BIツールのダッシュボードで業務改善！メリットと企業の活用事例を紹介

ビジネスにおけるデータ活用は、もはや欠かせない要素です。日々増え続ける膨大なデータをExcelなどで集計・分析し、経営判断に役立てるのは簡単ではありません。このような課題を解決するのが、BI（ビジネスインテリジェンス）ツールの「ダッシュボード」機能です。

ダッシュボードは、複数のデータを集約し、ひと目で状況を把握できるように可視化します。これにより、誰でも簡単にデータを理解でき、迅速な意思決定を下せるようになるでしょう。ウイングアーク1st株式会社の調査では、BIツール活用による業務面・経営面での効果として「意思決定のスピード向上」を挙げた企業は46.5%にものぼるほどです。

本記事では、BIツールのダッシュボードが持つ主な機能や、活用するメリット、注意点、そして企業の活用事例について詳しく解説します。意思決定の速度向上やスムーズな情報共有を検討している方はぜひ参考にしてください。

出典参照：「BIツール活用の実態調査」を実施　導入企業の34.6%が「全社的に活用」、40.9%が「一部の部門・担当者が活用」と回答 データ収集・共有の課題が浮き彫りに｜ウイングアーク1st株式会社

BIツールのダッシュボードとは

BIツールは、企業が持つ様々なデータを収集・分析し、経営や業務に役立つ情報として可視化するツールです。そのなかでも、特に有益な機能がダッシュボードです。ダッシュボードは、車の運転席にある計器類のように、ビジネスの現状をひと目で把握できるように設計されています。

複数のデータソースから必要な情報を抽出し、グラフやチャート、表といった形で統合的に表示することで、複雑なデータも直感的に理解できるようになるでしょう。

複数のデータを集約し視覚的にわかりやすく表示する

BIツールのダッシュボードは、複数の異なるデータソースから情報を集約し、1箇所にまとめて表示できる機能です。例えば、売上データ、顧客データ、Webサイトのアクセス解析データなど、これまで別々に管理されていたデータを統合し、関連付けて分析することが可能になります。

これらのデータを、グラフやチャート、地図といった視覚的に分かりやすい形式で表示すれば、データの持つ意味や傾向を素早く捉えやすくなるでしょう。データの可視化によって、数字だけを見ていたときには気づかなかった新たな発見や洞察が得られる可能性もあります。

レポートと異なりリアルタイムで操作可能

BIツールのダッシュボードが従来のレポートと大きく異なる点は、リアルタイムでデータを更新し、ユーザーが自由に操作できる点です。従来のレポートは、作成時点の情報に基づいており、更新するためには手作業での再集計が必要でした。

一方、ダッシュボードは、最新のデータが自動的に反映されるため、常に現状を把握できます。さらに、ユーザーは表示する期間や項目を自由に変更したり、特定のデータに絞り込んだり、詳細な情報にドリルダウン（掘り下げ）したりといった操作をできるのが一般的です。これにより、より深くデータを探索し、多角的な視点から分析を進められるでしょう。

BIツールのダッシュボードに備わった主な機能3選

BIツールのダッシュボードには、ビジネスにおけるデータ活用をサポートするためのさまざまな機能が備わっています。これらの機能は、データの可視化だけでなく、分析や意思決定の効率化にも貢献するでしょう。ここでは、特に活用できる以下の3つの機能について紹介します。

• 売上や在庫などのKPIをグラフ・チャートで表示
• 条件指定や掘り下げ機能
• 異常値が出た際の自動通知

それぞれの機能を把握して、自社の情報共有や意思決定に活用しましょう。

1.売上や在庫などのKPIをグラフ・チャートで表示

BIツールのダッシュボードの基本的な機能のひとつは、売上や在庫数、顧客数といった重要な指標（KPI）を、様々な種類のグラフやチャートで表示する機能です。棒グラフや折れ線グラフ、円グラフ、ヒートマップなどを使い分けることで、データの傾向や比較、構成比率などを視覚的に理解しやすくなります。

これにより、チームや部署のメンバー全員が同じ指標を共通認識として持ち、現状をひと目で把握できるようになるでしょう。また、リアルタイムでデータが更新されるため、常に最新の状況に基づいた議論や対策が可能になります。

2.条件指定や掘り下げ機能

ダッシュボードには、表示するデータを柔軟に絞り込んだり、詳細を深掘りしたりする機能も備わっています。例えば、一般的に以下のような表示が可能です。

• 特定の期間や地域
• 商品カテゴリを指定してデータをフィルタリング
• グラフ上の特定のポイントをクリックして詳細なデータ（個別の売上明細など）を表示

この機能を使えば、「なぜ売上が上がったのか」「どの顧客層からの売上が伸びているのか」といった疑問に対して、さまざまな角度からデータを分析し、原因を特定しやすくなるでしょう。

