労務DXによる業務効率化と課題解決ツールの紹介

企業の成長に欠かせない労務管理を、もっと効率的に、もっとスムーズにおこないたいと考えていませんか？労務DXを取り入れることで、従来の紙ベースでの処理から脱却し、業務効率化が図れるだけでなく、コンプライアンスや法改正にも迅速に対応できる体制を築けます。

本記事では、労務DXがもたらすメリットを、具体的な事例を交えて従業員・管理者・経営者ごとに紹介します。労務DXがどのように業務を変革し、企業にどれだけの利益をもたらすのかが明確になります。ぜひ最後までご覧いただき、労務DX推進の第一歩を踏み出してみてください。

労務DXとは

労務DXについて、以下に紹介していきます。

• 労務とは
• DX（デジタルトランスフォーメーション）とは
• デジタル化（デジタイゼーション）との違い
• 「人事DX」や「HRテック」との関係性

それぞれ解説します。

労務とは

労務とは、従業員の採用から退職までの一連の手続きや、日々の勤怠管理、給与計算といった労働に関連する事務全般を指します。企業が事業活動を続けるうえで、従業員の労働環境を適切に管理することは法律で定められた義務です。

具体的には、労働契約の締結、社会保険への加入手続き、労働時間の管理、給与の支払いなどが含まれます。これらは従業員が安心して働くための基盤となる、非常に重要な業務です。労務は、健全な企業経営を支える根幹をなす役割を担っています。

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは

DXとは、デジタル技術によってビジネスモデルや業務プロセス、企業文化そのものを変革し、新たな価値を創出することです。これは、既存の業務を単にデジタルツールに置き換えることだけを意味しません。

たとえば、データを活用してこれまでになかったサービスを生み出したり、顧客体験を向上させたりすることがDXの目指す姿です。デジタル技術を駆使して競争上の優位性を確立することが、DXの本質的な目的といえます。

デジタル化（デジタイゼーション）との違い

労務DXは、部分的な業務改善を指す「デジタル化」とは異なり、業務フロー全体の再設計や組織変革を含む、より広範で戦略的な取り組みです。デジタル化は、紙の書類をスキャンしてPDFとして保存するような、アナログ情報をデジタル形式に変換するプロセスを指します。

一方、労務DXでは、電子化されたデータを用いて申請から承認までのワークフロー全体を自動化し、組織の意思決定に活用することまでを含みます。したがって、労務DXは単なるデジタル化の一歩先にある、組織全体の変革を目指す概念です。

「人事DX」や「HRテック」との関係性

労務DXは、人材育成や組織開発なども含む広義の「人事DX」の一部であり、「HRテック」はそれらを実現するための具体的なテクノロジーを指します。人事DXは、採用、配置、育成、評価といった人事領域全般の変革を目指す取り組みです。

そのなかで労務DXは、とくに入退社手続きや勤怠管理、給与計算といった労務管理業務の変革に焦点を当てています。これらのDXを実現するために活用されるのが、勤怠管理システムや給与計算システムといったHRテック（Human Resources Technology）です。

人事DXという大きな枠組みの中に労務DXがあり、その手段としてHRテックが存在するという関係性になります。

労務DXによる業務効率化が求められる理由

労務DXによる業務効率化が求められる理由は、以下の7つです。

• 度重なる法改正に対応する必要がある
• 生産年齢人口が減少している
• 働き方が多様化・複雑化している
• BCP（事業継続計画）対策が欠かせない
• 紙とハンコによる非効率な業務が多い
• 手作業によるコンプライアンスリスクが高い
• 従業員体験（EX）を向上させる必要がある

ひとつずつ解説します。

度重なる法改正に対応する必要がある

頻繁な法改正に対し、システムを活用することで迅速かつ正確な対応が可能になるため、労務DXが求められます。労働関連法規は毎年のように改正があり、その都度、企業は就業規則の変更や運用体制の見直しが必要です。

しかし、これを手作業で対応しようとすると、情報の見落としや解釈の誤りが生じるリスクが非常に高くなります。クラウド型の労務管理システムを導入することで、法改正の内容が自動でアップデートされるため、常に法令を遵守した状態を維持できます。法改正への対応を効率化し、コンプライアンスを徹底する上で、システムの活用は極めて有効です。

