n8nでウェブ問い合わせを自動化！方法やメリットを詳しく解説

ウェブサイト経由での問い合わせ対応は、企業が新規顧客を獲得するうえで欠かせません。対応が遅れてしまうと、自社の商品やサービスを販売する機会を失う恐れがあります。

また、従来のように従業員が手動で対応していては、対応漏れや対応品質のバラつきにより機会損失につながる恐れもあるでしょう。問い合わせにミスがあると自社の評判低下にもつながりかねません。その結果、売上が低下するリスクもあります。

ウェブサイト経由での問い合わせ対応を迅速かつ効率的に行うためには、自動化ツールの導入が有効です。なかでもノーコードツールであるn8nを活用すれば、手動での作業を削減し、顧客対応の質を高められるかもしれません。

この記事では、n8nを使ったウェブ問い合わせの自動化方法をステップごとに解説します。

ウェブ問い合わせ自動化の完成イメージ

n8nによってウェブサイト経由の問い合わせ対応を自動化すれば、担当者は新規リードが入った瞬間から最新データを元に営業活動を開始でき、対応漏れや遅延が発生せず、スピーディーで一貫した顧客体験を提供できます

具体的には次のような状態が自動化の完成形となります。

• 顧客がフォームを送信した瞬間に、リード情報がn8nに取り込まれる
• 送信直後に 顧客宛にパーソナライズされたサンクスメール が自動送信される
• 同時に、営業チームやカスタマーサクセス担当者へ新規リード通知 が送られる
• Apollo.ioなどを通じて、会社名や役職などの追加データが自動取得（エンリッチメント） される
• 強化されたリード情報がHubSpotに自動登録され、CRMから即座に参照可能になる

上記のような完成形の流れをイメージして、具体的なステップに沿って設定していきましょう。

n8nでウェブ問い合わせを自動化する方法

ウェブサイト経由での問い合わせ対応を迅速かつ効率的に行うためには、自動化ツールの導入が有効です。例えば、ノーコードツールであるn8nを活用すれば、手動での作業を削減し、顧客対応の質を高めることができます。

以下のような方法で自動化を進めましょう。

• ウェブサイトリードの受付
• リードへの即時サンクスメール送信
• チームへの新着リード通知
• リード情報のエンリッチメント
• CRM（HubSpot）連携登録

ここでは、n8nを使ったウェブ問い合わせの自動化方法をステップごとに解説します。

1. ウェブサイトリードの受付

新規リードがウェブサイト経由で送信されると、その情報はシステムに取り込まれ、次の処理へと自動的に引き継がれます。このプロセスでは、まず最初にリードの情報をn8nに受け取らせるトリガーの設定が必要です。ウェブフォームを通じて送信された顧客の名前やメールアドレスなどの情報を正確に受け取り、次のステップに進む準備を整えます。

リード情報を正確に受け取ることにより、その後の自動化プロセスがスムーズに実行され、営業担当者は無駄な手間を省いて効率的に業務を進められるでしょう。リードデータの取り込みから、次のアクションが自動的に処理されることで、人的ミスが最小限に抑えられます。

使用ノード

このプロセスにおいて使用する主要なノードは「Webhook – Collect Lead」です。このノードは、フォーム送信後にリード情報を受け取り、後続処理を開始するためのトリガーとなります。

Webhookノードを利用することで、外部システムからデータを受け取ることが可能となり、リアルタイムでリード情報の処理が可能です。これにより、情報を即座に次のステップへと送信でき、迅速な対応につなげられます。

さらに、リード情報が正確に受け取られることで、後の業務が効率よく進行し、手動での作業を最小限に抑えることができます。全体的に業務のスピードが向上し、顧客満足度も高められるでしょう。

