総務DXでツールを導入するメリット | おすすめのツール15選

総務DXを推進するにあたり、どのツールを選べば良いかお悩みではありませんか。

市場に溢れる多種多様なツールを前に、自社の課題に本当に合ったものを見つけ出すのは至難の業です。多機能さや価格だけで安易に選んでしまい、現場で使われずに形骸化してしまうケースは少なくありません。

そこでこの記事では、総務DXで失敗しないためのツールの選び方を5つの重要なポイントに沿って解説します。さらに、契約管理や経費精算といった具体的な業務課題別に、おすすめのツールカテゴリを紹介します。

自社にぴったりの総務DXツールを見つけるための参考書として、ぜひ最後までご覧ください。

総務の分野でDXが必要な理由

総務の分野でDXが必要なのには、以下の3点が関係しています。

• 生産性の抜本的な向上
• 多様な働き方への対応
• 「戦略総務」への変革

一つずつ解説します。

生産性の抜本的な向上

総務DXは、これまで手作業でおこなっていた定型業務を自動化し、ノンコア業務から従業員を解放することで、組織全体の生産性を抜本的に向上させます。

総務の仕事には、契約書の製本や郵便物の仕分けなど、多くの単純作業が含まれています。これらの時間を取られる作業をDXツールに任せるだけで、総務担当者はより重要な企画業務や社内環境の改善といったコア業務に集中できるようになるのです。

結果として、少ない人数でも高いパフォーマンスを発揮できる生産性の高い組織が実現するのです。

多様な働き方への対応

総務DXは、クラウド型のツール活用を前提とするため、リモートワークや時短勤務といった多様な働き方を支えるうえで不可欠です。

たとえば、申請・承認業務が紙ベースだと、ハンコを押すためだけに出社が必要になり、柔軟な働き方の大きな障壁となります。ワークフローシステムなどを導入し、どこにいても業務が完結する環境を整えると、従業員はそれぞれのライフスタイルに合わせた働き方を選択できるのです。

結果として、優秀な人材の確保や離職率の低下にもつながり、企業の競争力を高めます。

出典参照：令和５年度我が国におけるデジタル社会の形成に向けた 基盤整備のための調査事業 （テレワーク推進に資する先駆的な事例等調査研究） 報告書【公表用】｜経済産業省

「戦略総務」への変革

総務DXの最終的な目的は、日々の作業をこなす「守りの総務」から、データをもとに経営課題を解決する「戦略総務」へと変革することです。

総務DXツールを導入すると、勤怠データや経費データなど、これまで活用しきれていなかった社内の様々なデータが蓄積されます。これらのデータを分析すると、「どの部署で残業が多いのか」「どんな福利厚生が求められているのか」といった経営上の課題が見えてきます。データという客観的な根拠をもとに改善策を提案できる総務は、経営の重要なパートナーとなり得るのです。

総務の業務で課題となっているポイント

総務の業務で課題となっているポイントは、以下の4つです。

• 専門知識・人材の不足
• 費用対効果の証明と予算確保
• 全社的な協力体制の構築と従業員の抵抗
• セキュリティ体制の構築

それぞれ解説します。

専門知識・人材の不足

総務DXを阻む大きな課題の一つが、ITツールに関する専門知識を持った人材の不足です。

総務部門の担当者は、労務や法務といった分野のプロフェッショナルであっても、必ずしも最新のITツールに詳しいわけではありません。そのため、「自社の課題を解決するには、どのツールが最適なのか選べない」「導入しても、どう活用すれば良いのかわからない」といった問題が生じがちです。

費用対効果の証明と予算確保

総務DXを進めるには、ツールの導入費用や月額利用料といったコストがかかります。しかし、総務部門は営業部門の売上向上などと比べて、DX化による具体的な費用対効果の証明や予算の確保が難しいのが大きな課題です。

そのため、「ツールの導入で年間〇〇時間の残業が削減でき、人件費が〇〇円抑制できる」といったように、できるだけ具体的な数字をもとに効果を試算して説明することが重要となります。スモールスタートで成功事例を作るのも、追加予算を確保するうえで有効な手段となるでしょう。

