HubSpotを活用して顧客情報登録の自動化！活用例やメリットを解説

顧客情報登録は、営業活動を円滑に進めるために欠かせない作業です。しかし、手作業で行うと時間がかかり、入力ミスが発生しやすくなります。そこで、顧客情報登録の自動化が重要になります。HubSpotなどのCRMツールを活用することで、顧客データを自動で登録し、作業効率を向上させることが可能です。

顧客情報登録の自動化は、手動でのデータ入力を排除し、CRMシステムに自動で情報を登録する仕組みです。これにより、データの正確性が向上し、作業時間が削減されます。HubSpotを活用すると、ウェブフォームやAPI連携を通じて情報を効率的に取り込み、重複登録を防ぎながら、顧客対応を迅速化できるでしょう。

この記事では、顧客情報登録自動化の基本フローから、HubSpotを利用した具体的な自動化手順までを解説します。自動化によって、入力ミスを減らし、ビジネスチャンスを逃すリスクを軽減する方法を見ていきましょう。

顧客情報登録自動化の完成イメージ

顧客情報登録の自動化フローが完成すると、以下のような流れが実現します。

具体的には新規顧客がウェブフォームから情報を送信した瞬間に、n8nやZapierのWebhookが反応し、受け取ったデータをJSON形式で処理します。その後、HubSpotの「Search for Companies」機能で重複チェックが行われ、既存の会社が見つかればコンタクトを紐付け、新規の場合は会社情報と一緒に登録可能です。

さらに、登録完了後はSlackやメールで担当者に通知が自動送信され、即座に対応可能な状態が整います。この一連の流れにより、「フォーム送信＝HubSpotに正しい顧客データが反映済み」という仕組みが完成し、入力作業や確認作業に割かれていた時間を削減できます。

HubSpotを活用した顧客情報登録の自動化

顧客情報登録の自動化は、手動でのデータ入力を排除し、CRMシステムに自動で情報を登録する仕組みです。これにより、データの正確性が向上し、作業時間が削減されます。

HubSpotを活用すると、ウェブフォームやAPI連携を通じて情報を効率的に取り込み、重複登録を防ぎながら、顧客対応を迅速化できます。これにより、営業活動やマーケティングの効率が向上するでしょう。

ここでは顧客情報登録の自動化について、詳しく解説します。

顧客情報登録の自動化とは？

顧客情報登録の自動化とは、手動でのデータ入力作業をなくし、顧客情報を自動的にCRMシステムへ登録する仕組みです。自動化にあたっては以下のような特定のイベントをトリガーとして機能させます。

• ウェブサイトのフォーム送信
• メール受信
• API連携

この自動化により、データの正確性が向上し、登録作業にかかる時間を削減できます。また、顧客対応の迅速化にもつながり、ビジネスチャンスを逃すリスクを減らせるでしょう。

手作業による入力では、担当者によって入力フォーマットが異なったり、重複したデータが登録されてしまったりすることがあります。しかし、自動化システムを導入すれば、あらかじめ定義されたルールに従ってデータが処理されるため、常に一貫性のあるデータの維持が可能です。これにより、マーケティングや営業活動の効率が向上する可能性があります。

顧客情報登録自動化の基本フロー

顧客情報登録を自動化する際の基本的なフローは、まず、何らかの形で顧客データを受け取るところから始まります。このプロセスをより具体的に見てみましょう。

まず、ウェブサイトの問い合わせフォームから顧客情報が送信されたとしましょう。実際には、問い合わせフォームから送信されたデータが JSON形式 に変換され、n8nの「Webhook」ノードで受信されます。その後「Parse JSON」ノードを使って、名前・会社名・メールアドレス・電話番号といった各項目を個別に抽出します。

ここで抽出した値を「HubSpot Create Contact」ノードにマッピングすることで、フォームの入力内容がそのまま正確にHubSpotへ登録される仕組みです。このデータは、特定のツールを介してHubSpotに送られます。

