ERPは電子契約システムと連携できる？効果や4つの方法を解説

現代のビジネス環境において、業務効率化やペーパーレス推進は多くの企業にとって重要な課題となっています。特に契約業務は書類の準備や管理、押印、承認といった手続きに多くの時間を要することが課題とされるケースは少なくありません。そのため、電子契約システムの活用が注目されています。

一方でERP（Enterprise Resource Planning）システムは経営資源を一元管理し、業務全体の最適化を目指す基盤システムです。これらを連携させることで契約関連の業務負担を減らし、情報の一元管理やリアルタイムの状況把握が見込めるでしょう。

本記事ではERPと電子契約システムの連携の概要や連携によって得られる効果、さらに具体的な連携方法を解説し、効率的な業務推進をサポートします。

ERPと電子契約の連携とは

ERPと電子契約システムの連携とは二つのシステム間で情報を自動的にやり取りし、一体化された業務フローを実現する仕組みです。

特にAPI（Application Programming Interface）を活用した連携が主流となっており、これによって契約情報や承認状況、取引先データなどがシームレスに連動します。API連携により手作業の入力や転記が減るためミスを防ぎ、業務スピードも向上するでしょう。

また契約データのERP上での即時反映によって財務管理や在庫管理など、他の業務プロセスにも正確な情報の共有が容易です。こうした連携によって、単体のシステム運用では難しかった業務全体の最適化が期待できます。

ERPと電子契約システムを単体で使う課題

ERPと電子契約システムを別々に運用すると、業務効率の低下や情報の不整合といった課題が発生しかねないでしょう。データの連携ができないために手作業が増え、担当者の負担が増大するケースも珍しくありません。

これらの課題が積み重なると管理コストや業務工数の増加が避けられず、全体の業務推進が滞る可能性も考えられます。ここでは単体での運用がもたらす具体的な問題点と、その背景を詳しく掘り下げていきましょう。

データ連携ができず手作業が増える

ERPと電子契約システムを単体で運用していると、双方のシステム間で自動的にデータが連携されないため契約情報や承認状況の手入力が必要になります。この手作業は契約件数が増えるほど負担が大きくなり、担当者の作業時間を圧迫しやすいです。

また繰り返しの入力作業は単調でミスを誘発しやすく、契約内容の漏れや誤登録が発生するリスクも高まるでしょう。手作業の増加は業務の非効率化を招き、結果的に社内全体の生産性低下につながるケースも見受けられます。

こうした課題を軽減するには、システム間のAPI連携を用いて契約情報の自動反映や同期を進めることが大切です。これによって作業の自動化が進み、人的ミスを減らしつつ効率化が見込まれるでしょう。

情報の二重管理や入力ミスのリスクがある

ERPと電子契約システムを個別に管理している場合、契約データをそれぞれのシステムに別々に入力しなければならず、同じ情報を二重に管理する状態になります。これが原因で情報の食い違いや更新漏れが生じやすく、結果としてデータの不整合が起こりやすい状況になるでしょう。

さらに手動入力による転記は入力ミスのリスクを高め、誤ったデータが運用に影響を与えかねません。特に契約内容の変更や更新情報が迅速に反映されない場合、意思決定に誤りが生じかねないのに加えて、業務の信頼性を損なう要因になり得ます。したがって、データの一元管理やリアルタイム同期を可能にする連携環境の整備が必要といえるでしょう。

リアルタイムの情報把握が困難になる

ERPと電子契約システムを分離して運用していると、契約の締結状況や承認の進捗をリアルタイムに把握しづらくなります。例えば契約書の承認が完了しているかどうかを即座に確認できなければ、契約手続きの遅れやミスが生じることも考えられるでしょう。

こうした遅延は取引先との信頼関係への悪影響や経営判断の速度低下などの要因となります。リアルタイム性の欠如は経営資源の効率的活用を妨げることがあり、結果として業務全体のパフォーマンス低下につながりやすいです。

ERPと電子契約システムが連携して情報を即時に反映させる仕組みを整えると情報共有のタイムラグを減らし、業務の透明性と迅速な対応が促進されるでしょう。

管理コストと工数が増える

ERPと電子契約システムの個別管理は契約データの入力・修正・確認作業が重複しやすくなり、管理コストや工数増加の要因となりかねません。担当者は複数のシステムを操作しながら情報を照合する必要があり、時間的な負担が増大するでしょう。

またシステムごとに異なる運用ルールや手順が存在するとそれぞれの教育やマニュアル作成も必要になり、運用コストの増加につながります。管理コストの増加は単純な作業工数だけでなくトラブル対応やミスの是正にも費やす時間を増やし、結果的に業務全体の効率低下を招きかねません。

