製造DXでペーパーレス化を実現！メリットや成功のポイントを解説

製造業では、生産現場や品質管理部門で多くの帳票、図面、マニュアルが日々使用されています。これらの多くは紙ベースで管理されており、記入や回覧、保管に時間と手間がかかります。さらに、情報更新や共有の遅れが、作業効率や品質低下に影響を与えかねません。

近年、DXの進展により、ペーパーレス化は業務効率化だけでなく、品質向上やコスト削減の手段として注目されています。しかし、単に紙をなくすだけでは成功しません。

この記事では、製造業が抱える紙ベース管理のリスク、ペーパーレス化によるメリット、そして成功のためのポイントをわかりやすく解説します。あわせて、実際の現場で得られた効果や導入事例も紹介しているため、取り組みのヒントにしてみましょう。

紙ベースの業務管理によって生じる製造業の3大リスク

製造現場での紙運用は、作業効率や品質管理の面でさまざまなリスクを抱えています。特に以下の3つは、多くの現場で共通して見られる課題です。

• 紙の帳票が現場の作業負担を増やす
• 図面やマニュアルの共有・管理が非効率
• 品質管理の記録や監査対応に時間がかかる

紙媒体は更新や共有に時間がかかるだけでなく、物理的な保管場所も必要です。災害や紛失による情報消失のリスクも高く、事業継続計画（BCP）の観点からも課題があります。

ここでは紙ベース管理によって生じる製造業のリスクを解説します。

1.紙の帳票が現場の作業負担を増やす

生産日報や作業指示書、点検記録などを紙で記入すると、手書きによる記載ミスや読みづらさが発生します。さらに、現場から事務所への提出やデータ入力の二度手間が避けられず、作業時間が増加しかねません。特に多品種少量生産の現場では、帳票の種類や枚数が多く、管理コストも高くなります。これらは生産性の低下を招き、納期遅延や人件費の増加にも直結します。

加えて、紙帳票は複製や修正がしづらく、現場での急な仕様変更やトラブル発生時に柔軟な対応が困難です。記入者ごとに書き方や表記が異なるため、情報の標準化も難しく、後工程での解釈ミスや再作業の原因になるでしょう。このような負担は作業者の集中力低下やモチベーション低下にもつながり、結果として品質リスクを高めます。

2.図面やマニュアルの共有・管理が非効率

図面や作業マニュアルを紙で管理している場合、最新版の確認や配布に時間を要してしまうが一般的です。現場と設計部門が離れていると、変更情報の伝達にタイムラグが生じ、誤った手順で作業が進むリスクも高まります。また、紙媒体は劣化や紛失の恐れがあり、再印刷や再配布のコストが発生します。この非効率さは品質不良やクレームの原因にもなりかねません。

さらに、紙の図面やマニュアルによっては、以下のような問題もあります。

• サイズが大きく持ち運びしづらい
• 屋外や狭い作業スペースでは確認しづらい

複数のバージョンが同時に存在してしまうケースも多く、どれが正しい情報なのか判断できず作業を止めざるを得ないこともあります。その結果、作業効率が低下してしまうでしょう。

3.品質管理の記録や監査対応に時間がかかる

製造業では、品質管理のために検査記録や工程データを長期間保管する必要があります。紙で保管する場合、大量の書類から必要な情報を探し出すのは困難で、監査や顧客からの問い合わせ対応に時間がかかります。特に迅速なデータ提示が求められる場面もあり、紙運用では対応が後手に回りがちです。

さらに、紙の記録は劣化や破損による情報欠落の可能性があり、証跡としての信頼性が損なわれることもあります。外部監査やISO認証審査では、提示の遅れが評価の低下につながる場合もあるでしょう。また、複数拠点での情報集約が必要な場合、紙書類では物理的な移送が必要となり、その間に重要な意思決定が遅れることも少なくありません。紙書類の移送には郵送料がかかってしまい、長期的にみるとコストがかさんでしまいます。

製造業のペーパーレス化で得られる5つのメリット

ペーパーレス化は単なる紙削減ではなく、現場の生産性と企業競争力を同時に高める施策です。現場での作業効率、品質保証、職場環境、環境対策といった複数の側面に好影響をもたらし、結果として企業全体の競争力の底上げにつながるでしょう。特に製造業では、多品種少量生産や短納期対応が求められるため、情報の迅速な共有と正確性がポイントになります。

