調達DXの課題とは？進まない原因と成功への3ステップ

「調達DX」に関心はあるものの、何から手をつければ良いか分からず、お困りではありませんか。

長年のアナログな業務に限界を感じながらも、具体的な解決策が見出せずにいる調達部門の担当者様は少なくありません。

この記事では、多くの企業が抱える調達業務の課題を整理し、DXが進まない原因を解き明かします。その上で、DXを成功に導くための具体的な3ステップを、企業の事例を交えながら分かりやすく解説していきます。

調達DXで解決すべき3つの代表的な課題

多くの企業では、調達業務において共通した課題を抱えています。これらの課題は、DXを推進することで解決できる可能性が高いものばかりです。

まずは、特に代表的な3つの課題を取り上げ、DXがどのように貢献できるのかを見ていきましょう。

属人化したアナログ業務からの脱却

長年にわたり、調達業務は担当者の経験や勘に頼る「属人化」が進みやすい状況でした。特定の社員しか交渉術を知らない、といった状態は、担当者の異動や退職で業務が滞るリスクを抱えています。業務ノウハウが共有されず、組織としての改善が進まない原因にもなります。

また、FAXやExcelを中心としたアナログな業務は、非効率であるだけでなく、ミスも起こりがちです。調達DXは、こうした業務をデジタル化して標準化することで、属人化からの脱却を後押しします。調達DXを推進することで、誰が担当しても品質を保てる体制が整うでしょう。

サプライヤー管理と価格交渉の最適化

サプライヤーの情報が担当者ごとにバラバラに管理されていると、会社全体として最適な取引ができているか判断が難しくなります。これでは、過去の取引実績を活かせず、より良い条件のサプライヤーを見つける機会を逃しているかもしれません。

調達DXツールを導入すれば、サプライヤー情報を一元管理し、取引データを蓄積できます。そのデータを分析することで、客観的な根拠を持って価格交渉を進められるようになり、コスト削減が期待できます。全社でサプライヤー情報を共有することで、より戦略的なパートナーシップを築くことも可能になるのです。

不透明な購買プロセスの可視化

「誰が、いつ、何を発注したのか」という購買プロセスが不透明なことも、大きな課題の一つです。特に拠点や部門ごとに購買が行われていると、会社全体の状況が把握しにくく、無駄なコストや不正のリスクが高まります。これでは全社的な支出の傾向を分析できず、効果的なコスト削減策を打つことも困難です。

購買管理システムなどを通じて調達DXを進めると、購買プロセス全体が見えるようになります。発注から支払いまでの記録がすべて残るため、不正を防止し、企業の内部統制（ガバナンス）を強化できます。プロセスの透明化は、企業の信頼性を高める上でも非常に重要です。

調達DXが進まない・失敗する3つの壁

多くの企業がDXの必要性を感じつつも、なかなか実行に移せないのには理由があります。DX化を阻む代表的な3つの壁について理解することが、推進を成功させる第一歩になります。

既存業務への固執と従業員の心理的抵抗

最も大きな壁となりやすいのが、現場の従業員による「変化への抵抗」です。長年慣れ親しんだやり方を変えることに対して、「今のままで問題ない」といった反発が起こることは少なくありません。これは単なるわがままではなく、新しいことを覚える手間や、失敗することへの恐れからくる自然な反応でもあります。

この心理的な壁を乗り越えるには、DXによって「面倒な手作業が減り、もっと重要な業務に集中できる」といったメリットを丁寧に伝え、不安を取り除くことが大切です。経営層がリーダーシップを発揮し、会社全体で取り組む姿勢を示すことも求められます。

導入効果の不明確さと投資対効果の懸念

調達DXにはシステムの導入費用などがかかりますが、その投資に対してどれほどの効果があるのかを具体的に示すのは簡単ではありません。「コストをかけてまで導入する必要があるのか」という経営層の疑問に答えられず、計画が進まないケースはよく見られます。特に、業務効率化のような間接的な効果は金額に換算しにくいため、承認を得るためのハードルはさらに高くなります。

この壁を越えるには、「業務工数を〇〇%削減」「コストを年間〇〇円削減」のように、導入効果をできるだけ数値で示す努力が必要です。まずは小さな範囲で試して成功実績を作り、そこから本格的に展開していく方法も有効でしょう。

