ERPは営業管理にも活用できる？導入方法やポイントを紹介

現代の企業において、営業管理の効率化は重要な経営課題の1つです。多様な顧客ニーズに応えながら、迅速な対応を実現するためには、情報の一元化と営業活動の可視化が求められています。

しかし、多くの企業では顧客情報が分散し、営業プロセスの標準化や進捗管理に苦労しているケースが少なくありません。さらに、見積作成や契約管理にかかる手間やミスが業務効率を妨げ、ビジネスチャンスの損失につながる可能性もあるでしょう。

そこでERP（統合基幹業務システム）を活用すれば、営業管理を包括的にサポートし、業務の透明化やミスの削減、さらには営業力の強化につなげやすいです。

本記事では、営業管理における企業の課題を明らかにし、その解決策としてのERPの役割や導入のポイントを詳しく解説します。読み終えた頃には、自社の営業管理を改善し、効果的に営業活動を推進するための知見を得られるでしょう。

営業管理に関する企業の課題

営業管理の現場では、多くの企業が情報共有の不十分さや管理の煩雑さに悩まされています。特に、顧客情報が複数の部署やシステムに分散していると、必要な情報がタイムリーに共有されず、営業担当者間の連携が滞る傾向にあります。

また、見積書作成や契約管理の際に発生する手間やヒューマンエラーが、営業効率の低下やトラブルの原因となることもあるでしょう。こうした課題に対し、営業管理全体を見直し、統合的なシステムで一元管理を図ることが求められているといえます。

顧客情報の分散管理による情報共有不足

多くの企業では、顧客情報が営業部門、カスタマーサポート部門、マーケティング部門などに分散して管理されているため、情報の共有や活用が円滑に進まない現状があります。これにより、営業担当者は最新の顧客情報や過去の対応履歴を把握しづらく、的確な営業提案が難しくなる傾向にあるでしょう。

情報が断片化すると、顧客とのコミュニケーションの質が低下し、機会損失につながるリスクも高まります。さらに、部署間で情報の整合性を保つ作業に余計な工数がかかる場合もあります。

こうした課題は、営業活動の効率化を阻む要因となり、企業の成長を妨げることが少なくありません。したがって、顧客情報を一元的に管理し、関係者全員が同じ情報を共有できる仕組みの構築が不可欠だといえるでしょう。

営業活動の見える化・進捗管理の難しさ

営業活動の効果的な管理には、各案件の進捗状況や営業担当者の活動内容をリアルタイムで把握することが大切です。しかし、多くの企業ではこれらの情報を正確かつ迅速に収集する体制が整っていないことが見受けられます。

例えば、営業報告が紙ベースや個別のエクセルで管理されている場合、情報の更新が遅れたり、集計に手間がかかったりして、営業状況の正確な把握が困難になります。進捗管理が曖昧になると、案件の停滞や優先順位の誤判断につながりやすく、営業成果に悪影響を及ぼすこともあるでしょう。

こうした問題に対して、営業活動のデジタル化や統合管理ツールの活用が求められており、営業全体のパフォーマンス向上に向けた可視化施策の推進が大切です。

営業プロセスの標準化が進まない

営業活動におけるプロセスの標準化は、効率的かつ質の高い営業成果を生み出すために必要な要素です。しかし、多くの企業では営業担当者それぞれが異なる方法で営業活動を行い、統一された手順やルールの浸透が難しい傾向にあります。

標準化が進まないと、営業の質にバラつきが生じ、顧客対応の均一性が保てないかもしれません。さらに、新人教育やスキル共有の面でも非効率となり、結果として営業チーム全体のパフォーマンス向上が阻害されやすくなるでしょう。

営業プロセスを明確に定義し、全員が共通のフレームワークに沿って活動できる環境整備が欠かせません。これにより、属人的な営業から組織的な営業へと転換が期待されます。

見積作成や契約管理の手間とミス

営業活動の中で、見積書作成や契約書管理は重要な業務です。手作業が多い場合、時間がかかる上にミスが発生しやすくなります。見積もりの金額の誤入力や契約内容の記載漏れは、顧客とのトラブルや信用低下につながる恐れがあります。