HubSpotでは、その情報に含まれるメールアドレスやドメイン名を基に、既存のコンタクトや会社情報を検索します。これにより、重複登録の防止が可能です。

もし同じドメイン名の会社がすでに登録されていれば、新しいコンタクトをその会社に紐づけて登録するだけで済みます。逆に、会社情報が存在しない場合は、まず新しい会社情報を登録してから、その会社に紐づく形でコンタクト情報を登録します。このように、事前に条件分岐を設定しておくことで、効率的なデータ管理を実現可能です。

顧客情報登録システムの設計

顧客情報登録システムを設計する際には、いくつかのステップを踏む必要があります。データの受け取り方、データの検証、そして重複のチェックが主なポイントです。これらのステップを適切に設計することで、エラーのない効率的なシステムを構築できます。

特に、データの正確性を保つことは、その後のマーケティングや営業活動の効果を最大化するために不可欠です。データに不備があるとマーケティングや営業活動に影響が及んでしまいます。

データはJSON形式で顧客情報を受け取る

自動化の第一歩として、外部から送られる顧客情報をどのような形式で受け取るかを決めましょう。多くのシステム連携において、JSON（JavaScript Object Notation）形式がよく利用されます。JSONは、軽量で人間にも読みやすいデータ交換フォーマットであり、さまざまなプログラミング言語やアプリケーションで広くサポートされています。

例えば、ウェブサイトのフォームから送信された顧客情報をJSONデータに変換し、それをHubSpotに送るという流れを想定しましょう。このJSONデータには、顧客の名前、会社名、メールアドレス、ウェブサイトURLなどが含まれていることが多いです。これにより、各データ項目が明確に定義され、システム間でスムーズな連携が可能になります。

また、JSONデータは柔軟性が高く、必要に応じてフィールドを追加したり削除したりするのも容易です。

顧客情報の確認と重複チェック

顧客情報登録を自動化するうえでは、重複チェックが欠かせません。重複したデータは、CRMシステムの信頼性を損なうだけでなく、マーケティングキャンペーンの効果を低下させる可能性もあります。例えば、同じ顧客に複数のメールを誤って送信してしまう、といった事態が起こりかねません。

HubSpotでは、「WebSiteURL」のドメイン名が一致する会社を自動的に紐付ける機能が備わっています。これを利用して、コンタクトを登録する前に、まず同じドメインを持つ会社がすでに存在するかどうかを確認する設計が効果的です。具体的には、「Search for Companies」のようなモジュールを使用して、受け取ったWebサイトURLでHubSpot内の会社情報を検索します。検索結果である「Total number of bundles」が0件であれば、新しい会社として登録する必要があるという判断ができます。

この重複チェックのプロセスには、ルーターとフィルターを組み合わせたシナリオの構築が一般的です。

実際に顧客情報を登録してみる

顧客情報を自動で登録する流れを理解するためには、実際にサンプルデータを使って登録作業を行ってみましょう。ここでは、HubSpotに顧客情報を登録する方法を、実際の手順に沿って解説します。まず、HubSpotと連携するために「Parse JSON」モジュールを使い、サンプルデータを生成します。このデータを使って、どのように登録処理が行われるかをステップごとに確認しましょう。

サンプルデータで重複を確認

JSON形式で試した場合、JSONデータには、会社名、WebサイトURL、氏名、メールアドレスなどの情報が含まれています。

まず、会社情報がまだHubSpotに存在しないケースを想定して、フローを実行してみましょう。この場合、設定したフィルターにより、「Search for Companies」モジュールが検索結果として0件を返します。

その結果、新規の会社を登録するルートが実行され、その後コンタクト情報が登録されます。

すでに会社情報が登録されていれば、検索結果が1件以上となるでしょう。これにより、新規の会社を登録するルートはスキップされ、既存の会社に紐づける形でコンタクト情報のみが登録されます。

顧客データが正常に登録されるかを確認

自動化フローを実行したら、HubSpot側でデータが正常に登録されたかを確認しましょう。会社情報が存在しない状態で実行した場合、HubSpotに新しい会社とコンタクトがそれぞれ追加されていることを確認します。さらに、作成されたコンタクトの詳細画面を開き、会社情報が正しく紐付いているかもチェックしましょう。これにより、システムが意図通りに連携していることが確認できます。

