ERPで業務効率化を図れる？メリットや導入のポイントを解説

近年、多くの企業が生産性向上や競争力強化を目的に導入しているシステムがERP（統合基幹業務システム）です。ERPは販売、在庫、会計、人事などの情報を一元管理し、業務プロセスの効率化を実現するツールです。これらのシステムは、業務効率化やデータの一元管理に貢献します。例えば、ERPの導入によって、データに基づいた経営判断が可能になります。

特に人手不足や市場環境の変化が加速する中で、ERPによる迅速かつ正確な情報共有と経営判断は企業存続には欠かせません。

この記事では、ERP導入による業務効率化の必要性や具体的なメリット、導入時の課題と解決策、さらに実際の事例を交えて解説します。自社の生産性向上やコスト削減を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

ERP導入で業務効率化が必要な3つの理由

業務効率化は単なるコスト削減の手段ではなく、企業が持続的に成長するための戦略的な取り組みです。特に現代のビジネス環境では、従来のやり方では対応しづらくなる要因が増えています。

ERP導入によって業務効率化が必要な理由として挙げられるのは、以下のとおりです。

• 人手不足の深刻化による生産性低下
• DXの加速と競争力の強化
• 市場競争の激化とスピーディーな経営判断の必要性

ここでは、ERP導入によって業務効率化が求められる3つの背景を解説します。

人手不足の深刻化による生産性低下

少子高齢化や労働人口の減少により、多くの企業で人手不足が深刻化しています。総務省統計局の発表によれば、2024年（令和6年）10月1日時点の日本の総人口は1億2,380万2,000人でした。前年に比べ55万人も減少し、14年連続で総人口は減り続けています。その結果、一人あたりの業務負担が増加し、残業や休日出勤が常態化するケースも珍しくありません。

ERPの活用は、在庫管理や受発注、会計処理などの定型業務を自動化し、限られた人員でも生産性を維持・向上させるために有効です。

出典参照：人口推計（2024年（令和6年）10月1日現在）‐全国：年齢（各歳）、男女別人口 ・ 都道府県：年齢（5歳階級）、男女別人口‐｜総務省統計局

DXの加速と競争力の強化

DXが加速する中、企業によっては最新のIT技術を活用した競争力の向上が求められます。ERPは単なる業務効率化ツールではなく、ビッグデータ分析やAIとの連携によって新たな付加価値を生み出せるプラットフォームです。これにより、顧客ニーズの変化に素早く対応し、競合他社との差別化を図れます。DXの土台としてのERP導入により、長期的な企業成長が期待できるでしょう。

例えば、営業活動で得た顧客データや販売実績をERPで一元管理することで、市場トレンドや顧客の購買パターンを詳細に分析できます。分析結果を事業活動に活用すれば、顧客の購買パターンやニーズに沿った経営につながり、より戦略的な意思決定も可能になるでしょう。

市場競争の激化とスピーディーな経営判断の必要性

グローバル化や新規参入企業の増加により、市場競争は激化傾向にあります。このような環境では、経営陣が正確なデータをもとに迅速な意思決定を行うことが求められます。

ERPは各部門の情報をリアルタイムで統合し、経営ダッシュボードやレポートを即座に生成できるのがメリットです。これにより、在庫過多や販売機会の損失といったリスクを最小限に抑えつつ、戦略的な経営判断を後押しします。

例えば、営業担当者が顧客と商談している最中に、在庫状況や生産ラインの稼働状況をリアルタイムで確認できるため、その場で最適な納期や価格を提示できるでしょう。また、各部門のデータを一元的に分析することで、製品ごとの地域別売上を瞬時に把握し、事業の方向性を的確に調整しやすくなります。

ERP導入で業務効率化を図る3つのメリット

ERP導入によって期待できるメリットは、主に以下のとおりです。

• リアルタイムな情報共有で作業時間を短縮
• 業務プロセス全体を可視化し無駄な作業を排除
• データに基づいた迅速な経営判断で生産性を向上

これらのメリットは企業の競争力向上にも関わります。

ここでは、ERPがもたらす以下のような具体的なメリットについて詳しく解説します。それぞれのメリットを把握して、自社にERPを導入した場合の効果を想定してみましょう。

