不動産DXで手続きを自動化｜具体的なツールや事例も紹介

「不動産DXで契約や申込、更新などの不動産関連手続きをデジタル化・自動化したい」

「不動産DXで手続きにかかる時間や人手を削減して、業務を効率化したい」

「不動産DXで手続きミスや入力漏れなど、人的エラーを減らしたい」

不動産DXで手続きを自動化したいと考える方のなかには、上記の悩みを抱える方もいるのではないでしょうか。

手続きを自動化できる不動産業務には、賃貸の申込から契約・更新までの手続き、売買のIT重説と電子契約、問い合わせ対応と追客の自動化など多岐にわたります。

この記事では、不動産DXで手続きを自動化できる業務や、手続きの自動化を成功させるポイントを解説しています。不動産DXで手続きを自動化した企業の成功事例や、手続きの自動化で活用できるツールまでご紹介しているため、ぜひ最後までご覧ください。

不動産DXとは

不動産DXとは、デジタル技術を活用して不動産業界の業務や組織のあり方を根本から変える取り組みです。不動産DXの変革により、事務作業の負担軽減や人手不足の解消、顧客対応の質の向上などの効果が期待できます。

たとえば、申込手続きや契約業務をシステムで自動化した場合、入力ミスの削減やスピードアップにもつながります。単に紙の書類を電子化するだけではなく、業務の流れそのものを見直し、効率化と自動化を進めるのが不動産DXです。

不動産DXにおける手続きの自動化が必要な理由

不動産DXにおける手続きの自動化が必要な理由は、以下の2つです。

• アナログ手続きによるミスや属人化の防止
• 社員の負担増と人手不足の解消

それぞれ解説します。

アナログ手続きによるミスや属人化の防止

不動産DXにおける手続きの自動化は、人為的なミスや業務の属人化を防ぐために欠かせない取り組みです。紙の申込書に書かれた内容を手入力する際に発生する読み間違いや転記ミスは、不動産業務においてよくある課題です。また、不動産業界におけるベテラン社員の経験に頼ったやり方は、その人が休んだだけで業務進行が止まるリスクもあります。

しかし、手続きの自動化によって情報の入力や確認作業をシステム化した場合、誰が担当しても一定の品質を保てるようになります。不動産業務の品質を保ちながら業務効率化を進めるためにも、アナログ業務の見直しは避けて通れません。

社員の負担増と人手不足の解消

不動産DXで手続きを自動化する理由は、社員の負担を減らして深刻な人手不足の課題を解消することです。たとえば、紙の契約書を作成し、押印して郵送してから保管するまでには手間がかかります。

契約書の作成や押印、郵送や保管は、不動産業務における定型的な作業であり、本来であればシステムで簡単に処理できる内容です。こうした作業の積み重ねが残業を増やし、結果的に社員の疲労や離職率の上昇にもつながっています。

以下は、令和4年度と令和5年度の産業、就業形態別入職率・離職率・入職超過率です。

出典参照：令和4年雇用動向調査結果の概況｜厚生労働省

出典参照：令和5年雇用動向調査結果の概況｜厚生労働省

手続きの自動化により業務を効率化した場合、限られた人員でもスムーズに対応できる体制が整えられます。

不動産DXで手続きを自動化するメリット

不動産DXで手続きを自動化するメリットは、以下の6つです。

• 業務が効率化し生産性が向上する
• ヒューマンエラーの削減により業務品質が向上する
• コストが削減できる
• 顧客満足度が向上する
• 従業員満足度の向上と人手不足の緩和につながる
• 均一で質の高い営業活動とデータドリブンな意思決定ができる

1つずつご紹介します。

業務が効率化し生産性が向上する

不動産DXで手続きを自動化すると、業務が効率化し、全体の生産性向上につながります。たとえば、以下のような繰り返し作業をシステムに任せた場合、担当者の作業時間を削減可能です。

• 入居申込書の入力
• 契約書の作成
• 定型文のメール送信

その結果、スタッフは顧客への提案や物件紹介といったほかの業務に専念できます。不動産DXで手続きを自動化し、限られた時間と人員でも成果を出せる体制を整えられます。

ヒューマンエラーの削減により業務品質が向上する

不動産DXにおける手続きの自動化は、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを削減し、業務品質を高めるのに効果的です。人の手でデータを転記する作業には、不注意や疲労によるミスが発生します。