生産年齢人口が減少している

生産性向上と人手不足解消の観点から、労務DXの重要性が高まっています。日本の生産年齢人口は年々減少しており、多くの企業で人手不足が深刻な課題です。

出典参照：第２－（１）－１図 我が国の生産年齢人口の推移と将来推計｜厚生労働省

労働力が限られる中で生産性を維持・向上させるには、労務に関する定型業務を自動化する必要があります。労務DXによって入退社手続きや給与計算といった定型業務を自動化すれば、労務担当者の工数を大幅に削減でき、限られた人材をより付加価値の高いコア業務に集中させられます。

働き方が多様化・複雑化している

テレワークやフレックスタイム制など、多様な働き方に合わせた勤怠管理を適切に運用するには、柔軟に対応できるシステムの導入が求められます。近年、従業員のニーズに合わせ、働く場所や時間を自由に選べる制度を導入する企業が増えています。

出典参照：エンゲージメントと労働生産性の向上に資する テレワークの推進｜経団連

こうした多様な働き方は、従来のタイムカードのような画一的な方法では労働時間を正確に把握することが困難です。勤怠管理システムを導入すれば、PCやスマートフォンから簡単に打刻でき、複雑な勤務形態にも対応した労働時間の自動集計が可能になります。多様な働き方を実現するには、それを支える労務管理の仕組みが不可欠です。

BCP（事業継続計画）対策が欠かせない

自然災害やパンデミックなどの緊急時でも事業を継続するため、場所を問わずに労務業務を遂行できるクラウド型のシステムが有効です。地震や台風、感染症の拡大といった不測の事態が発生した場合、出社が困難になる可能性もあります。

もし給与計算や社会保険手続きが社内でしかおこなえない状況であれば、従業員の生活に直結する業務が滞るかもしれません。しかし、クラウド型の労務管理システムがあることで、インターネット環境さえあればどこからでも業務を継続できます。企業の事業継続性を確保する観点からも、労務DXは重要な役割を担います。

紙とハンコによる非効率な業務が多い

従来の紙とハンコを中心とした業務は、承認プロセスの遅延や書類管理の煩雑さを生むため、ペーパーレス化による抜本的な効率化が必要です。各種申請書を紙で回覧する場合、担当者や承認者が不在にしていると手続きが止まってしまいます。

保管場所の確保や、過去の書類を探し出す手間も大きな負担です。労務DXを推進しワークフローシステムを導入することで、申請から承認までをオンラインで完結でき、業務スピードは格段に向上します。非効率なアナログ業務からの脱却は、企業全体の生産性向上に直結するのです。

手作業によるコンプライアンスリスクが高い

手作業による給与計算や労働時間の集計は、ミスが発生しやすく法令違反につながるリスクがあるため、システムの自動化が重要です。たとえば、残業時間の計算を誤ったり、社会保険料の料率変更に対応し忘れたりすると、意図せず法律違反となる可能性もあります。

これは従業員からの信頼を失うだけでなく、行政からの指導や罰則の対象となるリスクもはらんでいます。労務管理システムを導入し計算を自動化することで、ヒューマンエラーを防ぎ、コンプライアンスを遵守した適切な労務管理が実現できます。

従業員体験（EX）を向上させる必要がある

煩雑な申請手続きをオンラインで簡素化することは、従業員の負担を軽減し、満足度やエンゲージメントを高めるうえで効果的です。従来、従業員は住所変更などの手続きのために、わざわざ書類を作成し担当部署へ提出する必要がありました。

労務DXによってこれらの手続きがスマートフォン一つで完結するようになれば、従業員は本来の業務に集中できます。働きやすい環境の整備は、優秀な人材の確保や定着にもつながるため、従業員体験の向上は企業にとって重要な課題です。

労務DXで得られる5つのメリット

労務DXで得られるメリットは、以下の5つです。

• 定型業務を自動化し工数・コストを削減できる
• 業務品質を向上させ生産性を最大化できる
• 従業員の申請・手続きを簡素化し満足度を高める
• 人事データを一元化し迅速な意思決定に活かせる
• 法改正にスムーズに対応し多様な働き方を実現できる

