ペーパーレス化とは？意味・進め方・法律と企業事例を解説

ペーパーレス化に取り組みたいと考えているものの、何から始めればよいか分からず、具体的な進め方や関連する法律を把握できていない方は少なくありません。法対応のためだけでなく、業務効率化やDX推進の土台としても、ペーパーレス化の重要性は高まっています。

ペーパーレス化とは、紙の書類をデジタルデータに置き換え、業務プロセス自体を見直す取り組みを指します。正しい手順で進めることが、社内への定着につながる重要なポイントです。本記事では、ペーパーレス化の定義やデジタル化・DXとの違い、求められる背景、得られるメリット、関連する法律、具体的な進め方、定着のポイントを解説します。さらに、大東文化大学や佐賀県などの国内事例も紹介し、自社での取り組みに役立つ情報をお届けします。

ペーパーレス化とは何か

ペーパーレス化とは、紙の書類で行っていた業務をデジタルデータに置き換え、印刷や保管、郵送といった工程を削減する取り組みを指します。単なる紙の廃止ではなく、業務プロセスそのものを見直す側面を持つ点が特徴です。

本章では、ペーパーレス化の定義と、似た言葉として使われがちなデジタル化・DXとの違いについて整理します。

ペーパーレス化の定義

ペーパーレス化とは、契約書や請求書、会議資料といった紙の書類をスキャンやシステム入力によってデジタルデータに変換し、紙を使わずに業務を進める取り組みです。印刷や保管にかかるコスト、書類を探す手間、郵送の時間といった、紙を前提とした業務の負担を軽減することを目的としています。

単に書類をPDF化するだけでは、十分な効果を得られない場合があります。書類の作成から保管、検索、廃棄までの一連の流れをデジタル前提で再設計し、業務プロセス全体を見直す視点が求められる取り組みと言えるでしょう。法令で定められた保存要件を満たすことも、注意すべきポイントです。

デジタル化・DXとの違い

ペーパーレス化、デジタル化、DXは、いずれもデジタル技術に関わる取り組みですが、対象範囲と目的が異なります。ペーパーレス化は、紙の書類をデータに置き換えることに焦点を当てた、比較的範囲の限定された取り組みです。

デジタル化は、紙だけでなく業務プロセス全体をデジタル技術で効率化することを指し、ペーパーレス化はその一部に位置づけられます。さらにDXは、デジタル技術を活用してビジネスモデルや組織文化まで変革する、より広い概念です。ペーパーレス化を入り口として業務プロセスを見直し、その先にデジタル化やDXへとつなげていく発想が重要になります。

ペーパーレス化が求められるようになった背景

ペーパーレス化が求められるようになった背景には、複数の要因が重なっています。まず、労働力不足や業務効率化への対応として、紙を前提とした作業のムダを省く必要性が高まりました。印刷・保管・郵送にかかるコストや、書類を探す時間のロスは、組織の生産性を下げる要因の一つです。

加えて、2020年以降に急速に普及したリモートワークにより、紙の書類を前提とした業務フローでは対応しきれない場面が顕在化しました。電子帳簿保存法の改正やe-文書法といった法整備の進展も、企業がペーパーレス化に取り組む後押しとなっています。SDGsへの意識の高まりとともに、紙の使用量削減が環境配慮の観点からも注目されるようになり、ペーパーレス化は法対応にとどまらない経営課題として位置づけられるようになりました。

ペーパーレス化で得られるメリット

ペーパーレス化を推進することで、コスト削減から業務効率化、環境対応まで、幅広い効果が期待できます。本章では、印刷・保管・郵送コストの削減、書類検索の効率化、リモートワークとセキュリティへの貢献、SDGs対応という4つの観点から、メリットを整理していきます。

印刷・保管・郵送コストの削減効果

ペーパーレス化によって、用紙代や印刷費、プリンターのメンテナンスコスト、書類の保管スペース、郵送費といった直接的なコストを削減できます。書類の物理的な保管には、ファイリング用品や書棚、保管スペースのための賃料が発生しており、見えにくいコストとして積み重なっています。

書類を電子化すれば、保管スペースの縮小や郵送コストの圧縮が可能です。書類の量が多い企業ほど削減効果は大きく、印刷・保管・郵送にかかるコストを積み上げると、相当な規模になることも少なくありません。コスト削減の根拠を数値で示すことで、経営層への説明材料としても活用できます。

