法務DXの課題とは？解決策と成功への進め方を解説

企業のDX化が進む中、法務部門の業務にも変革が求められています。しかし、日々の契約書業務に追われ、「何から手をつければ良いのか分からない」と感じている担当者の方も多いのではないでしょうか。

この記事では、法務DXを進める上で誰もが直面する「課題」に注目します。その具体的な内容から解決策、そして成功に向けた手順までを分かりやすく解説しますので、ぜひ自社の状況と照らし合わせながら、DX推進のヒントを見つけてください。

法務部門が抱えるDX以前の3大課題

法務DXを考える前に、まずは多くの企業が抱えている根本的な課題を理解することが大切です。これらの課題は日々の業務に隠れており、気づかないうちに大きなリスクとなっているかもしれません。

煩雑化する契約書の作成・管理業務

法務部門の仕事は、契約書の作成から審査、保管まで多岐にわたります。会社の成長とともに契約書の数はどんどん増え、その管理は複雑になる一方です。紙の書類で管理していると、必要な契約書をすぐに見つけ出せなかったり、更新期限をつい見落としてしまったりといったミスも起こりやすくなります。

特に、契約の自動更新を見落としてしまうと、意図しない契約延長や、有利な条件で見直す機会を失うことにもなりかねません。

こうした定型的な作業に多くの時間がとられることで、さらに重要な戦略的な業務に力を注げなくなってしまうのです。本来であれば事業部門の相談に乗ったり、新しいビジネスのリスクを検討したりするべき時間が、書類探しに消えていくのは大きな損失と言えるでしょう。

業務プロセスの属人化とノウハウの不共有

「この契約のことは、担当のAさんしか分からない」という状況は、多くの会社で見られます。このように、特定の人の経験や知識に業務が頼りきってしまうことを属人化と呼びます。属人化が進むと、その担当者がお休みした時に仕事が止まってしまうかもしれません。

もしその担当者が退職してしまった場合、重要なノウハウが失われ、業務品質を維持することが困難になるという大きなリスクを抱えることになります。

また、個人の持つ知識がチーム全体で共有されないため、組織としての対応力が上がらず、新しい人材も育ちにくいという問題につながります。他のメンバーが同じような案件に対応する際に、また一から調べ直す必要があり、部門全体として非効率な状態から抜け出せなくなってしまいます。

紙ベース運用による検索性とセキュリティリスク

紙の契約書は、保管するための場所が必要なだけでなく、管理にも多くの手間がかかります。キャビネットから書類を探し出す時間は非効率ですし、閲覧するために出社しなければならないことも、柔軟な働き方を難しくしています。

さらに、紙の書類は紛失や盗難、火事や水害などで失われてしまう危険と常に隣り合わせです。一度失われた契約書の原本を復元することは非常に困難であり、会社の権利を守る上で致命的な問題となる可能性があります。

誰がいつ閲覧したのか記録を残すことも難しく、内部からの不正な持ち出しといったセキュリティ面での不安も残ります。厳格な情報管理が求められる現代において、紙ベースの運用はコンプライアンスの観点からも大きな課題を抱えているのです。

法務DX推進を阻む3つの壁

法務部門の課題を解決するためにDXが必要だと分かっていても、実行に移すまでにはいくつかの「壁」が待ち受けています。ここでは、多くの企業が直面する3つの障壁について見ていきましょう。

導入コストと費用対効果の不明確さ

法務DXを進めるには、新しいツールを導入するための初期費用がかかります。しかし、法務部門は直接利益を生む部署ではないため、IT投資によって「どれだけの効果があるのか」を数字で示すのが難しい場合があります。「いくら費用がかかり、それによってどれだけ業務が楽になるのか」という問いに具体的に答えられないと、なかなか経営層の理解を得られません。

削減できる人件費やコストだけでなく、リスクの低減やガバナンス強化といった、金額では測りにくいメリットをいかに分かりやすく伝えるかが重要になります。ツールの導入によって生まれた時間を、より戦略的な業務に再投資できるという視点も、説得材料の一つになるでしょう。

