金融DX推進によるイメージファイリングツールの活用で図る業務効率化

日々の業務で紙書類の取り扱いや保管に悩んでいませんか。膨大な帳票、契約書、顧客情報の管理に時間がかかり、生産性の低下やヒューマンエラーのリスクがつきまとう現場も多いでしょう。こうした課題を解決するために今、多くの企業が注目しているのが「金融DX（デジタルトランスフォーメーション）」と「イメージファイリングツール」の導入です。

金融DXを進めることで業務効率を飛躍的に向上させ、顧客満足度を高めるだけでなく、人的ミスや情報漏えいのリスクも抑制できます。イメージファイリングツールを活用すれば紙ベースの業務から脱却し、デジタルでの一元管理が可能になるのです。

本記事では、まず金融DXの基本を解説し、その後業務効率化を実現する代表的なイメージファイリングツールを具体的に紹介していきます。これを読むことで貴社がDX推進を成功させるためのヒントが得られるだけでなく、導入すべき技術の選定にも役立つ情報が手に入るでしょう。

金融DXとは

「金融DX（Digital Transformation）」とは、テクノロジーを活用して金融機関の業務やサービスを抜本的に変革する取り組みです。単なるITツールの導入に留まらず、業務プロセスの見直し、データ活用による意思決定の高度化、顧客体験の向上など多角的な視点からの変革が求められます。

近年、金融庁もDXを後押しする姿勢を明確にしており、地方銀行や信用金庫においても積極的なデジタル投資が進んでいます。特にコロナ禍以降は、非対面での顧客対応やリモートワークの拡大によって紙資料中心の業務スタイルが限界を迎えているといえるでしょう。

こうした状況下で注目を集めているのが、イメージファイリングツールの導入です。業務書類の電子化・検索性の向上・セキュリティ強化といった利点は、DX推進の起点としても有効といえます。

金融DXの最終目的は単なる業務の効率化ではなく、顧客ニーズに柔軟かつ迅速に対応できる組織体制を築くことです。イメージファイリングツールの活用は、その基盤構築において欠かせない手段といえるでしょう。

イメージファイリングツールとは

イメージファイリングツールとは、紙書類や帳票、契約書などをスキャンし、画像データとして電子的に保存・管理するシステムのことです。単なるスキャン保存に留まらず、OCR（光学式文字認識）による文字データ化・ファイル分類・検索機能・セキュリティ制御などを備えており、金融機関における業務のデジタル化を強力にサポートします。

紙ベースでの資料管理は、保管スペースの確保や紛失リスク、検索性の低さといった課題を抱えています。イメージファイリングツールを導入することで書類の迅速な検索や共有が可能となり、業務の正確性とスピードが向上するでしょう。また、内部統制や監査対応の観点からも、情報の一元管理やアクセス制限を設けられる点に強みがあります。

ここでは、代表的な5つのイメージファイリングツールの特徴を紹介し、それぞれが金融機関の業務にどのように役立つかを解説します。

例1：富士フイルム「IMAGE WORKS」

富士フイルムの「IMAGE WORKS」は、高精度なスキャン機能とOCR技術を搭載した文書管理ソリューションです。特筆すべきは、多彩な業種・業務に対応可能な柔軟性と拡張性です。金融機関向けには、契約書や稟議書、申込書類などの電子化に強みを持ち、業務プロセスの迅速化と品質向上を実現します。

またクラウドベースでの運用が可能であり、拠点間での情報共有や在宅勤務との相性も良好です。さらに保存データの自動バックアップやアクセスログ管理など、セキュリティ面でも安心感があります。法令遵守や内部監査に対応しながら、業務効率の改善を図れる点が多くの金融機関から支持されています。

参考：富士フイルム

例2：NECソリューションイノベータ「ReportFilingⅡ」

「ReportFilingⅡ」はNECソリューションイノベータが提供する帳票管理ソリューションで、帳票の電子化と検索性の向上に特化しています。特に膨大な帳票を扱う銀行や保険会社においては、日々のオペレーションに欠かせないツールです。