不動産DXで手続きを自動化し、申込内容の入力から契約書の作成をシステムで一貫しておこなうことで、情報の正確性が保てます。不動産DXで手続きを自動化し、業務品質を向上させ、顧客の安心感や満足度の向上に役立てましょう。

コストが削減できる

不動産DXで手続きを自動化した場合、人件費や事務経費などをコスト削減できます。紙の契約書がなくなることで、印刷代や郵送費が不要です。さらに定型作業を自動化した場合、残業代や事務作業の人件費も削減可能です。

また、手続きの自動化によるオンライン対応によって、顧客は店舗に来店する必要がなくなり、社員が移動する手間や交通費の負担軽減にもつながります。不動産DXによる手続きの自動化は、自社と顧客の双方にとってメリットがあります。

顧客満足度が向上する

不動産DXで手続きを自動化した場合、顧客の利便性が高まり、満足度の向上につながります。たとえば、来店しなくてもスマートフォンやパソコンで申込や契約ができる仕組みは、忙しい現代の生活スタイルに合ったサービスです。

手続きの自動化による快適でスムーズな体験は、顧客からの高評価につながり、企業の信頼やリピート率にもつながります。

従業員満足度の向上と人手不足の緩和につながる

不動産DXにおける手続きの自動化は、社員の負担を軽減し、満足度向上や人手不足の改善に効果的です。毎日発生する書類作成や押印、確認作業をシステムが担うため、社員は精神的・時間的なゆとりを持って働けます。

働きやすい環境が整うと離職率が下がり、採用活動でも働きたい企業として強みになります。不動産DXで手続きを自動化し、企業としての魅力度の向上と入職率の向上、離職率の低下につなげ、慢性的な人手不足に悩む不動産業界全体の課題の解消が可能です。

均一で質の高い営業活動とデータドリブンな意思決定ができる

不動産DXで手続きを自動化した場合、営業活動の質を全社で均一に保ちつつ、データにもとづいた経営判断ができるようになります。たとえば、追客メールや資料送付の自動化により、担当者のスキルや経験に関係なく、一定の品質で顧客対応が可能です。

また、蓄積された申込や成約データを活用した場合、「どのような顧客が成約につながりやすいか」を分析し、より効果的な営業戦略を立てられます。根拠ある判断ができるのが、不動産DXによる手続きの自動化のメリットです。

不動産DXで手続きを自動化できる不動産業務

自動化できる不動産業務の具体例は、以下の5つです。

• 賃貸の申込から契約・更新までの手続き
• 売買のIT重説と電子契約
• 問い合わせ対応と追客の自動化
• 物件情報の登録と広告掲載の自動化
• 請求書発行や入金確認などの経理業務

それぞれ見ていきましょう。

賃貸の申込から契約・更新までの手続き

不動産DXで手続きの自動化をした場合、賃貸手続きの申込から契約、更新・解約までの業務を効率化できます。手続きを自動化するシステムを活用した場合、入居希望者が入力した情報をもとに、保証会社への審査が即時に連携されるため、契約書を確認する手間や時間の短縮が可能です。

手続きを自動化するにあたって電子申込を活用した場合、入居希望者が入力した申込情報を契約書にもそのまま活用できるため、二度入力する手間が省けます。手続きの自動化では、契約後の更新や解約もオンライン上で完結できるため、入居者と管理会社の負担を軽減できるのがメリットです。

売買のIT重説と電子契約

不動産売買では、IT重説と電子契約の手続き自動化が可能です。Web会議ツールを使うことで、入居希望者は自宅にいながら重要事項説明を受けられ、電子署名によって契約書の締結も対面不要で完了できます。

さらに、遠方に住む方でも来店せずに取引ができるため、契約までのスピード向上につながります。法改正によりIT重説や電子契約が正式に活用できるようになったのも、不動産DXを促進するうえでの追い風です。

