不動産DXのペーパーレス化のメリットとは？おすすめツールまで紹介

不動産DXによるペーパーレス化は、業務の効率化やコスト削減、信頼性向上が実現できる重要な施策です。しかし、企業がペーパーレス化を進めるためには、適切なツールの導入と計画的な実施が不可欠です

本記事では、不動産DXのペーパーレス化のメリットやおすすめツールまでを解説していきます。不動産DXによるペーパーレス化の事例やペーパーレス化を円滑に進める方法まで紹介しているため、ぜひ最後までご覧ください。

不動産DXにおけるペーパーレス化の必要性とは

不動産DXにおけるペーパーレス化の必要性について、以下4つ紹介していきます。

• 法改正で業界全体のペーパーレス化が推進している
• データの電子化により業務効率化を実現できる
• 印紙代や郵送費などの大幅なコスト削減ができる
• テレワークやリモートワークなどの多様な働き方に対応できる

それぞれ解説します。

法改正で業界全体のペーパーレス化が推進している

2022年5月に施行された宅地建物取引業法の改正は、不動産業界のDXとペーパーレス化を推進しました。不動産取引における遠隔地での契約締結やオンラインでの物件確認などが容易になり、顧客体験の向上にもつながっています。

この法改正は、不動産業界全体がデジタル化へと移行する大きな一歩となり、今後さらなるDXの進展が見込まれます。

データの電子化により業務効率化を実現できる

データの電子化は、業務の効率化をおこないます。紙ベースの管理方法からデジタル化に移行することで、情報の検索や共有が迅速になり、作業時間を短縮できます。

この削減により、従業員の負担を軽減し、迅速な意思決定が可能です。デジタル化によって業務効率が向上し、企業の競争力を強化できます。

印紙代や郵送費などの大幅なコスト削減ができる

ペーパーレス化により、印紙代や郵送費の削減が可能です。従来の紙ベースの契約書作成や郵送にかかるコストが削減され、業務運営が経済的に効率化できます。

企業の利益率を向上させ、健全な経営を支える要因となります。企業にとって、ペーパーレス化は持続可能な運営を実現するために重要な施策です。

テレワークやリモートワークなどの多様な働き方に対応できる

ペーパーレス化は、テレワークやリモートワークの実現に有効です。物理的な書類管理が不要となるため、社員はどこにいても業務を効率的に進められます。

オフィスに出社せずとも業務を完結できるため、社員の柔軟な働き方が可能になり、ワークライフバランスの向上にも役立ちます。

不動産DXでペーパーレス化を促進するメリット

不動産DXでペーパーレス化を促進するメリットは、以下5つです。

• 書類の改ざんやなりすましを防止できる
• 契約締結までの時間を短縮できる
• 電子契約の場合は印紙税が不要になる
• オンラインで契約手続きを完結できる
• 環境（SDGs）への貢献につながる

ひとつずつ解説します。

書類の改ざんやなりすましを防止できる

ペーパーレス化により、書類の改ざんやなりすましのリスクを防げます。電子契約システムは、デジタル署名や認証機能を備えており、不正行為を防ぐための仕組みが整っています。

たとえば、タイムスタンプや改ざん検出機能を活用することで、契約書の真正性の保護が可能です。電子契約システムを利用することで、業務の透明性と信頼性が向上します。

契約締結までの時間を短縮できる

ペーパーレス化によって、契約締結までの時間が大幅に短縮されます。とくに、書類の郵送や署名手続きにかかる時間が省かれるため、業務のスピードが向上し、顧客対応も迅速化しやすいです。時間短縮によって、より効率的に取引をおこなえます。

電子契約の場合は印紙税が不要になる

電子契約では、印紙税が不要となるため、コスト削減が実現します。従来の物理的な契約書に課されていた印紙税が、電子契約では発生しません。

また、電子契約法制の整備により、法的効力が同等であることが確認され、安心して利用できるようになりました。印紙税の削減は、ペーパーレス化による経済的メリットのひとつです。

オンラインで契約手続きを完結できる

ペーパーレス化によって、従来の契約書の印刷や郵送に代わり、インターネットを介してすべての契約手続きを完結させられます。

また、専用の電子契約システムを利用することで、契約書の管理や署名、送信などをすべてオンラインでの実施が可能です。オンライン契約により、業務がスムーズになるため、業務効率が向上できます。