全社的な協力体制の構築と従業員の抵抗

総務DXは、総務部門だけでなく全従業員の仕事の進め方を変えるため、全社的な協力体制の構築と、変化に対する従業員の心理的な抵抗への配慮が課題となります。

新しいツールの導入は、一時的に現場の負担を増やすため、「今のやり方で問題ない」「新しいことを覚えるのが面倒だ」といった反発が起こりがちです。なぜDXが必要なのか、それによって従業員自身にどんなメリットがあるのかを丁寧に説明し、理解を求める活動が不可欠といえます。

セキュリティ体制の構築

総務DXでクラウドサービスなどを利用する場合、企業の重要な情報を社外のネットワークに預けるため、適切なセキュリティ体制の構築が極めて重要な課題となります。利便性を追求するあまり、セキュリティ対策がおろそかになると、情報漏洩などの重大なインシデントにつながる危険性があるのです。

そのため、導入するツールが十分なセキュリティ基準を満たしているか（データの暗号化、アクセス制限機能など）を確認しなくてはいけません。また、従業員の情報セキュリティに対する意識を高めるための研修などもあわせておこなう必要があります。

総務DXでツールを導入するメリット

総務DXに伴ってツールを導入するメリットは、以下の3点です。

• 圧倒的な業務効率化と生産性向上
• コスト削減と内部統制の強化
• 従業員満足度の向上と多様な働き方への対応

一つずつ見ていきましょう。

圧倒的な業務効率化と生産性向上

総務DXツールは、紙の書類を探したり、ハンコをもらうために走り回ったりする非効率な時間をなくし、圧倒的な業務効率化と生産性向上を実現します。

たとえば、ワークフローシステムを導入すると、各種申請から承認までのプロセスがオンライン上で完結し、意思決定のスピードが格段に上がります。また、単純なデータ入力や確認作業をRPAツールに任せることで、より高度な判断が求められる仕事に集中できます。

総務DXツールの導入により、従業員一人ひとりのパフォーマンスが向上するのです。

コスト削減と内部統制の強化

総務DXツールの導入は、ペーパーレス化による直接的なコスト削減と、業務プロセスの可視化による内部統制の強化を同時に実現します。

電子契約システムに切り替えるだけで、紙代や印刷費、郵送費、契約書の保管スペースといった物理的なコストが削減可能です。また、ワークフローシステム上では、「誰が・いつ・何を承認したか」という記録がすべてデータとして残るため、不正の防止や監査対応の効率化につながります。

業務ルールをシステムに組み込むと、規程違反の申請を自動で防ぐ効果もあります。

従業員満足度の向上と多様な働き方への対応

総務DXツールは、従業員が面倒な手続きから解放され、時間や場所にとらわれずに働ける環境を整えるため、従業員満足度の向上と多様な働き方への対応に大きく貢献します。

スマートフォン一つで経費精算ができたり、リモートワーク中でもスムーズに備品申請ができたりする環境は、従業員のストレスを軽減し、エンゲージメントを高めます。柔軟な働き方が可能になると、育児や介護といった事情を抱える優秀な人材の離職を防ぐ効果も期待できるでしょう。

従業員が働きやすい会社は、結果として定着率も向上します。

【業務課題別】総務DXを推進する主要ツールカテゴリ

総務DXを推進するツールは、解決したい業務課題に応じてカテゴリ分けして選ぶことが効果的です。ここでは、総務の業務課題別に、以下5つのツールカテゴリをご紹介します。

• ワークフローシステム
• 経費精算システム
• 電子契約・契約管理システム
• 勤怠管理システム
• 物品管理システム

課題とツールを正しく結びつけることが、DX成功の第一歩です。それぞれ見ていきましょう。

バックオフィス全体の申請・承認業務を効率化する「ワークフローシステム」

ワークフローシステムは、稟議書や経費精算、押印申請など、バックオフィス全体の申請・承認業務を電子化し、劇的に効率化するツールです。

ワークフローシステムを導入すると、これまで紙とハンコでおこなっていた一連の業務がオンライン上で完結します。申請状況がリアルタイムで可視化されるため、どこで承認が滞っているのかが一目瞭然となり、業務の停滞を防ぎます。

