不動産DX化による長時間労働を解消するメリットと具体的な方法

不動産業界では、長時間労働が依然として大きな問題となっており、従業員のワークライフバランスや企業の生産性に影響を与えています。しかし、近年注目を集めているのが、不動産DX化（デジタルトランスフォーメーション）の導入です。

DX化により、煩雑な業務を効率化し、無駄な時間を削減することで、長時間労働を解消することが可能です。実際に、業界内でDX化を進めることで、従業員の負担軽減や業務のスピードアップ、顧客対応の向上が実現しています。

この記事では、不動産DX化がどのように長時間労働を改善するのか、具体的な方法とともにご紹介します。

不動産業界における長時間労働の背景

不動産業界で長時間労働が続く背景には、業務のアナログ化、顧客対応にかかる時間、そして情報共有の非効率さが影響しています。これらの要因が複合的に作用し、労働時間の長期化を招いています。

アナログな業務が多い

不動産業界では、紙媒体での契約書や重要事項説明書の管理が依然として多く見られます。このようなアナログな業務は、手作業での確認や入力作業を必要とし、非常に時間がかかります。さらに、物件情報や顧客情報も手作業で更新されることが多く、情報の取り扱いに多くの労力を費やします。これにより、業務の効率化が遅れ、時間外労働が増加しています。

参考元：不動産取引のオンライン化について｜国土交通省

顧客対応に時間がかかる

顧客対応は不動産業界において最も時間を要する業務の一つです。特に、顧客の都合に合わせて夜間や週末に内見や契約対応を行うことが多く、柔軟な対応が求められます。

また、急なトラブルや緊急対応にも時間を取られることが多いため、スタッフは定時を過ぎて働くことが常態化しています。これらの負担が、長時間労働の一因となっています。

情報共有が非効率である

不動産業界では、物件情報や顧客情報が一元的に管理されていないことが多いため、データの検索や共有に多くの時間がかかります。

複数のシステムを使い分けたり、書類を手動で渡すなど、非効率的な方法で情報を扱うため、業務が進まないことがよくあります。これにより、スタッフは時間を無駄にすることが増え、労働時間が長くなる原因となっています。

不動産DXによって長時間労働を改善するメリット

不動産業界で長時間労働を改善するためには、DX（デジタルトランスフォーメーション）の導入が不可欠です。業務効率化、コスト削減、人材確保、そして顧客満足度の向上など、DXによって得られるメリットは多岐にわたります。

これにより、労働環境の改善と企業の競争力向上が実現します。特に、アナログ作業の削減やデータの一元管理により、業務のスピードが大幅に向上し、従業員の負担が軽減されます。

業務効率化と生産性向上

不動産DXの導入によって業務効率が大きく向上し、生産性も飛躍的に改善します。特に、アナログ業務の削減や、データ管理の一元化、業務工数の削減により、従業員が本来の業務に集中できる環境が整います。

アナログ業務を削減できる

不動産業界では、契約書や重要書類を紙で管理することが多く、これに多くの時間が費やされてきました。DXの導入により、書類のデジタル化や電子契約の活用が進み、業務のスピードが格段に向上します。

例えば、電子契約システムの導入で、契約手続きが瞬時に完了し、従業員は時間を無駄にすることなく効率的に業務を進めることができます。これにより、残業の削減が実現し、仕事の負担が軽減されます。

データの一元管理ができる

DXを導入することで、物件情報や顧客情報、契約履歴などが一元管理されるようになります。これにより、データの検索や更新が迅速に行え、業務の進行がスムーズになります。

従来、異なるシステムで情報が散らばっていたため、必要な情報を探す手間がかかっていましたが、DX化により、全てのデータが一箇所で確認できるようになり、情報の遅延や誤配信が減少します。

この一元管理により、業務の効率化が加速し、従業員はもっと重要な業務に集中できるようになります。

業務工数を削減できる

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAI技術を活用することで、定型業務や反復作業を自動化することができます。

例えば、データ入力や物件情報の更新、契約書の作成といった業務を自動化することができ、これにより従業員の作業負担が減少します。自動化されたプロセスは人間のエラーを防ぎ、正確で効率的な作業を実現します。

このように、業務工数を削減することで、従業員の時間をよりクリエイティブで重要な業務に充てることができ、全体的な生産性が向上します。

コスト削減

不動産DXの導入は、単に業務効率化にとどまらず、コスト削減にも大きな効果をもたらします。人件費や紙・印刷コスト、移動コストの削減が期待でき、企業全体のコストを大幅に抑えることが可能です。これにより、長期的な経営の安定にもつながります。