また、不動産DXでIT重説や電子申込の手続きを自動化した場合、印紙税や郵送費などのコストも削減できるため、全体の業務負担も軽減できます。

出典参照：重要事項説明・書面交付制度の概要｜国土交通省

出典参照：デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律案｜内閣官房

出典参照：宅地建物取引業法 | e-Gov 法令検索｜電子政府の総合窓口e-Govイーガブ

問い合わせ対応と追客の自動化

問い合わせ対応や追客も、デジタル技術を使って自動化が可能です。AIチャットボットを導入した場合、空室確認や内見予約などの基本的な質問に対し、24時間いつでも即時対応できます。

また、MAツール（マーケティング活動を自動化するためのツール）を活用した場合、顧客の興味や行動履歴にもとづいたメールを自動で配信し、継続的なアプローチが可能になります。その結果、営業担当者はほかの業務に集中できるため、全体の業務効率と成約率の向上に効果的です。

物件情報の登録と広告掲載の自動化

物件情報の登録と広告掲載は、システムを活用すると自動化できます。一度情報を物件管理システムに入力すると、SUUMO（スーモ）やLIFULL HOME’S（ライフルホームズ）など複数の不動産ポータルサイトに自動で一括掲載できます。同じ内容を何度も登録する必要がなくなるため、作業時間の削減が可能です。

最近では、AIが間取り図や写真を自動認識して、入力補助をおこなう技術も実用化されています。広告公開までのスピードが上がると、機会損失を防げる点もメリットです。

出典参照：SUUMO｜株式会社リクルート

出典参照：LIFULL HOME’S｜株式会社LIFULL（ライフル）

請求書発行や入金確認などの経理業務

経理業務においても、手続きの自動化は業務効率化につながります。たとえば賃貸管理システムを活用した場合、毎月の請求書を自動で作成し、登録済みの入居者へメールで一括送信することが可能です。

銀行口座とシステムを連携させた場合、家賃の入金確認も自動でおこなわれるため、目視チェックや手作業での照合が不要です。不動産DXで経理業務の手続きを自動化し、業務のスピードと正確性を向上させ、月次処理や報告業務をスムーズに進められるようにしましょう。

不動産DXで手続きの自動化に成功した事例

不動産DXで手続きを自動化した企業の成功事例は、以下の3つです。

• 不動産取引契約の完全電子化解禁に合わせて導入｜三井住友トラスト不動産株式会社
• 手続きの自動化により人件費換算で年間約2,000万円分のリソース創出に成功｜株式会社LIFUL（ライフル）
• RPAの導入で合計3万時間以上もの工数を削減｜株式会社オープンハウス

詳しく見ていきましょう。

不動産取引契約の完全電子化解禁に合わせて導入｜三井住友トラスト不動産株式会社

三井住友トラスト不動産株式会社は、法改正による電子契約の解禁をきっかけに電子契約のシステムを導入し、業務効率化を実現した好事例です。2022年の宅地建物取引業法改正で、不動産売買取引の契約書を全面的に電子化できるようになりました。

同社はこのタイミングで電子契約を導入し、顧客が来店せずに契約できる利便性の向上と、印紙代や郵送費のコスト削減を達成しました。顧客だけでなく、社員にとっても使いやすいシステムを選んだのが、スムーズな導入につながったポイントです。

出典参照：不動産業：宅地建物取引業法　法令改正・解釈について｜ 国土交通省

参考元：お客さまだけでなく社員にとっても使いやすい仕様が魅力｜GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会

手続きの自動化により人件費換算で年間約2,000万円分のリソース創出に成功｜株式会社LIFUL（ライフル）

株式会社LIFULLは、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用して定型業務の自動化に取り組み、年間約2,000万円分の人件費に相当するリソースを生み出しました。とくに取引先の審査や登録作業など、毎回同じ内容で繰り返される作業をロボットに任せており、社員が手を動かす時間を削減しています。

RPAの活用によってできた時間を、社員は新しいサービス企画や顧客対応といったクリエイティブな仕事にあてられるようになりました。業務の自動化は、生産性を高めるための有効な手段であると証明する好例です。