1.リアルタイムな情報共有で作業時間を短縮

従来、情報共有には紙資料やメール、電話などを用いることが多く、タイムラグや情報の齟齬が発生しやすい環境でした。ERPを導入すると、在庫数、受注状況、生産進捗、売上データなどが全従業員にリアルタイムで共有しやすくなります。これにより、必要な情報を探す時間や部署間での確認作業が減少し、意思決定までの時間短縮が期待できるでしょう。

また、現場担当者から経営層まで同じ情報を基に行動できるため、認識のズレを防ぎ、効率的な業務遂行が可能となります。例えば、営業担当者が顧客と商談している最中に、リアルタイムの在庫データや納期情報を確認し、その場で回答を提示できるでしょう。

さらに、他部署との連携が円滑になることで、企業の競争力強化につながるでしょう。

2.業務プロセス全体を可視化し無駄な作業を排除

ERPは受注から納品、請求、会計処理までの一連の業務プロセスをシステム上で一元管理するための機能を備えているのが一般的です。これにより、業務の流れが明確化され、どこで時間やコストがかかっているかがスムーズに把握できるでしょう。例えば、承認プロセスが過剰に複雑になっている場合や、同じデータ入力が複数回行われている場合など、改善すべきポイントを特定しやすくなります。

可視化により、業務全体のスリム化が実現し、限られたリソースをコア業務へ集中させられます。手作業によるデータ入力や転記ミスも削減できるため、業務品質の向上にもつながるでしょう。また、ERPが提供するデータ分析機能を使えば、客観的な数値に基づいた、改善策を検討しやすくなります。

3.データに基づいた迅速な経営判断で生産性を向上

従来の経営判断は、月次や四半期単位で集計された過去データをもとに行われることが多く、意思決定のタイミングが遅れがちでした。一方、ERPを導入すると、最新の売上、在庫、コストなどの情報を即座に把握できるため、リアルタイムな経営判断が可能となります。市場動向や顧客ニーズの変化に迅速に対応でき、在庫の最適化や販売戦略の見直しなどを素早く実施できるでしょう。結果として、全社的な生産性が向上し、利益の最大化にもつながります。

また、経営者は、いつでもどこからでも経営状況をダッシュボードで確認できるため、状況に応じた迅速な対応が可能になるでしょう。これにより、在庫過多による廃棄コストの発生を防いだり、需要増加に合わせた生産計画の調整をスムーズに行ったりできます。

ERPによる業務効率化の具体例

ERPは実際の運用現場でもさまざまな効果を発揮します。ここでは、以下の3つの具体的な活用事例を通じて、ERP導入でどのような業務効率化ができるのか見ていきましょう。

• 業務プロセス自動化とRPA連携で人的ミスの削減
• データの一元管理と部署間の情報共有
• レポート作成自動化と経営のリアルタイムな可視化

これらの事例は、多くの企業で共通して導入可能な手法であり、業種や規模を問わず参考にできるでしょう。

1.業務プロセス自動化とRPA連携で人的ミスの削減

従来、人の手で行っていた受注入力や在庫更新、請求処理などをERPが自動化することで、業務時間の短縮につながります。さらに、定型的な事務作業を自動化するRPA（Robotic Process Automation）と連携させることで、ERP内外のシステム間でデータ転記や帳票作成などを自動化でき、ヒューマンエラーの発生リスクを軽減可能です。

例えば、受注データの転記ミスや在庫数の更新漏れなどがなくなり、業務の正確性とスピードが向上します。また、請求書の発行も自動化されるため、経理部門の作業負担が軽減され、支払い遅延のリスク低減も期待できます。自動化によって空いた時間は、新しいサービス開発などの業務に充てられるようになるでしょう。

2.データの一元管理と部署間の情報共有

部門ごとに異なる管理システムを使っていると、同じデータを何度も入力するといったケースが発生し、情報の不整合や更新漏れが起こりかねません。その結果、経営判断の遅れにつながる恐れがあるでしょう。

