法務DXのデータ活用ガイド！メリットから導入手順まで解説

企業の法務部門では、紙の契約書管理や手作業での情報収集に限界を感じていませんか。本記事では、そうした課題を解決する「法務DX」と「データ活用」について、専門知識がない方にも分かりやすく解説します。

メリットから導入の具体的なステップまで、自社で何から始めるべきかが見えてくるはずです。

法務DXとデータ活用の基本

法務DXを進めるためには、まず基本的な考え方を理解することが大切です。ここでは、「法務DXとは何か」「なぜデータ活用が必要なのか」そして「業務がどう変わるのか」を分かりやすく説明します。

法務DXの定義

法務DXとは、デジタル技術を使って法務部門の仕事の進め方を変革することです。単にITツールを導入するだけではありません。データを活用して業務を効率化し、より戦略的な役割を担う法務部門へと進化させることを目指します。

これまでの法務業務は個々の担当者の経験や知識に頼ることが多かったですが、そうした属人化からの脱却も大きな目的です。組織全体としてデータを蓄積し、誰でも活用できる仕組みを整えることが、真の法務DXと言えるでしょう。

なぜ今、法務部門でデータ活用が必要か

現代のビジネスでは、法務部門が扱う情報量が非常に増えています。事業のグローバル化や頻繁な法改正により、対応すべき範囲が格段に広がっているからです。これまでのやり方では、増え続ける業務に対応しきれず、ミスが起こるリスクも高まってしまいます。

そのため、データを活用して仕事の正確さとスピードを上げることが、今非常に重要になっているのです。さらに、データを分析することで、経営判断に役立つ新たな知見を提供することも期待されています。

従来法務とDX化後の業務の違い

法務DXを導入すると、日々の業務は大きく変わります。例えばこれまでの契約書管理は、紙の書類をキャビネットから探すのが一般的でした。しかしDX化後は、クラウド上で情報を一元管理するため、キーワード検索で必要な契約書をすぐに見つけ出せるようになります。

また、契約書のチェック作業も、これまでは担当者が経験を頼りに行っていましたが、AIがリスクのある箇所を自動で示してくれるようになり、品質のばらつきがなくなります。

法務DXで実現する4つのメリット

法務DXとデータ活用は、業務が楽になるだけでなく、会社経営にも良い影響を与えます。ここでは、その代表的な4つのメリットを具体的に見ていきましょう。

契約業務の圧倒的な効率化

契約書の作成から管理までの一連のプロセスは、多くの時間がかかります。法務DXは、このプロセス全体を驚くほど効率的にしてくれます。

AIツールを使えば、これまで数時間かかっていた契約書の確認作業が、わずか数分で完了することもあります。承認フローがシステム化されることで、誰の確認で止まっているのかが一目瞭然になります。

例えば、AIを活用した契約書レビューサービス「OLGA」の導入事例では、リーガルチェック業務が最大75%短縮され、売上計上にも貢献できた事例が掲載されています。

また、契約更新の期限管理も自動化されるため、対応漏れといった単純なミスを防ぐことにもつながるでしょう。

出典参照：OLGA導入によりリーガルチェック業務が最大75%短縮。契約にかかる時間の短縮により、売上計上にも貢献できました。｜株式会社OLGA

人的ミスの削減とコンプライアンス強化

法務の仕事におけるミスは、時に会社にとって大きなリスクとなります。法務DXツールは、システムによって人の目だけでは見逃しがちな部分もチェックしてくれるため、人的なミスを最小限に抑えることができます。

会社のルールを守るコンプライアンスの面でも、状況が可視化されることで、管理体制がより強固なものになります。担当者ごとの判断のばらつきがなくなり、会社として統一された基準で業務を進められるようになります。

すべての作業履歴が記録として残るため、内部統制の強化や監査対応の効率化にも大きく貢献します。

蓄積データによる将来リスクの予測

法務部門には、日々の業務を通じて多くのデータが蓄積されています。これらのデータを分析することで、将来起こるかもしれないリスクを予測し、問題が大きくなる前に対策を打つことが可能になります。

これは、問題が起きてから対応するのではなく、問題を未然に防ぐ「予防法務」への転換を意味します。例えば、過去のトラブル事例をデータとして分析し、特定の条項にリスクが潜んでいることを発見できれば、契約書のひな形そのものを見直すことができます。

これにより、将来同様のトラブルが発生する可能性を根本から減らすことが可能です。

データに基づく戦略的な経営提言

法務部門が持つデータは、会社の経営判断においても非常に役立ちます。例えば、どの事業部でどのような契約が多いのかを分析し、データに基づいて「この事業部は法務のサポートを強化すべきです」といった具体的な提案ができます。

これにより、法務部門は単なる管理部門ではなく、経営を支える戦略的なパートナーとしての役割を果たせるようになるでしょう。新規事業の立ち上げやM&Aを検討する際にも、法務データは重要な判断材料を提供します。