一方、会社情報がすでに存在している状態で実行した場合、HubSpotには新しいコンタクトのみが追加されていることを確認します。会社情報が重複して登録されていないか、コンタクトが既存の会社に正しく紐付いているか、という点もチェックすべきポイントです。

すでに登録されている顧客情報を更新する場合

顧客情報登録の自動化では、新規登録だけでなく、すでに登録されている情報の更新も重要な要素です。例えば、既存の顧客がフォームを通じて新しい情報を送信した場合、その情報で既存のデータを上書きする必要がある場合があります。このプロセスもフローに組み込むことが可能です。

まず、コンタクトを登録する際に、「WebSiteURL」を指定して会社情報が自動的に紐付くように設定します。これにより、新規コンタクトは既存の会社に自動で関連付けられます。さらに、コンタクト登録モジュールに「既存のレコードを更新する」といったオプションがある場合、これを活用しましょう。これにより、同じメールアドレスを持つコンタクトがすでに存在する場合、新しい情報でそのコンタクトのデータを更新するよう設定できます。

顧客情報登録自動化の完成チェックリスト

顧客情報登録の自動化フローが正しく機能しているかを確認するためには、以下のポイントをチェックしましょう。これらを一つずつ確認すれば、システムが安定稼働しているかどうかを判断できます。

顧客情報登録の自動化で得られるメリット

顧客情報の登録を手作業で行うと時間と手間がかかり、入力ミスも発生しやすくなります。この問題を解決するのが、顧客情報登録の自動化です。顧客情報登録の自動化で得られるメリットは以下のとおりです。

• 作業効率の向上
• 業務フローの一元化とトラブル防止

それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。メリットを把握しておけば、社内で取り組む際にも他の従業員や経営陣からの理解を得やすくなります。

作業効率の向上

顧客情報登録の自動化は、まず何よりも作業効率を向上させます。手作業で顧客情報を入力する際、名前、会社名、メールアドレス、電話番号など、多くの項目を一つずつ入力しなければなりません。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりやすいものです。

しかし、自動化システムを導入すれば、特定のイベントをトリガーとして、顧客情報を自動的にCRMシステムへ登録できます。これにより、手動でのデータ入力作業が不要となり、その時間を他のより重要な業務に充てられるようになります。また、自動化によりデータの処理速度が向上し、顧客からの問い合わせや申し込みに迅速に対応できるため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。データ入力にかかる時間を削減し、より戦略的な業務に集中できるため、ビジネス全体の生産性向上に貢献します。

業務フローの一元化とトラブル防止

顧客情報登録の自動化は、単なる作業効率の向上にとどまりません。業務フローを一元化し、データの整合性を高めることで、さまざまなトラブルを未然に防ぐことができます。手作業による入力では、担当者によって入力フォーマットが異なったり、重複したデータが登録されてしまったりすることがあります。これにより、データがばらばらになり、後々のデータ分析やマーケティング活動の妨げになる可能性もあるのです。

自動化システムを導入すれば、あらかじめ定義されたルールに従ってデータが処理されるため、常に一貫性のあるデータを保つことができます。これにより、重複登録や入力ミスといったヒューマンエラーを削減できるでしょう。例えば、HubSpotでは、コンタクトを登録する際に指定した「WebSiteURL」のドメイン名が一致する会社を自動的に紐付ける機能を活用してみましょう。

顧客情報登録自動化を他のツールで実現する

顧客情報登録の自動化は、HubSpotのような特定のツールだけで実現できるわけではありません。多くのCRMツールや自動化ツールを組み合わせることでも、顧客情報登録は自動化可能です。ここでは、HubSpot以外のCRMツールや他の自動化ツールとの比較を解説します。

さまざまなツールを比較しておくことで、自社に適したツールを選択しやすくなるため、参考にしてください。

他のCRMツールとの連携

HubSpot以外にも、顧客情報登録を自動化できるCRMツールは多数存在します。例えば、SalesforceやZoho CRM、あるいはMicrosoft Dynamics 365など、各社が独自の機能を提供しています。これらのツールも、APIやWebhookといった仕組みを利用することで、外部システムと連携し、顧客情報の自動登録が可能です。