それぞれ解説します。

定型業務を自動化し工数・コストを削減できる

入退社手続きや給与計算などの定型業務を自動化することで、担当者の作業時間を大幅に削減し、人件費をはじめとするコスト削減につながります。これまで多くの時間を費やしていた書類作成やデータ入力、チェック作業がシステムによって自動処理されるためです。

労務DXは、業務の効率化を通じて、直接的なコスト削減効果を生み出します。

業務品質を向上させ生産性を最大化できる

ヒューマンエラーを防止し業務の正確性を高めることで、組織全体の生産性を向上できます。手作業によるデータ入力や計算には、どうしてもミスがつきものです。

また、ミスが発覚すれば、原因の特定や修正作業に多くの時間を費やし、生産性を大きく低下させます。労務管理システムを導入すれば、計算やデータ連携が自動化され、人為的なミスを根本からなくすことが可能です。業務品質の安定化は、生産性の最大化を実現するために重要な要素です。

従業員の申請・手続きを簡素化し満足度を高める

スマートフォンなどからいつでもどこでも申請や確認が可能になることで、従業員の利便性が向上し、働きやすい環境の実現に貢献します。たとえば、各種申請のためにオフィスに戻ったり、担当者の在席時間を確認したりする必要がなくなるためです。

また、外出先から交通費の精算申請ができれば、従業員のストレスは大きく軽減されます。従業員一人ひとりの満足度を高めることは組織全体の活性化につながるため、手続きの簡素化は大きなメリットとなります。

人事データを一元化し迅速な意思決定に活かせる

従業員情報を一元的に管理・可視化することで、データに基づいた客観的かつスピーディーな人員配置や経営戦略の立案が可能です。従来、従業員の情報は様々な書類やファイルに散在し、横断的な分析が困難でした。

労務DXによってデータが一元化されれば、必要な情報を即座に抽出・分析できるようになります。結果的に、経営層は勘や経験だけに頼るのではなく、客観的なデータに基づいて、より的確な意思決定を下せるようになります。

法改正にスムーズに対応し多様な働き方を実現できる

クラウド型のシステムは法改正に自動でアップデート対応するため、担当者の負担を軽減しつつ、常にコンプライアンスを遵守した労務管理が実現できます。法改正のたびに担当者が情報を収集し、手作業で設定を変更するのは大きな負担です。

多くのクラウド型労務管理システムは、法改正の内容を自動で反映するため、企業は常に最新の法令に対応した状態を保てます。その結果、コンプライアンスを確保しながら、テレワークなどの多様な働き方を安心して導入できるのです。

労務DXの業務別活用シーン

労務DXの業務別活用シーンは、以下の7つです。

• 【入社手続き】煩雑な書類対応をペーパーレス化・自動化する
• 【勤怠管理】多様な働き方に対応し労働時間をリアルタイムで可視化できる
• 【給与計算】給与計算を自動化しミスなくスピーディーにおこなう
• 【年末調整】年末調整をオンラインで完結させ担当者の負担を軽減する
• 【社会保険手続き】電子申請により役所への訪問・郵送が不要になる
• 【退社手続き】各種帳票を自動作成しスムーズな退職処理を実現する
• 【データ活用】蓄積データを分析し戦略的な人員配置に活かせる

ひとつずつ解説します。

【入社手続き】煩雑な書類対応をペーパーレス化・自動化する

雇用契約書や社会保険関連の書類をオンラインで回収・作成することで、書類の郵送や手入力の手間をなくし、入社手続きを迅速に完了できます。従来、入社時には多くの書類を本人に記入・捺印してもらい、郵送でやり取りする必要がありました。

労務管理システムを導入すれば、Web上で情報の入力や契約締結が完結するため、書類の印刷・郵送、回収後のデータ入力といった作業が不要になります。結果的に、担当者と入社者双方の負担を軽減し、スムーズな受け入れが実現できます。

【勤怠管理】多様な働き方に対応し労働時間をリアルタイムで可視化できる

PCやスマートフォンなど多様な打刻方法に対応し、労働時間を自動で集計・可視化することで、適切な労働時間管理を支援します。テレワークや直行直帰など、オフィス外で勤務する従業員の労働時間を正確に把握するのは容易ではありません。

勤怠管理システムを使えば、GPS機能付きのスマートフォン打刻やPCのログオン・ログオフ時刻での記録など、多様な方法で勤務実態を管理できます。残業時間などもリアルタイムで可視化されるため、長時間労働の是正にも役立ちます。