2. リードへの即時サンクスメール送信

リードの情報を受け取ったら、次に行うべきは「即時サンクスメールの送信」です。顧客からの問い合わせに対して早急に感謝の意を示し、信頼関係を築くためには、サンキューメールを送ることが効果的です。サンクスメールをすぐに送信できれば、リードは企業に対する信頼感を抱いてくれるでしょう。

自動化されたメール送信によって、人的ミスを減らし、同時にすべてのリードに対して一貫した対応を実現できます。さらに、このサンクスメールが即時に送信されることで、顧客は自分の問い合わせが受理され、対応が開始されたことを確認でき、安心感を得られるでしょう。自動化されたプロセスは、顧客の第一印象を良くし、その後の対応に対する信頼感を向上させます。

サンクスメールを送信する際には、ただ「受け付けました」と伝えるだけではなく、動的にリードの情報を差し込むと効果的です。Gmailノードの件名に会社名や受付IDを組み込んだり、本文に顧客名や問い合わせ内容を挿入したりすることで、パーソナライズ感が高まり、顧客に「自分専用の返信が来た」と感じてもらえます。

使用ノード

サンクスメールの送信に用いるノードは「Gmail – Send Thank You」です。このノードは、受け取ったリードのメールアドレス宛てにパーソナライズされたお礼メールを即座に送信します。メールテンプレートに動的変数を組み込むことで、個別の対応が可能となり、顧客に対してさらに効果的な印象を与えられます。

例えば、Gmailのノードを使用して、以下のようなメールテンプレートを作成してみましょう。

このように、メールテンプレートを動的にカスタマイズすることにより、顧客一人ひとりに対してパーソナライズされたメッセージを提供可能です。

3. チームへの新着リード通知

新規リードがウェブフォームを通じて送信されると、その情報は即座に社内の営業チームやカスタマーサクセス担当者に通知され、迅速な対応が可能です。このプロセスにより、リードが送信された直後に社内の関係者がその情報を受け取ることができ、対応のスピードが向上できるでしょう。

特に営業やカスタマーサクセスチームにとっては、リードが送信されるたびにリアルタイムで通知を受けることで、即座にアクションを起こし、チャンスを逃すことなく対応できます。さらに、リードの基本情報（氏名、メールアドレス、問い合わせ内容など）が通知メールに含まれているため、担当者は何をするべきかをすぐに把握でき、無駄な時間を省くことができます。

チーム通知では、単に「新しいリードが届きました」と知らせるのではなく、必要な情報をメール本文に含めることがポイントです。顧客の名前、メールアドレス、会社名、問い合わせ内容などをそのまま本文に挿入して送信すれば、担当者は受信した瞬間に状況を把握でき、すぐに対応に移れます。

使用ノード

このプロセスで使用する主要なノードは「Gmail – Notify Team」です。このノードは、指定したチームメンバーに新着リードの情報を含む通知メールを自動的に送信する役割を果たします。

具体的には、フォームに送信されたリードの氏名、メールアドレス、問い合わせ内容などの基本情報が含まれたメールが即座に送信され、営業担当者やカスタマーサクセス担当者にその情報を届けます。これにより、リード情報を素早く受け取った担当者は、即座にアクションを起こすことができ、商談化のチャンスに近づきやすくなるでしょう。

また、通知メールの送信後、システム内でのリード情報の管理が簡単になり、担当者間での情報共有がスムーズに行えるようになります。

4. リード情報のエンリッチメント

リード情報をさらに効果的に管理するために、次のステップはHubSpotへの自動登録です。このプロセスでは、エンリッチメントされたリード情報が手作業を介さずにHubSpotのCRMに登録されます。エンリッチメントの役割は、リードの情報を強化することです。例えば、リードの基本情報（名前やメールアドレス）をもとに、リードがどの企業に所属しているか、役職は何か、SNS上でどのような活動をしているかなど、追加のデータを取得します。

