不動産業界の商習慣とは？DXによるメリットと事例を解説

紙の契約書や対面での重要事項説明など、不動産業界では昔ながらの商習慣が今なお残っています。こうした慣習は安心感を与える一方で、業務の非効率化や人手不足を招く要因にもなり得ます。

近年はデジタル技術を活用し、こうした課題を解決しようとする動きが加速しています。不動産DX（デジタルトランスフォーメーション）によって、どのような変化とメリットが生まれているのでしょうか。今回は、不動産業界における代表的な商習慣の特徴と、それを打破するDX事例を紹介します。

不動産業界の商習慣とDXの課題

不動産業界では、根強く残る商習慣がDXの推進を妨げています。こうした慣習が非効率な業務体制を生み、業界全体の生産性や顧客満足度の低下につながっているのが実情です。

具体例としては、以下のような商習慣や課題があります。

・アナログな業務プロセスの常態化

・対面重視の文化

・ITリテラシーの課題と人材不足

・既存システムとの連携の複雑さ

持続可能な成長を実現するには、こうした慣習を見直し、柔軟なデジタル対応への転換が欠かせません。

アナログな業務プロセスの常態化

紙やFAXに依存した業務フローは、不動産業務の効率を著しく低下させる要因となっています。物件情報の確認や契約手続きが依然として手作業中心となっており、データの一元管理や即時共有が困難です。このような状況では、業務の進行が遅れ、ミスが発生しやすくなります。

とくに、Excelや紙での顧客データ管理は、情報漏洩やヒューマンエラーのリスクを高めます。さらに、電話でのやり取りに頼る文化も根強く、業務が属人化しやすい環境となっています。

業務のデジタル化が進まなければ、組織全体のスピードや精度を高めることは難しいでしょう。

対面重視の文化

不動産業界では、対面での接客や契約説明が主流となっている文化が根強く残っています。取引において顧客との信頼関係が重要視されており、そのため長年にわたり直接対面でのやり取りが主流とされてきました。この文化が、DX導入に対する抵抗や障壁となり、デジタル化の進展を妨げる要因となっています。

そのため、オンラインによる内見や非対面での契約対応の導入に対して、社内外に抵抗感が生じることもあります。とくに、高齢の顧客層や地域密着型の取引が多い企業では、対面へのこだわりが根強い傾向があります。デジタルツールの導入だけでなく、接客スタイル全体の見直しが必要です。

ITリテラシーの課題と人材不足

ITに対する理解不足と人材の確保難が、DX推進の足かせとなっています。アナログ業務に慣れたスタッフの中には、新しいツールの操作に不安を抱く人も少なくありません。

加えて、ITスキルを持つ人材の採用や育成にまで手が回らず、現場への導入が進まないケースも多く見受けられます。経営層においても、DXに対する認識が不十分なまま、現場任せになっている企業が少なくありません。

社内全体でデジタル推進の重要性を共有する取り組みが急務といえます。

既存システムとの連携の複雑さ

既存システムと新しいツールとの間に連携障害が生じることが、DX推進の障壁となっています。業務ごとに異なる管理システムが導入されている場合、データの統合や自動化が困難です。

一部をデジタル化しても、全体の業務フローに統合されなければ、結果として二重管理や作業負荷の増加を招きかねません。古いシステムの仕様変更が難しい場合、新規ツールの導入自体を見送る企業も存在します。スムーズな移行を実現するためには、システム選定の段階から統合性や運用性を十分に検討する必要があります。

不動産DXによる商習慣変革のメリット

不動産DXの推進により、旧来の商習慣を見直しすることで、多くの業務的・経営的メリットを享受できます。

・業務効率化とコスト削減
・労働環境の改善と生産性向上
・顧客満足度の向上と新たな顧客獲得
・データ活用による事業創出と競争力強化

それぞれ詳しく解説します。

業務効率化とコスト削減

業務効率化とコスト削減の観点からは以下4つのメリットがあります。

・紙媒体や手入力作業の削減

・クラウドシステムによる情報一元管理と共有の促進

・RPA導入で定型業務を自動化

・オンライン内見・電子契約で移動時間とコストを削減

それぞれ解説します。

紙媒体や手入力作業の削減

書類のデジタル化によって紙の使用量が減り、手書きやExcelへの入力作業の負担も軽減されます。事務処理の時間が短縮され、人的ミスのリスクも抑えられます。結果として、業務効率の向上とコスト削減を同時に実現できます。

また、ファイリングや保管にかかるスペースや手間も不要になり、オフィス環境の整備にもつながります。

クラウドシステムによる情報一元管理と共有の促進

クラウドを活用した情報管理により、社内外の情報共有がリアルタイムでおこなえます。担当者の不在時でも情報にアクセスできるため、業務の停滞を防ぎ、部門間の連携がスムーズになります。

さらに、過去の履歴や関連情報の検索性も向上し、業務のスピードと精度が飛躍的に改善します。導入初期は教育が必要ですが、中長期的には大きな資産となるでしょう。

RPA導入で定型業務を自動化

定型的なデータ入力や帳票作成などの業務は、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）により自動化できます。人的工数が削減され、従業員は付加価値の高い業務に集中できます。