【給与計算】給与計算を自動化しミスなくスピーディーにおこなう

勤怠データや従業員情報と連携し、所得税や社会保険料を自動で計算することで、複雑な給与計算のミスを防ぎ、担当者の負担を大幅に軽減できます。給与計算は、勤怠の集計結果や各種手当、控除など、多くの情報を正確に反映させる必要がある複雑な業務です。

給与計算システムは、これらの情報を自動で連携・計算するため、手作業による計算ミスや確認作業の手間をなくせます。その結果、毎月の給与計算業務を、ミスなく迅速に完了させることが可能です。

【年末調整】年末調整をオンラインで完結させ担当者の負担を軽減する

申告書の配布・回収・チェックといった一連の作業をオンライン化することで、従業員と担当者双方の手間を削減し、煩雑な年末調整業務を効率化します。年末調整は、大量の申告書を全従業員に配布し、記入内容を一つひとつ確認する必要があるため、労務担当者にとって年間で最も負担の大きい業務です。

労務管理システムを導入することで、従業員は質問に答える形式で簡単に入力でき、システムが控除額などを自動計算してくれます。担当者のチェック作業が大幅に軽減され、業務負担を大きく削減することが可能です。

【社会保険手続き】電子申請により役所への訪問・郵送が不要になる

健康保険や厚生年金などの各種手続きをシステム上から電子申請することで、行政機関への訪問や書類の郵送が不要になります。従業員の入退社や氏名変更のたびに、社会保険に関する手続き書類を作成し、役所の窓口へ提出したり郵送したりするのは手間が大きいです。

多くの労務管理システムは、政府が運営する電子申請システム（e-Gov）と連携しています。システム上で作成した届出をそのまま電子申請できるため、手続きにかかる時間とコストを削減できます。

出典参照：e-Govポータル｜デジタル庁

【退社手続き】各種帳票を自動作成しスムーズな退職処理を実現する

離職票や源泉徴収票といった退職時に必要な書類を自動で作成し、退職者とのやり取りを円滑に進めやすいです。従業員が退職する際には、法律で定められた様々な書類を作成し、本人や行政機関へ提出する必要があります。

労務管理システムには、従業員情報をもとにこれらの帳票を自動で作成する機能が備わっています。結果的に、書類作成のミスや漏れを防ぎ、迅速かつ正確な退職手続きを実現できるのです。

【データ活用】蓄積データを分析し戦略的な人員配置に活かせる

システムに蓄積された勤怠データや人事情報を分析し、従業員のパフォーマンスや組織の課題を可視化することで、戦略的な人事施策の立案に貢献します。労務DXによって一元化されたデータは、単に業務を効率化するだけでなく、経営資源として活用できます。

たとえば、残業時間の推移や部署ごとの人員構成などを分析し、業務負荷の偏りや人材育成の課題の発見が可能です。データを活用することで、勘や経験に頼らない、客観的な根拠に基づいた戦略的人事を推進できます。

労務DXを実現する主なツール・システムの種類

労務DXを実現する主なツール・システムの種類は、以下の5つです。

• 労務管理システム
• 勤怠管理システム
• 給与計算システム
• タレントマネジメントシステム
• 電子契約システム

それぞれ解説します。

労務管理システム

労務管理システムは、入退社手続きや社会保険手続き、年末調整など、広範な労務業務をペーパーレス化・自動化し、一元管理するためのシステムです。従業員情報のデータベースを中心に、さまざまな労務手続きをオンラインで完結させる機能を持ちます。

その結果、書類の作成や提出、管理にかかる手間を大幅に削減できます。労務業務全般の効率化を目指す企業にとって、中核となるシステムとなります。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、出退勤時刻の打刻や労働時間の自動集計、休暇管理など、従業員の勤怠状況を正確に把握・管理するためのシステムです。PCやスマートフォン、ICカードなど様々な方法で打刻できるため、多様な働き方に対応できます。

また、残業時間や有給休暇の取得状況も自動で集計・管理されるため、コンプライアンス遵守にも役立ちます。正確な労働時間管理は、労務管理の基本であり、そのための重要なツールです。