市場の法規制動向や関連する契約リスクをデータに基づいて示すことで、より安全で確実な経営戦略の立案をサポートできるのです。

データ活用の具体的な業務シーン

データ活用が特に効果を発揮する、具体的な業務シーンを紹介します。自社のどの業務からDX化を進めるべきか、イメージしながら読み進めてみてください。

契約書レビュー・管理の自動化

契約書に関する業務は、法務DXの効果が最も分かりやすく現れる領域です。AIが契約書のリスクを自動で洗い出してくれるため、担当者は確認作業の精度を高めつつ、時間を大幅に短縮できます。

また、過去の契約書をデータとして一元管理すれば、必要な時にいつでも類似案件の条件を参考にでき、交渉を有利に進める材料としても活用できるでしょう。これにより、担当者は単純な確認作業から解放され、より複雑な交渉や戦略的な業務に集中する時間を確保できます。

契約内容の標準化も進み、会社全体として契約品質の底上げが期待できます。

法令・判例リサーチの高度化

ビジネスの重要な判断には、迅速で正確な情報リサーチが欠かせません。専門のリーガルリサーチツールを使えば、膨大な情報の中から自社に関係の深い法令や判例を効率的に探し出すことができます。

法改正の動きを自動で知らせてくれる機能もあり、常に最新の情報を把握しながらコンプライアンスを遵守するのに役立ちます。手作業での検索に比べて、調査にかかる時間を劇的に短縮できるだけでなく、リサーチの網羅性や正確性も格段に向上します。

これにより、事業部門からの問い合わせにもスピーディーに回答でき、ビジネスの機会損失を防ぐことにもつながります。

コンプライアンス遵守状況の可視化

会社全体のコンプライアンスを徹底することは、簡単なことではありません。専門の管理ツールを導入すると、社内ルールの管理や研修の実施状況などを一元的に把握できるようになります。データを通じて問題が起こりそうな部署を早期に発見し、先回りして対策を講じることが可能になるのです。

例えば、ダッシュボード機能を使えば、経営層も全社のコンプライアンス状況を直感的に理解できます。監査や外部への報告が必要な際にも、必要なデータをすぐに出力できるため、対応業務の負担を大幅に軽減してくれるでしょう。

知的財産（IP）ランドスケープ分析

特許などの知的財産は、会社の競争力を支える大切な資産です。IPランドスケープ分析という手法を使えば、自社や競合他社の特許データを分析し、事業戦略に活かすことができます。どの技術分野にライバルが力を入れているかなどを可視化することで、新たなビジネスチャンスの発見にもつながります。

競合他社の特許出願動向を分析して、彼らの次の戦略を予測することも可能です。また、自社の技術とシナジーのある特許を持つ企業を見つけ出し、提携やM&Aの候補として検討するなど、事業開発の側面からも貢献できます。

法務DXを推進する主要ツール

法務DXを実現するためには、目的に合ったツール選びが大切です。ここでは、法務DXで中心的な役割を果たす4種類のツールを紹介します。

契約ライフサイクル管理（CLM）システム

契約ライフサイクル管理（CLM）システムは、契約書の作成から締結、その後の管理まで、契約に関する一連の流れすべてを管理するツールです。このシステムを使うと、契約業務の進捗状況がひと目で分かるようになります。契約の更新期限が近づくと自動でお知らせしてくれるため、更新漏れといったミスを防ぐことにもつながります。

契約書のバージョン管理も容易になり、どの版が最新なのかで混乱することもありません。また、システム上にデータが蓄積されるため、過去の契約内容の分析やレポート作成も簡単に行えるようになります。

電子契約サービス

電子契約サービスは、紙の契約書と押印の代わりに、電子ファイルと電子署名で契約を結ぶためのものです。このサービスの一番のメリットは、契約締結までのスピードが上がり、コストを削減できる点にあります。印刷や郵送の手間がなくなるだけでなく、収入印紙も不要になるため、経費削減の効果も期待できます。

電子署名法に基づいたサービスを利用すれば、法的な証拠力も確保されるため、安心して利用できます。テレワークが普及した現代において、場所を選ばずに契約業務を進められる点も大きな魅力と言えるでしょう。

AI契約書レビュー支援ツール

AI契約書レビュー支援ツールは、AIが契約書の内容を分析し、リスクになりそうな箇所を自動で見つけ出してくれるツールです。自社の基準と違う部分や、不利な条件になりかねない条文などを瞬時に示してくれます。法務担当者はAIが示したポイントに集中して確認すればよいため、業務の負担が軽くなり、レビューの品質も安定します。

自社の契約書のひな形や審査基準をAIに学習させることで、より自社の状況に合ったレビューが可能になります。経験の浅い担当者でも、ベテランと同じような視点でリスクを発見できるため、法務部門全体のレベルアップにも貢献します。

リーガルリサーチツール

リーガルリサーチツールは、法令や判例といった専門的な情報を効率的に調べるためのツールです。最新の法改正情報はもちろんのこと、キーワードだけでなく、文脈を理解した高度な検索ができます。これまでリサーチ業務にかかっていた時間を大幅に短縮し、より付加価値の高い仕事に時間を使えるようになります。