現場の従業員からの反発とITリテラシー

新しいシステムを導入すると、これまでの仕事のやり方を変える必要が出てきます。長年慣れ親しんだ方法を変えることに対して、現場の従業員から「新しいことを覚えるのは大変」「今のままで十分」といった声が上がることも少なくありません。

また、人によってはITツールに苦手意識を持っている場合もあります。こうした反発は単なる怠慢ではなく、新しいものへの不安や、自分の仕事が奪われるかもしれないという恐れから生じていることも理解する必要があります。

導入を決定する前に、現場の意見を丁寧にヒアリングしたり、導入後の研修やサポート体制を充実させたりすることで、こうした不安を和らげることができます。

システム導入に伴うセキュリティへの懸念

法務部門が扱う契約書や相談内容は、会社の最も重要な秘密情報です。そのため、クラウドサービスのような外部のシステムを使うことに対して、情報漏洩を心配する声が上がるのは自然なことです。

「会社の外に大切な情報を預けて、本当に安全なのだろうか」というセキュリティへの不安を解消し、信頼できるツールを選ぶことが何よりも重要になります。

サービス提供事業者のセキュリティ体制や、データの暗号化、アクセス制限の仕組みなどを厳しくチェックすることが求められます。万が一の事態に備えたバックアップ体制や、国内外の個人情報保護法に準拠しているかどうかも、選定における大切な判断基準です。

課題解決で得られる法務DXのメリット

法務DXを阻む壁を乗り越えた先には、多くの良い変化が待っています。ここでは、課題を解決することで得られる代表的な3つのメリットを紹介します。

定型業務の自動化による生産性向上

AIが契約書の内容をチェックしてくれたり、システムが契約書を管理してくれたりすることで、これまで時間をかけて行っていた作業を自動化できます。人の目だけでは見落としがちな細かなリスクもAIが検知してくれるため、レビューの品質向上にもつながります。

契約書の作成やレビュー、期限の管理といった仕事から解放されることで、法務担当者はより専門的な判断が求められる仕事や、会社の成長に貢献する戦略的な業務に集中できるようになります。例えば、新規事業の法的スキームの検討や、社内規程の整備、従業員へのコンプライアンス研修の実施など、より付加価値の高い仕事に取り組む時間が生まれるでしょう。

データ活用によるコンプライアンス体制の強化

契約書や法律相談の情報をデータとしてまとめて管理することで、過去の似たような案件を簡単に探し出せるようになります。また、契約内容を横断的に分析して、会社にとってのリスクを早めに見つけることも可能です。これにより、会社全体のルールを守る体制がより強固なものになります。

例えば、過去の契約データを分析してリスクの高い条項を洗い出し、標準契約書のテンプレートを改善するといった、 proactive（予防的）な法務活動が実現できます。監査や当局からの調査依頼があった際にも、必要な情報を迅速に提出できるため、企業の信頼性を高めることにも貢献します。

ペーパーレス化によるコスト削減と多様な働き方

電子契約などを導入して紙の書類をなくすことで、印刷代や郵送費、契約書に貼る印紙代、書類を保管する倉庫代などを大幅に減らせます。デジタル庁によると、日本全体の年間経済効果として、電子契約の導入により約 1.7 兆円のコスト削減が見込まれています。これらのコストは一つひとつは小さくても、会社全体で見れば相当な金額になるため、直接的な経費削減効果は非常に大きいと言えます。

また、会社に行かなくても契約業務ができるようになるため、リモートワークのような多様な働き方にも対応しやすくなります。これは、優秀な人材を確保する上でも大きなメリットと言えるでしょう。

災害時やパンデミックのような緊急事態においても事業を継続しやすくなるため、BCP（事業継続計画）の観点からも非常に重要です。

出典参照：令和６年度電⼦署名法基準等検討及び電⼦契約の普及に関する調査研究業務最終報告書(p.10)｜デジタル庁

法務DXを成功に導く4つのステップ

法務DXは、ただツールを導入すれば成功するわけではありません。自社の課題に合わせて、一歩ずつ着実に進めていくことが成功の秘訣です。

ここでは、DXを成功させるための4つのステップを解説します。

ステップ1:現状の業務課題の可視化と目標設定

まずは、自分たちの法務部門が「どんな仕事に」「どれくらいの時間をかけているのか」を正確に把握することから始めましょう。契約書の管理に時間がかかっているのか、それとも承認のプロセスが複雑なのか、具体的な課題を見える形にすることが大切です。担当者へのヒアリングや業務フローの棚卸しを通じて、どこに時間がかかっているのかを客観的に分析することが第一歩です。