ここでは製造業のペーパーレス化で得られる以下のメリットについて解説します。

1.書類の検索や印刷、回覧にかかっていた時間の削減

電子化された帳票や書類はキーワード検索で即座にアクセスでき、印刷や物理的回覧の必要がありません。承認フローもオンラインで完結できるため、現場と管理部門のやり取りが迅速になります。これにより、情報の受け渡し時間が短縮され、生産計画や工程変更への対応スピードも向上します。

さらに、外出先や別拠点からもアクセスできるため、急な仕様変更や顧客要望にも即座に対応可能です。紙では必要だった現物を探す、送る、待つといった無駄な工程がなくなり、人的リソースを本来の業務に集中できるでしょう。検索性の向上は、過去の事例や改善記録を参照する際にも有効で、問題解決のスピードを高めるのにも効果的です。結果として、納期短縮や顧客満足度の向上にも直結します。

2.品質管理の強化とトレーサビリティの確保

製品の検査記録や製造履歴をデジタルで一元管理すれば、必要な情報を迅速に呼び出せます。ロット番号や製造日などで検索でき、原因調査やリコール対応も迅速化するでしょう。また、データ改ざん防止やアクセス権限の設定により、品質保証体制の信頼性も高まります。

紙の場合、保管や検索に手間がかかり、履歴の完全性が損なわれかねませんが、デジタル化により記録は自動保存され、監査対応も効率化します。製造過程での工程異常や不具合もリアルタイムで検出でき、早期対応が可能になるでしょう。

製品の生産から消費までを追跡するトレーサビリティの強化は、海外規格やISO認証などの取得・維持にも有利に働き、取引先や顧客からの信頼獲得にもつながります。

3.リアルタイムの情報共有とノウハウの継承

クラウド型のシステムを利用すれば、設計変更や不具合情報を現場とスムーズに共有できます。現場作業者は最新の手順や注意点をすぐに確認でき、ミス防止につながるでしょう。さらに、ベテラン作業者のノウハウや改善事例を動画や画像で蓄積すれば、教育や人材育成にも活用可能です。

これにより、属人化しがちな技術や経験が組織全体の資産となり、世代交代や人事異動の際もスムーズに業務の引き継ぎも可能です。また、遠隔地の工場や海外拠点とも同じ情報を同時に共有できるため、多拠点生産における品質の均一化にも寄与します。リアルタイム共有は、サプライヤーや顧客とのコラボレーションにも有効で、開発期間の短縮や試作回数の削減といった効果も期待できます。

4.整理整頓された働きやすい職場の実現

紙の削減により、書類棚やキャビネットが不要になり、作業スペースが広がります。整理整頓された職場は作業効率だけでなく、安全性の向上も期待できるでしょう。特に製造現場では、通路や作業台の確保が事故防止に直結します。

さらに、紙書類の削減は清掃や整理の負担も軽減します。探し物や片付けにかかる時間が減れば、現場スタッフはより付加価値の高い業務に集中可能です。整然とした職場は従業員のモチベーション向上にも寄与し、外部からの監査や顧客訪問の際にも好印象を与えます。これらは採用活動や社員定着にもプラスに作用します。

加えて、整理の行き届いた環境は品質管理や安全監査の精度向上にも貢献し、長期的な生産性向上を支える基盤となるでしょう。

5.環境負荷の低減と企業の信頼性向上

紙やインク、印刷機の使用を減らすことで、CO₂排出量や資源消費を抑えられます。環境配慮は取引先や顧客からの評価向上にもつながり、商談でのアピールポイントとして効果的です。このように、持続可能な製造活動の一環として、ペーパーレス化は企業価値を高める施策です。

加えて、廃棄書類の処理にかかるコストやセキュリティリスクも低減します。環境への取り組みはCSR（企業の社会的責任）の観点からも求められており、ESG投資を実施する企業や金融機関からの評価にも影響するでしょう。国際的なサプライチェーンにおいても、環境負荷低減は取引条件に含まれることが増えており、ペーパーレス化の推進は将来的な取引機会の確保にもつながります。