3.異常値が出た際の自動通知

BIツールのダッシュボードは、設定した閾値（いきち）を超える異常なデータや、特定の条件を満たした際に、自動で通知を送る機能を備えているものがあります。例えば、売上が急激に減少したり、特定の商品の在庫が少なくなったりした場合に、関係者にアラートメールを送れるでしょう。

これにより、問題の発生をいち早く察知し、迅速に対応できるようになります。経験に基づいた在庫管理では、問題発生時の対応が遅れてしまい販売機会損失につながってしまうでしょう。一方、BIツールのダッシュボード活用により、リスク管理や意思決定の迅速化にもつながるでしょう。

BIツールのダッシュボード機能を活用するメリット

BIツールのダッシュボードを導入・活用すれば、企業はさまざまなメリットを得られます。データの可視化や分析の効率化にとどまらず、組織全体の生産性向上や競争力強化にもつながるでしょう。

具体的には以下のようなメリットが期待できます。

• 同じ指標を共有することで部署間の連携を強化
• リアルタイムなデータに基づく意思決定が下せる
• 直感的にデータを理解してスムーズに洞察できる
• 資料作成が自動化され属人的な業務依存を回避

それぞれのメリットを見ていきましょう。

1.同じ指標を共有することで部署間の連携を強化

BIツールでは、複数の部署が共通の指標やデータを同時に確認できるため、情報の共有がスムーズになり、部署間の連携が強化されます。これにより、部門ごとの認識のズレを防ぎ、全体的な業務効率が向上するでしょう。

例えば以下のような部門が共通のダッシュボードを使うことで、各部門間の進捗状況や問題点をリアルタイムで把握できるため、協力しやすくなります。

• 営業部門
• マーケティング部門
• 経理部門

この一貫性が、組織全体の目標達成に影響を与えるでしょう。また、情報の更新が即座に反映され、全員が最新の状況を把握できます。これにより、組織全体の統一感が生まれ、さらに効果的な戦略を実行するための基盤を整えられるでしょう。

2.リアルタイムなデータに基づく意思決定が下せる

ダッシュボードに表示されたリアルタイムなデータをもとに、意思決定が迅速に行えます。時間のかかるデータ集計や分析の手間が省け、即座にアクションを取ることができ、競争力を維持できるでしょう。

例えば、売上が急激に減少した場合、リアルタイムで警告が出るため、迅速に原因を特定して適切な対応を取りやすくなります。また、データが自動で更新されるため、常に最新の情報をもとに戦略を立てることができ、意思決定の遅れを防ぐことができるでしょう。この迅速な対応が、企業の競争力を高め、利益をより引き出す可能性があります。

さらに、データが即座に共有されるため、全社的に素早く対応でき、組織全体での迅速な意思決定を支援します。

3.直感的にデータを理解してスムーズに洞察できる

BIツールのダッシュボードは直感的に操作できるため、データの可視化がしやすいという点がメリットです。グラフやチャートを活用することで、複雑なデータもわかりやすくなり、素早く洞察を得られるでしょう。

例えば、売上や業務の進捗を視覚的に確認でき、どの領域で問題が発生しているのかをひと目で把握しやすいです。これにより、データの解釈にかかる時間が短縮され、分析の精度が向上するでしょう。また、操作が簡単で誰でも使いやすいため、分析担当者以外の社員でも手軽に活用できる点も利点です。

さらに、グラフやチャートをカスタマイズできるため、異なる視点での分析も可能になり、業務の多角的な分析がしやすくなります。これにより、迅速な意思決定が可能となり、チーム全体の成果を引き出せるでしょう。

4.資料作成が自動化され属人的な業務依存を回避

ダッシュボードのデータをもとに、資料作成が自動で行えるため、手作業の負担を軽減できるのもメリットです。これにより、属人的な作業依存がなくなり、業務の標準化と効率化が進みます。

例えば、月次報告書や分析結果の資料を毎回手動で作成するのではなく、ダッシュボードに表示されたデータをもとに自動生成されたレポートを使用できます。これにより、データのミスや誤解釈が減り、作業時間も短縮できるでしょう。また、資料作成の負担が軽減されるため、社員はより価値の高い業務に集中でき、全体の生産性向上が期待できます。

さらに、全員が同じデータソースを使用するため、情報の整合性が保たれます。この自動化により、リソースを戦略的に活用でき、組織全体の効率性を向上させられるでしょう。

BIツールのダッシュボード機能を活用する際の注意点

BIツールのダッシュボードは便利な機能ですが、導入や運用にあたっては注意すべき点がいくつかあります。例えば以下のようなこれらの注意点を認識し、適切に対処することで、ツールの効果を引き出し、失敗のリスクを減らせるでしょう。

• 誤ったデータを反映すると判断ミスにつながる
• セキュリティが脆弱だと情報漏えいが起きかねない
• 複雑なツールを導入すると定着しづらい

それぞれの注意点を見ていきましょう。

1.誤ったデータを反映すると判断ミスにつながる

BIツールのダッシュボードは、元になるデータの品質に依存する傾向があります。もし、誤ったデータや不正確なデータが入力されていると、ダッシュボードに表示される情報も不正確になり、その情報に基づいた判断ミスにつながる可能性があります。

