不動産業界におけるアナログ作業の問題とDX導入での解決策

不動産業界では今なお、紙の書類管理や電話・対面による対応、手作業での書類作成など、アナログな業務が根強く残っています。こうした作業は、時間や人手がかかるだけでなく、ミスや業務の属人化といった問題を引き起こす原因にもなっています。

近年注目されているのが、こうした課題を抜本的に見直す「不動産DX（デジタルトランスフォーメーション）」の取り組みです。本記事では、アナログ作業が引き起こす具体的な問題点と、それを解消するDX導入の手法や事例をわかりやすく紹介します。

業務効率を高めたい、働き方を改善したいと考えている方にとって、ぜひ参考にしていただきたい内容です。

不動産業界におけるアナログ作業の現状

不動産業界では、アナログ作業が依然として数多く残されています。

具体的には、以下のようなアナログ作業が挙げられます。

・紙ベースの書類作成・管理

・対面での顧客対応

・電話・FAXでの連絡

・物理鍵の管理

・手作業による情報入力

DXの推進が求められるなか、アナログな業務の棚卸しと見直しが急務となっています。

紙ベースの書類作成・管理

紙の書類に依存した業務体制は、情報管理の効率を著しく低下させます。契約書や重要事項説明書、図面などが紙でやり取りされるケースが多く、保管・検索・共有に多大な手間がかかります。

書類の紛失や誤送付、バージョン違いによるトラブルが発生するリスクも高まります。

情報更新がリアルタイムで行えず、営業現場と事務側で認識のズレが生じる原因にもなっています。書類の電子化を進めることで、業務のスピードと正確性を大幅に改善できます。

参考元：ITを活用した重要事項説明及び書面の電子化について｜国土交通省

対面での顧客対応

対面に限定された業務は、時間と移動の制約によって業務効率を下げています。物件の案内や契約手続きの多くが、来店や現地対応を前提としておこなわれています。その結果、営業担当者や顧客のスケジュール調整に時間がかかり、成約までのスピードが鈍化します。

遠方の顧客や多忙な人にとっては、対応のハードルが高くなる一因にもなります。オンライン内見や電子契約の導入により、顧客接点の柔軟性と成約率の向上が期待できます。

電話・FAXでの連絡

電話やFAXに頼ったやり取りは、情報伝達の確実性やスピードに課題を残します。口頭でのやり取りは伝達ミスが起きやすく、FAXは送信先や受信状況が不明確になりやすいという欠点があります。

履歴が残らないため、トラブルが発生した際に対応が後手に回ることも少なくありません。

さらに、同時に複数の関係者と情報を共有することが難しく、対応の属人化が進みやすくなります。クラウド型のチャットツールやCRMを導入することで、正確かつ効率的なコミュニケーションが可能になります。

物理鍵の管理

物件の鍵を物理的に管理する方法は、セキュリティと効率性の両面で問題があります。

鍵の受け渡しや返却のたびに人手と時間が必要となり、担当者が現地まで移動する負担も大きくなります。

管理表への記入ミスや返却忘れが発生すると、内見スケジュールや次の案内業務に支障をきたす可能性があります。万が一、鍵を紛失した場合には、安全面のリスクと再発行のコストも発生します。

スマートロックやデジタルキーの活用により、鍵管理の手間とリスクを大幅に軽減できます。

手作業による情報入力

情報を手作業で入力する業務は、ヒューマンエラーを引き起こしやすくなります。物件情報や顧客情報を一つひとつ手で入力する作業は時間がかかり、誤記や重複入力の原因になります。

さらに、各部署で同じ情報を再入力するなど、非効率な業務フローが常態化しがちです。

正確な情報管理が難しくなることで、問い合わせ対応や営業活動の質にも影響が出ます。

データベース連携や自動入力システムの導入によって、業務精度と作業効率の両方を改善できます。

不動産DXによるアナログ作業解消によるメリット

不動産DXを導入することで、アナログ作業に起因するさまざまな業務上の課題を解消し、多くのメリットが得られます。

・業務効率化・生産性向上

・コスト削減

・顧客満足度向上

・データ活用

・働き方改革

それぞれ解説します。

業務効率化・生産性向上

不動産DXの導入は、作業時間の短縮と業務のスピードアップを実現します。契約書や重要事項説明書を電子化することで、作成・郵送・保管にかかる時間と手間を削減できます。