人件費を抑制できる

DXによる業務効率化は、残業時間の削減に直結します。効率的なシステムやツールを導入することで、業務の進行が迅速になり、残業代の支出を削減することができます。

さらに、業務を自動化することで、少人数で同じ業務量をこなせるようになり、長期的には人件費を抑制できます。例えば、RPAによって定型業務を自動化することで、人手を減らしても業務の品質が維持でき、無駄なコストを削減できます。

紙・印刷コストを削減できる

DX化により、ペーパーレス化が進み、紙媒体での書類作成や郵送、印刷のコストが削減されます。従来の業務では、契約書や重要書類を紙で印刷し、郵送するために大量の紙やインクが必要でした。

しかし、DXを進めることで、これらのコストを削減することができます。例えば、電子契約システムやクラウドストレージを活用することで、紙の使用を最小限に抑えることができ、経費を大幅に削減することが可能です。

移動コストを削減できる

オンライン内見やWeb会議などを取り入れることで、従業員の移動時間や交通費を大幅に削減できます。物件の内見にかかる移動や顧客との打ち合わせのための移動がなくなることで、時間とコストの両方が削減されます。

これにより、従業員はより多くの業務を効率よくこなすことができ、移動にかかっていた時間を有効に使うことができます。また、顧客も自宅やオフィスから物件を確認できるため、利便性が向上し、双方にとって有益な結果が生まれます。

人材確保と離職率の低下

不動産業界でのDX導入は、従業員にとって働きやすい環境を提供し、離職率の低下や採用競争力を高める要素となります。業務が効率化され、負担が軽減されることで、社員の満足度が向上し、業界内での競争力も強化されます。

魅力的な労働環境を構築できる

DXを導入することで、長時間労働が改善され、従業員のワークライフバランスが向上します。これにより、従業員は過度な残業から解放され、より健康的で充実した生活を送ることができるようになります。

労働環境の改善は、従業員の満足度を向上させ、離職率を低下させる要因となります。長期的には、従業員の定着率が上がり、企業全体の安定性も高まります。

採用競争力を強化できる

働きやすい職場環境を提供することは、特に若手人材にとって魅力的です。デジタル技術を積極的に取り入れる企業は、テクノロジーに親しんでいる若手人材にとって大きなアピールポイントとなります。

DXを進めることで、採用活動において優位性を持ち、他の企業と差別化することができます。特に、デジタルネイティブ世代の求職者にとって、デジタル化が進んだ企業は魅力的な選択肢となりやすいです。

業務の属人化を解消できる

業務プロセスを標準化し、システム化することにより、特定の担当者に依存しない組織が実現します。これにより、急な欠員や異動があっても、業務がスムーズに引き継がれ、業務の滞りを防ぐことができます。

属人化が解消されることで、チーム内での協力が進み、業務の効率化がさらに進展します。また、誰でも業務を遂行できる体制が整うため、従業員の教育や育成にも柔軟に対応できるようになります。

顧客満足度の向上

不動産DXは、顧客対応の迅速化、利便性の向上、質の高いサービスの提供を実現し、顧客満足度を大幅に向上させます。DXの導入により、顧客からの要望に迅速に対応でき、利便性が向上し、より高品質なサービスを提供できます。

顧客対応が迅速にできる

業務の効率化により、顧客からの問い合わせや依頼に迅速に対応できるようになります。例えば、オンラインチャットやAIチャットボットを導入することで、顧客は即時に回答を得ることができ、満足度が向上します。

従業員が顧客対応にかける時間も短縮され、より多くの顧客に対応できるようになります。

利便性が向上する

オンライン内見や、オンラインでの情報提供を進めることで、顧客は物理的な制約を受けることなくサービスを利用できます。

時間や場所に関係なくサービスを提供できるため、顧客は自分のライフスタイルに合わせて不動産サービスを活用できるようになります。このような利便性の向上は、顧客の満足度を大きく高めます。

質の高いサービスを提供できる

定型業務から解放された従業員は、顧客に対してより付加価値の高いサービスを提供できるようになります。

例えば、顧客に対する個別の提案やコンサルティングに集中できるようになり、質の高いサービスを提供できます。これにより、顧客との信頼関係が深まり、リピーターや紹介を促進する結果となります。

不動産DXにおける具体的な取り組み

不動産業界の長時間労働を改善するためには、DX（デジタルトランスフォーメーション）の積極的な導入が鍵となります。業務プロセスのデジタル化や自動化、顧客対応のオンライン化、そして社内コミュニケーションの効率化が進めば、業務負担が軽減され、業務のスピードと質が向上します。