さらに、書類管理が煩雑になると、必要なときに情報を迅速に取り出せず、営業機会のロスや社内調整の遅延を招きかねません。こうした課題を解消するには、見積作成や契約管理をデジタル化し、テンプレートやワークフローの活用が効果的です。

営業業務の効率化を目指す上で、正確でスピーディな書類管理体制の構築は避けて通れないポイントといえます。

営業管理にERPの導入がおすすめされる4つの理由

営業管理にERPを活用すると、多くの企業が抱える課題の解決に寄与し、営業活動の効率化や精度向上が期待されるでしょう。ERPは単なる管理ツールにとどまらず、顧客情報や営業プロセスを包括的に統合し、情報の一元管理や業務の自動化を支援します。

これにより、営業担当者の負担軽減だけでなく、経営層による営業戦略の立案にも役立つため、企業全体の営業力向上につながりやすくなるでしょう。ここでは、具体的にERPが果たす役割を4つの視点から詳しく解説します。

①顧客情報や商談履歴を一元管理できる

営業活動においては、顧客情報の正確な把握が成果につながる重要なポイントです。ERPを活用すると、顧客の基本情報だけでなく、過去の商談履歴や問い合わせ内容、契約状況まで一元的に管理しやすいです。これにより、担当者が交代した場合でも迅速に情報を引き継げるほか、チーム内での情報共有もスムーズになります。

また、複数の拠点や営業担当が分散していても、同じデータベースを参照できるため、重複した対応や情報のズレを防ぎやすくなります。さらに、顧客の購入履歴や傾向分析を通じて、営業機会の発掘やクロスセル・アップセルの提案にも活かせるでしょう。

こうした統合管理が、営業効率の向上と顧客満足度の向上に結びつくため、ERPの導入はメリットをもたらすでしょう。

②営業プロセスを統一し、進捗を把握しやすくする

営業活動の成果を左右する要素の1つに、営業プロセスの標準化と進捗管理の精度があります。ERPシステムを活用すると、案件ごとに必要なステップや担当者の役割が明確になり、組織全体で共通のフレームワークに基づいた営業活動が促進されます。

標準化されたプロセスは、新人教育やスキルの均質化に寄与するだけでなく、営業成果の再現性も高めるでしょう。さらに、ERP上で案件の進捗状況をリアルタイムに把握できるため、ボトルネックの早期発見や課題への迅速な対応が期待できます。

経営層は、営業活動の全体像を把握しやすくなり、リソース配分や戦略修正の判断材料として活用できるのも利点です。このように、営業プロセスの可視化は、営業活動の効率化に不可欠な要素となります。

③見積書や契約書の作成・管理を自動化できる

営業現場では、見積書の作成や契約書の管理に時間を取られ、効率が低下しがちです。ERPの導入により、これらの業務を自動化し、標準化されたテンプレートや承認フローの活用ができます。これによって、手作業によるミスや抜け漏れのリスクが減少し、迅速かつ正確な書類作成が実現できるでしょう。

さらに、契約管理では期限管理や更新通知の自動化により、契約切れによる機会損失も抑えられやすくなります。営業担当者は、本来の営業活動に集中できるため、生産性の向上が期待できるほか、書類管理の透明性や追跡性も高まるため内部統制の強化にもつながるでしょう。

このようにERPは見積・契約関連の作業負荷を軽減し、ミスを防止しながら業務の効率化を促進します。

④営業実績の分析により効果的な戦略立案が実現する

営業活動の成果を向上させるには、実績データの分析が欠かせません。ERPには、売上データや商談結果、顧客属性などが集約されるため、多角的な分析が可能になります。

営業担当別や地域別の売上推移、成功率の高い商談パターンの抽出など、詳細なデータを基に戦略を練ることで、効率的なリソース配分やターゲットの最適化が進みます。これにより、営業活動の質を上げつつ、成果の向上を目指せるでしょう。