その上で、「契約書を探す時間を半分にする」のように、具体的で分かりやすい目標を立てます。この目標は、関係者全員が納得し、同じ方向を向いて進むための旗印にもなるでしょう。「業務を効率化する」といった曖昧な目標では、成功したかどうかを判断できないため、数字で測れる目標を設定することが重要です。

ステップ2:解決したい課題領域の特定とスモールスタート

洗い出した課題の中から、最も影響が大きく、解決しやすいテーマを一つ選び、そこから手をつけるのが成功への近道です。一度に全ての課題を解決しようとすると、かえって失敗しやすくなるため、優先順位をつけることが肝心です。

例えば、「契約書の管理」という業務だけに絞ったり、特定の事業部で扱う契約書だけを対象にしたりする方法が考えられます。いきなり全社で大きなシステムを導入するのではなく、まずは特定の業務や部署に絞って小さく始めてみましょう。

この「スモールスタート」で小さな成功を積み重ねることが、社内の理解と協力を得るための鍵となります。一つの成功事例は、DXのメリットを社内に示す何よりの証拠となり、その後の全社展開をスムーズにしてくれるでしょう。

ステップ3:費用対効果を明確にしたツール選定

設定した目標と課題を解決できるツールを選びます。いくつかのツールを比較しながら、機能やコスト、サポート体制などをじっくりと検討してください。単に機能の一覧表を比べるだけでなく、デモや無料トライアルを活用して、実際の業務の流れに合うかどうかを確かめることが大切です。

この時、「このツールを使えば、年間でこれだけの作業時間が減り、これだけのコストを削減できる」というように、具体的な効果を示すことが、社内の承認を得るための重要なポイントになります。時間やお金だけでなく、契約更新の見落としといったリスクを減らせる点も、大きなメリットとして伝えましょう。

選定の段階から、実際にツールを使うことになる現場の担当者を巻き込むことで、導入後の定着もスムーズに進みます。

ステップ4:導入後の効果測定と改善サイクルの実行

ツールを導入して終わりではありません。導入後、実際に業務がどれくらい効率的になったのか、立てた目標を達成できたのかを定期的に確認することが重要です。導入前後で業務にかかった時間を比較するなど、客観的なデータに基づいて効果を測定しましょう。

現場の従業員から使い心地などを聞き、もし改善すべき点があれば、柔軟にやり方を見直していきましょう。この改善のサイクルを続けることで、法務DXの効果を最大限に高められます。ビジネスの状況は常に変化するため、継続的な見直しこそが、導入した仕組みを形骸化させないための鍵です。

課題別に選ぶ代表的なリーガルテックツール

法務DXを実現するためには、様々な目的を持ったツールがあります。ここでは、代表的なツールを課題別に3種類ご紹介します。

AI契約書レビュー支援ツール

「契約書のチェックに時間がかかりすぎる」「担当者によって判断が違う」といった課題を解決してくれます。AIが契約書を瞬時に読み解き、会社にとって不利な点や、抜けている項目などを教えてくれます。例えば反社会的勢力排除条項の有無や、損害賠償責任の上限設定といった、見落としがちな重要ポイントを自動で指摘してくれます。

担当者の経験に関わらず、レビュー業務の質を一定に保ちながら、作業時間を大幅に短縮することが可能です。経験豊富な担当者にとってはダブルチェックの役割を果たし、若手担当者にとっては学習ツールとしても機能するため、部門全体のスキルアップにも貢献します。

電子契約サービス

「紙の契約書を作成し、ハンコをもらい、郵送して保管する」という一連の手間とコストを解決します。インターネット上で契約の締結から保管まで全てが完了するため、郵送代や印紙代を節約できるだけでなく、契約を結ぶまでの時間を大きく短縮できます。これまで数日かかっていた契約締結プロセスが、数分で完了することも珍しくありません。