給与計算システム

給与計算システムは、勤怠データなどをもとに、給与や税金、社会保険料などを自動で計算し、給与明細を発行するためのシステムです。勤怠管理システムと連携することで、労働時間に応じた給与を自動で算出できます。

度重なる法改正による保険料率の変更などにも自動で対応するため、担当者の負担を大きく軽減できます。正確かつ効率的な給与計算を実現するには、不可欠なシステムです。

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムは、従業員のスキルや経歴、評価といった情報を一元管理し、人材配置の最適化や育成計画の立案に活用するためのシステムです。従業員一人ひとりの能力や経験を可視化し、適材適所の人員配置を実現できます。

個々のキャリアプランに合わせた研修計画の立案など、戦略的な人材育成にも役立ちます。企業の持続的な成長を人材の側面から支えるための重要なツールです。

電子契約システム

電子契約システムは、雇用契約書や業務委託契約書など、法的に有効な電子署名を用いてオンラインで契約を締結・管理するためのシステムです。このシステムを利用することで、契約書の印刷、製本、郵送、保管といった作業が不要になります。

契約締結までのスピードが向上するだけでなく、印紙税などのコスト削減にもつながります。リモートワークが普及する現代において、契約業務を円滑に進めるために有効な手段です。

労務DXの導入事例3選

労務DXの導入事例3選を以下にまとめました。

• 年末調整の業務時間を8割削減｜株式会社ぶどうの木
• 入社手続きの年間作業時間を約79%削減｜株式会社システナ
• データに基づいた戦略的人事を推進できるようになった｜株式会社東京インテリア家具

ひとつずつ紹介します。

年末調整の業務時間を8割削減｜株式会社ぶどうの木

株式会社ぶどうの木は、システムの導入により、これまで紙で行っていた年末調整業務をオンライン化し、作業時間を約80%削減することに成功しました。従来は、申告書の配布から回収、内容のチェック、問い合わせ対応までに膨大な時間がかかっていました。

システム導入後は、従業員がスマートフォンから簡単に入力できるようになり、担当者の確認作業も大幅に軽減されました。この事例は、特定の業務に絞ってDXを進めることでも大きな効果が得られることを示しています。

出典参照： 私たち総務がDXで目指すのは、 従業員全員が“本業”に集中できる職場と 今まで以上に従業員に寄り添える時間の創出です｜株式会社ぶどうの木

入社手続きの年間作業時間を約79%削減｜株式会社システナ

株式会社システナは、入社手続きをペーパーレス化することで、書類の準備や回収にかかる時間を大幅に短縮し、年間で約79%もの工数削減を実現しました。同社では年間を通じて多くの入社者がおり、その都度発生する書類のやり取りが大きな負担でした。

労務管理システムを導入したことで、雇用契約などをオンラインで締結できるようになり、入社者・担当者双方の負担が軽減されました。この成功は、定型的な繰り返し業務こそDXによる効率化の効果が高いことを物語っています。

出典参照：導入実績に基づく安心感が決め手。独立系SIerが挑んだ業務効率化｜株式会社SmartHR / SmartHR, Inc.

データに基づいた戦略的人事を推進できるようになった｜株式会社東京インテリア家具

株式会社東京インテリア家具は、人事データを一元化し分析可能な状態にすることで、客観的なデータに基づいた戦略的な人事施策を実行できるようになりました。以前は従業員情報が各拠点に散在しており、全社的な人材配置の検討が困難でした。

タレントマネジメントシステムを導入し、スキルや評価情報を一元管理することで、データに基づいた適材適所の配置や、次世代リーダーの育成が可能になったのです。この事例は、労務DXが守りの業務効率化だけでなく、攻めの戦略的人事にも貢献することを示しています。

出典参照：戦略人事の第一歩として、女性管理職の抜擢。東京インテリア家具の取り組みと変化とは｜HRBrain

労務DXのツール・システム導入で失敗しないためのポイント

労務DXのツール・システム導入で失敗しないためのポイントは、以下の7つです。

• 導入目的とゴールを明確に定義する
• 現状の業務フローを可視化し課題を洗い出す
• 現場担当者も交えて操作性の高いツールを選ぶ
• 既存システムとの連携性やサポート体制を確認する
• 一部の部門や業務からスモールスタートで始める
• 経営層が主導し全社にメリットを丁寧に説明する
• 導入効果を定期的に検証し、継続的に改善する