さらに、ダッシュボードやレポート機能を活用すると、経営層や管理者もリアルタイムで状況を把握しやすく、スピーディな意思決定に役立ちます。こうした分析機能は、従来の属人的な感覚による営業管理から脱却し、データドリブンな経営への転換を支える重要な役割を果たすでしょう。

営業管理に役立つERPツールの例

営業管理の効率化や情報の一元化には、目的に合ったERPツールの選定が必要になります。営業プロセスの可視化やデータの統合管理を強化するために、各種ERPツールが多様な機能を提供しています。

企業規模や業種により最適なシステムは異なりますが、特に営業管理に強みを持つツールを知っておくことは、導入検討に役立つでしょう。ここでは、営業管理で注目される3つのERPツールを紹介し、それぞれの特徴や強みを詳しく解説します。

①GRANDIT｜完全WebベースのERPパッケージ

GRANDITは完全なWebベースで提供されるERPパッケージで、営業管理はもちろん、販売管理や在庫管理、財務会計まで幅広く対応しています。クラウド環境に対応しているため、場所やデバイスを問わずアクセスが可能で、営業現場からもリアルタイムで情報共有が行いやすいです。

さらに柔軟なカスタマイズ性を持ち、企業固有の営業プロセスに合わせた設定や拡張ができる点も評価されています。営業案件の進捗管理、見積作成、顧客情報の統合管理といった営業活動に必要な機能を網羅しており、統合されたプラットフォーム上で一貫した業務フローを構築できる点がGRANDITの強みです。こうした特徴により、中堅から大企業まで幅広い規模の企業に採用される傾向があります。

出典参照：GRANDIT｜インフォコム株式会社

②HUE Classic Project Management｜営業案件ごとの収支を可視化

HUE Classic Project Managementは営業案件ごとの収支管理に特化したERPツールで、プロジェクト単位で営業活動の成果を詳細に分析できます。案件ごとの売上やコストをリアルタイムに把握できるため、営業部門は利益率や費用構造を正確に把握しやすくなります。これにより、収益性の高い案件へのリソース集中や改善点の抽出がしやすく、経営判断の精度向上につながります。

また、プロジェクトマネジメントの観点から、進捗管理やリスク評価も一元的に行えるのも特徴です。案件ごとの情報が見える化されることで、営業担当者と経営層のコミュニケーションが円滑になるだけでなく、組織全体の営業戦略の最適化にも寄与しやすくなります。特にプロジェクトベースで営業活動を行う業種に適したシステムといえるでしょう。

出典参照：HUE Classic Project Management｜株式会社ワークスアプリケーションズ

③MA-EYES｜販売管理や原価管理など多機能

MA-EYESは販売管理や原価管理など複数の機能を統合したERPシステムで、営業管理にも対応しています。営業案件の受注から請求までの一連の流れを効率化できるほか、在庫や仕入れとの連携により、正確なコスト管理を実現できる点が特長です。

さらに、顧客情報や商談履歴を一元管理し、営業プロセスの進捗状況もリアルタイムに把握可能です。豊富な分析機能も備えており、営業実績の詳細なレポートや傾向分析を行えるため、経営層はより戦略的な営業計画を立てやすくなります。

多機能かつ柔軟な設計により、業種や業務の特殊性に対応しやすい点が中小企業から中堅企業まで幅広く支持される理由の1つです。営業活動と販売関連業務を1つのシステムで管理できるメリットがあります。

出典参照：MA-EYES｜株式会社ビーブレイクシステムズ

営業管理にERPを導入した企業事例

実際の企業がERPを営業管理に活用した事例を知ることは、システム選定や運用方法を検討する上で参考になります。具体的な導入効果や課題克服のポイントを把握できるため、現場のイメージが湧きやすくなるでしょう。

ここでは、ＪＰコミュニケーションズ株式会社の事例を紹介し、営業案件管理と債権債務確定業務の一元化に取り組んだ背景や成果に焦点を当てて解説します。自社の課題と照らし合わせながら、読み進めてください。