オンライン内見やVR内見を活用すれば、現地対応が不要となり、遠方の顧客にもスムーズに物件案内が可能です。顧客情報を一元管理できるCRMや、入居者対応や修繕管理を自動化する賃貸管理システムの導入も、生産性の向上に直結します。

スマートロックの活用により、物理的な鍵の受け渡しが不要となり、無人内見も実現できます。

コスト削減

DXによる業務改善は、直接的なコスト削減にも効果を発揮します。紙の書類をデジタルに置き換えることで、印刷代や紙代、郵送費が不要になります。

現地対応や書類のやり取りにかかっていた交通費や人件費も軽減できます。オンライン対応や自動化ツールの導入により、手作業によるミスや再作業の発生も抑えられるため、間接的なコストも削減可能です。結果として、限られたリソースを効率的に活用できる体制が整います。

顧客満足度向上

DXの活用により、顧客への対応スピードと質が大きく改善されます。問い合わせへの即時対応や、電子契約によるスムーズな手続きは、顧客の利便性を高める要因となります。

AIを活用した物件提案システムなどにより、ニーズに合った選択肢をタイムリーに提示することも可能です。営業時間外でも対応できるチャットボットや自動予約システムの導入により、顧客のストレスを軽減できます。

結果として、顧客満足度とリピート率の向上が期待できます。

データ活用

蓄積されたデータを分析・活用することで、経営戦略の精度を高めることができます。顧客の行動履歴や成約状況、問い合わせ内容などを蓄積すれば、マーケティング戦略の最適化に役立ちます。

物件の閲覧数や反響率をもとに、人気エリアの把握や価格設定の見直しが可能になります。

スタッフの対応履歴や業務フローをデータ化することで、業務改善や教育方針の見直しにもつながります。データに基づいた意思決定が可能になることで、感覚に頼らない持続的な成長が期待されます。

働き方改革

不動産DXは、従業員の働きやすさにも大きく貢献します。業務のクラウド化により、テレワークやフレックスタイムの導入がしやすくなります。ペーパーレス化や業務自動化により、残業時間の削減や業務負担の平準化が実現しやすくなります。

内見や契約対応をオンライン化することで、移動の負担も軽減されます。柔軟な働き方を支える環境を整えることで、人材の定着率向上や新たな人材の確保にもつながります。

DX推進における課題と対策

不動産業界におけるDX推進には、多くの利点がある一方で、複数の課題が障壁となっています。

・アナログ慣習の強さ

・ITリテラシーの不足

・レガシーシステムの存在

・DX人材の不足

・導入コストと費用対効果

各課題に対して現実的な対策を講じることにより、DXの成果を着実に得られるようになります。

アナログ慣習の強さ

長年続いてきた商習慣が、DX導入の大きな障壁となることがあります。紙ベースの業務や対面対応を前提としたフローを急に変更することには、現場からの抵抗も想定されます。

導入の背景や目的を明確に伝え、業務の一部から段階的にデジタル化を進めることが有効です。たとえば、契約書の電子化や情報共有のクラウド化など、スモールスタートを意識することで社内理解を得やすくなります。混乱を抑えつつ導入を進める体制づくりが求められます。

ITリテラシーの不足

従業員のITスキルに差がある場合、DXは思うように進展しません。特にデジタル機器の扱いに不慣れなスタッフが多い職場では、新システムへの適応が課題となります。

社内研修やマニュアルの整備を通じて、基礎的な操作や考え方を共有することが重要です。外部の専門家やコンサルタントの協力を得ることで、社内サポート体制の強化も図れます。誰もが安心して業務に取り組める環境を整えることが、DX成功の土台となります。

