウド経費｜領収書・ICカード・クレカ明細を自動連携

マネーフォワード クラウド経費は、領収書のデータ化と経費精算を効率化するクラウドベースのツールです。このシステムは、領収書やICカード、クレジットカード明細を自動で連携し、経費精算業務をスムーズに処理できるのが特徴です。領収書をAI-OCR機能で自動読み取りし、自動で仕訳します。

さらに、交通費や宿泊費などの経費精算も、自動で計算され、ワークフロー管理も可能です。これにより、経理担当者は従業員からの経費報告を迅速に処理でき、業務の負担を軽減できるでしょう。また、クラウドベースで提供されるため、複数拠点での利用やリモートワークでも問題なく対応でき、場所を選ばずデータを共有できるのも特徴です。

出典参照：マネーフォワード クラウド経費｜株式会社マネーフォワード

3.弥生会計｜中小企業向けにシンプル操作で自動仕訳を実現

弥生会計は、中小企業向けの会計ソフトとして広く利用されており、シンプルな操作性が特徴です。領収書のデータ化や経費精算をサポートするために、AI-OCR機能が搭載されており、領収書をスキャンして自動で仕訳できます。特に操作が簡単で、専門的な知識がなくても、誰でもすぐに使いこなせる点が魅力です。

また、弥生会計は、青色申告や確定申告にも対応しており、スムーズな税務処理の実現に寄与します。これにより、経理担当者の負担が減少し、効率的に税務申告を進めることが可能になります。さらに、会計データのリアルタイム更新ができるため、経営状況を即座に把握でき、迅速な意思決定が可能になるでしょう。

出典参照：弥生会計｜弥生株式会社

4.楽楽精算｜領収書を自動で読み取り経費精算フローを効率化

楽楽精算は、領収書の自動読み取りと経費精算フローの効率化に特化したクラウド型経費精算システムです。AI-OCR技術を活用し、領収書のデータを自動で読み取って仕訳します。これにより、従業員は手動で入力する手間を省き、経費精算業務を効率化できます。

楽楽精算は、経費精算のワークフローを自動化し、申請・承認プロセスを迅速に進められるでしょう。従業員が領収書をスキャンしてアップロードするだけで、経費が自動的に仕訳され、承認フローに進みます。これにより、経理部門の負担が軽減され、経費管理がシンプルになります。

さらに、楽楽精算は、会計システムやERPシステムとの連携が可能で、データを自動で同期可能です。

出典参照：楽楽精算｜株式会社ラクス

領収書のデータ化に使用するシステムの選び方

領収書をデータ化するために導入するシステムは、企業のニーズに合わせて選ぶことがポイントです。適切なシステムを選定することで、データの精度や効率性を最大化し、業務のスムーズな運用を実現できます。

具体的には以下のような点に着目して、システムを選びましょう。

• OCR精度と読み取り対象の範囲を確認する
• 会計ソフトや経費精算システムとの連携性を見る
• 情報漏えいに備えてセキュリティ対策をチェック

ここでは、領収書のデータ化に使用するシステムを選ぶ際に考慮すべき3つのポイントを解説します。

1.OCR精度と読み取り対象の範囲を確認する

領収書をデータ化する際に使用するOCR（光学文字認識）技術の精度は、システム選定のポイントです。OCR機能が正確でなければ、自動読み取りの精度が低く、結果として手動修正に時間がかかり、業務の効率化が実現できません。そのため、システム選定時には、OCR精度を十分に確認し、誤認識のリスクを最小限に抑えましょう。

システムによっては、手書き文字や不鮮明な領収書にも対応できるものがあります。読み取り範囲が広いシステムを選ぶことで、さまざまな種類の領収書を効率的にデータ化できるでしょう。

2.会計ソフトや経費精算システムとの連携性を見る

領収書をデータ化するだけではなく、その後の経費精算や会計処理を効率化するためには、既存の会計ソフトや経費精算システムとの連携が必要です。データ化した領収書を会計システムに自動的に取り込むことで、手作業の転記作業を減らし、データ整合性の確保や業務効率化を実現できるでしょう。

システム選定時には、会計ソフトや経費精算システムとの連携機能を十分に確認することが大切です。多くのシステムがAPI連携に対応しており、クラウドベースでデータを同期できます。これにより、領収書データが自動的に会計システムに反映され、仕訳作業を自動化できるでしょう。