これにより、従業員はより効率的に業務を進めることができ、長時間労働の解消に繋がります。

業務プロセスのデジタル化・自動化

業務プロセスのデジタル化と自動化は、不動産業界での労働時間を大幅に削減するための第一歩です。

これにより、繰り返し行われる手作業や時間のかかる業務が効率化され、従業員が価値の高い業務に集中できるようになります。

電子契約システムを導入する

電子契約システムを導入することで、契約書類の作成から締結、管理までのプロセスを迅速化できます。紙の契約書を使用していた場合、印刷や郵送、署名・捺印に時間を取られてしまいますが、オンラインで契約が完結するため、これらの手間と時間を削減できます。

さらに、顧客は店舗に来る必要がなく、自宅から簡単に契約を締結できるため、利便性が向上します。この迅速化により、事務作業が短縮され、従業員は顧客対応や営業活動により多くの時間を割くことができます。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入する

RPAを導入することで、データ入力や請求書作成、物件情報の更新などの定型的な事務作業を自動化できます。これにより、従業員が手作業で行っていた作業がソフトウェアロボットによって処理され、時間と手間を大幅に削減できます。

また、ヒューマンエラーも減少し、業務の精度が向上します。定型業務の負担から解放されることにより、従業員はより戦略的な業務に集中できるようになります。

不動産管理システムを活用する

不動産管理システムを導入することで、物件情報、契約情報、入居者情報などを一元管理できます。これにより、散在していた情報を一箇所に集約し、検索や共有が迅速に行えるようになります。

賃料の督促や契約更新手続きなども効率化され、業務がスムーズに進行します。これにより、管理業務にかかる手間が軽減され、長時間労働の削減が実現します。

顧客対応のデジタル化・オンライン化

顧客対応をデジタル化・オンライン化することで、従業員の移動時間や時間外対応の負担が軽減されます。また、顧客も手軽にサービスを利用できるため、双方の利便性が向上します。

オンライン内見やVR/AR内見を導入する

オンライン内見やVR/AR技術を活用すれば、顧客は物理的に現地に行かなくても、物件を詳細に確認することができます。

特に遠方に住む顧客にとっては、時間や場所に縛られることなく物件を見ることができ、効率的な意思決定が可能になります。従業員も、現地案内のための移動時間や準備時間が削減され、業務負担が軽減されます。

Web接客・オンライン相談を実施する

ビデオ通話ツールを活用したWeb接客やオンライン相談の導入により、顧客との対面での接客を減らすことができます。

顧客は自宅やオフィスから簡単に相談ができ、従業員は移動時間を省いて効率的に業務を進めることができます。また、柔軟な時間帯での対応が可能になるため、長時間労働を防ぐことができます。

チャットボット・FAQシステムを導入する

WebサイトやSNSにチャットボットを設置することで、顧客からのよくある質問に自動で対応できます。例えば、物件情報や内見予約方法、契約手続きなど、基本的な質問に即座に回答できるため、従業員は煩雑な問い合わせ対応から解放されます。

これにより、営業日外の対応負担が減り、従業員は主要な業務に集中できるようになります。

社内コミュニケーション・情報共有の効率化

社内での情報共有とコミュニケーションの効率化も、業務負担の軽減に大きく寄与します。

クラウド型ツールやワークフローシステムの導入によって、情報の探し物や承認作業が迅速に進み、業務の進行がスムーズになります。

クラウド型情報共有ツールを導入する

クラウド型の情報共有ツール（Slack、Microsoft Teams、Google Driveなど）を活用すれば、リアルタイムで社内情報を共有できます。これにより、情報の伝達が速くなり、メールや電話でのやり取りが減少します。

社員は必要な情報に簡単にアクセスできるため、作業の効率が向上し、無駄な時間を削減できます。また、ペーパーレス化が促進され、経費削減にもつながります。

ワークフローシステムの導入を導入する

ワークフローシステムを導入することで、申請や承認業務をオンラインで完結させることができます。これにより、書類の紛失を防ぎ、承認のスピードが向上します。進捗状況も可視化されるため、業務の滞りが減少します。

従業員は承認待ちの時間を短縮し、業務をスムーズに進めることができます。これにより、業務の遅延や長時間労働のリスクが低減します。

参考元：Slack｜Salesforce

参考元：Microsoft Teams｜日本マイクロソフト株式会社

参考元：Google Drive｜株式会社グーグル

不動産DX化により長時間労働を改善した事例

不動産業界における長時間労働を改善するためには、DX（デジタルトランスフォーメーション）の導入が非常に効果的です。業務のデジタル化と自動化が進むことで、業務の効率が大幅に向上し、従業員の負担を軽減することができます。