環境（SDGs）への貢献につながる

ペーパーレス化は、環境保護とSDGs（持続可能な開発目標）への貢献につながります。たとえば、ペーパーレス化を進めることで紙の使用を削減し、二酸化炭素の排出量も減少可能です。

この取り組みにより、企業のSDGs達成にも貢献し、社会的責任を果たせます。

不動産DXでペーパーレス化を促進するデメリット

不動産DXでペーパーレス化を促進するデメリットは、以下4つです。

• システムの導入・運用コストがかかる
• 従業員・取引先のITリテラシーに左右される
• システム障害やセキュリティ上のリスクに備えておく必要がある
• 過去の紙書類のデータ化に負担がかかる

それぞれ解説します。

システムの導入・運用コストがかかる

ペーパーレス化を進めるためには、システム導入や運用にかかるコストが発生します。とくに中小企業では、システム導入の初期投資や運用維持費が負担となる場合もあります。

しかし、長期的に見ると、ペーパーレス化はコスト削減をもたらし、結果的に利益を高められます。導入時のコスト負担を見越して、計画的に進めるのが重要です。

従業員・取引先のITリテラシーに左右される

ペーパーレス化を進めるうえで、従業員や取引先のITリテラシーが低いと、導入が進みにくくなる場合もあります。新しいシステムやツールを活用するためには、最低限のITスキルが必要です。

もし、従業員や取引先がツールに慣れていない場合、操作ミスやデータ管理に支障が出る可能性も考えられます。企業がペーパーレス化を円滑に進めるためには、十分なIT教育とサポート体制の整備が不可欠です。

システム障害やセキュリティ上のリスクに備えておく必要がある

ペーパーレス化を進めるなかで、システム障害やセキュリティリスクへの対策も重要です。デジタル化が進むと、システム障害やデータ漏洩、ハッキングなどのリスクも増加するためには、定期的なシステムチェックやバックアップの実施が必要です。

また、強固なセキュリティ体制を整え、不正アクセスやデータ漏洩への対策が必要となります。リスクを管理し、適切に対処することで、ペーパーレス化を安全に進めることが可能です。

過去の紙書類のデータ化に負担がかかる

紙書類をデジタル化する作業は、時間とコストがかかり、企業にとっては負担となりやすいです。大量の書類を一度にデジタル化するには手間がかかるため、場合によっては業務の停滞を招くケースもあります。

しかし、作業を段階的に進めることで、精度を保ちながらスムーズにデータ化を進められます。ペーパーレス化に向けた適切な計画を立て、徐々に作業を進めるのが重要です。

不動産DXでペーパーレス化を促進できるツールの種類

不動産DXでペーパーレス化を促進できるツールの種類は、以下5つです。

• 電子契約システム
• 顧客・案件管理システム (CRM / SFA)
• オンラインストレージ / 文書管理システム
• Web会議/IT重説システム
• コミュニケーションツール（ビジネスチャット）

ひとつずつ紹介します。

電子契約システム

電子契約システムは、契約手続きを効率化し、信頼性を向上させるために有効なツールです。たとえば、契約書の管理や署名、送信などをオンラインで完結できるため、業務のスピードが向上しやすいです。

また、電子契約システムを導入することで、契約業務の迅速化と効率化が実現し、ペーパーレス化を加速させられます。書類の改ざんやなりすましを防ぐ機能も備えており、取引の信頼性を高めるため、ビジネスの透明性も向上できます。

顧客・案件管理システム (CRM / SFA)

顧客・案件管理システム（CRM / SFA）は、顧客データや案件情報を一元管理するためのツールです。システムを活用することで、営業活動や案件進捗の可視化が可能となり、より迅速かつ正確な対応ができます。

CRM / SFAシステムの導入により、業務フローがスムーズになり、ペーパーレス化が進行するとともに、顧客対応の質も向上できます。

オンラインストレージ / 文書管理システム

オンラインストレージや文書管理システムは、書類の保存と共有をクラウドでおこなうための基本的なツールです。物理的な書類管理からデジタル管理へとスムーズに移行できます。

たとえば、ドキュメントの共同編集やファイルアクセス権管理を簡単におこなえるため、チーム内外での情報共有がスムーズに進めることも可能です。書類を物理的に保管する必要がなくなるため、業務の効率化が実現できます。