事例①ＪＰコミュニケーションズ株式会社｜営業案件管理業務と債権債務確定業務の一元化

ＪＰコミュニケーションズ株式会社は、営業案件の管理と債権債務確定業務がそれぞれ異なるシステムで運用されていたため、情報の分散や二重入力によるミス、業務の非効率が課題となっていました。

そこでERPを活用し、これらの業務を一元管理する仕組みを構築しました。これにより営業案件の進捗状況や収支情報をリアルタイムで把握できるようになり、部門間の連携が強化されました。また、債権債務の確定作業も自動化に近い形で効率化され、会計処理の精度向上や処理時間の短縮につながっています。

こうした取り組みは、営業部門と経理部門が共通のデータ基盤を持つことで業務の透明性を高め、全体の生産性向上に寄与しています。ERPの機能を効果的に活用し、複数部門の業務を統合管理した成功事例として注目されています。

出典参照：営業案件管理業務と、債権債務確定業務の一元化　各案件の進捗状況見える化、適時適切な売上/原価把握｜株式会社ビーブレイクシステムズ

営業管理にERPを導入する方法

営業管理にERPを推進する際は、単にシステムを導入するだけでなく、組織の実態に応じた段階的な取り組みが必要になります。まずは、現状の営業プロセスを可視化し明確に課題を知ることが不可欠でしょう。

さらに、営業のKPIに基づいたシステム要件を定め、営業部門とIT部門が連携して運用体制を整えます。導入は段階的に行い、現場のフィードバックを反映しながら改善を進めることで、現場に合った営業管理システムの構築を目指します。

現行営業プロセスの可視化と課題を抽出

営業管理にERPを推進するための第一歩は、現行の営業プロセスの可視化です。営業活動の各段階で行われている業務内容や情報の流れを洗い出し、どの部分で非効率や情報の滞りが生じているかを明確にします。

例えば、顧客情報の管理方法や商談進捗の報告フロー、見積作成の手順などを整理すると、どの業務が属人化しているか、どこでデータの二重入力が発生しているかなど具体的な問題点が見えてきます。

こうした可視化は、関係者全員が現状を共通理解する上で欠かせず、ERPシステムの設計や選定においても重要な資料となるでしょう。

営業KPIに基づいた要件定義の策定

営業管理システムを効果的に活用するためには、まず営業活動の評価指標であるKPIを明確にし、それに応じたシステム要件を策定する必要があります。具体的には、受注率や商談件数、案件進捗状況、売上予測など、営業成果を定量的に把握できる指標を設定します。

これらのKPIを基に、どのような情報をシステムに登録・管理し、どのような機能が必要か定義することで、営業部門の目標達成に役立つシステム設計が可能になるでしょう。加えて、KPIに基づく要件定義は導入後の効果測定や改善サイクルを回す際の指標ともなり、現場が活用しやすいERPの運用を促進します。

システム設計は、単なる機能列挙に終わらず、営業戦略と連動した具体的な運用ルールまでを視野に入れて進めることが望ましいでしょう。

営業部門とIT部門の連携体制構築

営業管理にERPを推進する際、営業部門とIT部門の連携体制の構築が肝要です。

営業の現場知識と業務ノウハウを持つ営業担当者と、システムの技術的な知識を持つIT担当者との協議で、システムの要件定義やカスタマイズ、運用ルールの策定が円滑に進みます。双方の視点を取り入れることで、実務に応じた使いやすいシステム設計や、トラブル発生時の迅速な対応が見込めるでしょう。

また、定期的なミーティングや情報共有の仕組みを整えることで、導入後の現場の声を反映した継続的な改善も進めやすくなります。営業部門が主体的に関与できる環境を作り、IT部門と連携しながら運用体制を整備していくことが必要です。