そのため、BIツールにデータを連携する前に、入力規則の統一や、定期的なデータのクレンジングを実施しましょう。クレンジングとはデータの不要な部分や誤りを削除・修正することです。このように、データの品質管理を徹底すれば判断ミスのリスクを軽減できるでしょう。

2.セキュリティが脆弱だと情報漏えいが起きかねない

BIツールは企業の機密情報や顧客データなど、重要な情報を取り扱うことが多いため、セキュリティ対策は欠かせません。もし、ツールのセキュリティが脆弱だと、不正アクセスや情報漏えいといったリスクにつながる可能性があります。これにより、企業の信頼性やブランド価値が大きく損なわれ、法的なトラブルにも発展しかねません。

導入する際は、ツールのセキュリティ機能（アクセス権限の設定、暗号化など）を十分に確認し、自社のセキュリティポリシーに沿った運用を心がけましょう。また、従業員へのセキュリティ教育も定期的に行う必要があり、内部からのリスクも最小限に抑えることも大切です。

3.複雑なツールを導入すると定着しづらい

BIツールには、さまざまな機能や操作方法を持つものがあります。複雑すぎたり、使いこなすのに時間がかかったりするツールを導入してしまうと、利用が定着せず、宝の持ち腐れになってしまうかもしれません。

特に、ツールの機能が多すぎて操作が煩雑になると、従業員のモチベーションが低下し、ツールを使う意欲を失わせる原因になります。導入する前に、実際に利用する従業員のITリテラシーや業務内容を考慮し、誰でも直感的に操作できる、使いやすいツールを選ぶことが大切です。また、導入後の研修やサポート体制も十分に整えておく必要があるでしょう。

BIツールのダッシュボードを活用した企業事例

BIツールのダッシュボード機能は、様々な業界の企業で活用され、業務改善や意思決定の効率化に貢献しています。具体的には以下のような企業の事例が挙げられます。

• 株式会社日本自動調節器製作所
• 株式会社ダイオーズ

ここでは、実際にダッシュボードを活用して成果を上げた企業の事例を見ていきましょう。企業事例を参考にすれば、自社でBIツールを活用する際もスムーズに使えるでしょう。

1.株式会社日本自動調節器製作所｜生産管理をダッシュボードで見える化

圧力制御機器などを製造する株式会社日本自動調節器製作所は、生産管理の課題を抱えていた企業です。各工程の進捗状況を把握するために、毎日Excelで手作業によるデータ入力や集計を行っており、時間と手間がかかっていました。また、最新の状況をリアルタイムで共有することが難しく、ボトルネックの発見や対応が遅れることも課題でした。

そこで、BIツールを導入し、生産管理のデータをダッシュボードで可視化する取り組みを進めています。各工程の進捗状況や生産個数、稼働率といった指標がリアルタイムで表示されるようになったため、担当者はひと目で現状を把握し、問題発生時に迅速に対応できるようになりました。ダッシュボードの活用により、業務効率化だけでなく、生産性向上にもつながったとみられています。

出典参照：生産管理システムとBIダッシュボードの連動で業務の効率向上・自動化・「見える化」を図り、データドリブン経営をいち早く実現。｜株式会社大塚商会

2.株式会社ダイオーズ｜顧客ごとの予実情報を可視化して営業活動を効率化

オフィス向けサービスを提供する株式会社ダイオーズは、全国の営業拠点で個別に管理されていた顧客情報や営業実績を統合し、営業活動を効率化することを目指しました。これまでは、営業担当者が個々のExcelファイルで情報を管理しており、全社的なデータの集計や分析に膨大な時間がかかっていました。

BIツールのダッシュボードを導入した結果、顧客ごとの予実情報（予算と実績）や営業活動の進捗状況がリアルタイムで可視化されるようになっています。これにより、マネージャーはチーム全体のパフォーマンスを客観的に把握し、適切なアドバイスやサポートをタイムリーに行えるようになりました。営業担当者も、自身の目標達成状況をひと目で確認できるようになったため、モチベーション向上にもつながっています。

出典参照：大手オフィスサービス業「ダイオーズ」が 営業活動の効率化のため「LaKeel BI」導入を決定｜株式会社ラキール

まとめ｜BIツールのダッシュボードを活用して迅速な意思決定を実現しよう

BIツールのダッシュボードは、ビジネスにおけるデータ活用を大きく変える可能性を持っています。複数のデータを集約し、視覚的に分かりやすく表示するだけでなく、リアルタイムでの操作や異常値の自動通知といった便利な機能も備わっているため、業務改善や意思決定の効率化に大きく貢献するでしょう。

ダッシュボードを活用することで、部署間の連携を強化したり、リアルタイムな情報に基づいた意思決定を下したり、資料作成業務を自動化したりといったメリットが期待できます。BIツールのダッシュボード機能を活用して、ビジネスの課題解決や成長につなげましょう。