また、過去の申請内容も簡単に検索できるため、従業員からの問い合わせに対応する手間も削減できるでしょう。

経費・交通費の精算を自動化する「経費精算システム」

経費精算システムは、従業員の面倒な経費・交通費の精算業務を自動化し、申請者と承認者双方の負担を軽減するツールです。

スマートフォンのカメラで領収書を撮影すると、AIが日付や金額を自動で読み取ってデータ化する機能などが備わっています。また、交通系ICカードと連携すれば、移動区間や運賃が自動で入力されるため、申請ミスや不正を防ぐ効果もあります。

会計システムと連携させると、承認後の仕訳作業も自動化でき、経理部門の業務効率も向上します。

契約業務のDX化を実現する「電子契約・契約管理システム」

電子契約・契約管理システムは、契約書の作成から締結、保管までの一連の契約業務をデジタル化し、コンプライアンスを強化しながら効率化を実現するツールです。

電子署名を用いると、紙の契約書への押印や郵送が不要になり、契約締結までのリードタイムを大幅に短縮できます。収入印紙も不要になるため、コスト削減効果も大きいです。

さらに、契約書を一元的にデータ管理すると、契約期限の管理や更新手続きの抜け漏れを防ぎ、企業のガバナンス強化にも貢献します。

勤怠管理の手間をなくす「勤怠管理システム」

勤怠管理システムは、従業員の出退勤時刻や労働時間を正確に記録・管理し、給与計算までを自動化するツールです。

ICカードや生体認証、GPSなど多様な打刻方法に対応しているため、オフィス勤務からリモートワーク、直行直帰の営業担当者まで、あらゆる働き方の勤怠を正確に管理できます。また、残業時間や有給休暇の取得状況も自動で集計・可視化されるため、労働基準法などの法改正にもスムーズに対応可能です。

備品・IT資産の管理を最適化する「物品管理システム」

物品管理システムは、社内の備品やIT資産の在庫状況、利用状況を一元管理し、管理業務を最適化するツールです。物品管理システムを導入すると、これまで手作業でおこなっていた在庫の棚卸しや貸し出し管理の手間を大幅に削減できます。

たとえば、QRコードやICタグを活用すると、誰が何を使っているのかを正確に把握でき、資産の紛失や私的利用を防ぎます。また、PCのソフトウェアライセンスやリース契約の期限なども一元管理できるため、IT資産の適切な管理とコスト削減にもつながるのです。

総務DXにおすすめのツール15選

ここからは、総務DXにおすすめのツールを、ツールカテゴリー別に15個ご紹介していきます。

ワークフローシステム3選

ワークフローシステムでおすすめしたいツールは、以下の3つです。

• ジョブカンワークフロー
• コラボフロー
• 楽々WorkflowII

それぞれご紹介します。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、社内のあらゆる申請・承認業務をクラウドで一元管理し、作業時間を約1/3に短縮するシステムです。

シリーズ累計25万社以上の導入実績が、その信頼性を証明しています。シンプルで使いやすいデザインが特徴で、スマホアプリからも簡単な操作が可能です。

30日間の無料トライアルで全機能を試せるため、導入前に自社に合うかじっくり確認できます。

出典参照：ジョブカンワークフロー｜株式会社DONUTS

コラボフロー

コラボフローは、使い慣れたExcelファイルをそのまま申請フォームにできる、直感的で簡単な操作性が特徴のワークフローシステムです。

専門知識がなくても、パズル感覚で複雑な承認ルートを自由に設計できます。手厚いサポート体制で継続利用率は99.65%を誇り、1,500社以上が導入しているのが信頼の証です。