書類検索の効率化と情報共有のスピードアップ

紙の書類では、目的の書類を探すために時間がかかり、ファイルを開けるたびに手間が生じてしまうという問題がありました。電子化すると、キーワード検索やフォルダ管理によって必要な書類を素早く見つけられるようになります。

クラウド上で書類を管理すれば、複数の担当者が同時に閲覧・編集でき、情報共有のスピードも向上します。承認フローをシステム化すると、書類の回覧や押印待ちといった時間的ロスを解消できる点も、大きなメリットの一つです。書類管理にかかっていた時間をコア業務に充てられるようになります。

リモートワーク推進とセキュリティ強化への貢献

紙の書類を前提とした業務フローでは、出社しなければ処理できない書類が発生しやすく、リモートワークの実現を妨げる要因となります。ペーパーレス化によって書類をクラウドで管理すると、場所を問わず業務を進められる環境が整います。

セキュリティ面でも、電子書類はアクセス権限の設定や操作ログの記録によって管理しやすい環境を構築できます。紙の書類は紛失や盗難のリスクがある一方、適切なシステムで管理された電子書類は、不正アクセスへの対策も施しやすい状況です。テレワーク定着と情報管理の両立を目指す企業にとって、ペーパーレス化は重要な基盤となります。

SDGsへの対応と企業イメージの向上

紙の使用量削減を通じて、森林資源への負荷軽減や輸送・保管に伴う環境負荷の低減につながると期待されています。SDGsの目標15「陸の豊かさも守ろう」や、目標13「気候変動に具体的な対策を」の観点からも、ペーパーレス化は企業の環境への取り組みとして評価される行動です。

こうした取り組みは、ESG経営や企業の社会的責任（CSR）の実践として対外的にアピールでき、顧客や取引先からの信頼向上にもつながります。採用活動においても、環境への姿勢を重視する求職者に対してポジティブな印象を与える効果が期待できます。

ペーパーレス化は、紙を減らすだけでなく、AIや自動化を活用した業務改革につなげることで、より大きな効果を期待できます。自社に最適な進め方は、当社の無料相談でご相談ください。

ペーパーレス化に関連する法律と制度

ペーパーレス化を進める際には、関連する法律・制度の把握が欠かせません。特に、電子データによる書類保存を認める法律を正しく理解することで、法令違反のリスクを避けながら取り組みを進められます。本章では、ペーパーレス化に関わる代表的な3つの法律を解説します。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を一定の要件のもとで電子データとしての保存を認める法律です。1998年の制定以降、繰り返し改正が行われており、2022年の改正を経て、2024年1月から電子取引データの電子保存が義務化されました。

主な制度は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3区分に分かれています。電子取引については、メールやクラウドサービスを通じてやりとりした請求書や領収書のデータを、紙に印刷せず電子のままの保存が必要です。要件を満たした保存を行うことで、ペーパーレス化と法令遵守を両立できます。

出典参照：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

e-文書法

e-文書法とは、2005年に施行された「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」の通称です。それまで紙での保存が義務づけられていた各種法令上の書類について、一定の要件を満たせば電子データでの保存を認める基盤整備を目的としています。

e-文書法は基本的な枠組みを定める一方、実際の対象範囲や保存要件は所管省庁ごとに定める省令等によって規定される仕組みです。税務関係では電子帳簿保存法が適用されるため、e-文書法の対象は医療・労務・商業登記など、税以外の分野が中心となります。

出典参照：厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令｜厚生労働省

IT書面一括法

IT書面一括法は、2000年に制定された「書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律」の通称です。企業と顧客・取引先などの間で義務づけられていた書面交付や書面申請の手続きを、電子メールやウェブサイト等の電磁的方法で代替できるよう、関係する複数の法律を一括して整備した法律です。

宅地建物取引業法や旅行業法、保険業法など、幅広い分野での書面手続きの電子化を可能にした点が特徴といえます。ペーパーレス化を推進する際は、自社の業種に関連する法律がIT書面一括法の対象に含まれているかの確認が重要です。

出典参照：IT書面一括法とは？改正内容や条文についてわかりやすく解説｜株式会社マネーフォワード

ペーパーレス化を進める5つの手順

ペーパーレス化を効果的に進めるには、順序立てた取り組みが重要です。対象範囲の特定から始め、ルール整備、ツール選定、試験運用、全社展開という5つの手順を踏むことで、定着しやすい形で進められます。各手順のポイントを以下で解説します。

ステップ1｜対象業務と書類の範囲を特定する

ペーパーレス化の第一歩は、対象とする業務と書類の範囲を絞り込むことです。全社一斉に取り組もうとすると、現場の負担が大きくなりやすく、定着しないまま終わるリスクが高まります。まずは紙の使用頻度が高い業務や、デジタル化の効果が大きいと見込まれる書類を洗い出します。