参考元：【導入事例】取引先審査の事務作業など全６業務をRPAのロボットで自動化｜LIFULL様 | ユーザックシステム｜ユーザックシステム株式会社

RPAの導入で合計3万時間以上もの工数を削減｜株式会社オープンハウス

株式会社オープンハウスは、RPAによって日々の単純作業を自動化し、累計で3万時間以上の工数を削減しています。同社では、物件データの入力や顧客情報の集計といった業務が毎日発生しており、それらをRPAで処理する仕組みを構築しました。

その結果、社員の作業時間が短縮されただけでなく、業務の正確性も向上しています。RPAの活用は、残業時間が減少し、働き方改革の推進や職場環境の改善にもつながっています。また、業務効率化だけでなく、人材の活用にも良い影響を与えている事例です。

参考元：不動産業界で導入が広がるRPAとは？活用例や使うべき理由を紹介 | RPAツール「Robo-Pat DX」| 業務効率化で残業削減・属人化解消｜株式会社FCE

不動産業務で手続き自動化に役立つDXツール

不動産DXにおいて手続き自動化に役立つDXツールは、以下の5つです。

• 電子申込・電子契約システム
• RPAツール（業務自動化ロボット）
• 顧客管理システム（CRM/SFA）
• AIチャットボット
• 物件管理システム（PMS）

それぞれ解説します。

電子申込・電子契約システム

電子申込・電子契約システムは、不動産の契約手続きをすべてオンラインで完結させるために必要な仕組みです。入居申込から重要事項説明（IT重説）、契約書の作成・締結、更新・保管に至るまでを一貫してWeb上でおこなえます。

イタンジ株式会社の電子契約くんは、申込受付と連動してスムーズに契約へ移行でき、株式会社いえらぶGROUPのいえらぶサインは賃貸にも売買にも対応しているのが特徴です。電子申込・電子契約システムの活用で、印紙代や郵送費といったコストが削減できるため、契約までの期間も短縮され、業務の効率を高められます。

出典参照：電子契約くん｜イタンジ株式会社

出典参照：いえらぶサイン｜株式会社いえらぶGROUP

RPAツール（業務自動化ロボット）

RPAツールは、パソコン上でおこなう定型作業をロボットに任せて自動化するための便利な仕組みです。データ入力や情報の転記、Web上での操作などを人の代わりに実行できるため、業務を効率化できます。

株式会社FCEのロボパットは専門知識がなくても現場で導入でき、RPAテクノロジーズ株式会社のBizRobo!は大規模な自動化に推奨されています。RPAツールの導入によって、ヒューマンエラーを防ぎ、社員の時間をほかの業務に振り分けられます。RPAツールは、働き方改革にもつながる有効なツールです。

出典参照：Rob-Pat｜株式会社FCE

出典参照：BizRobo｜RPAテクノロジーズ株式会社

顧客管理システム（CRM/SFA）

顧客管理システム（CRM/SFA）は、顧客とのやり取りや希望条件などの情報を一元管理するためのツールです。顧客管理システム（CRM/SFA）により、担当者が変わっても一定の質を保った対応が可能になり、顧客との長期的な関係づくりに役立ちます。

株式会社いい生活のCRMは物件管理から契約管理まで幅広く対応しており、いえらぶクラウドは追客やデータ分析が強みです。顧客管理システム（CRM/SFA）によって、顧客情報の属人化を防げるため、営業戦略が立てやすくなり、結果的に成約率や顧客満足度の向上にもつながります。

出典参照：いい生活サービスネット｜株式会社いい生活

出典参照：いえらぶクラウド｜株式会社いえらぶGROUP

AIチャットボット

AIチャットボットは、定型的な問い合わせに自動で対応し、顧客対応を効率化する仕組みです。空室状況の確認や内見予約など、よくある質問に対して24時間365日リアルタイムで回答可能です。

株式会社ユーザーローカルのSupport Chatbotといったツールでは、内容が複雑な場合は自動的に有人対応へ切り替える機能もあります。AIチャットボットによる対応の自動化によって、社員が単純作業から解放され、専門的な業務に集中できるようになるため、業務全体の生産性向上にもつながります。