このシステムでは、OCR処理後の帳票に対して属性情報を付加することで、高精度な検索や分類が可能になります。また、保存データは改ざんが困難な構造となっており、法的証拠資料としての信頼性も確保されています。業務の透明性や内部統制の強化といった観点からDX推進の基盤となる存在です。

参考：NECソリューションイノベータ

例3：プリマジェスト「イメージファイリングソリューション」

プリマジェストの「イメージファイリングソリューション」は金融業界向けに最適化された設計が特徴で、紙書類を中心としたワークフローの効率化を支援します。スキャンから分類、保存、検索までを一貫して自動化することで、人為的ミスの防止や業務時間の短縮が実現します。

さらに、金融機関が求める厳格なセキュリティ対策や監査対応機能にも対応しているのが特徴です。定型帳票から非定型書類まで幅広く対応できる柔軟な運用設計が現場の多様なニーズに応えています。導入後は職員の業務負担が軽減され、より戦略的な業務にリソースを集中させられています。

参考：プリマジェスト

例4：日立「イメージ＆ワークフローシステム」

日立が展開する「イメージ＆ワークフローシステム」は、イメージファイリング機能とワークフロー管理機能を組み合わせた高度な統合ソリューションです。単なる書類の電子化に留まらず、承認フローやタスクの自動振り分けなど業務プロセスそのもののデジタル化を支援します。

このシステムでは、ワークフローの可視化と進捗管理が容易になり、部門間の連携もスムーズに行えます。従来は手作業で行っていた稟議や決裁も電子的なルートで迅速に処理できるため、意思決定のスピードが上がるでしょう。金融機関にとっては、業務の効率化と内部統制の両立を図る上で強力な武器になります。

参考：日立

例5：マーストーケンソリューション「イメージファイリングシステム」

マーストーケンソリューションが提供するイメージファイリングシステムはコンパクトかつ柔軟な設計が魅力で、中小規模の金融機関にも導入しやすい構成となっています。特に、現場でのスキャン業務や文書管理を簡略化する設計が施されており、初めてイメージファイリングツールを導入する企業に適しています。

またユーザーインターフェースが直感的で操作性が高く、研修コストを抑えつつ現場への定着を促進できるものです。加えて帳票ごとの履歴管理やユーザー別のアクセス制御といった機能も備えており、セキュリティと業務効率のバランスを保ちやすい構成です。段階的なDX推進を考える上で、導入のファーストステップとして有効でしょう。

参考：マーストーケンソリューション

イメージファイリングツールを活用する5つのメリット

金融機関がイメージファイリングツールを導入することで得られる利点は、単なる業務の効率化にとどまりません。業務の標準化やセキュリティ強化、さらには顧客体験の向上にまでつながる要素が多く含まれています。

ここでは、導入によって期待できる5つの主要なメリットについて詳しく見ていきましょう。

①書類管理の効率化を図ることができる

イメージファイリングツールの最大の利点の1つが、書類の管理効率を向上させられる点にあります。従来の紙ベースの管理では、保管スペースの確保や分類、検索に多くの手間と時間がかかっていました。さらに必要な文書がすぐに見つからないケースも少なくなく、業務の遅延につながる場面もありました。

この課題に対して、イメージファイリングツールは高精度なOCR（光学文字認識）やタグ付け機能を活用し、文書の電子化と自動分類を実現します。例えば、取引履歴・契約書・本人確認書類といった多種多様な書類も瞬時に分類・格納できるため、必要な時にすぐに検索・閲覧できます。これにより業務のスピードと正確性が飛躍的に向上し、人的リソースをより生産的な業務に集中させられるのです。