Web会議/IT重説システム

Web会議やIT重説システムは、遠隔地からでも契約手続きや打ち合わせをおこなう際に役立ちます。物理的な会議室に集まることなく、オンラインで会議や契約手続きが迅速におこなえるため、ペーパーレス化を促進できます。

また、IT重説システムは不動産取引において、契約確認や手続きをオンラインで完結させるための重要なツールです。業務のスピードが向上でき、取引先との契約締結が迅速かつ安全におこなえます。

コミュニケーションツール（ビジネスチャット）

ビジネスチャットツールは、チーム内で迅速な情報共有と効率的なコミュニケーションを実現するために重要です。従来のメールに比べて即時性のある情報のやり取りができるため、業務スピードが大幅に向上できます。

たとえば、プロジェクトごとに専用のチャネルを作成することで、効率的に情報交換が可能です。チーム内外のコミュニケーションがスムーズになり、業務を円滑に進行できます。

不動産DXでペーパーレス化におすすめのツール

不動産DXでペーパーレス化におすすめのツールを、以下にまとめました。

• クラウドサイン
• GMOサイン
• kintone（キントーン）
• いえらぶCLOUD
• Salesforce（セールスフォース）
• Google Drive（グーグルドライブ）
• Dropbox Business（ドロップボックスビジネス）
• Box（ボックス）
• Zoom（ズーム）
• Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）
• LINE WORKS（ラインワークス）
• Slack（スラック）

それぞれ解説します。

クラウドサイン

クラウドサインは、スムーズで安全な電子契約を実現するための強力なツールです。クラウドサインは法的効力が認められており、契約書を簡単にデジタル化できるため、業務を効率化できます。

また、契約書の変更や更新も簡単に追跡でき、業務の迅速化に役立ちやすいです。クラウドサインを活用することで、契約業務を迅速化し、ペーパーレス化を効果的に進められます。

出典参照：クラウドサイン｜弁護士ドットコム株式会社

GMOサイン

GMOサインは、直感的なインターフェースを備えたシンプルな電子契約ツールです。たとえば、タイムスタンプやデジタル署名を利用して、高いセキュリティ機能を提供しており、契約の信頼性を高めやすいです。

契約の作成から署名まで、手続きがシンプルかつ効率的に進められるため、ペーパーレス化の推進にもつながります。

出典参照：GMOサイン｜GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

kintone（キントーン）

kintoneは、業務管理を効率化するためのカスタマイズ可能なツールです。自社のニーズに合わせて業務フローやデータ管理をアプリ化でき、ペーパーレス化に最適です。

情報の共有や進捗管理が簡単にできるため、チーム間のコミュニケーションがスムーズにおこなえます。業務の効率化を助け、ペーパーレス化を加速させるために最適なツールです。

出典参照：kintone（キントーン）｜サイボウズ株式会社

いえらぶCLOUD

いえらぶCLOUDは、不動産業界に特化したクラウドサービスで、物件管理や顧客管理を一元化するツールです。オンラインで契約書や物件情報を管理できるため、業務が効率化され、顧客対応が迅速になります。

いえらぶCLOUDを導入することで、業務全般のデジタル化とペーパーレス化を実現できます。

出典参照：いえらぶクラウド｜株式会社いえらぶGROUP

Salesforce（セールスフォース）

Salesforceは、顧客管理と営業活動を効率化する強力なツールです。顧客情報を一元管理し、営業の進捗や契約内容をデジタルで把握できるため、業務のペーパーレス化を加速させられます。

業界標準のCRMシステムとして、データ管理や営業支援を強化し、営業活動をデジタル化します。顧客との接点をデジタルで管理しつつ、ペーパーレス化を推進できます。

出典参照：Salesforce（セールスフォース）｜株式会社セールスフォース・ジャパン (Salesforce, Inc.)

Google Drive（グーグルドライブ）

Google Driveは、クラウドストレージを提供し、データの保存と共有を簡素化します。オンラインでのデータ保存と共有が可能になり、チーム内外でスムーズに情報交換が可能です。

また、高いセキュリティ機能を備えており、安心してデータを管理できるため、ペーパーレス化に最適です。書類の管理と共有が簡単になり、ペーパーレス化を支援してくれます。

出典参照：Google Drive（グーグルドライブ）｜Google LLC

Dropbox Business（ドロップボックスビジネス）

Dropbox Businessは、セキュリティに優れたクラウドストレージツールです。データの同期と共有が簡単におこなえ、ペーパーレス化を進めるために必要な機能が提供されています。

また、ファイルの暗号化とアクセス管理機能を備えており、企業データの安全性を確保しやすいです。Dropbox Businessを導入することで、セキュリティを確保しながらペーパーレス化が進められます。

出典参照：Dropbox Business（ドロップボックスビジネス）｜Dropbox, Inc.