取引先を巻き込んだDX推進の難しさ

調達業務は、多くの取引先との連携があって初めて成り立ちます。自社だけが最新のシステムを導入しても、取引先が電話やFAXでのやり取りを続けていては、DXの効果は半減してしまいます。取引先のITリテラシーも様々で、システム変更に対応できない場合もあり、一方的に協力を求めるのは困難です。

しかし、すべての取引先にシステム対応を無理強いすることはできません。取引先にとってもメリットがある仕組みを考えたり、多様な連携方法を準備したりするなど、お互いにとって良い関係を築く工夫が重要になります。

課題解決で得られる調達DXの導入メリット

調達DXを阻む壁を乗り越えれば、企業にとって大きなメリットが生まれます。コスト削減や業務効率化はもちろん、データに基づいた戦略的な意思決定も可能になり、企業の競争力を高めることに繋がります。

全社的なコスト削減と業務効率化

調達DXがもたらす最も分かりやすいメリットは、コストの削減と業務の効率化です。これまで手作業で行っていた見積もりや発注といった定型業務を自動化することで、担当者の作業時間が大幅に減り、人件費の削減に繋がります。

また、手作業による入力ミスや発注漏れといったヒューマンエラーも防げるため、業務品質そのものが向上します。さらに、購買データが見えるようになることで、より安いサプライヤーを選んだり、まとめて購入することで割引を受けたりと、直接的なコスト削減も実現しやすくなります。

創出された時間やコストの余裕を、より付加価値の高いサプライヤーとの交渉や市場調査といった戦略的な業務に振り分けることで、調達部門全体の生産性が大きく向上するでしょう。

データ活用による戦略的な調達の実現

従来の経験や勘に頼った調達から、データに基づいて判断する「戦略的な調達」へ変えられることも、DXの大きなメリットです。システムに蓄積された購買データやサプライヤーの評価を分析することで、様々なことが客観的に分かります。

これにより、これまで見過ごされてきた無駄なコストや非効率なプロセスを発見できるかもしれません。例えば、品目ごとの価格推移やサプライヤーごとの納期遵守率といったデータを分析すれば、より効果的なコスト削減戦略を立てたり、供給遅延などのリスクを事前に予測したりすることが可能になります。

市場の変化にも迅速に対応できる、データに基づいた強固な調達体制を築くことは、企業の競争力を直接的に高めることに繋がります。

購買プロセスの可視化によるガバナンス強化

調達DXは、企業の内部統制を強化する上でも非常に役立ちます。購買プロセスがシステムで一元管理され、すべての取引記録が残ることで、業務の透明性が格段に向上します。これにより、不正な発注やルール違反の取引といったコンプライアンス違反のリスクを未然に防ぐことができます。

また、すべてのプロセスがデータとして記録されているため、内部監査や外部監査の際にも、必要な情報を迅速かつ正確に提出できます。監査対応の工数が削減されるだけでなく、健全で透明性の高い経営体制を社外に示すことにも繋がります。これは企業の社会的な信頼を高め、持続的な成長を支える大切な基盤となるでしょう。

調達DXを成功に導く3ステップ

調達DXを成功させるには、計画的にステップを踏んで進めることが大切です。

ここでは、失敗のリスクを減らし、着実に成果を出すための具体的な3つのステップを紹介します。

ステップ1:現状課題の分析と目的の明確化

DX推進の第一歩は、「何のためにDXを行うのか」という目的を明確にすることです。まずは自社の調達業務の現状を洗い出し、どこに課題があるのかを具体的に分析します。

このとき、実際に業務を行っている現場の担当者からヒアリングを行い、日々の業務で感じている問題点を吸い上げることが欠かせません。その上で「見積もり業務の時間を半分にする」といった、具体的で測定可能な目標を設定することが重要です。

明確なゴールがないまま進めてしまうと、「ツールを導入すること」自体が目的になってしまいがちです。この目的意識を関係者全員で共有することが、プロジェクトの成功に繋がります。

ステップ2:目的に合ったツールの選定と導入計画

目的が明確になったら、次はその目的を達成するための最適なツールを選定します。調達DXを実現するツールには様々な種類があるため、自社の課題解決に直結するものを選ぶことが重要です。