また、誰がいつ契約書にアクセスし、署名したのかという記録が正確に残るため、紙の契約書よりも高い証拠力を持ち、コンプライアンスの強化にもつながります。リモートワークの推進や事業継続計画（BCP）の観点からも、今や多くの企業にとって不可欠なツールとなっています。

契約ライフサイクル管理（CLM）システム

「契約書の作成から保管、更新、そして廃棄までを一つのシステムで管理したい」という要望に応えてくれます。契約の進捗状況の管理や、更新期限が近づくと知らせてくれる機能などがあり、契約業務の全体像を把握し、効率化を進めるのに役立ちます。

これにより、「気づかないうちに不利な条件で契約が自動更新されていた」といった事態を防げます。全ての契約情報が一元管理されることで、法務部門だけでなく、関連する営業部門や経理部門も必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。

蓄積された契約データを分析することで、会社全体の取引傾向やリスクを可視化し、より戦略的な意思決定に活かすことも可能です。

失敗しない法務DXツールの選び方

数あるツールの中から、自社にぴったりのものを選ぶためには、いくつかの大切な視点があります。導入した後に「誰も使わない」という事態を避けるため、以下の3つのポイントをしっかり確認しましょう。

自社の課題解決に直結するか

最も大切なのは、そのツールが自社の「一番解決したい課題」に合っているかどうかです。機能が多くある高価なツールが、必ずしも良いとは限りません。

まずは「契約書を探す時間を短くしたい」といった具体的な目的に立ち返り、その課題を解決できるシンプルな機能を持つツールを選ぶことが重要です。

多機能なツールは魅力的ですが、使わない機能が多ければコストが無駄になるだけでなく、操作が複雑になり現場の負担を増やすことにもなりかねません。将来的な拡張性も考慮しつつ、まずは目の前の課題を確実に解決できるツールかどうかという視点を忘れないようにしましょう。

操作性とサポート体制の充実度

ITツールにあまり慣れていない人でも、感覚的に使えるかどうかは非常に大切なポイントです。無料でお試し利用ができる期間などを活用して、実際に仕事で使う担当者が使いやすさを確認することをおすすめします。どんなに優れた機能があっても、使いこなせなければ意味がありません。導入後の定着を成功させるためにも、操作性は妥協できないポイントです。

また、困った時にすぐに相談できる、親切なサポート体制が整っているかも必ずチェックしましょう。電話やチャットでの問い合わせに迅速に対応してくれるか、導入時の初期設定を支援してくれるサービスがあるかなど、具体的なサポート内容を確認しておくと安心です。

セキュリティ対策と信頼性

会社の重要な情報を取り扱う以上、セキュリティの安全性は絶対に譲れない条件です。データの暗号化や、アクセスできる人を制限する機能がしっかりしているか、また、国際的な安全基準の認証を取得しているかなどを確認し、心から信頼できるサービスを選びましょう。

例えば、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証やプライバシーマークの取得は、信頼性を判断する上での一つの目安になります。サービスを提供している会社の事業継続性や導入実績も、重要な判断材料です。

万が一サービスが停止してしまった場合のリスクを考え、安定した経営基盤を持つ、信頼できる会社が提供するツールを選ぶことが不可欠です。

法務DXを推進する体制づくり

法務DXは、ツールを導入するだけで終わるプロジェクトではありません。会社全体で協力する体制を作ることが、成功のためには不可欠です。

特に以下の3つの点を意識して、準備を進めていきましょう。

経営層を巻き込む必要性

法務DXは、法務部門だけの問題ではなく、会社全体の経営に関わるテーマとして捉えることが大切です。そのためには、DXによって会社にどのような良い影響（コスト削減やリスクの低減など）があるのかを具体的に伝え、経営層の深い理解と協力を得ることが欠かせません。