以下の事例を通じて、具体的な改善策とその効果を見ていきましょう。

電話対応業務の負担軽減と残業削減

不動産業界では、顧客からの電話問い合わせが多く、対応履歴が十分に共有されないことが問題でした。このため、担当者が不在の場合にスムーズな対応ができず、同じ質問を何度も繰り返し聞かれることがありました。

株式会社シンカが提供する通話録音クラウド「カイクラ」を導入した不動産会社では、電話対応履歴の共有や自動録音・文字起こしが可能になったことで、業務時間が大幅に短縮されました。不在時でも対応履歴が即時参照できる環境が整ったことで、電話対応業務は約40%効率化され、残業削減に貢献しています。

参考元：カイクラ｜株式会社シンカ

参考元：【導入事例インタビュー】顧客対応の効率化で笑顔あふれる知多半島の未来を創る｜株式会社シンカ

不動産契約書の電子化（電子契約システム）

従来、不動産業界では契約書の作成、印刷、郵送、返送、保管などに多くの時間がかかり、記入漏れや手間が発生することがありました。電子契約システムを導入することで、契約書をオンラインで作成、署名、締結、管理することができ、紙を使わずにすべての手続きがオンラインで完結します。

株式会社いえらぶGROUPが展開する「いえらぶサイン」は、不動産特化の電子契約サービスで、契約から署名、管理までオンラインで完結します。賃貸契約において、紙の契約では平均37.5日かかっていた締結期間が、7.4日に短縮されています。さらに、更新契約の51.8%が翌日までに完了しているという調査結果もあります。

参考元：いえらぶサイン｜株式会社いえらぶ

参考元：電子契約を利用したことがある不動産会社は58.9%！エンドユーザーの利用率も増加傾向に｜株式会社いえらぶ

基幹システムの刷新・統合による業務効率化

多くの不動産会社では、顧客情報や物件情報、契約情報が異なるシステムで管理されており、情報連携に時間がかかることが課題でした。

統合型基幹業務システム（ERP）の導入により、決済システムや会計システムを一元化し、業務の自動化が進みました。これにより、煩雑なデータ入力や二重入力が減少し、業務効率が大幅に向上しました。

ペーパーレス化が進み、印鑑レス化も実現し、リモートワークの導入が容易になりました。この変革により、部門間の情報共有がスムーズに進み、業務全体の効率が向上した結果、残業時間の削減に繋がりました。

オンライン内見・Web接客の導入

従来、不動産会社では物件の内見や顧客との相談に現地訪問が必要で、移動時間や対応時間が長くなりがちでした。

VR/AR技術を活用したオンライン内見やWeb会議システムを導入することで、顧客は自宅から物件を内見できるようになり、時間や場所にとらわれることなくサービスを利用できるようになりました。

従業員は移動時間を削減でき、効率的な顧客対応が可能となり、柔軟な時間帯での対応が可能になったため、ワークライフバランスが改善されました。これにより、成約率が向上し、従業員はより多くの顧客にサービスを提供できるようになりました。

AIを活用した業務支援

物件査定や顧客対応などは、従来は経験や勘に頼る部分が多く、時間がかかり、属人化が進む傾向がありました。AIを活用した物件査定システムを導入することで、過去の取引データや周辺環境データを基に、AIが自動で適正価格を算出します。

また、AIチャットボットを活用することで、顧客からのよくある問い合わせを自動で対応できるようになり、従業員の負担が大幅に軽減されました。AIによる査定業務の迅速化と顧客対応の効率化により、業務の属人化が解消され、長時間労働の削減に繋がりました。

まとめ

不動産業界の長時間労働は、業務のアナログ化や非効率的な業務フローが原因で発生しています。しかし、不動産DX化を進めることにより、業務の効率化や生産性向上、コスト削減が実現し、長時間労働を大幅に改善することが可能です。

具体的な方法として、電子契約システムの導入やRPAによる業務自動化、不動産管理システムの活用、オンライン内見やWeb接客などが挙げられます。

これにより、従業員は定型的な業務から解放され、顧客対応により多くの時間を割けるようになります。また、AIを活用した業務支援や、社内コミュニケーションの効率化によって、さらに業務負担が軽減され、残業時間の削減が実現します。DX化の導入は、労働環境を改善し、従業員の満足度を高めると同時に、企業の生産性向上にも繋がります。