エンリッチメントされたリード情報がCRMに正確に記録されるため、営業チームがその後のフォローアップを行いやすくなるでしょう。また、HubSpotに登録された情報は営業チームだけでなく、カスタマーサクセスチームやその他の関連部門とも共有されるため、社内での情報共有がスムーズに行えるでしょう。

使用ノード

このプロセスでは、「Enrich Data from Apollo（HTTP Request）」ノードが使用されます。このノードは、Apollo APIと連携し、リードの基本情報（例えば、メールアドレス）を元に、そのリードに関連する詳細情報を取得可能です。

例えば、会社名、役職、SNSプロファイル情報などが取得され、それらが営業活動の基盤として活用されます。これにより、営業担当者はリードに関する追加情報を即座に得ることができ、アプローチをより的確に行うことができます。加えて、Apollo APIを使うことで、手動では得られないデータを効率的に取得できるため、営業活動の質が向上し、顧客との接点を深められるでしょう。

5. CRM（HubSpot）連携登録

リード情報をさらに効果的に管理するために、次のステップはHubSpotへの自動登録です。このプロセスでは、エンリッチメントされたリード情報が、手作業を介さずにHubSpotのCRMに登録されます。これにより、リード情報がCRMに正確に記録され、営業チームがその後のフォローアップを行いやすくなります。

また、HubSpotに登録された情報は営業チームだけでなく、カスタマーサクセスチームやその他の関連部門とも共有されるため、社内での情報共有がスムーズに行えます。CRMに自動でリード情報を登録することで、データの重複や漏れを防ぎ、効率的な業務運営を実現します。さらに、HubSpotでのデータ管理により、顧客の行動履歴や過去のやり取りを簡単に追跡でき、顧客へのアプローチをより戦略的に行えるようになります。

使用ノード

HubSpotへの自動登録で使用するノードは「HubSpot – Create Contact（HubSpot）」です。このノードは、エンリッチメントされたリード情報をHubSpotに自動的に登録する役割を果たします。

これにより、リードが登録された直後にHubSpot上でその情報を管理でき、営業チームはリアルタイムで更新されたデータを基に活動を開始可能です。

さらに、HubSpotは既存のリードとの重複を防ぐ機能も備えており、新しいリードが登録された際に、自動で重複チェックが行われます。このノードを使用することで、CRM内のデータ精度を維持し、営業活動の効率を向上させられるでしょう。

n8nでのウェブ問い合わせ自動化導入に必要な設定・API

ウェブ問い合わせの自動化ワークフローを構築するためには、いくつかの重要な設定と外部サービスとの連携が必要です。具体的には、GmailとApollo.ioとの連携が求められます。

これらの設定を事前に済ませておくことで、スムーズな自動化を実現できます。ここでは、GmailとApollo.ioの連携について見ていきましょう。適切に連携できればウェブ問い合わせに自動で対応可能です。

Gmail連携

先述のとおり、ウェブ問い合わせの自動化において、Gmailは「サンキューメールの自動送信」と「チームへの通知」という役割を担っています。これらの機能を活用するためには、n8nとGmailをセキュアに連携させましょう。

Gmail連携の主な設定はOAutH2:認証による接続で、これによりn8nから安全にメールを送受信する権限を付与できます。

まず、Googleアカウントでn8nに認証を行い、メール送信権限を許可してください。この設定が完了すると、ワークフロー内のGmailノードで認証済みのアカウントを選択できるようになり、自動送信が可能となります。

これにより、フォーム送信者への迅速なフォローアップや、社内担当者へのタイムリーな情報共有が実現できます。

実際に認証する際、権限は「送信のみ（send）」や「読み取り＋送信」など必要最低限に絞りましょう。また、テスト用に自分宛てのメールを送信して、差し込み変数が正しく展開されるかを確認してから本番運用に進めると安心です。

Apollo.io連携

ウェブ問い合わせから得られるリード情報をさらに価値のあるものにするためには、Apollo.ioのような外部データエンリッチメントサービスとの連携が有効です。Apollo.ioは、メールアドレスを基に企業の詳細情報、担当者の役職、SNSプロフィールなどを自動的に取得できます。