Box（ボックス）

Boxは、企業向けのデータ管理とファイル共有を支援するツールです。データをクラウドで管理し、安全に共有できる機能を提供し、ペーパーレス化を進めるために不可欠なツールです。

高いセキュリティ機能を持ち、データの同期やアクセス管理が簡単にできるため、企業のニーズに応えてくれます。Boxを導入することで、ペーパーレス化と業務の効率化が実現できます。

出典参照：Box（ボックス）｜Box, Inc.

Zoom（ズーム）

Zoomは、オンライン会議を簡単に実施できるツールとして、ペーパーレス化をサポートします。会議やプレゼンテーションをオンラインでおこなえるため、紙ベースの資料や会議も不要です。

Zoomは、参加者と画面を共有し、ドキュメントを簡単に送信できる機能を提供しており、ペーパーレス化を推進できます。会議のペーパーレス化が進み、業務効率も向上します。

出典参照：Zoom（ズーム）| Zoom Video Communications, Inc.

Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）

Microsoft Teamsは、ビジネス用のコミュニケーションツールとして、ペーパーレス化に役立ちます。チャットや会議、ファイル共有がひとつのツールでおこなえ、ペーパーレス化を支援してくれます。

また、チーム内で効率的に情報共有や作業を進めるため、業務のデジタル化を促進できます。Teamsを利用することで、コミュニケーションと業務管理がスムーズに進み、ペーパーレス化が加速できます。

出典参照：Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）｜Microsoft Corporation

LINE WORKS（ラインワークス）

LINE WORKSは、ビジネス向けのコミュニケーションツールで、業務のデジタル化を支援してくれます。LINEの親しみやすさを活かし、ビジネスシーンで必要な情報を簡単に共有できるため、ペーパーレス化が促進できます。

また、LINE WORKSは、グループチャットやタスク管理機能を備え、仕事の効率化が可能です。LINE WORKSを活用することで、業務コミュニケーションがデジタル化され、ペーパーレス化が進められます。

出典参照：LINE WORKS（ラインワークス）｜ワークスモバイルジャパン株式会社

Slack（スラック）

Slackは、チーム内のコミュニケーションをデジタル化し、業務効率を向上させるツールです。チャットを通じて情報の共有やタスクの進捗を迅速に確認でき、ペーパーレス化に貢献します。Slackは、業務フローの効率化を図るためのワークスペース機能を提供し、ペーパーレス化を推進します。Slackを利用することで、業務のデジタル化が進み、ペーパーレス化が加速します。

出典参照：Slack（スラック）｜Slack Technologies, LLC

不動産DXによるペーパーレス化の事例3選

不動産DXによるペーパーレス化の事例を、3つ紹介します。

• 株式会社GA technologies
• 住友不動産株式会社
• アットホーム株式会社

ひとつずつ解説します。

株式会社GA technologies

株式会社GA technologiesは、ペーパーレス化を進めることで、1499万枚の紙の削減を達成しました。電子契約システムを導入し、紙書類の管理をデジタル化しました。結果的に、業務効率化と契約手続きのスピード向上を実現しています。

この変更により、契約手続きも迅速化し、書類の紛失リスクや保管スペースの問題を解決しています。また、事務作業の負担も軽減され、従業員の生産性が向上しました。

GA technologiesの事例は、デジタル化がいかに業務を効率化し、企業の成長に貢献できるかを示す好例です。

出典参照：不動産DXによるペーパーレス化で1,499万枚の紙の削減を達成 | 株式会社GA technologies

住友不動産株式会社

住友不動産株式会社は、ペーパーレス化によって社内業務の効率化とコスト削減を実現しました。グループ会社全体の改正電帳法への対応と顧客情報や契約書を電子化をおこない、業務全体のデジタル化を進めました。

電子契約やオンラインでのデータ共有を活用することで、業務フローがスムーズになり、作業時間の短縮を可能にしています。住友不動産の事例は、とくに大手企業がペーパーレス化を進める際の参考となるモデルです。