製造業でペーパーレス化を進める6つのステップ

製造業でペーパーレス化を成功させるには、段階的な進め方と現場との連携が欠かせません。一度に全社展開するのではなく、目的と優先業務を定め、小さな成功体験を積み重ねることがポイントです。特に製造現場は多様な工程と関係者が関わるため、部署間の認識や作業手順の統一に取り組みましょう。現場と管理部門、経営層が同じ方向を向くことで、導入スピードや効果の最大化が可能になります。

ここでは、製造業でペーパーレス化を進める6つのステップを詳しく解説します。

ステップ1.社内の協力体制を構築

ペーパーレス化は情報システム部門だけで進めるのではなく、経営層、現場管理者、総務部門など複数の協力が必要です。初期段階で目的やメリットを社内全体に共有し、疑問や不安を解消しておくことで導入後の抵抗を減らせます。推進チームを組織し、進捗や課題を共有できる体制を整えることが成功の土台となります。

さらに、各部署からキーパーソンを選出し、現場の声を吸い上げる仕組みを作り出しましょう。ペーパーレス化は業務のやり方を変えるため、現場の実態に合わない施策は反発を招きかねません。そのため、初期から参加型で進めて成功率を高めましょう。

ステップ2.ペーパーレス化する業務と目的を明確化

全業務を一度に電子化するのではなく、効果が高く負担の少ない業務から取り組みましょう。例えば、日報や検査記録など頻度の高い帳票や、承認に時間がかかっている書類を対象にすると効果が見えやすくなります。その際、コスト削減や承認スピード向上など目的を明確化しておけば、導入後の評価基準が設定でき、改善の方向性も定まります。

加えて、業務ごとの重要度や緊急度を評価し、優先順位を数値化しておくと関係者の理解が得やすくなるでしょう。目的を明確にすることは、ツール選定や研修内容の設計にも直結し、無駄な投資を防ぎます。

ステップ3.利便性の高いツールを選定する

ペーパーレス化にあたってのツール選びは、現場のITスキルや作業環境を考慮しましょう。操作性が悪いと現場で使われなくなり、逆に機能不足では目的を達成しづらいでしょう。

具体的には、以下のように製造現場特有のニーズを満たすかを確認しましょう。

• 図面表示や入力のしやすさ
• オフライン利用の可否
• モバイル端末との連携
• セキュリティ機能

また、サポート体制やアップデート頻度も選定時の大きなポイントです。現場で不具合や疑問が生じた際に迅速に対応できるベンダーであるかは、運用の安定性を左右します。さらに、既存システムとの連携がスムーズかどうかも、日々の業務効率に直結します。

ステップ4.運用ルール・ワークフローを策定

ツールを導入しても、運用ルールが曖昧だと情報の混乱や管理漏れが発生しかねません。データ入力のタイミング、責任者、承認フロー、保存期間などを明確にし、社内規定として共有しましょう。

紙とデジタルが併用される移行期間中は、どちらが正式記録なのかを統一しておくことも必要です。運用にあたってのルール策定は現場の意見を踏まえ、実務に沿った内容にしましょう。現場の意見を踏まえないルールは、混乱につながりかねません。

現場の改善提案や法令改正、取引先の要求などに合わせて柔軟に更新できる仕組みを作ることで、制度疲労を防ぎ、持続可能な運用が可能になります。

ステップ5.現場の意見をもとにスモールスタートする

最初から全社一斉でペーパーレスに取り組むと混乱が生じやすいため、限られた部署や工程から開始します。試験運用を通じて、ツールへの入力方法や画面構成の改善点、必要な機能追加などを洗い出します。この段階で現場の声を反映させることで、社員の納得感が高まり、他部門への展開もスムーズになるでしょう。小規模でも効果を数字や事例として示せれば、社内全体でペーパーレスに取り組む機運が高まります。

特に、試験的な取り組み段階では効果を測定する指標をあらかじめ設定しておきましょう。紙の使用量、承認スピードなどを数値化し、社内に共有することで導入の説得力が増します。

ステップ6.紙の使用量を可視化

ツール導入によるペーパーレス化の効果を明確にするため、紙の使用量や印刷枚数を定期的に計測・記録しておきましょう。削減状況を数値化して社内に共有すれば、取組の成果を実感でき、継続的な改善意欲が高まります。また、コスト削減額やCO₂排出量の削減効果を可視化することで、経営層や取引先へのアピール材料にもなります。定期的な評価と見直しを行い、さらに効率化を進めるサイクルを回しましょう。