段階的な導入と現場フィードバックの活用

ERPの営業管理システムを効果的に推進するには、一度に全機能を展開するのではなく段階的な導入が推奨されます。

まずは、特定の機能や部門から始めて、現場での使い勝手や課題を把握しながら運用を進めることが望ましいです。この方法によって、システムに対する抵抗感を減らし、現場の従業員が慣れていく時間を確保できます。

また、定期的に現場からフィードバックを収集し、システムや運用ルールの改善に反映させることで、より現実的で効果的な営業管理環境が整うでしょう。段階的な推進は、リスク管理にも寄与し、問題点を早期に発見しやすくするメリットもあります。こうした方法論を踏まえ、ERPを営業管理に活用できると、継続的に最適な営業支援体制が築けるでしょう。

営業管理にERPを導入する際のポイント

営業管理にERPを推進する際には、システムの特性を理解しながら効果的に活用するためのポイントを押さえておく必要があります。単にツールを利用するだけでなく、CRMとの連携やリアルタイムでの情報把握、現場のITリテラシーに配慮した設計など、運用面での工夫が成果に結びつきやすいです。

これらのポイントを意識してERPを活用すると、営業活動の質を向上させ、業務の効率化に寄与する可能性が高まります。

CRMとの統合による営業情報の一元管理

ERPとCRMの統合は、営業管理の効率化に欠かせない要素です。CRMは顧客との接点や商談履歴を詳細に記録する一方で、ERPは販売管理や在庫、経理などの業務を担います。これらを連携させることで、営業情報を一元的に管理でき、営業担当者は最新の顧客状況や商談ステータスをシームレスに把握しやすくなるでしょう。

また、重複入力や情報の断絶が減り、データの整合性が保たれるため、意思決定に必要な情報の精度が高まります。さらに、CRMで得られた顧客の購買傾向や履歴をERPの販売データと結び付けることで、営業戦略の練り直しやターゲットの絞り込みにもつながります。営業部門全体での情報共有が進み、連携強化による組織の営業力強化が期待されるでしょう。

リアルタイムでの営業パフォーマンス可視化

営業活動の効果を高める上で、リアルタイムのパフォーマンス把握は重要なポイントです。ERPを活用すると、営業担当者ごとの商談状況や売上進捗、受注見込みなどがリアルタイムに集計されます。これにより、マネジメント層は現場の状況を即座に把握し、問題の早期発見や的確な指示が行いやすくなります。

例えば、目標達成が遅れている案件に対してリソースの配分、営業手法の改善点の共有が可能となるでしょう。リアルタイムのデータ活用は、属人的な感覚に頼らずに数字に基づいた判断を促し、営業活動の効率化と成果向上に寄与します。営業担当者自身も、自身の進捗や課題を瞬時に把握できるため、自律的な行動につながる利点もあります。

営業担当者のITリテラシーを踏まえた設計

ERPを営業管理に活用する上で、営業担当者のITリテラシーを考慮したシステム設計は欠かせません。どんなに高度な機能を備えたシステムでも、使い手が使いこなせなければ効果が薄れかねません。そのため、ユーザーインターフェースは直感的で操作しやすく、日常業務に負担のかからない設計が求められるでしょう。

さらに、導入時には研修やマニュアルの充実を図り、操作に関する不安の解消も大切です。段階的に機能を習得できるようにしたり、よく使う機能を優先的に展開したりする工夫も効果的でしょう。

営業現場の声を反映しながら継続的に改善し、ITスキルに差があっても円滑に運用できる体制を整えることが、ERPの活用効果を支えるポイントとなります。

まとめ｜営業管理にERPを導入してコア業務に集中しよう

営業管理にERPを推進する際は、CRMとの連携による情報一元化やリアルタイムのパフォーマンス可視化、ユーザーに配慮したシステム設計などが重要なポイントとなります。これらを踏まえてシステムを活用すると、営業活動の効率化が進み、現場が本来の営業業務に専念できる環境づくりに寄与するでしょう。

記事で解説したポイントを参考に、現場の実態に合った営業管理体制の構築を検討してみてください。効果的なERP活用によって、営業成果の向上と組織全体の競争力強化が期待されます。