総務DXのメリットとは？業務効率化とコスト削減のポイント

総務業務に追われ、申請書や経費精算の処理に時間を取られていると感じたことはありませんか？手作業や紙ベースの作業が多いと、業務の効率が下がるだけでなく、ミスや管理コストの増加にもつながります。本記事では、総務DXによる業務効率化とコスト削減のメリットについて詳しく解説します。

導入することで、経費精算や契約管理、在席確認などの作業をデジタル化し、従業員の負担を軽減しながら、スムーズな業務運営が可能になります。具体的な導入事例や成功のポイントも紹介するため、どの業務から取り組むべきか判断する参考になります。

総務部門で業務改善を検討している方、紙や手作業に時間を取られすぎている方、そして経費やコスト削減を目指す経営者の方に特に読んでいただきたい内容です。

総務DXとは

総務DXは、総務部門の業務にデジタル技術を取り入れ、業務のやり方や組織の動き方を効率化する取り組みです。総務DXは業務の効率化や意思決定の迅速化、従業員の働きやすさの向上に直結します。

従来の紙や手作業中心の業務では、情報の共有や処理に時間がかかり、経営判断のスピードも遅れてしまうためです。総務DXを導入することで、データを一元管理でき、必要な情報を迅速に確認できます。また、電子化されたワークフローにより、定型業務の手間を減らすことができ、従業員はより重要な業務に集中できます。

総務DXが必要な理由

総務DXは、働き方改革やリモートワークの浸透など、労働環境の変化に対応するために必要です。従来の総務業務は紙の書類やメールでのやり取りが中心で、情報の確認や承認に時間がかかります。

業務プロセスをデジタル化すれば、情報の確認や承認が迅速に行えるようになり、部門全体の負担を減らせます。また、経営層が必要なデータをタイムリーに確認できるため、組織全体の判断力も高まります。

総務DXのメリット

総務DXのメリットは以下5つです。

• 業務の効率化と生産性を向上させる
• コストを削減する
• 従業員の満足度を向上させる
• 経営判断を迅速におこなえる
• セキュリティとガバナンス体制を強化する

1つずつ解説します。

業務の効率化と生産性を向上させる

総務業務の電子化や自動化により、定型業務や繰り返し作業にかかる時間を大幅に短縮できます。例えば、経費精算や勤怠管理のデータ入力は、手作業では時間がかかりますが、システムで自動化すればミスも減らせます。

さらに、ワークフローをデジタル化することで、承認状況や進捗をリアルタイムで確認できるようになります。その結果、従業員は書類作成や承認依頼にかかる時間を減らし、戦略的な業務や改善活動に集中できます。

部署間の情報共有も効率化され、部門間での調整や確認作業が短縮されるため、組織全体の生産性も向上します。また、システムの操作が簡単であれば、ITに詳しくない従業員でもスムーズに業務をおこなえます。

コストを削減する

総務DXの導入は、直接的な費用削減だけでなく、間接的なコストの最適化にもつながります。ペーパーレス化による平均コスト削減額はもちろん、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の活用で人件費を効率的に抑えられます。

例えば、定期的なデータ集計や請求書処理などのルーチン業務を自動化することで、従業員がその時間をより価値の高い業務に割くことができます。また、リモートワークの環境を整備すると、オフィススペースの縮小や光熱費の削減も可能です。

長期的に見れば、総務DXによるコスト削減は投資効果を高め、他の事業や人材育成への資金を生み出す助けにもなります。さらに、手作業による業務ミスが減ることで、訂正や再処理にかかるコストも削減できます。

出典参照：文書管理・電子契約・ペーパーレスで紙文書を効率的に管理｜大塚商会

従業員の満足度を向上させる

総務DXは従業員の働きやすさにも直結します。複雑で時間のかかる申請や承認作業が簡素化されることで、従業員のストレスが軽減されます。

例えば、交通費精算や休暇申請をスマートフォンやPCから簡単におこなえるようにすると、従来の紙やメールでの申請手続きに比べて大幅に時間を短縮できます。また、柔軟な勤務形態を支援するシステムを導入すれば、在宅勤務やフレックスタイムの管理が容易になります。