こうした状況を避けるにはERPと電子契約システムの連携を進めて運用の一体化を目指し、管理業務の簡素化とコスト削減を図ることが望ましいです。

ERPと電子契約システムの連携による効果

ERPと電子契約システムの連携によって課題となっていたデータ分散や煩雑な手作業の軽減ができ、業務全体の効率化が見込めるでしょう。連携によってデータの一元管理やリアルタイムでの進捗把握が可能となり、契約関連の業務がシームレスに進行しやすくなります。

ここで解説するのは具体的な効果や実際の連携活用によって得られる、メリットの詳細です。これはスムーズな業務運営に向けたヒントといえるでしょう。

データの一元管理と整合性を確保できる

ERPと電子契約システムの連携は、企業内に散在する契約関連データを1つのプラットフォームに統合して管理できる点が効果的です。従来は契約情報が複数のシステムやファイルに分散し、更新の遅延やデータの食い違いが課題になることが少なくありませんでした。

連携によってこれらの情報を一元管理できれば契約書の内容や承認状況などがリアルタイムで同期され、常に最新のデータを関係者全員が共有しやすくなります。結果として情報の不整合や入力ミスによるトラブルが減少し、正確で信頼性の高い契約管理が促進されるでしょう。この仕組みは企業全体の業務品質向上に寄与し、管理効率も改善されやすくなります。

リアルタイムに進捗を把握しやすい

ERPと電子契約システムが連携すると契約書の作成から承認、署名に至る各プロセスの進捗をリアルタイムに監視しやすくなるでしょう。これによってどの段階で滞っているのかが即座にわかり、適切な対応を迅速に取れる体制が整いやすいです。

複数部署や外部の取引先が関わる複雑な契約業務においては、こうした見える化が特に大切といえます。進捗状況が明確になると関係者間の連絡調整がスムーズになり、遅延やミスのリスクを減らしながら業務を効率的に推進できるでしょう。

また管理者や経営層もリアルタイム情報を活用し、的確な判断や戦略立案が行いやすくなる点もメリットです。

業務プロセスのシームレス化につながる

ERPと電子契約システムの連携は、契約関連の一連の業務を途切れなくスムーズに進める基盤を築く役割を果たします。契約書の起案や承認、電子署名、保存といった各工程の連携によって担当者の手作業やシステム間のデータ移行が不要となり、時間と労力の削減が見込めるでしょう。こうしたシームレスなプロセスは業務の中断や遅延を防止し、契約のスピード感を高める効果が期待されます。

また処理の流れが明確になるため関係者がステップごとにすべきことを理解しやすく、業務の属人化を防ぐことにもつながるでしょう。結果として、全社的な業務効率の向上に貢献しやすくなります。

管理コストとリスクを軽減する

ERPと電子契約システムの連携により、契約管理に関連するリスクやコストの削減が可能となるでしょう。まずシステム間の自動連携によって従来手作業で行っていたデータ入力のミスや情報の不整合が減少するため、トラブルの抑制が容易です。

加えて契約状況や承認履歴を一元管理できるため、情報漏れや承認忘れのリスクも低減されます。これによって監査対応や法令遵守が効率的に行われるため、コンプライアンス強化も見込めるでしょう。

さらにこれまで膨大な時間を要していた運用管理の負担が軽くなり、従業員はより戦略的で付加価値の高い業務に注力しやすい環境が整います。こうした効果の重なりによって企業全体の業務信頼性が向上し、安定した運営を支える基盤となりやすいでしょう。

電子契約システムで内部業務を効率化した企業事例

電子契約システムの活用は、多くの企業で業務効率の向上に直結しています。契約手続きのデジタル化によって従来の紙ベースの煩雑な作業を減らし、スピーディな承認や管理が可能となるでしょう。特にAPI連携の活用によって基幹システムとの自動連携が実現するため、入力作業の削減やデータの整合性の保持が容易です。

こうした連携によって契約管理の透明性が増し、リスク低減にも寄与しています。ここでは具体的な企業事例を通じ、どのように業務改善に結びついているかを見ていきましょう。

事例①NECネッツエスアイ・サービス株式会社｜基幹システムとAPI連携で手入力が不要に

NECネッツエスアイ・サービス株式会社では基幹システムと電子契約システムの、API連携を推進しました。この連携によって契約情報の自動同期が可能となり、従来の手作業による二重入力やデータ転記ミスのリスクが減少しています。

具体的には契約書の作成から承認、保存までの一連のフローが基幹システム上で管理されるため、情報の一元化が進みました。これによって契約進捗の可視化がリアルタイムで行え、担当者が迅速に対応できる環境が整っています。

従来は契約内容の変更が発生した際、複数のシステムやファイルを手動で更新する必要がありました。しかしAPI連携の活用によってこれらの負担を軽減し、作業時間の短縮やエラーの防止に寄与しています。