レガシーシステムの存在

既存の老朽化した業務システムが、新しいツールとの連携を妨げているケースは少なくありません。部門ごとに異なるシステムが使われていたり、紙媒体とデジタルが混在していたりすることで、業務の一貫性が損なわれます。

基幹システムの刷新やクラウドサービスへの移行を検討することで、業務全体の最適化が図れます。移行時には、既存データの整理と連携設計が欠かせません。全社的なデジタル基盤を構築することが、継続的なDXの推進に役立ちます。

DX人材の不足

DXを推進できる専門人材の不足は、不動産業界における深刻な課題のひとつです。ITスキルと業務知識の双方を備えた人材が求められるため、社内で適任者を確保するのが難しい企業も少なくありません。

経済産業省が発表した「DX推進指標」では、DXを推進する体制の整備と人材の確保が不可欠であると明記されており、特に「自社のDXをけん引する人材の確保・育成」が重要な評価項目とされています。

このため、社内教育による育成だけでなく、外部人材の採用やアウトソーシングの活用も視野に入れるべきです。意欲的な若手社員を中心に、長期的な視点で育成計画を立てることが、将来的なDX成功の鍵となります。

参考元：経済産業省「DX推進指標」

導入コストと費用対効果

DX推進には一定の初期投資が必要であり、その費用対効果をどう見極めるかが重要です。とくに中小企業では、予算面の不安から導入が後回しにされる傾向があります。

業務ごとに目的と目標を明確にし、導入による効果を数値でシミュレーションしておくことが大切です。また、補助金や助成金などの制度を活用することで、導入負担を軽減できます。段階的な導入と、継続的な効果検証をセットで進めることが、安定的なDX実現への鍵となります。

不動産業界のアナログ作業解消方法

DXの推進により、こうしたアナログ作業をデジタル技術で代替することで、業務全体の生産性が大幅に向上します。

具体的には、情報の一元管理、定型作業の自動化、オンラインでの顧客対応などを導入することが有効です。

以下では、業務の種類ごとに適した解消方法を紹介します。

紙媒体での情報管理

不動産業界では契約書や物件図面、報告書など多くの情報が紙ベースで管理されており、情報共有や検索が非効率になりがちです。紙の資料を探す手間や紛失リスクがあるため、業務スピードや正確性が損なわれる原因となっています。

さらに、拠点ごとに保管方法が異なる場合には、業務の属人化やトラブルの原因にもなります。こうした課題を解決するには、情報をデジタル化して一元管理することが重要です。以下のようなツールや仕組みを導入することで、情報の可視化・共有・保存がスムーズにおこなえるようになります。

不動産管理システムを導入する

不動産管理システムは、煩雑な物件・契約・顧客情報の管理業務を効率化するための基盤となります。紙や表計算ソフトでの管理を一元化し、社内での情報共有や履歴の確認が容易になります。契約情報や修繕履歴、入出金管理などをすべてデータベース上で管理できるため、属人化の防止にもつながります。システムにより帳票の自動作成や更新通知も可能となり、事務作業が大幅に削減されます。クラウド対応のものを選べば、外出先からでもアクセスでき、拠点間の連携も円滑になります。

クラウドストレージを活用する

クラウドストレージを活用すれば、図面や報告書、写真データをオンライン上で保存・共有できます。物件の写真や入居者の契約書などもクラウドにまとめておくことで、必要な時にすぐアクセスでき、検索や再利用が容易になります。

社外とのやりとりもURLで共有できるため、メール添付や紙資料の郵送の手間も省けます。また、編集履歴の自動保存やアクセス制限機能を活用すれば、セキュリティ面の管理もしやすくなります。災害や機器トラブル時のバックアップとしても有効です。

OCR（光学文字認識）を活用する

OCRは紙書類をスキャンし、画像内の文字情報を自動的にテキスト化する技術です。申込書や契約書、報告書などの紙資料をシステムに取り込む際、手入力では時間も労力もかかります。