さらに、処理スピードが一定でミスが少ないため、業務の品質向上にも寄与します。導入コストはあるものの、投資対効果が見込める取り組みです。

オンライン内見・電子契約で移動時間とコストを削減

物件のオンライン内見や契約の電子化により、営業担当者と顧客双方の移動負担がなくなります。交通費や紙資料の印刷費なども不要になり、全体としてのコストパフォーマンスが向上します。

さらに、遠方の顧客にも対応可能となり、商圏の拡大にもつながります。非対面でもスムーズに進められる体制整備が鍵です。

労働環境の改善と生産性向上

労働環境の改善と生産性向上の観点からは以下3つのメリットがあります。

・長時間労働の是正と残業時間の削減

・付加価値の高い業務への集中による生産性向上

・テレワーク導入で実現する柔軟な働き方と人材定着

それぞれ解説します。

長時間労働の是正と残業時間の削減

業務の効率化によって作業時間が短縮され、従業員の長時間労働の是正につながります。結果として、残業時間も削減され、健康的な働き方の実現が可能です。

過重労働の抑制は、離職率の低下や採用コストの削減にも貢献します。労働時間の適正化は、企業価値の向上にもつながる要素です。

付加価値の高い業務への集中による生産性向上

ルーティン業務が自動化されることで、従業員は提案活動や顧客対応など、より創造的で生産性の高い業務に注力できます。

単なる作業者から専門性を持った人材へと役割が変化し、モチベーション向上も期待できます。戦略的な業務分担によって、組織全体のアウトプットを最大化できます。

テレワーク導入で実現する柔軟な働き方と人材定着

クラウドシステムやWeb会議ツールの導入により、場所を問わず業務が可能です。柔軟な働き方を選択できる環境が整い、従業員満足度の向上や人材の定着にもつながります。

育児や介護などの事情を抱える人材の活躍も支援でき、ダイバーシティ経営の推進にも寄与します。

顧客満足度の向上と新たな顧客獲得

顧客満足度の向上と新たな顧客獲得の観点からは以下3つのメリットがあります。

・オンライン内見・電子契約で向上する顧客の利便性

・AI活用による迅速な情報提供と物件提案

・データ分析を活かしたパーソナライズサービスの提供

・デジタルネイティブ世代のニーズへの対応

それぞれ解説します。

オンライン内見・電子契約で向上する顧客の利便性

オンライン上で内見や契約が完結できる仕組みにより、顧客は時間や場所に縛られずサービスを利用できます。利便性の向上が、満足度の高い取引へとつながります。

遠隔地の物件にも容易にアクセスできるため、選択肢の幅が広がる点も大きな魅力です。生活スタイルに合わせた柔軟な対応が可能です。

AI活用による迅速な情報提供と物件提案

AIを活用すれば、顧客の希望条件に合った物件情報を瞬時に提示できます。検索性の高さとレスポンスの速さが、信頼感の醸成にも寄与します。

過去の傾向を学習しておすすめ情報を提案する機能により、顧客満足度と成約率の向上が見込まれます。タイムリーな対応が競合との差別化にもつながります。

データ分析を活かしたパーソナライズサービスの提供

過去の問い合わせ履歴や閲覧行動を分析することで、個別最適化された提案が可能です。顧客の期待に沿ったサービス提供が、新規獲得とリピーター育成につながります。

趣味・関心・ライフスタイルに合わせた提案により、エンゲージメントの強化も実現できます。マーケティング活動の精度向上にも貢献します。

デジタルネイティブ世代のニーズへの対応

スマートフォンやSNSを活用する世代に対し、オンラインサービスを通じて自然な接点を提供できます。デジタルに慣れた世代へのアプローチは、新たな市場開拓に有効です。

チャット対応やLINE連携など、親和性の高いツールとの組み合わせが効果的です。UI／UXの最適化も顧客満足につながります。

データ活用による事業創出と競争力強化

データ活用による事業創出と競争力強化の観点からは以下2つのメリットがあります。

・顧客・物件データの分析による新ビジネスモデル創出

・市場変化への迅速対応で競争力を強化

それぞれ解説します。

顧客・物件データの分析による新ビジネスモデル創出

蓄積された顧客データや物件データを解析することで、新しいサービスや商品設計が可能です。顧客の潜在ニーズを捉えたビジネスモデルが競争優位性を高めます。

たとえば、ライフイベント別の物件提案やエリア特化型の施策など、差別化施策の創出が期待できます。

市場変化への迅速対応で競争力を強化

リアルタイムの市場データをもとに、価格戦略や販売施策を柔軟に調整できます。変化への即応力が、企業の生存力と差別化戦略につながります。

時流をとらえた対応が可能となり、成約率や在庫回転率の向上にもつながります。外部環境の変化をビジネスチャンスに変える力が求められます。

不動産DXに役立つツールと活用法

不動産DXを推進するには、業務ごとに適したデジタルツールの導入が不可欠です。

目的に応じたツールの活用により、業務効率の向上、コスト削減、顧客満足度の向上、新たな収益機会の創出が期待されます。

主なカテゴリごとに有効なツールとその活用法を紹介します。

顧客管理・営業支援ツール (CRM/SFA)