従業員は業務の負担を減らしつつ、自分のライフスタイルに合わせた働き方が可能になり、ワークライフバランスが向上します。結果として、従業員のエンゲージメントやモチベーションが高まり、離職率の低下や優秀な人材の定着にもつながります。

経営判断を迅速におこなえる

総務DXによって総務部門のデータが一元管理されると、経営層は必要な情報を迅速に確認できます。例えば、勤怠や経費、予算状況、契約書の管理状況などをリアルタイムで把握できるようになります。

手作業での集計や確認に比べ、データの精度が向上するため、経営判断のスピードも上がります。また、データを可視化することで、将来的な人員配置やコスト計画を効率的におこなえるようになります。

さらに、異常値や過去の傾向を分析することで、問題が大きくなる前に対応策を検討できます。総務DXによる情報の可視化は、経営層の意思決定の迅速化だけでなく、組織全体の柔軟な対応力を高める効果もあります。

セキュリティとガバナンス体制を強化する

総務DXは、情報管理や内部統制の強化にも効果があります。紙の書類や個別のファイル管理では、紛失や誤送信による情報漏洩のリスクがありますが、システム上での管理に切り替えることでリスクを低減できます。

例えば、申請や承認の履歴がすべてシステムに記録されるため、誰がどの作業を行ったかを正確に把握できます。また、アクセス権限を細かく設定することで、必要な人だけが必要な情報にアクセスできるようになります。

さらに、定期的なバックアップやログ管理をおこなうことで、万一の障害や不正アクセスが発生した場合でも迅速に対応可能です。セキュリティとガバナンスの強化は、企業の信用維持や法令遵守にも直結し、総務DX導入の重要なメリットのひとつです。

総務DXのデメリット

総務DXのデメリットは以下4つです。

• 導入にコストと時間がかかる
• 従業員のITリテラシーに格差がある
• セキュリティリスクが増大する可能性がある
• 導入効果の見極めが難しい

1つずつ解説します。

導入にコストと時間がかかる

総務DXの導入には初期投資や時間がかかります。新しいシステムやツールの導入には、システム購入費やライセンス費、設置や設定の費用が発生します。

特に複数のシステムを連携させる場合は、追加の開発費用やコンサルティング費用が必要です。導入後も運用・保守費用や定期的なアップデート費用が継続的に発生します。

さらに、既存の業務プロセスの見直しやシステム選定、社内教育やマニュアル作成など、導入プロジェクト全体にかかる時間と労力も大きくなります。これらの要素を計画的に管理しないと、総務DXが負担になってしまう可能性があります。

従業員のITリテラシーに格差がある

総務DXを成功させるためには、従業員のITスキルや理解度に差があることを考慮する必要があります。長年慣れた業務のやり方が変わると、ITに不慣れな従業員からは「操作が難しい」「覚えるのが大変」といった抵抗感が出ることがあります。

また、ITリテラシーに差があると新しいシステムの活用が進まず、導入効果が限定される可能性があります。研修やマニュアルを整備しても、個々の習熟度に応じたフォローが不十分だと、システムが形だけになり、負担ばかりが増えるリスクがあります。

セキュリティリスクが増大する可能性がある

総務DXでは書類やデータをクラウド上で管理するケースが多く、情報漏洩リスクが増加します。サイバー攻撃や不正アクセスによって、機密情報や個人情報が流出すると企業の信用が損なわれる可能性があります。

さらに、従業員の誤操作や設定ミスによる内部からの情報漏洩も無視できません。クラウドサービスの選定やアクセス権限の管理、定期的なセキュリティチェックをおこなわなければ、DXの利便性がリスク要因に変わる場合もあります。