出典参照：ERPシステムとの連携で、発注の入力作業が不要に。ペーパーレス化と、発注のリアルタイム処理が実現。｜株式会社インフォマート

事例②パナソニックネットソリューションズ株式会社｜クラウドサインによる効率化

パナソニックネットソリューションズ株式会社では電子契約システムとしてクラウドサインを導入し、契約業務の効率化に成功しました。従来で課題となっていたのが紙の契約書使用による印刷や押印、郵送などに時間がかかるほど増大する紛失や管理ミスのリスクです。

クラウドサイン活用によって契約締結から管理までの工程をオンラインで完結させられ、手続きのスピードが向上しています。さらにクラウド上での文書管理によって契約情報の検索や共有が迅速になり、複数の担当者がタイムリーに状況を把握できるようになった点もメリットです。

これに伴い契約関連の問合せやトラブル対応が減少し、管理工数が抑えられるとともに担当者はより戦略的な業務に注力できる環境が生まれています。

出典参照：「MAJOR FLOW Z FORM」が「クラウドサイン」と連携　複数システムへの重複入力を削減し契約情報の一元管理が可能に！｜パナソニックネットソリューションズ株式会社

事例③三菱電機エンジニアリング株式会社｜承認と同時に電子帳簿保存法に対応した帳票保存を完結

三菱電機エンジニアリング株式会社は電子契約システムを活用しながら、契約承認のプロセスと電子帳簿保存法への対応を同時に行う仕組みを構築しました。これによって契約承認が完了した段階で契約書類の電子保存が自動的に完結し、従来の紙保管やスキャンによる手間が削減されています。

電子帳簿保存法に準拠した保存方式は法的な要件を満たすだけでなく、監査対応の負担も軽減しました。契約情報の正確な保存と管理が促進されていつでも必要な資料を即座に取り出せる環境が整ったことは、監査やコンプライアンス面での安心感にもつながっています。

結果的に業務プロセス全体が効率化し、リスク管理強化に役立っているといえるでしょう。

出典参照：SAP S/4 HANA全社導入に続いて、PaplesとSpeed-I ワークフローテンプレートで、電帳法対応WFを実現｜日鉄日立システムソリューションズ株式会社

ERPと電子契約システムを連携する方法

ERPと電子契約システムの連携は、業務の効率化やヒューマンエラーの防止に直結する重要な課題です。これらのシステム連携によって契約業務の自動化や情報の一元管理が促進され、作業時間の短縮やミスの削減が見込めるでしょう。連携方法にはAPI連携やミドルウェアの活用、RPAの導入、ファイル連携などの選択肢ごとにメリットと注意すべきポイントが存在します。

ここで代表的な4つの方法を詳しく解説していきましょう。

方法1：API連携の活用

API連携は、ERPと電子契約システム間でリアルタイムにデータをやり取りする手法です。API（Application Programming Interface）はシステム同士が直接通信する仕組みであり、情報の自動同期が可能になります。

これは連携速度と正確性に優れ、契約情報やステータスが更新されるたび即座に反映される方法です。そのため、入力ミスの削減や業務の迅速化に寄与しやすい特徴を持っています。

ただしシステム間の仕様やセキュリティ設定を慎重に調整しなければならず、導入には専門的な知識や開発リソースが求められるケースも珍しくありません。そのため連携設計段階で現場のニーズを丁寧に把握し、技術的な課題をクリアにしていくことが大切でしょう。

方法2：ミドルウェア（連携ツール）の導入

ミドルウェアとは、異なるシステム間のデータ連携を仲介するソフトウェアのことです。ERPと電子契約システムの橋渡し役として機能し、両システムのデータフォーマットや通信方式の違いを吸収します。

ミドルウェアを活用すると各システムの直接的な改修なく連携を実現しやすくなり、導入のハードルの低下が見込めるでしょう。さらに複数システム間でのデータ管理も一元化しやすく、運用負荷の軽減やエラー検知機能の強化に役立ちます。

ただしミドルウェアの選定や設定に際しては連携対象の業務フローやデータ項目を明確にし、過不足なく情報がやり取りされるか事前検証が必要でしょう。またミドルウェア自体の運用・保守体制も検討課題となり、継続的な管理計画が必要です。

方法3：RPAの利用

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は定型作業を自動化するツールで、ERPと電子契約システム間のデータ連携にも活用されています。特にAPIやミドルウェアによる直接連携が難しい場合は、画面操作の自動化による情報の転記やファイルのアップロード・ダウンロードの自動化といった手法が考えられるでしょう。

RPAはノンプログラミングで設定できるものも多いため、比較的短期間で業務改善を図れるメリットがあります。しかし画面の仕様変更に弱く、システムのアップデートに伴うメンテナンスが必要になるケースも珍しくありません。