予算の確保や部門間の調整をスムーズに進めるためにも、経営層のコミットメントは不可欠です。経営トップからの力強い後押しは、現場の意識を変える大きな力になります。

「これは会社全体の重要な取り組みである」というメッセージが発信されることで、DX推進への抵抗感が和らぎ、全社的な協力体制を築きやすくなるでしょう。単なる業務改善ではなく、企業の競争力強化につながる戦略的な投資であることをアピールすることが重要です。

法務部門とIT部門の連携

法務部門だけでは、システムの専門的な知識が足りないことがあります。一方で、IT部門は法務特有の仕事内容や法律の要件を完全には理解していません。この両者の間に認識のズレがあると、現場のニーズに合わないシステムが導入されたり、法的な要件を満たせなかったりする失敗につながりかねません。

プロジェクトの早い段階から法務部門とIT部門が協力し、お互いの専門知識を出し合うことで、会社にとって最適なシステムを選び、スムーズに導入を進められます。定期的なミーティングの場を設け、お互いの「言語」を翻訳し合いながら、共通のゴールに向かって進むパートナーシップを築くことが成功の鍵です。

プロジェクト推進担当者の選定

プロジェクトを力強く引っ張っていくリーダーやチームの存在も、成功には欠かせません。法務の仕事とITの知識、両方に詳しい人が理想ですが、それ以上に大切なのは、現状の課題を誰よりも理解し、「会社を良くしたい」という強い情熱を持っていることです。関係部署と円滑にコミュニケーションをとり、プロジェクトを前に進める推進力が求められます。

その担当者を中心に、関係部署との調整や計画の管理を進めていくことが求められます。担当者を一人にせず、法務やIT、その他の関連部署からメンバーを集めたチームで取り組むのが理想的です。

そして、その担当者やチームに一定の権限を与え、迅速な意思決定ができるように会社としてバックアップする姿勢が、プロジェクトを成功に導きます。

課題解決のヒントになる成功事例パターン

ここでは、実際に法務DXによって課題を解決した企業の事例を2つご紹介します。自社で取り組む際のヒントとして、ぜひ参考にしてみてください。

東京日化サービス株式会社｜契約書管理の一元化で業務効率を改善

同社では、紙の契約書が各拠点にバラバラに保管されており、管理が非常に大変でした。そこで契約書管理システムを導入し、契約書の情報をデータで一元管理するようにしたのです。

その結果、契約書の一元管理を実現し、検索機能により、契約書の内容確認までのスピードが短縮できるようになりました。1,000件もの契約書の中から、すぐに検索できることで大幅な業務効率の改善に繋がったのです。

また、CSVでの一括取り込み時でも、契約書に抜け漏れや間違いがあった際にエラーを通知してくれる機能によって、ミスの減少にも貢献できます。

今後は新規の契約でもマネーフォワード クラウド契約を活用することで、印紙代の削減が非常に大きなメリットとなると期待されています。

出典参照：1,000件を超える契約書の一元管理を実現。契約更新を社内全体で把握し営業機会を最大化｜東京日化サービス株式会社

ブラザー工業株式会社｜電子契約導入でペーパーレス化とコスト削減を実現

世界中で事業を展開する同社では、特に海外のグループ会社との契約に時間と費用がかかることが悩みでした。電子契約サービスを導入したことで、契約書の製本や押印、郵送といった手間が一切不要になりました。

これにより、契約締結までにかかる時間が80%も削減され、郵送費や印紙代といったコストも大幅にカットできました。世界30カ国以上で利用が広がり、会社全体のコンプライアンス強化にもつながっています。取引先との契約プロセスもスムーズになり、顧客満足度の向上にも貢献しています。

出典参照：電子署名で業務効率化とコスト削減を実現したブラザー工業の取り組み｜ブラザー工業株式会社

自社の課題整理から始める法務DXの第一歩

法務DXへの道は、最新のツールを探すことから始まるわけではありません。成功への本当の鍵は、まず自分たちの法務部門が抱えている日々の課題を、一つひとつ丁寧に見える形にすることです。そして、「何を解決したいのか」という目的をはっきりとさせることが大切です。

この記事で紹介した課題やステップを参考に、まずは自社の状況を整理することから、小さな一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。その着実な一歩が、未来の法務部門を大きく変えるきっかけになるはずです。