導入効果の見極めが難しい

総務部門は利益を直接生まない「コストセンター」として認識されやすく、DXによる費用対効果を明確に説明するのが難しいケースがあります。単にデジタル化しただけでは、業務改善や時間短縮の効果が定量的に評価しにくく、経営層から予算を得るのが困難です。

また、目的があいまいなままDXを進めると、現場のニーズに合わないシステムを導入してしまい、操作が複雑で使われないケースもあります。効果の測定方法や目標を明確に設定しなければ、投資に対して十分な成果を得られないリスクが高まります。

総務DXにおすすめのツール・システム

総務DXを進める際には、業務効率を高めるための各種ツールやシステムの活用が重要です。社内の手続きや情報管理をデジタル化することで、業務のスピードアップやミスの削減、従業員の負担軽減につながります。導入しやすく、業務全体を支えるツールを選ぶことが効率化のポイントです。

• ワークフローシステム
• 電子契約・電子署名ツール
• 文書管理システム
• 経費精算システム
• ビジネスチャットツール
• 社内ポータル・ナレッジ共有ツール
• Web会議ツール
• 勤怠管理システム

それぞれ解説します。

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、稟議書や各種申請書を電子化し、承認プロセスを自動化できるツールです。申請から承認までの手間を削減でき、進捗状況の確認や管理も容易になります。

紙の書類を扱う手間や郵送コストがなくなり、承認にかかる時間を大幅に短縮できます。また、承認履歴やコメントを一元管理できるため、監査対応やトラブル時の確認も簡単です。例として、楽楽販売、kintone、eValue ワークフローがあります。

出典参照：楽楽販売｜株式会社ラクス

出典参照：kintone｜サイボウズ株式会社

出典参照：eValue ワークフロー｜大塚商会

電子契約・電子署名ツール

電子契約・電子署名ツールは、契約書の作成から締結、保管までをオンラインで完結させるシステムです。郵送や印鑑の押印作業が不要となるため、契約業務のスピードが向上し、契約書管理の手間も減ります。

法的効力を持つ電子署名に対応しており、契約内容の改ざんリスクを抑えられます。また、過去契約書の検索や自動通知機能があり、契約更新や期限管理も効率化できます。例として、Adobe Acrobat Sign、クラウドサイン、GMOサインがあります。

出典参照：Adobe Acrobat Sign｜アドビ株式会社

出典参照：クラウドサイン｜弁護士ドットコム株式会社

出典参照：GMOサイン｜GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

文書管理システム

文書管理システムは、社内マニュアルや議事録、重要書類を一元管理し、必要な情報を迅速に検索・共有できるツールです。バージョン管理やアクセス権限設定によって、誤操作や情報漏洩のリスクを減らせます。

電子化された文書は検索や複製も容易で、社内の情報伝達や業務の引き継ぎもスムーズになります。紙の保管スペースを削減できるため、オフィスの整理整頓にもつながります。例として、DocuWorks、SharePointがあります。

出典参照：DocuWorks｜富士フイルムビジネスイノベーション株式会社

出典参照：SharePoint｜Microsoft社

経費精算システム

経費精算システムは、経費申請、承認、精算を自動化するツールです。領収書のスマホ撮影によるデータ化や交通系ICカードとの連携により、従業員の入力作業を大幅に減らせます。承認者は承認状況をリアルタイムで確認でき、精算遅延や申請漏れを防止できます。

また、経費データを集計・分析することで、予算管理やコスト削減の判断にも役立ちます。例として、マネーフォワード クラウド経費、楽楽精算、ジョブカン経費精算があります。

出典参照：マネーフォワード クラウド経費｜株式会社マネーフォワード

出典参照：楽楽精算｜株式会社ラクス

出典参照：ジョブカン経費精算｜株式会社DONUTS

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、メールよりも迅速で手軽なコミュニケーションを可能にします。社内外の情報共有がスムーズになり、意思決定や対応速度を向上させられます。

ファイルの共有やグループ作成、既読確認などの機能により、情報の行き違いや抜け漏れを防止できます。また、過去のやり取りを簡単に検索できるため、業務の引き継ぎや振り返りにも役立ちます。例として、Slack、Chatwork、Microsoft Teamsがあります。