ERPは販売、購買、生産、在庫、会計などの情報をデータベースで一元管理するため、最新かつ正確な情報を共有しやすくなります。

例えば、営業部が受注状況を即座に確認し、生産計画や在庫状況と照らし合わせて納期を回答できるようになります。部署間での情報格差がなくなることで、連携のスピードと精度が向上するでしょう。もし製造部門でERPを活用すれば、リアルタイムで更新される受注情報を基に生産計画を調整できるため、サプライチェーン全体の最適化につながります。

3.レポート作成自動化と経営のリアルタイムな可視化

月次や四半期決算のためのレポート作成には、多くの時間と労力を要するのが一般的です。

ERPには多様なレポート機能やダッシュボード機能が備わっており、最新データを自動的に集計して可視化できます。経営層は売上推移やコスト構造、在庫回転率などの指標をリアルタイムで把握でき、迅速かつ根拠のある意思決定が可能になります。これにより、戦略の見直しや施策の実行がスピーディーになり、競争環境における優位性の確保が期待できるでしょう。

また、ERPが提示する今日の市場や顧客の動きについてのデータは、経営陣が的確な指示を出すための判断材料としても活用可能です。さらに、部門別のパフォーマンスやプロジェクトの進捗状況も一目で確認できるでしょう。

業務効率化を妨げるERP運用上の課題と解決策

ERPは多機能で高い効果を発揮する一方、運用の過程でさまざまな課題に直面する可能性があります。課題を放置すると、導入効果が十分に発揮されず、かえって業務の停滞やコストの増加を招く恐れがあります。

ERP運用上の課題として挙げられるのは以下のとおりです。

• システムの複雑さはトレーニングで解決
• データ入力の負担にはツールを導入
• システム更新による影響はメンテナンスで防止
• ユーザー間での情報不足に対しては共有を促進

ここでは、代表的な4つの課題とその解決策を解説します。

1.システムの複雑さはトレーニングで解決

ERPは機能が豊富である反面、初めて利用する従業員にとって操作が難しい可能性もあるでしょう。特に、画面の構成や操作フローに慣れていないと、入力ミスや処理の遅延が発生しやすくなります。

解決策としては、導入初期に段階的なトレーニングを実施し、従業員が自分の業務に必要な機能を重点的に学べる環境を整えましょう。また、マニュアルや社内ヘルプデスクを整備し、日常的にサポートを受けられる体制を構築すると習熟度が高まり、業務効率化が加速します。

例えば、各部門の業務に特化したミニトレーニングを複数回に分けて開催したり、動画マニュアルを作成していつでも見返せるようにしたりするなどの工夫が効果的です。

2.データ入力の負担にはツールを導入

ERPの精度は入力されるデータの質に依存するものの、手入力作業が負担となり、入力漏れや遅延の原因になりかねません。この課題に対しては、OCR（光学文字認識）や自動取込ツールの導入が有効です。これらのツールの導入によって、従業員は単純な入力作業から解放され、データの確認や分析といったコア業務に時間を割けるようになります。

例えば、OCRを活用すれば請求書や発注書の情報を自動的に読み取り、ERPに反映させることで入力作業を削減できるでしょう。さらに、入力ミスの減少によりデータの信頼性が高まり、分析や意思決定の精度向上にもつながります。特に、経費精算や購買業務などは、取引先や従業員から紙の請求書や領収書を受け取るケースが多いため、高い効果が期待できるでしょう。

3.システム更新による影響はメンテナンスで防止

ERPは定期的なバージョンアップやパッチ適用が必要です。しかし、更新作業は一時的にシステムの動作に影響を与える場合があり、業務の中断やデータ不整合を引き起こす可能性があります。業務の中断やデータの不整合を防ぐには、更新前にテスト環境で動作検証を行い、影響範囲を把握し、適切なタイミングで本番適用を実施しましょう。

また、更新スケジュールを事前に共有し、関係部署の業務計画に組み込むことで混乱を最小限に抑えられます。最新のセキュリティ脆弱性に対応するためにも更新は不可欠ですが、計画的なメンテナンス体制の構築が安定稼働のポイントです。さらに、ベンダーとの協力体制を密にすることで、予期せぬトラブルを未然に防ぎ、安心してシステムを利用できる環境を整えられます。