OCRを導入すれば、これらの書類を短時間でデジタル化でき、さらに情報の転記ミスも防げます。AI技術を搭載した高精度OCRなら、手書き文字や表の読み取りも対応できるため、既存資料の活用価値が高まります。業務効率化だけでなく、情報の資産化という観点でも有益です。

複合機／スキャナーを活用する

複合機やスキャナーを活用すれば、紙書類をデータ化し、クラウドや管理システムに取り込むことができます。PDFファイルとして保存しやすいため、検索性が高まり、書類の整理・保管スペースの削減にもつながります。

さらに、FAX機能との連携により、受信したデータを自動的に共有フォルダへ転送したり、メール送信したりする設定も可能です。OCRと組み合わせることで、読み取った書類をデータベースに直接反映させる運用もできます。現場での紙業務を減らす第一歩として有効です。

手書きや手作業での書類作成

手書きや手作業でおこなう申込書の記入や帳票の作成などは、入力ミスや転記ミスを引き起こしやすく、業務の再作業につながります。

人手に依存した業務は属人化も進みやすく、担当者が変わるたびに品質や速度に差が出るといった課題も生じます。作業者のストレスや負担が増えることに加え、顧客からの信用にも影響を及ぼしかねません。

これらを解消するには、定型業務の自動化やデジタル入力の仕組みを整えることが効果的です。

RPA（Robotic Process Automation）を導入する

RPAは、定型的なパソコン業務をソフトウェアが代行してくれる仕組みです。不動産業界においては、ポータルサイトへの物件情報の掲載作業や、顧客情報のシステム転記、契約更新のリマインド送信などで活用が広がっています。

ミスなくスピーディーに処理できるだけでなく、夜間や休日も稼働可能なため、業務負荷の平準化も実現します。ヒューマンエラーのリスクを減らし、限られた人員でも多くの業務をこなせる体制を構築できます。

不動産管理システム内で帳票を自動生成する

システムに登録された情報を活用して、申込書・契約書・請求書などを自動で出力する機能を活用すれば、書類作成の手間が大幅に軽減されます。フォーマットを統一することで表記の揺れや記入漏れを防げるため、品質の安定にも寄与します。

特に契約変更や更新業務が多い現場では、効率化の効果が大きくなります。印刷だけでなくPDFでの出力やメール送信機能と組み合わせることで、ペーパーレス化も進めやすくなります。

電子契約システムを導入する

契約書の作成から締結、保存までをすべてオンラインで完結できる電子契約システムは、紙の契約業務を根本から見直す手段となります。印刷・郵送・返送といった手間や印紙税を省くことができ、契約締結までのスピードが大幅に向上します。

さらに、契約書の履歴管理や検索も容易になるため、後日の確認作業やトラブル対応もスムーズです。セキュリティ対策が施されたサービスを選べば、信頼性の面でも安心できます。

データ入力フォームを活用する

顧客や社内スタッフがWebフォーム上で情報を直接入力できる仕組みを整えることで、紙の申込書やメモの転記作業が不要になります。

スマートフォンやタブレットにも対応したフォームであれば、外出先や内見時にも即座に情報を登録でき、スピード感のある業務が実現します。入力内容が自動的に管理システムへ連携されることで、作業の抜け漏れや記載ミスも減少します。顧客との非対面取引の基盤としても有効です。

対面・電話中心のコミュニケーション

不動産業界では、問い合わせ対応・商談・内見予約など多くの業務が対面や電話を前提に行われてきました。こうした対応は顧客との信頼構築に有効である一方、スタッフの時間が拘束されやすく、非効率になりがちです。

顧客の都合とスケジュールを合わせる必要があり、柔軟な対応が難しいこともあります。また、対応履歴が記録に残りにくく、社内での情報共有や引き継ぎに支障が出るケースもあります。これらの課題を解消するには、オンラインツールやデジタルコミュニケーションの導入が有効です。非対面でもスムーズな対応を可能にし、業務の質と効率を高めることができます。