出典参照：Slack｜セールスフォース・ジャパン

出典参照：Chatwork｜株式会社kubell

出典参照：Microsoft Teams｜日本マイクロソフト株式会社

社内ポータル・ナレッジ共有ツール

社内ポータルやナレッジ共有ツールは、お知らせやFAQ、業務マニュアルを集約し、従業員が必要な情報にいつでもアクセスできる環境を整えます。部署間の情報格差を減らし、業務効率を向上させられます。

承認されたマニュアルや手順を一元管理できるため、古い情報によるミスも防げます。検索機能やタグ機能により、必要な情報にすぐにアクセス可能です。例として、kintone、DocBaseがあります。

出典参照：kintone｜サイボウズ株式会社

出典参照：DocBase｜株式会社クレイ

Web会議ツール

Web会議ツールは、リモートワークや出張中の従業員との会議をオンラインでおこなうためのツールです。移動時間の削減や柔軟な働き方の実現に役立ちます。

画面共有や資料の共同編集機能により、会議中に情報を確認しながら議論できます。また、会議の録画機能を使えば、欠席者への共有や議事録作成も簡単になります。例として、Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsがあります。

出典参照：Zoom｜Zoom Video Communications, Inc.

出典参照：Google Meet｜Google

出典参照：Microsoft Teams｜Microsoft Corporation

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、出退勤時刻や残業時間、有給休暇の申請・承認を自動化するツールです。ICカードやスマホアプリで打刻でき、手入力によるミスや不正を防げます。残業集計や勤務状況のレポート作成も容易で、労務管理の効率を高められます。

従業員は自分の勤務状況をリアルタイムで確認でき、管理者は勤怠データの分析を通じて働き方改善の判断が可能です。例として、KING OF TIME、ジョブカン勤怠管理があります。

出典参照：KING OF TIME｜株式会社ヒューマンテクノロジーズ

出典参照：ジョブカン勤怠管理｜株式会社ヒューマンテクノロジーズ

総務DXの導入例

総務DXは業務効率化やコスト削減、従業員の負担軽減につながります。各部門での導入事例を見ることで、どのような改善効果が期待できるかが理解しやすくなります。ここでは、具体的な導入例と成果を紹介します。

• ワークフローシステムの導入によるペーパーレス化
• RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の活用
• 電子契約システムの導入
• 在席管理システムの導入
• 経費精算システムの導入

ワークフローシステムの導入によるペーパーレス化

ワークフローシステムを導入することで、申請や承認にかかる時間を大幅に短縮できます。紙ベースの稟議書や申請書は紛失や確認漏れのリスクがあり、承認プロセスに時間がかかっていました。

システム導入により、承認の進捗状況がオンラインで確認でき、紙の印刷や保管が不要になりました。結果として、業務のスピードが向上し、印刷コストや保管スペースも削減されます。

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の活用

RPAを活用することで、定型業務にかかる時間を削減できます。複数のシステムへのデータ入力や定期レポート作成は手作業で時間がかかっていました。

RPAを導入すると、PC上での繰り返し作業が自動化され、ヒューマンエラーも減少します。総務スタッフはルーチン業務から解放され、戦略的な業務に集中できる環境が整います。

電子契約システムの導入

電子契約システムを導入すると、契約締結までの手間と時間を削減できます。従来は契約書の作成、印刷、郵送、印鑑押印、保管に多くのコストと手間がかかっていました。

オンラインで契約が完結することで、契約締結までの期間が短縮され、印紙代や郵送費も削減されます。

オリックス自動車株式会社は、クラウドサインの「Sales Automation」を導入し、契約締結までの期間を約2日に短縮しました。

従来、紙の契約書では郵送から捺印、返送までに4～5日を要していましたが、クラウドサイン導入後は約80%の契約が2日以内に完了しています

出典参照：カーリース事業でSalesforceを基盤とした電子契約を導入し、契約締結期間を約2日に短縮｜SMBCクラウドサイン株式会社

在席管理システムの導入

在席管理システムを導入すると、従業員の所在確認やオフィスの利用計画が容易になります。フリーアドレス制のオフィスでは、従業員の位置がわからず探すのに時間がかかっていました。