4.ユーザー間での情報不足に対しては共有を促進

ERPは全社的な情報基盤であるため、ユーザー同士が情報を共有しなければ、その機能を十分に活かせません。部署間の連携不足や情報の独占があると、業務効率化どころか部門間の摩擦を生む恐れもあります。解決策としては、定期的な情報共有会議や社内ポータルサイトの活用が有効です。これにより、各部門が持つ知見や改善事例を共有でき、ERPによる利用効果の最大化が期待できます。

例えば、他部署の成功事例を共有すれば、自部門での活用方法のヒントを得ることができます。ERPの導入を単なるシステム導入に留めず、全社的な業務改革プロジェクトとして捉え、従業員全員が当事者意識を持って取り組める文化を醸成していきましょう。

業務効率化にERPを活用する際のチェックポイント

ERP導入段階から適切なチェックポイントを押さえることで、投資効果を最大化し、長期的に安定した運用が可能になります。

具体的には以下のようなポイントを押さえておきましょう。

• 自社に適したERPシステムの選定基準を定める
• 導入コストとROI（投資対効果）を適切に見積もる
• システム導入時の内部リソースと外部サポートのバランス
• システムのスケーラビリティと柔軟性
• 長期的なビジネス目標との整合性

業務効率化にERPを活用する際のポイントを詳しく解説します。

1.自社に適したERPシステムの選定基準を定める

ERPはベンダーや製品ごとに特徴や強みが異なります。業務効率化にあたっては、自社の業務フローや将来の成長戦略に合致するシステムを選びましょう。そのためには、事前に評価基準の明確化に取り組んでおきます。

機能面だけでなく、操作性、サポート体制、カスタマイズ性なども比較検討し、関係部署を巻き込んだ選定プロセスを経ることで、導入後のミスマッチを防げます。例えば以下のような具体的な項目をリストアップしてみましょう。

• どの部門の業務を優先的に効率化したいか
• 既存のシステムと連携できるか
• 従業員のITリテラシーに合わせた操作性か

リストアップした内容をベンダーに提示すれば、より自社のニーズに合った提案を引き出しやすくなります。

2.導入コストとROI（投資対効果）を適切に見積もる

ERP導入にはライセンス費用や開発費だけでなく、教育や保守、将来的な拡張に伴う費用も発生します。ERPはシステムを導入しただけでは、十分な効果が期待できないため、従業員の教育費用、システム保守費用などは欠かせません。

これらを含めたTCO（総保有コスト）を算出し、予算計画を立てることが不可欠です。また、ROI（投資対効果）を事前に見積もることで、導入後に効果を定量的に評価でき、改善施策の判断材料となります。

具体的には以下を数値化して投資額と照らし合わせましょう。

• 手作業の削減による人件費の削減額
• 在庫最適化によるコスト削減額

ERPによる業務効率化でどれだけ成果が出るかを見積もっておくことで、従業員や経営陣の理解も得やすくなります。

3.システム導入時の内部リソースと外部サポートのバランス

ERPを活用して業務効率化を進める場合、すべての改善活動を社内だけで担うと負担が大きくなりかねません。外部ベンダーやコンサルタントの支援を組み合わせることで、効率的かつ確実な運用改善につながります。

特に新機能追加や運用フロー見直しなど専門知識が必要な局面では、外部の知見の活用が有効です。社内では日常運用やマスタデータ更新、社内教育に注力するなど役割を明確化しておきましょう。これにより、改善スピードが上がり、現場の負担軽減につながります。

例えば、業務フローの分析や要件定義といった初期段階は外部コンサルタントに任せることで、客観的な視点を取り入れ、自社だけでは気づけなかった無駄を発見しやすくなります。

4.システムのスケーラビリティと柔軟性

業務効率化の取り組みは一度で終わるものではなく、企業の成長や市場の変化に応じて継続的な改善が求められます。そのため、ERPにはスケーラビリティ（拡張性）と柔軟性が不可欠です。

例えば、部署や事業が増えた際にスムーズにユーザーを追加できるか、新しい業務要件に対応できるかなどを事前に確認する必要があります。クラウド型ERPはこの点で優れており、将来の変化に伴う再構築コストを抑えつつ効率化施策を継続しやすいのが特徴です。