この機能を利用するには、Apollo.ioからAPIキーを取得し、n8nのHTTP Requestノードに設定しましょう。具体的には、Apollo.ioでアカウントを作成し、APIキーを発行します。

このキーをHTTP Requestノードのヘッダーに設定することで、APIを通じて必要な情報を自動で取得可能です。

ウェブ問い合わせ自動化の完成チェックリスト

n8nによる自動化が完成しているかどうかは、以下のような点をチェックしましょう。

チェックリストを一つひとつ確認すれば、「フォーム送信＝即時サンクスメール＋社内通知＋CRM登録」 が完全に自動化されていることが分かります。

ウェブ問い合わせ自動化のメリット

ウェブ問い合わせの自動化を導入することで、ビジネスにさまざまなメリットがもたらされます。単に作業を効率化するだけでなく、顧客満足度の向上や営業活動の最適化にもつながります。

ここでは、ウェブ問い合わせ自動化によるメリットの中でも「顧客対応の迅速化と一貫性」と「営業チームの生産性向上」について詳しく見ていきましょう。メリットを把握しておくことで、自社のウェブ問い合わせ自動化の取り組みを促進しやすくなります。

1. 顧客対応の迅速化と一貫性

ウェブ問い合わせの自動化は、顧客対応のスピードと質を向上させます。手動で対応していた場合、問い合わせの確認から返信までに数時間から数日かかることも珍しくありませんでした。しかし、自動化を導入することで、フォーム送信後すぐにサンキューメールを自動で送信できます。これにより、顧客は「問い合わせが正常に受け付けられた」という安心感を得ることができ、最初の段階から良好な関係を築くことが可能です。

また、事前に設定されたテンプレートに基づいたメールを送信するため、対応の抜け漏れがなくなり、誰が対応しても一貫した品質を保つことができます。この迅速かつ一貫性のある対応は、顧客満足度の向上に直結し、ブランドへの信頼を高めることにもつながるでしょう。

2. 営業チームの生産性向上

ウェブ問い合わせの自動化は、営業チームの生産性を向上させる可能性があります。従来、営業担当者は問い合わせ内容の確認、顧客情報の入力、チームへの情報共有といった一連の作業を手作業で行う必要がありました。これらの作業は時間がかかるだけでなく、人的ミスのリスクも伴うでしょう。しかし、自動化ワークフローを構築することで、これらの定型業務をシステムが代行します。

例えば、問い合わせ情報がCRMに自動で登録されるため、データ入力の手間がなくなります。さらに、Apollo.ioのようなツールを活用してリード情報を自動でエンリッチメント（補完）すれば、営業担当者はより詳細で質の高い情報を入手できるでしょう。これにより、見込み客の背景やニーズを事前に把握したうえで、より効果的な営業アプローチに時間を集中させることが可能になるでしょう。

ウェブ問い合わせ自動化の注意点

ウェブ問い合わせの自動化は顧客対応の迅速化と一貫性のように、さまざまなメリットをもたらしますが、導入時にはいくつかの注意点があります。これらを理解し、適切に対応することで、自動化を成功させ、長期的な効果が期待できるでしょう。ここでは、特に重要な初期設定と運用方法について解説します。

自社のウェブ問い合わせ自動化にあたっては、注意点を事前に把握しておきましょう。

1. 初期設定の重要性

ウェブ問い合わせの自動化を成功させるためには、初期設定を丁寧に実施しましょう。初期設定とは、自動化ツールの各ノードを正確に設定し、それぞれのツールとの連携を確立することです。

例えば、Webhookノードでウェブフォームから受け取るデータの形式を正しく定義し、各APIの認証情報を間違いなく設定する必要があります。このプロセスで少しでも不備があると、ワークフローが正常に動作しなかったり、データが正しく連携されなかったりする可能性があるでしょう。