②ペーパーレス化によるコスト削減が実現できる

ペーパーレス化は、イメージファイリングツールを導入することによって得られる明確な経済的メリットの1つです。紙の使用量を減らすと、用紙代・印刷代・コピー代、そして保管スペースにかかるコストを削減できます。これにより、年間を通じて膨大なコストの圧縮ができるのです。

加えて、紙の管理に必要だった物理的な倉庫やキャビネットも不要になり、オフィススペースの有効活用につながります。さらに、ファイルの配送や回覧などに要していた時間や手間も削減されるため、業務の全体的な効率向上とコストパフォーマンスの改善を同時に達成できます。環境への配慮という観点でも、ペーパーレスは企業のESG（環境・社会・ガバナンス）対応において評価されるポイントです。

③セキュリティとコンプライアンスの強化につながる

金融業界では、個人情報や財務データといった機密情報の管理が業務の根幹を成しています。イメージファイリングツールはこうした機密性の高い情報を適切に保護する機能を備えています。アクセス権限の設定やログ管理、暗号化といったセキュリティ機能により、不正アクセスや情報漏えいのリスクを最小限に抑えられるのです。

また法令や監査対応の観点からも、イメージファイリングツールの導入は有効です。文書の真正性や改ざん防止のためのタイムスタンプ機能、保存期間管理の自動化などにより、金融庁や業界団体が定めるガイドラインにも準拠した運用が可能になります。これにより、監査対応の手間を軽減し、法令遵守に向けた体制強化にもつながります。

④顧客対応の迅速化・サービス品質の向上が図れる

イメージファイリングツールを活用することで、顧客からの問い合わせに対する対応スピードを高められます。従来の紙媒体では必要な情報を探し出すまでに時間がかかり、顧客を待たせる場面が多く見られました。しかし、デジタル化された文書はキーワード検索やフィルター機能を活用して即時にアクセス可能であり、問い合わせ対応がスムーズになります。

例えばローンの審査過程や取引履歴の照会といった場面で、顧客の情報を即座に確認し、適切なアドバイスを提供できる体制が整うでしょう。これにより顧客満足度の向上が期待できるだけでなく、営業機会の最大化にもつながります。サービス品質の向上は、顧客のロイヤルティを高めて競合との差別化にも寄与する重要な要素です。

⑤情報資産の利活用による業務改善が可能になる

イメージファイリングツールによって蓄積されたデジタル文書は、単なる保管対象ではありません。これらは分析可能な情報資産として、組織の意思決定や業務改善に活用できます。例えば顧客の傾向分析や取引履歴の可視化により、個別ニーズに合ったサービスの提案や業務フローの最適化が実現します。

さらに過去の事例からパターンを抽出することで、リスクマネジメントや内部統制の強化にも役立つでしょう。AIやRPAとの連携により定型業務の自動化や異常値検出といった高度な活用も可能となり、データドリブンな経営への移行が加速します。情報を「使える形」で蓄積することが将来的な企業競争力の源泉となるのです。

イメージファイリングを活用するための金融DX推進方法

金融業界におけるDX（デジタルトランスフォーメーション）推進には、単なるITツールの導入にとどまらず、組織全体の業務フローや人材戦略との整合が不可欠です。特にイメージファイリングの導入を成功させるには、段階的かつ計画的なアプローチが求められます。

ここでは、金融機関がイメージファイリングを最大限に活用するための5つのステップを解説します。

ステップ1：DX推進の目的を明確化し、経営戦略と整合させる

イメージファイリングの導入は単なる業務効率化の手段ではありません。まずはDXの目的を明確にし、それを経営戦略と一致させることが必要です。

例えば「顧客対応のスピードを上げたい」「監査対応の効率を高めたい」「拠点間の情報共有を強化したい」といった目的が挙げられます。これらの目的を文書管理改革と紐づけると、導入後の活用方針がブレなく進行します。

この段階で重要なのは、経営陣と現場部門が一体となって目的を共有し「何のためにイメージファイリングを導入するのか」という共通認識を持つことです。これによって現場の協力を得やすくなり、後の運用定着にもつながるのです。