経費申請や契約書、会議資料、請求書といった書類は、電子化による恩恵を受けやすい対象です。業務フローの中でどの工程に紙が絡んでいるかを可視化した上で、優先的に取り組む範囲を決めることが、スムーズな推進への第一歩となります。

ステップ2｜社内ルールとガイドラインを整備する

対象範囲が決まったら、社内ルールとガイドラインを整備します。どの書類をどの形式で保存するか、命名規則はどうするか、誰がどのファイルにアクセスできるかといったルールを明文化しておかないと、担当者ごとに運用がばらついてしまいます。

法律上の保存要件（電子帳簿保存法等）への対応も、この段階で整理が必要です。社内ルールが曖昧なまま導入を進めると、後から修正が必要になることも多くあります。ガイドラインは現場が理解しやすい言葉でまとめることが、定着の観点から欠かせない工夫です。

ステップ3｜ツールとシステムを選定して導入する

ルールが整備できたら、目的に合ったツールやシステムを選定します。電子契約サービス、文書管理システム、ワークフローツール、クラウドストレージなど、ペーパーレス化を支えるツールは多岐にわたります。一度に多くのツールを導入しようとすると、現場が混乱しやすくなる点に注意が必要です。

対象業務に必要な機能を優先して選び、既存のシステムとの連携可否も確認した上での選定が重要です。コストだけでなく、操作のしやすさや導入後のサポート体制も判断材料に加えることで、現場への定着がスムーズになります。

ステップ4｜試験運用を行い課題を検証する

ツールを導入したら、いきなり全社展開するのではなく、特定の部署や業務から試験運用を始めましょう。実際に運用してみることで、設計段階では見えていなかった課題や、現場特有の使いにくさが明らかになります。

試験運用中は、操作の手間や書類の検索性、法令要件への対応状況などを確認しながら、改善点を洗い出します。現場担当者からのフィードバックを積極的に収集し、ツールの設定やルールを修正した上で、本格展開に向けた準備を整えることが重要です。

ステップ5｜全社展開と定着化を進める

試験運用で実効性が確認できたら、全社展開と定着化のステップに進みます。展開時には、操作方法やルールの研修を実施し、マニュアルを整備すると、部署ごとの運用のばらつきを防ぐことができます。

定着には、運用開始後も定期的に状況を確認し、課題があれば改善する仕組みを設けることが欠かせません。ペーパーレス化の効果を数値で示しながら、取り組みの意義を継続的に発信すると、従業員の主体的な参加を促せます。経営層が関心を持ち続ける姿勢も、定着化を後押しする重要な要因です。

ペーパーレス化を定着させるためのポイント

ペーパーレス化は導入して終わりではなく、組織全体に定着させることが最終的な目標です。経営層の関与、現場への段階的な配慮、そして運用ルールの標準化と継続的な見直しという3つの観点から、定着に向けたポイントを整理します。取り組みを一過性で終わらせないための視点として確認しましょう。

経営層の理解を得て全社方針として推進する

ペーパーレス化を全社的に推進するには、経営層が方針を明確に示し、率先してデジタルツールを活用する姿勢が欠かせません。現場任せの推進では、部門ごとに温度差が生まれやすく、取り組みが形骸化するリスクがあります。

経営層が「なぜペーパーレス化が必要なのか」を自らの言葉で発信し、進捗を定期的に確認することで、全社的な取り組みとしての意識が高まります。投資判断や推進体制の構築においても、経営層が主体的に関わることが重要な姿勢です。導入初期のコストや手間を乗り越えるためにも、経営層のコミットメントは不可欠な要素です。

現場の抵抗感を減らす段階的な移行設計

長年紙で行ってきた業務を一度に電子化しようとすると、現場は混乱しやすく、反発も生まれやすくなります。まず特定の業務や部署で試験導入し、慣れてきた段階で範囲を広げる段階的な移行設計が、定着への近道です。

電子化と紙の併用期間を設け、操作に不安を感じる従業員には個別のサポートを行うことで、変化への抵抗感を和らげられます。小さな成功体験を積み重ね、「便利になった」という実感を共有していくことが、変化を受け入れる土壌を育てます。強制的に切り替えるよりも、段階的に移行を進める方が定着しやすくなります。