出典参照：ループ会社全体の改正電帳法への対応受領する電子請求書の承認と保管における業務効率化を実現｜ウイングアーク１ｓｔ株式会社

アットホーム株式会社

アットホーム株式会社は、ペーパーレス化を進めることで顧客対応のスピードと精度を向上させました。契約書や物件情報をクラウドで一元管理し、リアルタイムで情報共有を実現しました。結果的に、ペーパーレス化により印刷や郵送のコストの削減に成功しています。

また、顧客へのサービス提供が迅速化し、顧客満足度の向上にもつながっています。さらに、オンラインでのデータ管理により、社員間のコミュニケーションが円滑になり、業務効率が格段に向上しました。アットホームの事例は、ペーパーレス化がどのように顧客サービスに影響を与えるかを示す良い例です。

出典参照：約1万枚の領収書にかかる処理時間が50％削減【お客様事例】アットホーム株式会社 ｜株式会社コンカー

不動産DXにおけるペーパーレス化を円滑に進める方法

不動産DXにおけるペーパーレス化を円滑に進める方法は、以下の5つです。

• ペーパーレス化の推進体制を整える
• 業務フローの見直しと社内規定の整備をする
• 情報セキュリティポリシーの策定をおこなう
• 従業員への教育とサポート体制を整える
• 顧客や取引先へ理解と協力を得る

それぞれ紹介します。

ペーパーレス化の推進体制を整える

ペーパーレス化を進めるためには、専任の担当者を決め、推進体制を整えるのが重要です。組織全体の協力が不可欠であり、責任を持った担当者がいることで、導入がスムーズに進められます。

進捗管理や課題解決を集中して行える体制を作ることで、業務の混乱を避けられます。また、推進体制を整えることで、ペーパーレス化を効率的に実施でき、組織全体でスムーズに移行することが可能です。

業務フローの見直しと社内規定の整備をする

ペーパーレス化に合わせて、業務フローの見直しや社内規定の整備をおこなうことが成功のポイントです。もし業務フローがデジタル化に適していない場合、ペーパーレス化は進みにくくなるため、フローの見直しが不可欠です。

新たなシステムに適した業務の調整をおこなうことで、より効果的にペーパーレス化を進められます。業務フローの見直しと規定整備は、ペーパーレス化を円滑に進めるために重要なステップです。

情報セキュリティポリシーの策定をおこなう

ペーパーレス化を進める際は、情報セキュリティポリシーを策定し、データ保護を強化するのが重要です。データをデジタル化することで、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まる可能性があるため、強固なセキュリティ体制が必要です。

たとえば、セキュリティポリシーを策定し、定期的なシステムチェックやバックアップを実施することで、データの安全性が確保され、信頼性を保てます。情報セキュリティの強化は、ペーパーレス化を進めるための重要な準備となります。

従業員への教育とサポート体制を整える

従業員への教育とサポート体制を整えることが、ペーパーレス化を成功させるためには不可欠です。従業員への新しいシステムやツールに対する理解が不足していると、導入がスムーズに進まない場合もあります。

そのため、教育を通じて、従業員のスキルアップや不安解消を図り、ペーパーレス化に対する抵抗が減らせます。従業員への教育とサポート体制を整えることで、ペーパーレス化をよりスムーズに進行させることが可能です。

顧客や取引先へ理解と協力を得る

顧客や取引先への理解と協力を得ることが、ペーパーレス化の導入を円滑に進めるために重要です。新しいシステムやプロセスに慣れてもらうために、事前に説明し、協力をお願いすることが大切です。

顧客や取引先が新しい方法に理解を示すことで、ペーパーレス化をスムーズに実施できます。顧客や取引先の協力を得ることは、ペーパーレス化を成功させるための重要なステップです。

まとめ

不動産DXによるペーパーレス化は、業務の効率化やコスト削減、信頼性向上に貢献する重要な施策です。企業がペーパーレス化を進めるためには、適切なツールの導入と計画的な実施が欠かせません。

ペーパーレス化を進めるためには、システム導入だけでなく、業務フローの見直しや従業員教育、セキュリティポリシーの強化も必要です。また、顧客や取引先の理解と協力を得ることで、スムーズな導入が可能となります。

ペーパーレス化を戦略的に進めることで、競争力を強化し、持続可能な経営を実現していきましょう。