加えて、この数値データは社外のCSR報告やサステナビリティ報告書にも活用できます。数値に基づくCSR報告、サステナビリティ報告書は高い説得力が期待できるでしょう。

製造業のペーパーレス化に役立つITツール4選

製造業でペーパーレス化を進めるには、現場の業務フローに合ったITツールの活用が不可欠です。紙の帳票や図面、マニュアルを電子化することで、情報共有のスピードや正確性が向上し、業務効率や品質管理の強化につながります。

ここでは、生産管理から帳票作成、マニュアル共有、データ保存まで、製造業のさまざまなシーンで活用できる4つのツールを紹介します。それぞれの特徴を把握し、自社のニーズに合ったツールを導入しましょう。

1.TECHS-BK｜生産管理システム

TECHS-BKは、中小製造業向けに特化した生産管理システムです。受注から出荷までの工程を一元管理し、進捗状況や在庫、原価をリアルタイムで把握できます。紙で行っていた工程表や指示書の作成・配布を電子化することで、現場との情報共有がスムーズになり、手配ミスや作業遅延を防げます。

また、原価管理機能も搭載しており、材料費や工数を自動集計できるため、経営判断の迅速化にもつながります。クラウド対応版を利用すれば、複数拠点や外出先からもアクセス可能です。直感的な画面設計と豊富なカスタマイズ性により、現場の運用に合わせた柔軟な設定ができる点も魅力です。

さらに、受注履歴や工程進捗を分析し、納期遵守率や稼働率の向上につなげられる分析レポート機能も備えています。

出典参照：TECHS-BK｜株式会社テクノア

2.i-Reporter｜電子帳票・ワークフローシステム

i-Reporterは、紙の帳票や検査記録、報告書をタブレットやスマートフォンで入力・保存できる電子帳票システムです。既存の紙帳票レイアウトをそのまま電子化できるため、現場スタッフは従来の操作感で利用できます。入力データは自動的にクラウドや社内サーバーに送信され、リアルタイムで管理部門と共有可能です。

さらに、承認や差し戻しなどのワークフロー機能も搭載しており、承認スピードの向上につながります。手書き文字や写真、図面への書き込みにも対応しており、製造現場で必要な記録を漏れなく残せます。これにより、記載ミスや転記作業が減り、品質管理や監査対応の効率化にかかる手間や時間を減らせるでしょう。

加えて、入力データを自動集計し、工程ごとの進捗や不具合発生傾向を可視化できる分析機能も利用可能です。

出典参照：i-Reporter｜株式会社シムトップス

3.tebiki｜デジタルマニュアル作成ツール

tebikiは、動画や画像を使って作業手順をわかりやすく伝えられるデジタルマニュアル作成ツールです。製造業の現場では、複雑な工程や特殊な作業手順を正しく伝えることが品質維持に直結します。tebikiを使えば、スマートフォンやタブレットで撮影した動画に字幕や図解を加えて共有でき、新人教育や作業標準化に役立ちます。

マニュアルはクラウド上で一元管理でき、更新も容易です。常に最新の情報が全員に行き渡るため、旧版マニュアルによる作業ミスを防げます。また、多言語対応機能もあり、外国人労働者が多い職場でも活用できます。

さらに、閲覧履歴や習熟度テスト機能により、教育の定着度を数値で確認できるため、指導の効率化や人材育成計画の改善にもつながります。

出典参照：tebiki｜Tebiki株式会社

4.DirectCloud｜オンラインストレージ

DirectCloudは、セキュリティと利便性を兼ね備えた法人向けオンラインストレージです。製造業で取り扱う図面や契約書、検査データなどをクラウド上で安全に保管・共有できます。アクセス権限や操作ログの管理ができるため、情報漏えいリスクの抑制が期待できます。

また、大容量データや高解像度の図面も高速でアップロード・ダウンロード可能です。社外の協力会社や取引先とも安全にファイルを共有でき、メール添付や物理メディアを介さずやり取りができます。

さらに、自動バックアップ機能やバージョン管理により、万が一のデータ損失や上書きミスにも迅速に対応できます。加えて、ISO27001など国際的なセキュリティ認証にも対応しており、取引先からの信頼性向上にも寄与するでしょう。