運用ルールの標準化と継続的な見直しを行う

ペーパーレス化を定着させるには、運用ルールを標準化し、継続的に見直す仕組みが重要です。担当者が変わるたびにルールが変化したり、部署によって保存方法が異なったりすると、組織全体での効率化につながりません。

ファイルの命名規則、保存場所のフォルダ構成、アクセス権限の管理方針などを統一したマニュアルにまとめることが第一歩です。法令改正や業務変化に合わせてルールを更新し続けることで、長期的な定着と法令遵守の両立が可能になります。定期的なレビューの場を設けることも、継続的な改善を支える仕組みとなります。

ペーパーレス化を定着させるには、ツール導入だけでなく、業務フローの見直しや運用設計も重要です。AIや自動化を活用した業務改善については、当社の無料相談でサポートします。

ペーパーレス化の国内事例

ペーパーレス化の取り組みは、業種や規模を問わず広がっています。大学、自治体、メーカーという異なる組織の3事例を通じて、導入の背景や成果、活用のポイントを確認していきます。自社への取り組み検討に役立てましょう。

事例1.大東文化大学｜会議資料・高校訪問資料のペーパーレス化を実現

大東文化大学の総務課では、理事会や評議員会など多数の会議で大量の紙資料を印刷・製本する作業が発生し、ペーパーレス化の必要性が高まっていました。2018年6月にmoreNOTEを導入し、会議資料のペーパーレス化を推進しています。

200枚にのぼる理事会資料を30名分印刷・製本していた作業が不要となり、資料の差し替えもサーバー上でのデータ更新だけで完了する仕組みです。職員による高校訪問やオープンキャンパスでも活用が広がり、最新の入学情報を常に手元に持ち歩ける環境が整っています。会議以外の場面でも活用が進んだことで、資料のPDF化が組織内に根付いた文化として定着しました。

出典参照：【大東文化大学】個人情報を扱う上で、セキュリティの高さを評価 会議だけでなく、オープンキャンパスなどでも活躍｜富士ソフト株式会社

事例2.佐賀県｜ペーパーレス会議システム導入で年間45万枚の紙削減

佐賀県は、テレワーク推進を目的としてiPadを試験導入したことをきっかけに、2014年9月にmoreNOTEを導入しました。会議や研修、外出先での資料閲覧など幅広い用途で活用し、職員4,000人によるペーパーレス化を推進しています。

2019年12月から2020年11月の1年間で削減した紙は約45万枚、印刷コストは約450万円、資料準備の時間は1万時間超にのぼりました。ペアリング機能を使った研修では、参加者の理解度向上という効果も確認されました。遠隔地との会議でも意思疎通がスムーズになり、モバイルワーク推進の中核ツールとして定着しています。

出典参照：【佐賀県】職員4,000人でペーパーレス化を実施。 会議、研修、テレワークなどに活用し、年間４５万枚の紙削減を実現！｜富士ソフト株式会社

事例3.ぺんてる株式会社｜iPadを活用したペーパーレス会議で役員会議の効率化を実現

ぺんてる株式会社は、「スピード感のある意思決定」という経営方針のもと、2012年11月にConforMeeting/eを活用したiPadによるペーパーレス役員会議システムを導入しました。毎週開催される経営会議と月次の取締役会が対象です。

導入前は半日以上かかることもあった経営会議が、資料の事前確認が可能になったことで1.5時間以内に短縮されました。資料の受付から配布まで担当者一人で対応していた印刷・配付作業が不要になり、急な差し替えにもデータ更新だけで即座に対応できるようになっています。会議参加者が同じ資料の同じ箇所を確認できるマーカー機能も好評で、議論の質が向上したという声が上がっています。

出典参照：ConforMeeting/e ぺんてる株式会社様 導入事例｜日本電気株式会社

まとめ｜ペーパーレス化とはコスト削減と情報活用を両立するための有効な手段

ペーパーレス化とは、紙の書類をデジタルデータに置き換え、業務プロセス全体を見直す取り組みです。印刷・保管・郵送コストの削減や書類検索の効率化、リモートワークの推進、SDGs対応など、幅広いメリットが期待できます。

電子帳簿保存法などの法律への対応を踏まえながら、対象範囲の特定からルール整備、ツール選定、試験運用、全社展開という手順を踏むことが、定着への近道です。大東文化大学や佐賀県、ぺんてる株式会社の事例からも分かるように、経営層のコミットメントと現場への丁寧な働きかけが、成果を左右する重要な要素となります。ペーパーレス化を起点として、さらなる業務効率化やDX推進につなげる視点を持つことが、長期的な競争力強化への第一歩です。