機能の豊富さだけでなく、現場の担当者が直感的に使えるか、導入後のサポート体制は十分か、といった視点からも比較検討しましょう。いきなり全社に導入するのではなく、まずは特定の部門などで試験的に導入する「スモールスタート」の計画を立てることをお勧めします。

小さな範囲で始めることで、現場の抵抗感を和らげつつ、実践的な課題を洗い出すことができます。

この段階で小さな成功体験を積むことが、本格展開へのスムーズな移行に繋がります。

ステップ3:スモールスタートと効果測定・改善

計画に沿ってツールを導入したら、必ずその効果を測定します。ステップ1で設定した目標（KPI）に対して、どれだけ達成できたのかを定期的に評価することが必要です。

作業時間の短縮率やコスト削減額といった定量的な指標だけでなく、従業員の満足度といった定性的な変化にも目を向けましょう。もし期待した成果が出ていなければ、その原因を分析し、改善策を実行します。

DXは一度ツールを導入して終わりではなく、継続的な改善活動そのものです。この小さな成功と改善のサイクル（PDCA）を繰り返しながら、少しずつDXの範囲を広げていくことが、成功への確実な道筋です。

課題別に見る調達DXソリューションと事例

他社がどのように課題を解決したのかを知ることは、とても参考になります。ここでは代表的な課題と、それを解決するソリューション、そして実際の導入事例を紹介します。

ビズネット株式会社｜購買管理システムによる業務一元化

多くの企業が抱える購買業務の非効率性という課題には、「購買管理システム」が有効です。このシステムは、購買依頼から支払いまでの一連のプロセスをまとめて管理し、業務を効率化します。

事務用品などを扱うビズネット株式会社は、自社の購買プラットフォームを通じて、顧客企業のDXを支援しています。このシステムを導入した企業では、部署ごとにバラバラだった購買業務が集約され、承認フローも電子化されました。

これにより、ペーパーレス化が進むと同時に、購買プロセスが可視化され、内部統制の強化と業務効率化の両方を実現しています。

出典参照：【間接材購買の業務効率化】製造業の課題を解決する購買管理プラットフォームの最新手法｜ビズネット株式会社

炭平コーポレーション株式会社｜見積もりシステムによるコスト適正化

「適正な価格で買えているか分からない」「相見積もりに手間がかかる」といった課題には、「見積もりシステム」が役立ちます。複数のサプライヤーへ一括で見積もりを依頼し、回答を一覧で比較できるため、効率的で客観的な判断がしやすくなります。

エネルギーなどを扱う商社の炭平コーポレーション株式会社は、見積もり業務をデジタル化するツールを導入しました。従来は電話やFAXで行っていた煩雑な見積もり業務の時間が3分の1に短縮されたそうです。

さらに、過去のデータに基づいた価格比較によって、約10%のコスト削減にも成功しています。

出典参照：「リーナー見積」を炭平コーポレーションに導入、業務効率化と属人化解消、データに基づいた戦略的な営業体制の構築を支援｜炭平コーポレーション株式会社

積水化学工業株式会社｜サプライヤー管理システムによる連携強化

「サプライヤーの情報がバラバラ」「取引先との連携がうまくいかない」という課題には、「サプライヤー管理システム」が有効です。サプライヤーの情報を一元管理することで、サプライチェーン全体の状況を把握し、連携を強化できます。

大手化学メーカーの積水化学工業株式会社は、災害などによる供給停止リスクに備えるため、サプライヤー情報を一元管理するシステムを導入しました。世界中に広がるグループ会社が同じ情報を共有することで、リスク管理を強化し、調達業務の高度化を実現しています。

これにより、変化に強い、強靭なサプライチェーンの構築を進めています。

出典参照：Resilireが、サプライヤーリスクの影響把握時間を1/3に削減した、積水化学工業株式会社の導入事例を公開｜積水化学工業株式会社

自社の課題に合ったDX推進を始めよう

この記事では、調達DXの課題から成功へのステップまでを解説してきました。

大切なのは他社の事例をそのまま真似るのではなく、まず自社の現状を正しく分析し、本当に解決すべき課題を見つけることです。

その上で本記事で紹介したステップを参考に、小さな一歩からDXを始めてみてはいかがでしょうか。まずはチームで自社の課題について話し合うことが、競争力のある調達部門へと進化するための確実なスタートになるはずです。