信頼できる情報源から網羅的に情報を収集しているため、インターネットで断片的に調べるよりも、正確で質の高いリサーチが可能です。特定のテーマや法令に関する最新情報が出た際に、自動で通知してくれるアラート機能も非常に便利です。

法務DX推進で直面する課題と対策

法務DXの導入には多くのメリットがありますが、いくつかの課題に直面することもあります。事前に対策を準備しておくことで、スムーズに導入を進めることが可能です。

導入・運用コストと費用対効果の壁

法務DXツールの導入には、当然ながらコストがかかります。そのため、かけた費用に見合う効果が得られるのか、心配になることもあるでしょう。対策としては、まず削減できる業務時間などを具体的にお金に換算し、投資に見合う効果があることを明確にすることが大切です。

また、最初は小規模なツールから試してみるのも良い方法です。見えにくい効果として、リスクを未然に防ぐことによる将来的な損失の回避も大きな価値です。多くのツールでは無料トライアルやデモが用意されているので、本格導入の前に操作性や効果を実際に確かめてみることをお勧めします。

現場のITリテラシーと変化への抵抗

新しいツールを導入すると、これまでの仕事のやり方が変わるため、現場の担当者から戸惑いの声があがることもあります。「今のやり方で十分」「新しいことを覚えるのが大変」と感じるのは自然なことです。これを乗り越えるには、ツールを選ぶ段階から現場の意見を聞き、導入のメリットを丁寧に説明することが重要になります。十分な研修を行うことで、変化への不安を和らげることができるでしょう。

チームの中から推進役となるキーパーソンを見つけ、その人を中心に利用を広げていくのも効果的な方法です。また、誰にとっても直感的に使いやすいデザインのツールを選ぶことも、導入をスムーズに進めるための大切なポイントです。

データセキュリティと情報漏洩リスク

法務部門が扱う情報には、会社の重要な機密情報が含まれています。そのため、クラウドサービスを利用する際のセキュリティを心配するのは当然のことです。対策として、国際的なセキュリティ認証を取得しているかなど、ツールの安全性を厳しくチェックすることが欠かせません。

同時に、社内でもデータの取り扱いに関するルールを決め、従業員のセキュリティ意識を高めることも大切です。データの暗号化やアクセス権限の詳細な設定、操作ログの管理といった機能が備わっているかを確認しましょう。

実は専門の事業者が提供するクラウドサービスは、自社でサーバーを管理するよりも高度なセキュリティ対策が施されている場合が多いです。

法務DX導入を成功させる3ステップ

法務DXは、正しいステップで進めることが成功の鍵です。ここでは、導入を成功に導くための3つのステップを紹介します。

ステップ1:課題の可視化と目標設定

最初に行うべきは、今の仕事の流れを整理し、どこに課題があるのかを明らかにすることです。「契約書の確認に時間がかかりすぎている」「過去の契約書を探すのに半日かかる」といった具体的な課題を見つけ出しましょう。現場の担当者にヒアリングを行ったり、業務フローを図にしてみたりすると、ボトルネックになっている部分がより明確になります。

次に、その課題を解決するための具体的な目標を設定します。例えば、「契約書のレビュー時間を半分にする」といった、数字で測れる目標を立てることが大切です。この目標が、ツール選定の基準となり、導入後の効果を測るための重要な指標になるからです。

ステップ2:業務プロセスの見直しと設計

解決すべき課題と目標が決まったら、次は新しい仕事の進め方を設計します。ここで重要なのは、今のやり方を前提にするのではなく、ツールを使うことを前提に、仕事の流れそのものを見直す視点です。単に紙の業務をそのままデジタルに置き換えるだけでは、ツールの性能を最大限に引き出すことはできません。

現場の担当者と協力しながら、最も効率的なプロセスを考えていくことが成功につながります。現場の意見を取り入れることで、理論上は正しくても実際には使いにくい、といった事態を防ぐことができます。

ステップ3:スモールスタートと効果検証

最初から会社全体で一斉に導入しようとすると、現場が混乱してしまう可能性があります。まずは特定の部署や業務に絞って試験的に導入する「スモールスタート」がおすすめです。スモールスタートは、初期投資を抑えられるだけでなく、万が一問題が発生した際の影響を最小限に食い止められるというメリットもあります。

小さな範囲で試してみて、その効果や改善点を確認します。そこで得られた経験を元に、本格的な導入計画を立てることで、失敗のリスクを大きく減らせます。この段階で、ステップ1で設定した目標が達成できているかを、データに基づいて客観的に評価することが重要です。

自社の課題に合った法務DXを始めよう

この記事では、法務DXとデータ活用の基本から、具体的なメリット、導入のステップまでを解説しました。法務DXはもはや特別なものではなく、多くの企業にとって重要な取り組みになっています。

大切なのは完璧を目指すのではなく、まず自社の最も大きな課題を見つけ、そこから一歩を踏み出すことです。本記事で紹介したステップを参考に、まずは「課題の可視化」から始めてみてはいかがでしょうか。