顧客との接点を可視化し、営業活動の質と効率を高めるにはCRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）が有効です。顧客情報の一元管理、物件提案履歴、問い合わせ対応、商談の進捗確認、メールの自動配信などを通じて、担当者間の連携がスムーズになります。

リアルタイムの営業状況把握により、売上予測の精度向上や最適なアプローチの設計も可能です。SalesforceやKintoneなどの汎用CRMのほか、不動産業界に特化したCRMツールも多く存在します。

物件管理・賃貸管理システム

物件や賃貸契約の情報を効率よく管理するためには、専用の物件管理システムが必要です。入居者情報や契約状況、家賃の入金確認、請求管理、修繕履歴、空室情報などを一括で管理できます。

これにより、業務の属人化を防ぎ、正確で迅速な対応が可能です。空室状況や滞納の早期発見もできるため、機会損失を減らせます。ツール例としては「いい生活賃貸管理」「ESいい物件One」などが挙げられます。

契約・書類管理の電子化ツール

契約書類のデジタル化により、契約手続きの迅速化とコスト削減を同時に実現できます。電子契約ツールを利用することで、書面でのやり取りが不要となり、印紙税や郵送費の負担も軽減されます。

また、契約書や説明書のクラウド保管により、検索性や安全性も向上します。IT重説（重要事項説明のオンライン化）と組み合わせることで、遠方の顧客との契約もスムーズに行えます。代表的なツールには、クラウドサインやGMOサインがあります。

物件情報掲載・集客ツール

自社物件の魅力を最大限に伝え、顧客獲得を加速するには、情報発信と集客のためのツールが欠かせません。自社サイトやポータルサイト連携ツールを活用すれば、掲載作業の効率化が図れます。

さらに、VR内見や3Dウォークスルー、パノラマ画像、ドローン撮影などの技術により、視覚的な訴求力が飛躍的に向上します。これにより、遠方にいる顧客の関心を高め、実際の内見前に成約へつながるケースも増えています。MatterportやRICOH360といったツールが代表例です。

不動産業界のDX事例

デジタルトランスフォーメーション（DX）の活用により、不動産業界では従来の商習慣が大きく変わりつつあります。顧客との接点や業務プロセスを見直すことで、利便性の向上、業務の効率化、競争力の強化といった成果を上げる企業が増加しています。

ここでは、代表的なDX事例を紹介します。

オンライン重説・電子契約の導入

宅建業法の改正により、重要事項説明（いわゆる「IT重説」）や契約手続きの電子化が認められたことを受け、非対面での契約手続きを実施する企業が増加しています。この法整備により、多くの不動産事業者がオンラインでの説明や契約締結に対応を進めており、業務の効率化と顧客の利便性向上が期待されています。

顧客は自宅や勤務先などから説明を受け、契約まで完結できるため、利便性が飛躍的に向上します。加えて、契約書類のペーパーレス化や郵送費の削減、契約リードタイムの短縮など、企業側にも多くのメリットがあります。

VR/オンライン内見システムの導入

VRや動画配信を活用した内見サービスが普及しています。遠方に住む顧客や多忙なビジネスパーソンでも、スマートフォンやPCを使って物件の外観や内装を確認できるようになりました。

来店を伴わない内見が可能となることで、集客範囲が広がり、問い合わせ件数の増加や成約率の向上にも寄与しています。最近では360度カメラやドローンを活用したリアルな映像での物件紹介も進んでいます。

顧客管理・物件管理システムのクラウド化

不動産会社では、顧客情報や物件データをクラウド上で一元管理する動きが加速しています。営業担当や管理部門がどこからでもアクセスできる環境が整い、業務のスピードと精度が向上しています。

とくに複数店舗を展開する企業では、リアルタイムでの情報共有により、部門間連携や顧客対応の質が大きく改善されています。情報の属人化を防ぐ点でも効果的です。

入居者向けアプリの提供

入居者向けに専用アプリを提供することで、物件管理の方法が大きく変化しています。家賃の支払い、設備の不具合報告、共用施設の予約などの手続きが、すべてアプリで完結できるようになり、入居者の利便性が大幅に向上しています。

管理会社にとっても、電話対応や紙ベースの処理業務が削減され、業務負担の軽減につながります。双方向のコミュニケーション機能を活用することで、入居者満足度の向上にも貢献します。

まとめ

不動産業界では、紙書類のやり取りや対面での手続きといったアナログな商習慣が根強く残っており、業務効率や顧客対応において課題が生じていました。こうした現状を打破する手段として、不動産DXが注目されています。

オンライン重説や電子契約、VR内見、クラウド型の管理システム、入居者向けアプリの導入などにより、業務の効率化、顧客満足度の向上、新たな価値提供が実現されています。今後もDXの活用によって、業界全体の進化が期待されます。