初めに時間と手間をかけても、テスト用のダミーデータを使って入念な検証を行うことで、後々のトラブル防止につながります。初期設定を丁寧に行うことが、自動化の安定稼働への第一歩です。

2. 自動化ツールに依存しすぎない運用

自動化ツールは便利ですが、ツールに依存しすぎない運用を心がけましょう。自動化はあくまで業務を効率化するための手段であり、人間の判断や対応が不要になるわけではありません。例えば、顧客からの複雑な問い合わせやクレームに対しては、自動返信メールだけでなく、営業担当者が直接連絡を取る必要があります。

また、自動化ワークフローがエラーを起こした際に、誰がどのように対応するのか、あらかじめルールを決めておくことが不可欠です。完全に自動化に任せきりにするのではなく、定期的にワークフローの動作を確認したり、エラー通知の仕組みを整えたりすることで、予期せぬトラブルにも柔軟に対応できるでしょう。自動化と人間の手動対応をバランス良く組み合わせることで、顧客満足度の最大化につながる可能性があります。

自動化導入後の運用方法

ウェブ問い合わせの自動化を導入した後は、その効果を最大限に引き出すための運用方法にも配慮しましょう。せっかく構築した自動化の仕組みも、運用体制が整っていなければ、その価値を十分に発揮できないかもしれません。ここでは、導入後の継続的な運用に役立つポイントとして以下を紹介します。

• 効果的な運用体制の構築
• 定期的な運用の見直しと改善

運用体制を整えてウェブ問い合わせの自動化に対応しましょう。

1. 効果的な運用体制の構築

ウェブ問い合わせの自動化を導入する際には、運用体制を事前に構築しておくことが大切です。具体的には、ワークフローの管理・保守を担当するチームや担当者を明確に定めておく必要があります。ツールの設定変更や連携する外部サービスの仕様変更があった場合に、誰が、いつ、どのように対応するのかを定めておくことで、安定した運用が可能です。

また、チーム内でワークフローの仕組みや使い方を共有し、担当者間でのナレッジの属人化を防ぐ体制も構築しておきましょう。エラーが発生した際の通知ルールや、問題解決の手順書を作成しておくことも有効です。このような運用体制を整えることで、トラブル発生時にも迅速に対応できるため、ビジネスへの影響を最小限に抑えることができるでしょう。

2. 定期的な運用の見直しと改善

ウェブ問い合わせの自動化は、一度導入したら終わりではありません。ビジネス環境や顧客ニーズの変化に合わせて、定期的な見直しと改善を行うことがポイントです。たとえば、フォームの項目を変更したり、サンキューメールの内容をよりパーソナライズしたりすることで、顧客体験を向上させられるでしょう。

また、CRMに登録されるリード情報が営業活動に十分に活かされているか、営業チームにヒアリングを行うことも有効です。自動化の効果を継続的に測定し、改善点を発見したら積極的にワークフローを調整していくことが、長期的な成果につながるでしょう。常に「より良い方法はないか」という視点を持つことが、自動化の価値を最大化する鍵となります。

まとめ｜ウェブ問い合わせ自動化を活用して営業効率を最大化

ウェブ問い合わせの自動化は、手動で行っていた業務を効率化させ、営業活動に変革をもたらす取り組みです。n8nのようなツールを活用することで、ウェブサイトからの問い合わせを起点に、顧客への自動返信、社内通知、そしてCRMへの情報登録までの一連のプロセスをシームレスに自動化できます。これにより、顧客対応のスピードと質が向上し、営業チームはより本質的な業務に集中できるでしょう。

導入に際しては、初期設定を丁寧に行い、ツールに依存しすぎない運用を心がけることが大切です。自動化を有効に活用し、定期的な見直しと改善を続けることで、営業効率を最大化し、ビジネスの成長を加速させることにもつながります。