IoTセンサーを用いたシステムにより、リアルタイムで居場所を把握でき、事前に座席予約も可能になります。座席利用データを分析することで、オフィスレイアウトやスペース活用の最適化も可能です。

経費精算システムの導入

経費精算システムを導入すると、従業員と総務部門双方の負担を軽減できます。従来は紙の領収書を貼り付け、手作業で精算していたため、多くの時間と手間がかかっていました。

スマホで領収書を撮影するだけでデータ化できるシステムを使うと、経費精算にかかる時間が短縮され、紛失リスクも減少します。総務部門のチェック作業も効率化され、ペーパーレス化が進みます。

総務DXを成功させるためのポイント

総務DXを効果的に進めるには、計画的な導入と従業員の協力が欠かせません。以下のポイントを押さえることで、業務効率化や負担軽減につながります。

• 目的を明確にし、現状を分析する
• 従業員を巻き込んで推進体制を構築する
• 小規模にスタートし、段階的に導入する
• 既存業務のフローを見直す
• 導入後の改善を継続的に行う

目的を明確にし、現状を分析する

総務DXの導入では、目標を具体的に設定すると成果が上がります。「紙の申請書をなくす」「経費精算の時間を半分に短縮する」といった明確な目的を定めることで、取り組む方向性が明確になります。

現状の業務フローを分析し、どのプロセスを優先してデジタル化すべきかを判断することで、効率的に導入できます。

従業員を巻き込んで推進体制を構築する

総務DXは一部の部署だけで進めても定着しません。経営層がリーダーシップを発揮し、ビジョンを示す一方で、現場の意見や要望も反映させる体制が重要です。

導入の目的やメリットを従業員に丁寧に説明することで、不安や抵抗感を減らせます。研修やマニュアルを用意し、ツールを使いこなせる環境を整えることも効果的です。

小規模にスタートし、段階的に導入する

初めから全社規模で導入するとコストや労力が大きくなり、失敗のリスクが高まります。一部の業務や部署から小規模に始め、効果を確認しながら範囲を広げることが安全です。

例えば、まず経費精算システムだけを導入し、効果を検証してから勤怠管理システムを導入する方法が有効です。成功事例を社内で共有すると、他部署の理解や協力も得やすくなります。

既存業務のフローを見直す

単にアナログ業務をデジタル化するだけでは、効率は十分に上がりません。業務プロセスを再設計し、不要な手続きの削減や簡素化を検討することが重要です。

複数のツールを導入する場合は、連携を意識した設計にすることで、作業の重複やエラーを減らし、全体の効率を高められます。

導入後の改善を継続的に行う

総務DXは一度導入して終わりではなく、運用しながら改善を重ねることが成果につながります。ツールの効果を定期的に評価し、改善点を見直します。従業員から継続的にフィードバックを集めることで、使いやすく効率的な環境を整えることが可能です。

【まとめ】総務DXの導入はメリットが大きい

総務DXを導入すると、紙や手作業に頼っていた業務をデジタル化でき、経費精算や契約管理、在席確認などの作業効率が大幅に向上します。ワークフローシステムやRPA、電子契約システムなどを活用することで、承認やデータ入力にかかる時間を短縮し、ヒューマンエラーも減らせます。また、コスト削減やペーパーレス化に加え、従業員が戦略的な業務に集中できる環境を整えられます。

成功のポイントは、目的を明確に設定し現状を分析すること、従業員を巻き込んだ体制を構築すること、段階的に導入して改善を継続することです。総務DXは単なるシステム導入ではなく、業務の見直しと改善を同時に進めることで、業務効率化とコスト削減の効果を最大化できます。