それぞれ解説します。

導入目的とゴールを明確に定義する

「なぜDXを進めるのか」「どのような状態を目指すのか」という目的とゴールを具体的に設定することが、適切なツール選定とプロジェクト推進の第一歩です。たとえば、「手作業による入力ミスをゼロにする」「年末調整にかかる時間を50%削減する」といった、定量的で具体的な目標を立てることが重要です。

目的が曖昧なままでは、どのツールが最適なのか判断できず、導入後の効果測定もできません。明確な目的を持つことが、労務DXを成功に導くポイントです。

現状の業務フローを可視化し課題を洗い出す

現在の業務プロセスを詳細に洗い出し、「どこに」「どのような」課題があるのかを明確にすることで、システムで解決すべき要件が定義できます。誰が、いつ、どのような作業を行い、どれくらいの時間がかかっているのかを可視化することが重要です。

その結果、ボトルネックとなっている工程や、非効率な作業が明らかになります。現状を正しく把握することが、効果的なDX施策を立案するための基礎となるのです。

現場担当者も交えて操作性の高いツールを選ぶ

実際にシステムを利用する現場担当者の意見を取り入れ、誰にとっても直感的で使いやすいツールを選ぶことが、導入後の定着を左右します。多機能でも操作が複雑なシステムは、現場で使われなくなり形骸化する恐れがあります。

無料トライアルなどを活用し、複数の担当者に実際に触ってもらい操作感を確認することが重要です。そして、現場の納得感を得ながらツール選定を進めることが、スムーズな導入と活用につながります。

既存システムとの連携性やサポート体制を確認する

すでに利用している会計システムや人事システムとスムーズにデータ連携できるか、導入後のサポート体制が整っているかを確認することが重要です。システム間でデータが連携できなければ、結局は手作業でのデータ転記が発生し、効率化の効果が半減します。

また、導入後に不明点やトラブルが発生した際に、迅速かつ丁寧に対応してくれるサポート体制があるかどうかも、安心して運用を続けるために不可欠なポイントです。

一部の部門や業務からスモールスタートで始める

いきなり全社的に導入するのではなく、特定の部門や業務から試験的に導入し、効果を検証しながら段階的に範囲を拡大していく方法がリスクを抑えられます。スモールスタートで始めることで、導入過程での課題を早期に発見し、対処法を確立できます。

また、小さな成功体験を積み重ねて社内に共有すれば、全社展開への協力も得やすいです。着実にDXを推進するには、段階的なアプローチが有効です。

経営層が主導し全社にメリットを丁寧に説明する

労務DXは全社的な取り組みであるため、経営層がリーダーシップを発揮し、導入によって得られるメリットを従業員に丁寧に説明して協力を得ることが成功のポイントです。業務プロセスの変更は、現場の従業員にとって一時的な負担増や戸惑いを生む可能性があります。

経営層がDXの重要性を自らの言葉で伝え、「会社全体の変革」というメッセージを発信することで、従業員の理解と協力を促進できます。トップの強いコミットメントが、プロジェクトを推進する大きな力となるのです。

導入効果を定期的に検証し、継続的に改善する

システム導入はゴールではなくスタートであり、導入後に効果を定期的に測定・評価し、継続的に改善のサイクルを回し続けることが重要です。導入前に設定したゴール（KPI）が達成できているかを確認し、達成できていなければ原因を分析し対策を講じる必要があります。

たとえば、システムの活用方法に関する研修を追加したり、設定を見直したりすることが考えられます。労務DXの効果を最大化するため、導入後の地道な改善活動が欠かせません。

まとめ｜労務DXで属人化を解消して戦略的な人事労務へ

労務DXは、単なる業務効率化ツールではなく、業務の属人化を防ぎ、人事労務部門がより戦略的な役割へとシフトするための重要な経営基盤です。これまで特定の担当者の経験や知識に依存しがちだった労務業務は、DXによって標準化され、誰でも対応できる体制が整います。

これにより、担当者は定型業務から解放され、人材育成や組織開発といった企業の成長に直結する付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。労務DXの推進によって、これからの時代を勝ち抜くための戦略的な一手を打ちましょう。