例えば、ウェブサイトのフォームツールや、メールマーケティングツールとCRMツールを連携させることで、フォーム送信時やメール受信時に、自動で顧客情報をCRMに登録できます。これにより、手作業でのデータ入力が不要になります。また、各ツールの強みを活かして、例えば、リード管理はHubSpotで行い、商談管理はSalesforceで行う、といったように、複数のツールを組み合わせて利用も可能です。

他の自動化ツールとの比較

顧客情報登録の自動化には、ZapierやIntegromat（現Make）などの連携自動化ツールも有効です。これらのツールは、異なるアプリケーションやサービスをAPI経由で簡単に接続し、自動化されたワークフローを構築できます。例えば、「フォームが送信されたら、そのデータをHubSpotに登録し、同時にSlackに通知を送る」といった複雑なシナリオも、これらのツールを使えば比較的容易に実現できます。

これらの自動化ツールは、プログラミングの知識がなくても直感的な操作でフローを作成できるのがメリットです。また、HubSpotやSalesforceといった主要なCRMツールはもちろん、Gmail、Googleスプレッドシート、Slackなど、多くのサービスに対応しているため、自社の既存システムを活かしながら自動化を進めることが可能です。

顧客情報登録自動化の導入時の注意点

顧客情報登録自動化はさまざまなメリットがある一方、以下のような注意点があることも把握しておきましょう。

• API制限と使用量の管理
• データのセキュリティとプライバシー管理

例えば、自動化にあたり欠かせないAPIは使用できる回数に制限があるのが一般的です。そのため、回数を把握していないと自動化が停滞しかねません。

ここではそれぞれの注意点について詳しく解説していきます。

API制限と使用量の管理

顧客情報登録の自動化は、API（Application Programming Interface）を通じて行われることが一般的です。APIは、異なるシステム間でデータをやり取りするための窓口のようなものです。多くのサービスでは、このAPIの使用量に制限を設けています。これがAPI制限です。

例えば、1分間に送信できるリクエストの数や、1日に送信できるリクエストの総数が決まっている場合があります。この制限を超えてしまうと、データが正常に送信されず、自動化フローが停止してしまう可能性があります。したがって、自動化システムを設計する際には、API制限を考慮に入れておきましょう。

大量のデータを一度に処理する場合や、頻繁にデータ連携を行う必要がある場合は、使用しているサービスのAPI制限を事前に確認し、それに合わせたフローを構築する必要があります。

データのセキュリティとプライバシー管理

顧客情報登録の自動化を導入する際には、データのセキュリティとプライバシー管理に細心の注意を払う必要があります。顧客情報は、個人情報保護法やその他の関連法規によって厳しく保護されるべきデータです。

自動化ツールを利用して顧客情報を扱う場合、データが外部のサーバーを経由します。このため、利用するツールのセキュリティ対策が十分であるかを事前の確認が不可欠です。データの暗号化、アクセス権限の管理、定期的なセキュリティ監査など、どのような対策が講じられているかを把握しておくことが大切です。

また、自動化フローを構築する際にも、必要最低限のデータのみを扱うような設計が推奨されます。不必要な個人情報を収集したり、共有したりすることは、プライバシー侵害のリスクを高めることにつながります。

まとめ｜HubSpotによる顧客情報登録の自動化で作業効率を高めよう

顧客情報登録の自動化は、ビジネスにおけるデータ管理を根本から変える可能性がある取り組みです。手作業による入力の手間を省き、作業効率を向上させるだけでなく、ヒューマンエラーを減らすことでデータの品質を高め、一貫性のあるデータベースを構築できます。

HubSpotの強力な連携機能と、自動化ツールの柔軟性を組み合わせることで、重複チェックを含む複雑なデータ登録フローもスムーズに構築可能です。これにより、すでに存在する会社にはコンタクト情報のみを紐づけ、新規の会社には会社情報とコンタクト情報の両方を登録するといった、状況に応じたスマートなデータ処理が実現できます。