ステップ2：現行業務プロセスと文書管理体制を可視化する

次に行うべきは、現在の業務プロセスや文書の流れを可視化し、どこに課題や非効率があるのかを明確にする工程です。

紙文書がどこから発生し、どの部署でどのように保管・処理されているかを洗い出すことでボトルネックの特定が可能になります。特に、重複している入力作業や確認のために何度も紙を回覧しているフローなどは、イメージファイリングによって改善が見込める部分でしょう。

また、文書の保管年限や法的要件、セキュリティポリシーの観点からも現状の運用を点検し必要な変更点を整理しておくと、後のシステム導入がスムーズに進行します。

ステップ3：適切なイメージファイリングツールを選定する

業務の可視化が終わったら、次は業務特性に合ったイメージファイリングツールを選定します。

選定にあたっては単にスキャンして保存できるだけでなく、「検索性」「権限管理」「保管期限設定」「外部連携機能」などの要件を満たしているかを確認することが重要です。特に金融機関では厳格なコンプライアンスやセキュリティ要件を満たすことが不可欠であるため、クラウド型かオンプレミス型かといった選択も慎重に判断する必要があります。

また、AI OCR機能を活用した自動仕分けや顧客管理システム（CRM）との連携が可能な製品であれば、顧客対応の質をさらに向上させられます。コストや導入支援の体制も踏まえ、複数のベンダーを比較検討しましょう。

ステップ4：導入後の業務フロー設計と運用ルールを策定する

ツールを選定しただけで終わらせず、実際の業務に適した運用設計を行うことが成功のカギとなります。

導入後に混乱が生じないよう、スキャンタイミング・命名規則・保存先の階層構造・ファイル更新時のルールなど具体的な業務フローを明文化しておく必要があります。また、誤操作や情報漏えいを防ぐためのアクセス権限設定やログ管理についても、IT部門と連携しながら設計しましょう。

さらに、各部署が独自運用を始めてしまわないよう、全社統一ルールとして文書化し、ガイドラインやマニュアルを整備することが肝心です。導入初期段階ではパイロット部門を設けて小規模でテスト運用を行い、課題点を洗い出してから全社展開するのも効果的な方法です。

ステップ5：従業員への研修と利用促進のためのサポート体制を構築する

どれほど高性能なツールでも、現場が使いこなせなければ効果は発揮されません。そこで欠かせないのが従業員に対する継続的な教育と支援です。

初回研修では操作方法に加え、なぜこのツールを導入したのかという背景や目的を共有し、理解を深めてもらうことが大切です。その上で、実際の業務を想定したトレーニングや部門ごとの利用マニュアルを整備すると、業務に即したスムーズな定着が可能になります。

また利用状況を定期的にチェックし、困っているポイントがないかを把握する仕組みを整えておくと、現場との信頼関係が築かれ積極的な利用につながります。サポート窓口の設置やチャットボットなどによる迅速な回答体制の整備も、導入後の運用を支える重要な要素です。

金融DXを推進する上での注意点

イメージファイリングをはじめとする金融DXの推進には、効率化や利便性向上といったメリットがあります。しかし、導入プロジェクトが成功するか否かは、実行時の注意点にかかっているといえるでしょう。

ここでは、金融DXを推進する際に特に留意すべき3つのポイントを解説します。

システム導入が目的化しない

まず重要なのは、「システムを導入すること自体」をゴールにしない姿勢です。

DXはあくまで、業務課題を解決し顧客価値を高める手段であるべきです。例えば紙書類をデジタル化するという行為も、単なる置き換えではなく「どのように業務効率を向上させるか」「顧客対応をスムーズにするか」といった視点が求められます。