オンライン接客・内見ツールを導入する

ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議ツール、またはVR・AR技術を活用した内見システムを導入すれば、遠方の顧客や多忙な方にも対応しやすくなります。特に物理的な移動が難しい時期や、複数物件を短時間で紹介したい場合に効果を発揮します。

事前に動画や3Dデータを共有することで、現地訪問前に十分な情報提供が可能となり、成約までの時間短縮にもつながります。また、顧客との接触回数を増やしやすいため、信頼関係の構築にも役立ちます。営業担当の移動コストも削減でき、働き方の柔軟性も向上します。

参考元：Zoom｜株式会社ズーム

参考元：Google Meet｜株式会社グーグル

チャットツール／ビジネスチャットを活用する

Slack、Microsoft Teams、LINE WORKSといったビジネスチャットは、社内外とのやりとりを効率化する手段として有効です。電話やメールではタイムラグが発生しやすく、内容の記録が散在する傾向がありますが、チャットを使えばリアルタイムかつ記録付きで情報をやり取りできます。

たとえば、物件に関する緊急の確認事項や担当者への共有事項も、グループチャットで即座に共有可能です。通知機能や既読確認もあるため、見落とし防止にも効果的です。情報の履歴管理や検索も容易になり、過去のやり取りをすぐに参照できる点も大きなメリットです。

参考元：Slack｜Salesforce

参考元：Microsoft Teams｜日本マイクロソフト株式会社

参考元：LINE WORKS｜LINE WORKS株式会社

顧客コミュニケーションツールを活用する

顧客対応には、CRM（顧客管理システム）と連携したコミュニケーションツールを導入することで、対応品質を向上させることが可能です。LINE連携や自動応答チャット、ステップメール機能などを使えば、問い合わせに迅速に対応しながら、営業機会を逃さずに済みます。

また、物件情報の自動配信や、見学後のフォロー連絡なども自動化できるため、営業活動の効率化にもつながります。担当者による対応のばらつきを抑えるだけでなく、対応履歴を記録することで、過去のやり取りを可視化し、引き継ぎや再提案にも役立てることができます。

Web予約システムを導入する

Web予約システムを導入すれば、内見や相談の予約をオンラインで24時間受付可能にすることができます。電話対応の手間や時間が削減されるだけでなく、顧客自身が都合の良い時間を選べるため、利便性が向上します。

予約内容は自動でカレンダーや管理システムに反映されるため、二重予約やスケジュールの見落としも防止できます。また、リマインド通知機能を活用すれば、顧客のキャンセル防止にもつながります。担当者が不在の時間帯でも予約が成立するため、営業機会の損失を減らし、業務効率を高める効果が期待できます。

不動産DX化でアナログ作業を解消した事例

最後に不動産業界で実際にDX化によってアナログ作業を解消した事例を7つ紹介します。

ワークフローのデジタル化と属人化解消

業務フローをデジタル化することで、担当者に依存していた属人化の解消に成功した事例があります。従来はベテラン社員のみが把握していた進行管理や顧客対応の手順が、システム化によって誰でも対応できるようになりました。

また、ワークフロー機能を導入することで、契約処理や報告書作成などの各種業務が可視化され、手順の明確化と引き継ぎの円滑化が実現しました。その結果、業務の標準化が進み、手続きの漏れや遅延も大幅に削減されています。繁忙期でも属人化による対応遅れが発生せず、社内の連携と生産性が向上しています。

オーナーとのコミュニケーションのデジタル化

オーナーとのやり取りをアプリに集約することで、郵送・電話による対応の負担を削減できた事例があります。特に確定申告の時期などで増加する家賃清算書や報告書の再発行依頼への対応に、多くの時間が割かれていました。

オーナー向けアプリを導入することで、毎月の報告書や契約内容、入金情報などをアプリ上で共有できるようになり、郵送作業や確認の手間がなくなりました。GMOインターネットの「GMO賃貸DX オーナーアプリ」は、家賃清算書や収支報告書などのやり取りをアプリに集約。郵送一辺倒から脱却し、月100時間以上の作業時間削減を実現した事例です。オーナーとの信頼が強化され、新規管理物件の獲得にもつながっています。