出典参照：SupportChatbot｜株式会社ユーザーローカル

物件管理システム（PMS）

物件管理システム（PMS）は、物件や契約者の情報を一元化し、業務全体の効率化を実現するための基幹システムです。物件情報を一度入力するだけで、SUUMO（スーモ）やLIFULL HOME’S（ライフルホームズ）などの複数のポータルサイトに自動で広告が掲載されます。

また、物件管理システム（PMS）では、申込内容から契約書や請求書を自動作成でき、手作業の負担を軽減できます。

株式会社ダンゴネットの賃貸名人は、契約後の更新や解約まで対応しており、賃貸管理の更新や解約手続きなどの幅広い業務をカバーしています。二重入力の防止や書類作成ミスの削減に役立ち、業務の正確性とスピードが向上するのが特長です。

出典参照：賃貸名人｜株式会社ダンゴネット

不動産DXで手続き自動化を成功させるポイント

不動産DXで手続き自動化を成功させるポイントは、以下の5つです。

• どの業務をなぜ自動化するか決める
• 今の仕事の流れを見直す
• ツールを選んで小さく試す
• 社内全体への導入と教育
• 安全な運用ルールを作る

ひとつずつ解説します。

どの業務をなぜ自動化するか決める

手続きの自動化を成功させるには、まず「どの業務をなぜ自動化するか」を明確にするのが大切です。はじめに社内の業務をすべて洗い出し、時間がかかる作業やミスが起きやすい業務を確認します。そのなかから優先順位をつけ、自動化による効果が期待できる業務から取り組みます。

そして「確認作業の時間を半分にする」といった目標を数字で設定しておくことで、手続きを自動化するツールを導入したあとの効果がよりはっきりします。目標は関係者全員で共有し、社内全体の方向性をそろえるのが重要です。

今の仕事の流れを見直す

不動産DXで手続きを自動化する前に、今の業務の流れを見直すのが大切です。効率の悪い仕事の流れをそのまま自動化しても、期待するほどの効果が得られない場合もあります。

たとえば、「紙の書類をなくす」「無駄な承認を減らす」など、まずは自動化しやすい形に業務を整えましょう。ツールの力を最大限に活かすために、業務そのものを見直すステップは、手続きを自動化するツールを導入する準備段階として欠かせません。

ツールを選んで小さく試す

不動産DXで導入する手続き自動化のツールは、いきなり全社で使うのではなく、まずは小規模に試すのが安心です。一部の部署や限られた業務だけに使ってみて、操作のしやすさや効果を確かめましょう。これを「スモールスタート」といい、重大な失敗を防ぐのに効果的です。

導入するツールの使い勝手や費用対効果、自社の業務フローとの相性なども、この段階でしっかり見極められます。小さく始めて成功パターンをつかみ、段階的に広げていくのが理想的な進め方です。

社内全体への導入と教育

不動産DXにおける手続き自動化の効果を確認後、社内全体への導入と教育を進めるのが大切です。小さな成功をもとに、導入対象を段階的に広げると、混乱を防ぎやすくなります。

また、導入計画には、研修会の実施やマニュアルの整備が欠かせません。誰でも迷わず操作できるように教育体制を整えていた場合、ツールの定着がスムーズに進みます。ツール導入後の不安や疑問にすぐ対応できるサポート体制も重要です。

安全な運用ルールを作る

不動産DXで手続きの自動化をするにあたって、安全な運用ルールを設ける必要があります。とくに個人情報や契約情報などの重要なデータを扱う不動産業界では、情報漏洩を防ぐ体制が必要です。アクセス権限を細かく分け、不要なデータ閲覧を防ぐ仕組みを整えるのが基本です。

また、個人情報保護法に準拠したデータの取り扱いや、セキュリティソフトによる外部攻撃の対策も求められます。効率化と安全性を両立するルールづくりが、長期的な運用のポイントです。

【まとめ】手続き自動化で不動産ビジネスは変わる

不動産DXによる手続き自動化は、不動産業界の課題を根本から解決する効果があります。業務時間の短縮や人手不足の解消に加え、顧客満足度の向上にもつながるのがメリットです。

ただし、効果を出すには計画的な進め方が重要であり、目的を定めたうえで段階的に導入する必要があります。

まずは自社の業務を見直し、「今すぐ自動化できそうな作業」を見つけるところから始めてみましょう。