また複雑な処理や大規模な連携には不向きなこともあり、運用の範囲を見極めることが必要です。業務の種類や規模に合わせてRPAを組み合わせると効果的に活用できます。

方法4：ファイル連携（CSV連携など）

ファイル連携はERPと電子契約システムがそれぞれエクスポート・インポートできるファイル形式、主にCSVファイルを用いてデータをやり取りする方法です。直接システム間で通信するのではなくファイルを介した情報の移動になるため、導入コストや技術的な障壁が比較的低い点は魅力といえるでしょう。特に小規模なシステムや既存の業務フローを、大きく変えたくない場合に適しています。

ただし手動でのファイル管理やタイミングのずれが発生しやすく、リアルタイム性に欠けるといわざるを得ません。そのため、運用ルールの明確化や定期チェック体制の整備が不可欠です。データの安全性や整合性を確保しつつ、運用負荷を軽減する工夫が求められます。

ERPと電子契約システムの連携時に見られる懸念点

ERPと電子契約システムを連携させる際には業務効率化を期待する一方、いくつかの懸念点も浮上しやすいです。連携範囲の不明確さやデータ形式の不一致など、システム間の調整が難航するとかえって業務効率が下がりかねません。

こうした課題を回避するためには、十分なテストや現場との密なコミュニケーションが不可欠です。これらのポイントを踏まえながら連携を進めることで、シームレスな業務基盤の構築に近づけるでしょう。

連携範囲が不明確になる

ERPと電子契約システムの連携において連携範囲が曖昧になる問題は、導入プロジェクト全体のスムーズな進行を阻害しがちです。連携の対象となるデータや機能を明確にしなければ担当者間での認識のズレが発生し、結果として期待していた業務効率化の効果が薄れかねません。

加えて範囲が不明瞭なままでは対応すべき問題点の抽出が困難となり、トラブルの原因を特定しにくくなるでしょう。そのため連携範囲はプロジェクト開始時点で詳細に定義し、関係者全員で共通認識を持つことが大切です。こうした準備がないまま進めると途中で仕様変更が頻発し、工数やコストの増加にもつながりやすい傾向があります。

データ形式の不一致により業務効率が低下する

システム連携の際、ERPと電子契約システムで扱うデータ形式に不一致が生じるケースは少なくありません。この問題が起きると手作業でのデータ変換や再入力が増え、業務効率が下がるだけでなく入力ミスや情報漏れのリスクも高まります。

例えば契約書のステータスや承認者情報の形式が異なると双方のシステムで整合性を取る作業が煩雑になり、リアルタイムでの情報共有も難しくなるケースが考えられるでしょう。こうした状況を避けるためには事前にデータ項目やフォーマットの標準化を図り、双方のシステム間でスムーズにデータ連携できる設計が求められます。

また定期的なデータ検証や連携テストを通じ、不整合の早期発見と対策も必要です。

現場の意見を反映しない場合、実務との乖離が生じる可能性がある

ERPと電子契約システムの連携に際して現場の実際の業務フローやニーズを十分に反映しないと、システムが現場に適合しにくくなる可能性があります。例えば業務担当者が使いにくい仕様や手順が増えると、システム活用が敬遠され、結果として本来の目的である効率化が達成されにくくなるでしょう。

実務とシステム間で乖離が生じると現場の混乱や不満の原因となり、業務品質の低下につながるおそれもあります。そのため連携設計段階から現場の担当者を巻き込み、意見を集約し反映するプロセスを設けることが必要です。こうした取り組みにより、実務に応じた使いやすいシステム連携が実現しやすくなります。

十分にテストを行わなければトラブルが起きる可能性がある

ERPと電子契約システムの連携は複雑なプロセスを伴うため、十分なテストを行わないと予期せぬトラブルが生じかねません。連携部分の不具合や想定外のデータ不整合により、業務停止やデータ消失といった重大な問題に発展する可能性もあります。

特に本番環境での動作確認が不足していると、障害対応に多くの時間とコストがかかる場合も少なくありません。そのため連携機能の仕様に基づいた単体テストや結合テスト、さらには現場業務を模した総合テストの入念な実施が大切です。

またテスト結果を関係者間で共有し、問題点の修正と再検証を繰り返す体制も整えておくべきでしょう。こうした手順を踏むことで、安定した連携環境の構築に近づけます。

まとめ｜ERPと電子契約システムを連携し、シームレスな業務基盤を構築しよう

ERPと電子契約システムの連携が果たす役割は、企業の業務効率化やリスク管理において大切です。システム間のデータ連携により手作業の削減やミス防止が期待される一方で連携範囲の明確化やデータ形式の調整、現場の意見の反映、そして十分なテストの実施が欠かせません。

これらのポイントに注意しながら連携を進めることで、実務とシステムが調和したスムーズな業務運営が実現しやすくなります。本記事の内容を参考に自社に適した連携方法を検討し、シームレスな業務基盤の構築を目指しましょう。