参考元：GMO賃貸DX オーナーアプリ｜GMOインターネットグループ

電子契約システムによる契約業務の効率化

契約業務を電子化することで、契約書の印刷・押印・郵送にかかる手間とコストを削減し、締結スピードを大幅に改善した事例があります。オンラインでの契約書作成・署名・保管が可能になり、郵送日数や返送待ち時間が不要となりました。加えて、電子契約は印紙税がかからないため、コスト削減にも効果があります。

クラウドSaaS型管理システム「いい生活賃貸管理クラウド」の導入企業では、電子契約の活用が進んでおり、全物件での電子契約実現を目指す例もあります。7割のオーナーが導入に同意し、郵送・捺印・確認作業の効率化と業務時間短縮につながっています。

参考元：クラウドSaaS賃貸管理システム｜いい生活

オンライン内見・VR内見の導入

オンライン・VR内見を導入することで、対面内見の物理的制約を超えて、顧客の利便性を大きく向上させた成功例があります。VR機器やMatterportなどの3D内見ツールを活用すれば、自宅や遠方にいながらリアルな内覧体験が可能になります。

三井不動産レジデンシャルは「三井のすまい 池袋サロン」でMR（Mixed Reality）技術を活用した仮想ステージングを導入し、VRモデルルームと組み合わせたバーチャル内見を提供しています。MRの活用により、実寸大の家具や部屋の広がりをリアルに体感でき、顧客体験の質が向上しています。

参考元：MRで変わる物件探し リアルな部屋を再現する仮想モデルルーム｜三井不動産レジデンシャル

AI・RPAによる業務自動化

AIやRPAを導入することで、物件情報の入力や更新、契約手続きなどの反復作業を大幅に削減した事例があります。RPAツールを使えば、ポータルサイトへの物件掲載や契約書のチェック、データ転記などの業務を自動処理できます。

さらにAIを活用した賃料設定モデルでは、過去データと周辺相場から適正な家賃を自動算出する機能を実装し、空室リスクの最小化に貢献しました。

賃貸管理業務の一元化

賃貸管理業務を一元管理できるシステムを導入したことで、物件情報の更新・掲載・反響管理・契約処理までを一つのプラットフォームで運用可能にした事例があります。

WealthParkビジネスを導入した複数の不動産管理会社が、オーナーへの収支報告チャットや資産管理を一元化しています。例としては、レオパレス21や旭化成不動産レジデンスなどがオーナー向けアプリを運用し、コミュニケーションの透明性と業務効率を向上させています。

参考元：WealthParkビジネス｜WealthPark

AIチャットサービスによる顧客対応の効率化

AIチャットを導入したことで、顧客からの問い合わせ対応を自動化し、対応速度と質の両立を実現した事例があります。営業時間外の問い合わせや、よくある質問への対応に人的リソースを割かずに済むようになり、24時間365日対応可能な体制が構築されました。

チャットボットはFAQ対応にとどまらず、物件紹介や資料請求、来店予約の受付にも対応しており、顧客の利便性を向上させています。担当者は複雑な相談やクロージング業務に集中できるようになり、業務負担の平準化が図られました。

まとめ

不動産業界におけるアナログ作業は、業務の属人化や情報の分散、対応の遅れといった多くの課題を引き起こしています。

これらの問題は、紙ベースの情報管理や手作業での書類作成、電話・対面中心のコミュニケーションに起因するケースが多く、業務効率や顧客満足度の低下につながっています。

こうした状況を改善する手段として、DXの導入が各地で進められており、不動産管理システムや電子契約、AI・RPA、VR内見ツールの活用によって、具体的な成果が現れ始めています。DX化を進めることで、業務の標準化・自動化が実現し、働き方改革や顧客対応力の向上にもつながるため、今後の不動産業界にとって欠かせない取り組みといえるでしょう。