紙やExcel中心の業務から脱却し、DX推進の第一歩を実現します。

出典参照：コラボフロー｜株式会社コラボスタイル

楽々WorkflowII

楽々WorkflowIIは、発売20年の実績と950社以上の導入実績を持つ本格ワークフロー専用システムです。

専門知識がなくてもブラウザ上で申請フォームや複雑な承認フローをマウス操作でスピーディに構築できる点が強みです。部門利用から全社・グループ会社まで柔軟に対応し、ほかのシステムを統合できる汎用基盤としてデータ活用による業務改善も実現します。

また、充実したサポート体制が構築されているのも、安心できるポイントです。

出典参照：楽々WorkflowII｜住友電工情報システム株式会社

経費精算システム3選

経費精算システムでおすすめしたいツールは、以下の3つです。

• 楽楽精算
• TOKIUM経費精算
• ジョブカン経費

それぞれご紹介します。

楽楽精算

「楽楽精算」は、累計導入社数No.1を誇るクラウド型経費精算システムです。

スマートフォンで領収書を撮影するだけで手入力から解放され、交通系ICカード取込や自動仕訳機能で経費精算業務を劇的に効率化します。各社のルールに合わせて柔軟に設定をカスタマイズできる自由度の高さが強みです。

電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応し、法改正にもアップデートで対応し続けるため、長く安心して利用できます。

出典参照：楽楽精算｜株式会社ラクス

TOKIUM経費精算

TOKIUM経費精算は、スマホで撮影した領収書のデータ化・原本点検・保管まで専門オペレーターが一括代行するサービスです。

99%以上の精度を誇る人力入力で、経費精算の時間を1/10に削減します。ユーザー数無制限で高い費用対効果を実現しており、「使いやすさNo.1」の評価や全社員が使える手厚いサポート体制も整えているのが特徴です。

出典参照：TOKIUM経費精算｜株式会社TOKIUM

ジョブカン経費

ジョブカン経費精算は、経費精算にかかる時間を約1/10に削減し、申請から経理処理までをクラウドで完結させるシステムです。

シリーズ累計25万社以上が導入しており、シンプルで使いやすいデザインが支持されています。乗換案内連携やICカード読取機能で申請の手間を大幅に削減し、電子帳簿保存法やインボイス制度にも完全対応しているため、法改正の際も安心して運用できます。

出典参照：ジョブカン経費精算｜株式会社DONUTS

電子契約・契約管理システム3選

電子契約・契約管理システムでおすすめしたいツールは、以下の3つです。

• GMOサイン
• クラウドサイン
• マネーフォワード クラウド契約

それぞれご紹介します。

GMOサイン

GMOサインは、累計送信件数でNo.1の実績を誇る電子契約サービスです。1件110円からという圧倒的なコストパフォーマンスに加え、権限設定や閲覧制限といった重要な管理機能を追加費用なしの標準機能で提供しています。

電子署名法に準拠した法的効力はもちろん、契約相手の本人確認レベルに応じて署名タイプを選べる柔軟性も備えています。充実したサポート体制のもと、安心して契約業務全体のDXを実現可能です。

出典参照：GMOサイン｜GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

クラウドサイン

クラウドサインは、導入社数250万社以上、国内シェアNo.1を誇る電子契約サービスです。弁護士監修のもと、電子署名法に準拠した法的効力が法務省・デジタル庁に認められており、官公庁や金融機関も利用する高いセキュリティ体制を構築しています。

契約を交わす取引先は、登録不要で利用できる手軽さが最大の特徴です。また、豊富な外部サービス連携機能も備え、契約業務全体のDXを強力に推進します。

出典参照：クラウドサイン｜弁護士ドットコム株式会社

マネーフォワード クラウド契約

マネーフォワード クラウド契約は、契約書の送信料・保管料が0円という圧倒的なコストメリットが強みのワンストップ契約管理サービスです。契約件数が増えても費用が一定のため、安心してペーパーレス化を推進できます。