業務効率化の効果を持続させるためには、システムが成長の足かせにならないことがポイントです。新しい製品ラインナップに対応できる機能や、他システムとの連携が容易なインターフェースの有無など、将来のビジョンを見据えた選択が、長期的な成功につながるでしょう。

5.長期的なビジネス目標との整合性

ERPを使った業務効率化は、短期的なコスト削減だけでなく、中長期的な経営戦略とも連動させることが大切です。企業ビジョンと効率化施策を一致させれば、日々の改善が将来の競争力強化につながります。

例えば、以下のように、具体的な方向性と効率化のゴールを結びつけると、現場の意欲が高まります。

• 海外拠点展開を見据えた多言語・多通貨対応
• 新規事業に対応できるデータ活用基盤の構築

上記は長期的な改善活動につながる取り組みです。長期的に業務効率化に取り組むためには、経営層が明確なビジョンを示し、実現のためにERPがどのように貢献するのかを従業員が理解しておくことがポイントです。

会社の未来を創るための活動として捉えられるようになれば、従業員が主体的に改善に取り組むモチベーションが生まれます。

ERPを活用して業務効率化を図った事例

ERPを活用した業務効率化を目指している場合、実際の事例を把握しておきましょう。ここでは以下のとおり、異なる業界に属する企業が取り組んだ事例を2つ紹介します。

• 共立出版株式会社
• 株式会社学研ステイフル

これらの事例は、ERPが業務の一元管理やデータのリアルタイム化を通じて、どのように業務効率化、コスト削減、そして経営改善に貢献しているかを具体的に示しています。自社の抱える課題と照らし合わせながら、ERP導入の具体的なイメージを掴んでみましょう。

事例1.共立出版株式会社｜業務効率化とコスト削減を両立

共立出版株式会社は、老朽化したオフコンの自社開発システムからの切り替えを検討し、出版ERPシステムの開発をベンダーに依頼しました。2018年から開発を開始し、まず2021年に販売管理システムを稼働させました。教科書営業向けのカスタマイズも行い、採用大学や教員リストの作成が可能になり、専用用紙から普通紙への切り替えによる経費削減を実現しています。

さらに、在庫管理を委託し、システム連携によってリアルタイムで在庫確認ができるようになっています。この取り組みは、業務効率化とコスト削減を両立させる成功事例と言えるでしょう。各部門が同じデータを参照できるようになったことで、業務全体のスピードアップと正確性が向上しました。

出典参照：共立出版株式会社 出版ERPシステム導入で効率化・経費削減を実現　原価管理・印税管理もトータルで移行｜株式会社光和コンピューター

事例2.株式会社学研ステイフル｜多品種少量生産の課題を解決

株式会社学研ステイフルは、多品種少量生産の文具・雑貨メーカーとして、市場の変化への対応とコスト削減が課題でした。以前は親会社のシステムに依存し、業務間のデータ連携が不十分で、リアルタイムな経営判断が困難でした。

そこで導入したのが、独自の基幹システムで多品種少量生産に強いERPです。販売、調達、在庫などの情報を一元管理することで、業務の見える化を実現しました。これにより、迅速な販売状況の把握と生産コントロールが可能になり、在庫の最適化やコスト削減に成功しています。さらに、システム運用にかかるコストは3～4割の削減を見込んでおり、市場変化に柔軟に対応できる業務基盤を確立しました。この事例は、データ管理の統合により全社的な業務効率化を前進させたケースといえるでしょう。

出典参照：市場変化に迅速かつ柔軟に対応できる基盤をGRANDITで実現｜インフォコム株式会社

まとめ｜ERPを活用して業務効率化を実現しよう

この記事では、導入の背景やメリット、活用例を理解し、適切なシステム選定と運用体制を整えることで、コスト削減や経営判断の迅速化が実現できることを解説しました。

ERPは、業務プロセスの可視化や自動化、リアルタイムなデータ共有を可能にし、企業全体の生産性向上を支える基盤です。特に、自社の業務特性や長期的なビジョンに沿ったERP活用は、持続的な競争力の確保に直結します。ERPによる業務効率化にあたってはシステムのスケーラビリティと柔軟性などのポイントを押さえておくのが効果的です。

今後の市場変化に対応するためにも、戦略的なERP活用を検討しましょう。