3.情報漏えいに備えてセキュリティ対策をチェック

領収書などの経費データには、機密情報や個人情報が含まれているため、セキュリティ対策が欠かせません。データをデジタル化すれば、不正アクセスや情報漏えいのリスク増加につながる可能性があります。特に、企業の財務データや社員情報を取り扱う場合、適切なセキュリティ対策を施すことが欠かせません。

システムを選定する際には、まずデータ暗号化やアクセス権限管理など、セキュリティ機能を確認することが必要です。システム内で機密情報を保護するための暗号化を行い、不正アクセスを防ぐための認証機能を設けることが求められます。特に、多要素認証やIP制限などの機能を備えたシステムを選ぶと、セキュリティを強化できるでしょう。

領収書のデータ化に成功した企業事例3選

領収書のデータ化は、単に経費精算を効率化するだけでなく、経理部門全体の業務プロセスを見直す契機とも言えるでしょう。ここでは、実際にシステムを導入し、領収書データ化の成果を上げた、国内企業の事例を紹介します。

• 株式会社PFU
• 関東バス株式会社
• ファーストキッチン株式会社

各事例では、導入前の課題と導入後の改善点を明確にすれば、自社に適した活用方法をイメージしやすくなるでしょう。自社が領収書のデータ化に取り組む際の参考にしてください。

1.株式会社PFU｜ネットワークスキャナー導入で精算手続きの工数を削減

株式会社PFUは、経費精算における紙の領収書処理に多くの課題を抱えていました。経理担当者が手作業で領収書の仕分けや確認、システムに入力するため、作業が遅延しやすく、ヒューマンエラーによる入力ミスも頻繁に発生していました。この非効率な業務プロセスを改善するため、同社はネットワークスキャナーを導入しています。

従業員がスキャンするだけで領収書を即座にデータ化し、経理システムと連携させました。これにより、経費処理の時間が短縮され、証憑類はシステム上で一元管理が可能になっています。ペーパーレス化が進んだことで物理的な保管コストが削減され、監査対応もスムーズに行えるようになっています。

出典参照：紙で運用していた領収書の立替精算をペーパーレス化全社レベルで事務工程短縮とコスト削減を実現｜株式会社PFU

2.関東バス株式会社｜毎月700枚以上の領収書をスキャナーでデータ化

関東バス株式会社では、毎月700枚を超える領収書の手作業による処理が負担となっていました。紙のまま保管・仕分け・照合などをするため、必要な書類を探し出すのに時間がかかり、経理担当者の業務効率を著しく低下させていました。

この課題を解決するため、同社はスキャナーを導入し、領収書のデータ化を徹底しています。スキャンした領収書を社内システムに自動連携させることで、必要な書類を瞬時に検索・確認できるようになりました。結果として、経理担当者の作業工数が減少し、業務スピードが向上しています。

出典参照：毎月700枚以上の領収書と500枚以上の請求書の電子帳簿保存法「スキャナ保存」に対応専用スキャナと会計システムデータの有効利用で検索用項目を一括取込実現｜アンテナハウス株式会社

3.ファーストキッチン株式会社｜経費精算業務の時間を6分の1にまで削減

ファーストキッチン株式会社が、経費精算業務の非効率性を改善するために導入したのが経費精算システムです。従来、各店舗から集まる領収書の確認や入力は手作業で行われており、精算の遅延や入力ミスが多発していました。これらの課題は従業員の不満にもつながり、組織全体の生産性を低下させていました。

同社は経費精算システムを導入し、領収書の自動読み取り機能から仕訳、承認フローまでを完全に自動化しています。これにより、経理担当者は手作業から解放され、コア業務に集中できるようになりました。結果、経費処理にかかる時間を従来の6分の1にまで短縮できています。

出典参照：電子帳簿保存法の活用で、業務簡略化および内部統制強化をともに実現｜株式会社Innovation & Co.

まとめ｜領収書をデータ化して経費精算業務を効率的に進めよう

領収書をデータ化することで、経費精算業務の効率が向上するでしょう。紙の領収書を手作業で処理していた頃は、入力や確認作業に時間がかかり、保管場所の確保や紛失リスクも課題となっていました。スキャナーやクラウド型の精算システムなどを活用すれば、入力作業の自動化やペーパーレス化が進み、担当者の負担軽減につながります。さらに、経費の透明性やデータ精度が高まり、不正防止や監査対応の迅速化も期待できます。

会計ソフトや経費精算システムとの連携性や情報漏えいに備えたセキュリティ対策などのポイントを押さえて、領収書のデータ化で経費精算業務を効率化しましょう。