契約書の作成から社内申請、締結、そして紙の契約書も含めた保管・管理まで、契約業務全体を一つのシステムで完結させ、内部統制の強化と業務効率化を同時に実現します。

出典参照：マネーフォワード クラウド契約

勤怠管理システム3選

勤怠管理システムでおすすめしたいツールは、以下の3つです。

• SmartHR
• レコル
• HRMOS勤怠

それぞれご紹介します。

SmartHR

SmartHRの勤怠管理は、誰でも迷わず使えるシンプルな画面設計で、日々の打刻から締め作業までを効率化するシステムです。従業員データベースと一体化しているため、人事異動や入退社の際のマスタ更新もボタン一つで完了します。

単に勤怠を管理するだけでなく、従業員サーベイや人事レポート機能と連携し、長時間労働の原因分析や改善策の実行までをサポートして、組織課題の解決までを導きます。

出典参照：SmartHR｜株式会社SmartHR

レコル

レコルは、初期費用0円、月額一人100円という圧倒的な低価格で、勤怠管理に必要な機能をすべて利用できるシステムです。「顧客満足度」や「使いやすさ」でNo.1評価を獲得しており、誰でも直感的に使えるシンプルな操作性が支持されています。

ICカードやスマホGPS打刻、休暇管理、36協定管理まで追加料金なしで対応し、法改正にも無償でアップデートするため安心して使い続けられます。

出典参照：レコル｜中央システム株式会社

HRMOS勤怠

HRMOS勤怠は、利用人数30名以下なら完全無料で使える圧倒的なコストパフォーマンスが魅力の勤怠管理システムです。有料プランでも一人月額100円からと低価格ながら、多様な打刻方法や残業アラート、休暇管理まで必要な機能を網羅しています。

使いやすい画面設計で誰でも簡単に操作でき、勤怠管理だけでなく、シフト調整や給与明細、年末調整にも対応できる拡張性も備えています。

出典参照：HRMOS（ハーモス）勤怠｜株式会社ビズリーチ

物品管理システム3選

物品管理システムでおすすめしたいツールは、以下の3つです。

• Assetment Neo
• レコル
• HRMOS勤怠

それぞれご紹介します。

Assetment Neo

Assetment Neoは、社内のあらゆる資産管理に特化したクラウドサービスです。IT機器から固定資産、備品まで、部門ごとに異なる資産台帳をまとめて一元管理できます。

資産にラベルを貼ってスキャンする棚卸手法を採用し、作業負担を従来の5分の1まで大幅に軽減させます。資産管理の専門家集団が開発したシステムで、700社以上が導入しており、その信頼性は非常に高いです。

出典参照：Assetment Neo｜株式会社アセットメント

Convi.BASE

コンビベースは、導入実績No.1を誇り、1,200社以上で利用されている物品管理のプラットフォームです。固定資産やIT資産、重要文書などあらゆる「モノ」の管理に対応し、柔軟な台帳機能で情報を一元化します。

バーコードやICタグを活用し、時間のかかる棚卸し作業を「探す」から「読み取る」だけに変えることで、業務時間を大幅に削減し、物品管理のあらゆる「困った」を解決するツールです。

出典参照：Convi.BASE（コンビベース）｜株式会社コンビベース

備品管理クラウド

備品管理クラウドは、面倒な管理台帳への登録をスマホ撮影で自動化し、あなたの仕事を楽にするシステムです。バーコードを撮影するだけで製品情報が入力されるため、登録の手間を大幅に削減します。

備品の利用者へ棚卸を依頼できるユニークな機能を持ち、貸出申請から承認、契約情報の管理までを一元化。月額5,000円からと低コストで、備品管理に関するあらゆる悩みを解決に導きます。

出典参照：備品管理クラウド｜アストロラボ株式会社

失敗しない総務DXツールの選び方

失敗しない総務DXツールを選ぶには、多機能さや価格だけで判断せず、以下のポイントを意識するようにしてください。

• 目的を明確にし、解決したい課題を絞り込む
• 実際に使う従業員の「使いやすさ」を最優先する
• セキュリティ対策とサポート体制を確認する
• 将来的な連携・拡張性（スケーラビリティ）を見据える
• 料金体系の透明性を確認する