具体的には、KPI（重要業績評価指標）を定め導入前後でのパフォーマンスを定量的に比較できるように準備することが大切です。例えば「文書検索にかかる時間を50％短縮」「ペーパーレス率を70％に向上」など明確な目標を掲げると、システム導入の意義が組織全体に浸透しやすくなります。

このように、技術導入が目的と化すのを防ぐには、経営層と現場の双方が「なぜ導入するのか」「導入後どう変化するのか」という本質的な意義を常に意識することが不可欠です。

現場の運用負荷や混乱を最小限に抑える

次に重要なのは、現場への影響を最小限にとどめる設計です。

新しいツールを導入すると、現場では一時的な混乱や作業負荷の増加が避けられません。しかし初期段階でこの負荷を軽減できれば、定着率や運用の質に影響します。具体的には、操作性の高いUI（ユーザーインターフェース）の製品を選定するほか、段階的な導入（フェーズ制）を採用するのが有効です。

さらに、導入直後は現場スタッフが戸惑いやすいため、専任のサポートチームやヘルプデスクを設けて即時対応可能な体制を整えることも効果的です。小さな疑問が放置されるとツールへの不信感が生まれ、利用が進まなくなるリスクが高まります。

このように、技術導入を単なる業務命令とせず、「使いやすさ」「慣れやすさ」に配慮した仕組みを取り入れることでスムーズな定着と現場の満足度向上が期待できます。

セキュリティやデータガバナンスの観点から慎重に検討を進める

最後に欠かせないのが、セキュリティとデータガバナンスへの対応です。

金融業界は取り扱う情報の機密性が極めて高いため、文書のデジタル化に際してはセキュリティレベルの確保が最優先事項になります。アクセス権限の適正管理・通信の暗号化・保存データのバックアップ体制など複数のセキュリティ対策を多層的に構築する必要があります。

またガバナンスの観点からは、「誰が、いつ、どの文書にアクセスしたか」を記録する監査ログの整備や、法定保存年限を考慮した自動削除・保存ルールの設定も必要でしょう。これらの対応が不十分であると、法令違反や情報漏えいといった重大なリスクにつながりかねません。

したがって、ツール選定や運用設計の段階からIT部門やコンプライアンス担当と密に連携し、組織全体での安全管理体制を構築することがDX推進の成否を分けるポイントになります。

イメージファイリングの導入・運用支援は『株式会社 TWOSTONE&Sons』へご相談ください

イメージファイリングの導入は、システム選定から業務設計、従業員研修、さらにはセキュリティ体制の構築まで多くの専門的な知識と実行力が必要です。そのため、自社だけで完結させるのではなく経験豊富なパートナー企業と連携することが成功への近道です。

『株式会社 TWOSTONE&Sons』は、これまで多くの金融機関へのDX支援を行ってきた実績ある企業です。業務フローの見直しからツール選定、導入後のフォローアップに至るまで一貫したサポート体制を整えております。

特にイメージファイリングを中心としたドキュメント管理の最適化では、業務効率の向上とセキュリティ確保の両立を実現し、多くのクライアント様より高い評価をいただいております。DXを進める中で課題を抱えているご担当者様は、ぜひ一度ご相談ください。

まとめ｜業務のデジタル化と顧客満足度向上のために、イメージファイリングを金融DXに組み込もう

金融業界におけるイメージファイリングの活用は、単なる文書の電子化を超えた戦略的施策です。正しいステップを踏み、組織全体で目的を共有しながら導入することで業務の効率化と品質向上が両立します。

特に顧客情報への即時アクセスや書類の検索性向上は、現場の生産性だけでなく顧客満足度の向上にも直結します。今後さらに厳格化するであろう金融規制への対応にも、イメージファイリングは強力な武器となるでしょう。

『株式会社 TWOSTONE&Sons』は、金融機関のDXを支える信頼のパートナーとして皆様の課題解決に寄り添い、共に成長する未来を創造してまいります。ぜひ、デジタル化の第一歩として、イメージファイリングの導入をご検討ください。