出典参照：DirectCloud｜株式会社ダイレクトクラウド

製造DXの一環としてペーパーレス化に取り組んだ事例

製造業では、生産効率の向上やコスト削減、法令対応のためにペーパーレス化が進んでいます。また、背景には、労働人口減少による人手不足や、紙の保管コスト上昇への対応である製造DXの一環としてペーパーレス化に取り組んでいるケースもあるでしょう。

ここでは、実際にペーパーレス化を導入し、生産性向上やコスト削減を実現した企業の事例を紹介します。これらは、現場の改善策やDX戦略を検討する際の有効な参考となります。

事例1.ブリヂストン化工品ジャパン株式会社｜電子帳簿保存法対応と業務効率を向上

ブリヂストン化工品ジャパン株式会社では、電子帳簿保存法への対応と業務効率化を目的に、紙ベースの経理帳票や取引書類を全面的に電子化しました。これにより、紙書類の保管や検索にかかっていた時間を短縮できています。

従来は倉庫から資料を探すために担当者が現場まで移動していましたが、電子化後は社内ネットワークから即時に検索・閲覧できるようになりました。さらに、承認や確認作業も電子ワークフローで完結し、決裁スピードが向上しました。保管スペースの削減によって、コスト削減効果も得られています。

これらの成果は、法令対応と効率化を同時に達成した好例と言えるでしょう。特に、導入初年度から生産性とコンプライアンスの両立を実現したことは特筆すべき点です。

出典参照：丁寧なサポートとわかりやすいマニュアルでワークフローEXおよび請求書発行システムとスムーズに連携。｜株式会社NTTデータビジネスブレインズ

事例2.三井金属鉱業株式会社｜イメージスキャナーで作業時間を75％削減

三井金属鉱業株式会社では、従来紙で管理していた製造指示書や検査記録を高性能イメージスキャナーで電子化しました。紙書類の仕分けやコピー、配布にかかっていた作業時間は全体の大きな負担となっていましたが、スキャナー導入により業務プロセスを短縮しています。結果として、作業時間を年間ベースで75％削減することに成功しました。

また、電子化されたデータはクラウド上で共有されるため、部門間の情報伝達が迅速化。必要なデータを遠隔地からでも確認できるようになり、現場と管理部門の連携強化にもつながっています。さらに、データ検索性の向上により、不良品発生時の原因追及や工程改善のスピードも向上し、品質管理のレベルアップにも貢献しました。

出典参照：製造記録書類のデータ化手段を複合機から「fiシリーズ」に置換し作業時間を75パーセント削減｜株式会社PFU

事例3.サカヰ産業株式会社様｜作業60時間と紙1,200枚を削減

サカヰ産業株式会社では、製造現場で発生する日報や点検表、検査結果などの記録を電子化し、紙の使用量を削減しました。従来は毎月約1,200枚の紙を使用しており、手書き記入・回収・保管の工程が担当者の負担となっていました。導入後はタブレットで直接入力できるようになり、転記や整理の手間が不要になっています。これにより、月間60時間の作業時間削減と、紙代・印刷費用のコストカットを実現しました。

また、データは即時にクラウドに反映されるため、品質管理や監査対応もスムーズになっています。加えて、紙の紛失リスクや記入ミスも減少し、情報の正確性が向上しました。この事例は、環境負荷低減と業務効率化を同時に達成したケースと言えるでしょう。

出典参照：月間「作業60時間」「紙1,200枚」削減、現場の帳票を電子化する方法とは？｜北陸コンピュータ・サービス株式会社

まとめ｜製造DXによってペーパーレス化に取り組んで品質管理を強化しよう

製造DXによるペーパーレス化は、紙の管理負担を軽減し、リアルタイムでの情報共有や記録の正確性向上を実現します。これにより、品質管理体制が強化され、製品不良やクレーム対応の迅速化にもつながります。さらに、業務効率化やコスト削減、環境負荷低減といったメリットも期待できるでしょう。

ペーパーレス化の成功には、経営層から現場までの協力体制づくりと、段階的な導入が不可欠です。具体事例からも、ITツール活用と運用ルールの徹底が成果を左右することが明らかであり、自社に合った計画で進めることが鍵となります。継続的に改善する意識を持って、ペーパーレス化に取り組みましょう。