一点ずつ解説します。

目的を明確にし、解決したい課題を絞り込む

ツール選定で最も重要なのは、導入によって「何を達成したいのか」という目的を明確にし、解決したい課題を具体的に絞り込むことです。

目的が曖昧なままでは、数あるツールの中から自社に最適なものを選ぶための判断基準が持てません。「契約業務のスピードを上げたい」「備品管理の手間をなくしたい」といったように、まずは解決すべき課題を一つか二つに絞り込みましょう。

課題解決に必要な機能をリストアップすると、おのずと選ぶべきツールの種類や必須機能が見えてきます。

実際に使う従業員の「使いやすさ」を最優先する

総務DXツールは、情報システム部門の専門家だけでなく、ITに不慣れな従業員も含めた誰もが使うため、操作の「使いやすさ（UI/UX）」を最優先で選ぶべきです。

どんなに機能が優れていても、画面が見にくかったり操作が複雑だったりすると、従業員に使ってもらえず形骸化してしまいます。マニュアルを熟読しなくても直感的に操作できるか、スマートフォンでも快適に利用できるか、といった点を必ず確認しましょう。

無料トライアルを活用し、実際に複数の従業員に試してもらうのが、最適なツールを見つけるための確実な方法です。

セキュリティ対策とサポート体制を確認する

総務DXツールは企業の重要な情報を取り扱うため、安心して利用できる高度なセキュリティ対策と、困ったときに頼れる手厚いサポート体制が整っているかを確認する必要があります。

データの暗号化、IPアドレス制限、二段階認証といったセキュリティ機能が備わっているかは最低限チェックすべき項目です。また、ツールの導入初期は不明点が多く発生するため、電話やチャットで気軽に質問できるサポート窓口があるかどうかも重要です。

導入から定着までを支援してくれる、信頼できるベンダーを選びましょう。

将来的な連携・拡張性（スケーラビリティ）を見据える

ツールを選ぶ際は、現在の課題解決だけでなく、将来的な事業拡大やDXの範囲拡大にも対応できる連携・拡張性（スケーラビリティ）を見据えるのが賢明です。

最初は経費精算システムだけを導入しても、将来的には勤怠管理や給与計算システムとも連携させたくなるかもしれません。その際に、各ツールがバラバラで連携できないと、二重入力の手間が発生し、かえって非効率になってしまいます。

その他のシステムとスムーズに連携できるAPIが提供されているかなど、将来の可能性も考慮して選びましょう。

料金体系の透明性を確認する

ツールを選定する際には、初期費用や月額料金だけでなく、オプション機能やサポート費用も含めた料金体系全体の透明性を確認するのが重要です。

Webサイトに表示されているのは最安プランの料金で、実際に自社に必要な機能を追加していくと、想定外に高額になるケースは少なくありません。「基本料金でどこまでの機能が使えるのか」「将来ユーザーが増えた場合の追加料金はいくらか」などを事前にしっかりと確認し、複数のツールで見積もりを取って比較検討しましょう。

【まとめ】まずはツールの無料トライアルで操作性を試してみよう

総務DXを成功させるツール選びは、多機能さや価格だけでなく、自社の「課題解決」という目的を明確にすることから始まります。そのうえで、「実際に使う従業員の使いやすさ」を最優先し、セキュリティや将来性も考慮して総合的に判断することが重要です。

また、いきなり全社導入するのではなく、「スモールスタート」で効果を検証しながら慎重に進めるのが失敗しないための鉄則といえます。

最適な総務DXツールは、単なる業務効率化ツールにとどまらず、総務部門が守りのバックオフィスから「戦略総務」へと進化するための強力なパートナーとなります。この記事で紹介した選び方を参考に、まずは気になるツールの無料トライアルで、実際の使用感を確かめてみてはいかがでしょうか。